Why does collaboration require our full awareness?

NOTE: French and Italian text follows the English version

I have recently had the opportunity of coaching an executive team facing strong tensions caused by their market problems and by an important change in company strategy.  As is often the case in my interventions, the objective was to quash silos so as todevelop transversal collaboration. I started the project by interviewing each member of the team. In spite of the tensions affecting each person on account of great stress, I noticed that almost everybody had tested strategies in order to improve team work, albeit unsuccessfully. Everybody had ideas on “how to”, but nobody had succeeded in implementing them.

The question I asked myself, which steered my research, was: how come all these well-meaning people who fully understand the need to work in a cooperative spirit cannot attain their objective?

COLLABORATION IS RELATED TO OUR BODY

For some time, while accompanying executives who work in very competitive and stressful environments, I have begun studying the relation between our body and our behavior. In our western civilizations, we are mainly used and taught to separate the body from the mind as if they were two separate entities, even though several studies have shown that they form a single entity: our body is our mind and vice-versa. This dichotomy causes a disconnection with our physical sensations and therefore our emotions which is revealed by our body long before reaching our awareness.

Why am I telling you about this body-mind relation in the realm of collaboration?

Recent studies have revolutionized the beliefs of doctors and psychologists about stress mechanisms and their effect on our capacity to establish relations with other people, hence to cooperate. For the first time the key to collaboration was found within our body, rather than our mind. Thanks to a better connection both with our bodily symptoms and our willingness to cooperate, a team manages to work in harmony, even in a highly stressful situation.

Two books have helped me delve into this problem: “The Polyvagal Theory in Therapy” by Deb Dana and “Accessing the healing power of the vagus nerve” by Stanley Rosemberg. The English versions of both are available in bookstores.

A BRIEF JOURNEY THROUGH OUR NERVOUS SYSTEM

Traditional theories on stress maintained that our body has two systems: a sympathetic nervous system that is activated by stressful situations. It triggers a chain of physical reactions that prepare us to “fight or flight”, i.e. to fight the source of danger or flee. Once the danger is over, we activate the parasympathetic system which enables us to recover and calm down.

According to this new theory, called Polyvagal Theory, we actually have three systems, two of which depend on the vagus nerve.  We have 12 pairs of cranial nerves, which means that one in each pair controls half of our brain. They are all symmetrical (for example we have two optical nerves, one for each eye) and they all stem from, and end in, our cranial cavity. The vagus nerve, which is number X (they are all listed in roman numerals), is the only exception: first of all it wanders, (the Latin name for wander is vagor); it starts in our brain stem behind the nape of the neck, it concerns both our facial activity and our vital organs (stomach, liver, spleen, kidneys, gall bladder, part of the bowel, pancreas and it affects the activity of the heart). Besides, it is not symmetrical since each of the nerve’s two branches has distinct functions.

In the following chart, I will synthetically describe the three systems, from the oldest to the most recent, in the evolution of the nervous system.

“NEUROCEPTION”

One of the main functions of our nervous system is alerting us when faced with dangers so as to guarantee our survival. Stephen Porges has coined a new word “neuroception” to describe how the nervous system perceives situations well before the 5 senses and cognition. The nervous system’s perception is therefore much faster and more immediate than the perception based on the 5 senses.

Each one of us has experienced strong feelings of danger without necessarily perceiving the danger through our senses. One example is walking into a meeting room after a highly tense debate: in this case we “feel” that there is tension in the air, even though we have no sensory proof thereof.

In order to survive in a hostile environment, at an early stage of our evolution, we have developed that “sixth sense” which enables us, well before the “slow” cognitiveprocess, to immediately activate all the resources necessary to preserve our life. These two resources are: the dorsal branch of the vagus nerve (immobilization) and the spinal sympathetic chain (flight or fight).

I imagine that you all understand the cause and effect sequence in the “flight-fight” system.

How can immobilization protect us? I invite you to watch documentaries that show the reaction of a gazelle chased by a lioness. As soon as she understands that the lioness is hunting, the gazelle flees (sympathetic spinal chain system).  Unfortunately for her, sometimes the lioness manages to catch her. The very moment the gazelle is a prisoner of the lioness’ jaws, she stops moving: all her bodily functions come to a standstill, except for those necessary to keep her alive, which retain a minimum of activity. Often the lioness, who is not a scavenger, relaxes her jaws thinking that the gazelle is dead and the gazelle flees as if nothing had happened! When we are seized by overwhelming fear, we also stop moving, and, unable to think, we stand still, precisely because all our cognitive functions are shut down leaving only the vital ones.

LET’S APPLY THIS THEORY TO AN ORGANIZATION 

Are you beginning to understand how these three systems influence collaboration?

Let’s go back to my executive team. Their extremely stressful working environment is constantly activating either their spinal sympathetic chain system (which leads to either arguing or dodging) or the dorsal branch of the vagus nerve (which leads to apathy when facing a difficult decision). As a consequence, there is no room for collaboration since it can be implemented only when our neuronal perception tells us that we are safe. Try to imagine this situation: every day you receive a flow of requests from your bosses who control everything you do and expect results which you consider unrealistic or from your peers who connive behind your back to “save their skin” or else from colleagues who don’t know what to do to save the company and their jobs.  How do you activate the ventral branch of the vagus nerve under these conditions?

SOME CLUES TO MOVING TOWARDS IMPROVED COLLABORATION

The strategy I adopted to steer the committee towards improved collaboration was, first of all, a synthetic explanation of the theory. The explanation greatly helped them to gain awareness of their role in, and responsibility for, poor collaboration. It also helped them to be more benevolent towards themselves and others by refraining from judging others and moving towards mutual understanding.

We then did some exercises which enabled everybody to talk to one another as human beings so as to steer them towards improved sharing, human contact and mutual understanding. We also worked with some very easy to use tools to increase their self-awareness as well as their different moods triggered by the three nervous systems and their consequences on collaboration with others.

We did the following exercise which I found in the book “The Polyvagal Theory in Therapy”.   Each of them analyzed a recent working day from the point of view of the stimulation of the three systems and shared the analysis with the others. They filled the following diagram:

This exercise enabled them to take an additional step towards mutual understanding. At present, the team members have an improved awareness of their emotions and their moods as well as of the influence they can have on their co-workers. They are also able to discuss subjects with a common language that is immediate, easily understood and aids them to step back when they realize that they are about to argue or have to face tense situations.

Pourquoi la collaboration requiert-elle notre pleine conscience ?

NOTA: il testo italiano segue quello in francese

Récemment j’ai eu l’opportunité de coacher une équipe de direction qui fait face à des tensions fortes dues aux difficultés de leur marché et à un changement important dans la stratégie de l’entreprise. L’objectif, comme c’est souvent le cas dans mes interventions, est de casser les silos pour développer la collaboration transversale. J’ai commencé le projet en interviewant chaque membre de l’équipe. Malgré les tensions dues au fort stress de chacun, j’ai remarqué que presque tous avaient essayé des stratégies pour mieux travailler en équipe, sans succès. Tous avaient des idées sur comment faire, mais personne ne réussissait à les mettre en ?uvre. 

La question que je me suis posée et qui a dirigé mes recherches a été : pourquoi toutes ces personnes si bien intentionnées et qui voient si clairement la nécessité de travailler dans un esprit de collaboration, dans les faits n’y arrivent pas ? 

La collaboration est en lien avec notre corps

Depuis un moment, en accompagnant les dirigeants qui évoluent dans des milieux très compétitifs et stressants, j’ai commencé à étudier les liens entre notre corps et nos comportements. L’idée de fond est que dans nos civilisations occidentales nous sommes habitués et éduqués à séparer le corps et l’esprit comme deux entités, alors que de nombreuses études ont démontré qu’on est une seule entité : notre corps est notre esprit et vice-versa.

Or, cette dichotomie provoque une déconnexion avec nos ressentis physiques et donc nos émotions qui se manifestent dans notre corps bien avant d’arriver à notre conscience.

Pourquoi est-ce que je vous parle de ce lien corps-esprit au sujet de la collaboration ?

Des études récentes ont révolutionné les croyances de médecins et psychologues sur les mécanismes du stress et leurs effets sur notre capacité à entrer en relation avec autrui, donc à collaborer. Pour la première fois, la clé de la collaboration a été trouvée dans notre corps, plut?t que dans notre esprit. C’est à travers une meilleure connexion à la fois avec nos sympt?mes corporels et notre intention à collaborer que, même en situation de fortes tensions, une équipe réussit à travailler à l’unisson.

Deux lectures ont guidé mes études sur cette question : ? The Polyvagal Theory in Therapy ? de Deb Dana et ? Accessing the healing power of the vagus nerve ? de Stanley Rosemberg, accessibles uniquement en anglais en librairie.

Bref voyage au sein de notre système nerveux

D’après les théories traditionnelles sur le stress, nous avons deux systèmes : un système sympathique qui est activé en situation de stress. Il produit un encha?nement de réactions physiques qui nous préparent à ? fight or flight ?, c’est-à-dire à combattre la source du danger ou à fuir. Une fois le danger passé, nous activons le système parasympathique qui nous permet de récupérer et de retrouver le calme.

Selon cette nouvelle théorie, appelé Théorie Polyvagale, en réalité nous avons trois systèmes, dont deux partent du nerf vague. Nous avons 12 nerfs craniens qui sont doubles puisque chacun contr?le la moitié de notre cerveau. Ils sont tous symétriques (par exemple nous avons deux nerfs optiques, un pour chaque ?il) et ils naissent et terminent tous dans notre boite cranienne. Le nerf vague qui est le numéro X (ils sont énumérés en en chiffres romain) est la seule exception à la règle : tout d’abord il ? vagabonde ? comme le dit son nom latin (? vagor ?): il part du tronc cérébral derrière notre nuque, il touche à la fois notre activité faciale et nos organes vitaux (estomac, foie, rate, reins, vésicule biliaire, vessie, parties de l’intestin, pancréas et en plus affecte l’activité du c?ur). Ensuite il n’est pas symétrique car chacune des deux branches du nerf vague possède une fonction bien distincte.

Dans ce tableau, je vous illustre synthétiquement les trois systèmes, en partant du plus ancien au plus récent dans l’évolution de notre système nerveux.

La ? neuroperception ?

Une des fonctions primaires de notre système nerveux est de nous alerter face à des dangers pour garantir notre survie.

Stephen Porges a créé un nouveau mot ? neuroception ? en anglais que je traduis par ? neuroperception ?. Il s’agit de notre perception au niveau du système nerveux qui est ressentie avant la perception au niveau des 5 sens et de la cognition. Elle est donc beaucoup plus rapide et immédiate que la perception qui passe à travers nos 5 sens.

Chacun de nous a expérimenté des sensations fortes de danger sans pourtant en avoir une perception à travers les sens. Il suffit de penser quand nous rentrons dans une salle de réunion après un débat sous forte tension : dans ce cas nous ? sentons ? qu’il y a de la tension dans l’air, mais n’en avons aucune preuve sensorielle.

Pour garantir notre survie en milieu hostile, très t?t dans l’évolution nous avons développé ce ? sixième sens ? qui nous permet d’activer immédiatement, avant le processus ? lent ? de notre cognition, toutes les ressources qui nous permettent de préserver notre vie.

Ces deux ressources sont : le système de la branche dorsale du nerf vague (immobilisation) et la chaine sympathique spinale (fuite ou combat).

J’imagine que chacun d’entre vous voit bien l’encha?nement cause-effet du système ? fuite-combat ?. Pourquoi l’immobilisation sert-elle aussi à nous préserver ? Je vous invite à regarder les documentaires qui illustrent la réaction de la gazelle qui est poursuivie par une lionne. Dès qu’elle sent que la lionne est en chasse, tout d’abord elle fuit (système de la cha?ne sympathique spinale). Puis malheureusement pour elle, parfois il arrive que la lionne l’attrape. Dans le moment même où la gazelle se retrouve entre les machoires de la lionne, elle s’immobilise : toutes ses fonctions s’éteignent, sauf celles qui servent à la garder en vie qui restent actives à minima. Et souvent, la lionne qui n’est pas un animal charognard, pensant que la gazelle est morte, relache la machoire et dès qu’elle peut la gazelle se remet en fuite, comme si de rien n’était ! Devant la peur écrasante, nous aussi nous immobilisons, restons figés sans plus pouvoir penser, justement car toutes nos fonctions cognitives s’éteignent laissant la place seulement à celles qui sont strictement vitales.

Transposons cette théorie en entreprise

Commencez-vous à voir comment ces trois systèmes influencent la collaboration ?

Revenons à mon équipe de direction. L’environnement extrêmement stressant dans lequel ils évoluent active en continuation soit leur système de la chaine sympathique spinale (par conséquent ils se disputent ou ils s‘évitent), soit le système de la branche dorsale du nerf vague (par conséquent ils deviennent parfois apathiques face à des décisions difficiles à prendre). Tout ceci ne laisse aucune place à la coopération qui ne peut s’activer que quand notre neuroperception sent que nous sommes en sécurité. Imaginez que tous les jours vous recevez des sollicitations continues soit de vos supérieurs qui contr?lent tout ce que vous faites et vous envoient des requêtes que vous considérez irréalistes, soit de vos pairs qui jouent contre vous derrière votre dos pour ? sauver leur peau ?, soit des collaborateurs qui ne savent plus comment faire pour sauver l’entreprise et leur travail… Comment faire pour activer la branche ventrale du nerf vague, source de la collaboration, dans ces conditions ?

Quelques pistes pour aller vers plus de collaboration

La stratégie que j’ai adoptée pour amener ce comité de direction vers plus de collaboration a été tout d’abord de leur expliquer la théorie de manière synthétique. L’explication les a beaucoup aidés à prendre conscience de leur r?le et responsabilité dans le manque de collaboration. Il les a aidés aussi à être plus bienveillants vis à vis d’eux-mêmes et les autres en les portant moins vers le jugement de l’autre et plus vers une compréhension mutuelle.

Ensuite, nous avons fait des exercices qui ont permis à chacun de parler mutuellement d’être humain à être humain pour les amener vers plus de partage, de contact humain et de compréhension mutuelle. Nous avons aussi travaillé sur des outils très faciles à mettre en oeuvre pour augmenter leur conscience de soi sur leurs différents états correspondants à l’activation des trois systèmes nerveux et leurs conséquences sur la collaboration avec les autres. 

Nous avons fait l’exercice suivant que j’ai pris du livre ? The Polyvagal Theory in Therapy ?. Chacun d’entre eux a analysé une journée récente de travail sous l’angle de l’activation des trois systèmes et a partagé cette analyse avec les autres. Ils ont rempli le schéma suivant:

Cet exercice a permis de faire un pas supplémentaire vers la compréhension mutuelle. Maintenant, les membres de l’équipe ont une meilleure conscience de leurs émotions et de leurs états d’ame ainsi que des conséquences qu’il peuvent avoir sur leur collaboration. Ils sont aussi capables d’en parler avec un langage commun facile à comprendre et immédiat, ce qui leur permet de prendre du recul quand ils voient qu’ils entrent dans des discussions ou quand ils vivent des situations tendues.

Perché la collaborazione richiede la nostra piena consapevolezza?

Recentemente ho avuto l'opportunità di accompagnare un team di direzione che affronta forti tensioni a causa delle difficoltà del mercato di riferimento e di un cambiamento significativo nella strategia dell'azienda. L'obiettivo, come spesso accade nei miei interventi, è rompere i silos per sviluppare una collaborazione trasversale. Ho iniziato il progetto intervistando ogni membro del team. Nonostante le tensioni dovute al forte stress di tutti, ho notato che quasi tutti avevano provato strategie per funzionare meglio come squadra, senza successo. Tutti avevano idee su come farlo, ma nessuno era in grado di metterle in opera.

La domanda che mi sono posta e che ha guidato la mia ricerca è stata: perché tutte queste persone così ben intenzionate e che vedono così chiaramente la necessità di lavorare in uno spirito di collaborazione, nella realtà del lavoro quotidiano non ci riescono?

La collaborazione è legata al nostro corpo

Da qualche tempo, accompagnando i leader che vivono in ambienti molto competitivi e stressanti, ho iniziato a studiare i legami tra il nostro corpo e il nostro comportamento. L'idea di base è che nelle nostre civiltà occidentali siamo abituati ed educati a separare il corpo e la mente come due entità, mentre molti studi hanno dimostrato che siamo un'unica entità: il nostro corpo è la nostra mente e vice-versa.

Di conseguenza, questa dicotomia provoca una disconnessione con le nostre sensazioni fisiche e quindi con le nostre emozioni che si manifestano nel nostro corpo ben prima di raggiungere la nostra coscienza.

Perché sto parlando di questa connessione mente-corpo in un articolo sulla collaborazione?

Recenti studi hanno rivoluzionato le convinzioni di medici e psicologi sui meccanismi dello stress e i loro effetti sulla nostra capacità di relazionarsi con gli altri, quindi di collaborare. Per la prima volta, la chiave della collaborazione è stata trovata nel nostro corpo, piuttosto che nella nostra mente. è attraverso una migliore connessione con i nostri sintomi corporei e con la nostra intenzione di collaborare che, anche in tempi di alta tensione, una squadra riesce a lavorare all'unisono.

Due letture hanno guidato i miei studi su questo tema: "The Polyvagal Theory in Therapy" di Deb Dana e "Accesso al potere curativo del nervo vago" di Stanley Rosemberg, disponibile solo in inglese nelle librerie.

Breve viaggio nel nostro sistema nervoso

Secondo le teorie tradizionali sullo stress, abbiamo due sistemi: un sistema simpatico che viene attivato sotto stress. Produce una serie di reazioni fisiche che ci preparano a "combattere o fuggire", vale a dire combattere la fonte di pericolo o fuggire. Una volta che il pericolo è passato, attiviamo il sistema parasimpatico che ci consente di recuperare e ritornare a uno stato di calma.

Secondo questa nuova teoria, chiamata teoria polivagale, in realtà abbiamo tre sistemi, due dei quali partono dal nervo vago. Abbiamo 12 nervi cranici che sono doppi poiché ognuno controlla metà del nostro cervello. Sono tutti simmetrici (per esempio abbiamo due nervi ottici, uno per ciascun occhio) e nascono e finiscono tutti nella nostra scatola cranica. Il nervo vago che è il numero X (sono enumerati in numeri romani) è l'unica eccezione alla regola: innanzitutto "vaga" come dice il nome latino ("vagor"): parte dal tronco cerebrale dietro al collo, controlla sia la nostra attività facciale che i nostri organi vitali (stomaco, fegato, milza, reni, cistifellea, vescica, parti dell'intestino, pancreas e inoltre influenza l'attività del cuore). Inoltre, non è simmetrico perché ciascuno dei due rami del nervo vago ha una funzione distinta.

In questa tabella, sinteticamente illustro i tre sistemi, iniziando dal più antico al più recente nell'evoluzione del nostro sistema nervoso.

Il "neuroperception"

Una delle funzioni primarie del nostro sistema nervoso è avvisarci dei pericoli per assicurare la nostra sopravvivenza.

Stephen Porges ha creato una nuova parola "neurocezione" (in inglese "neuroception"). è la nostra percezione a livello del sistema nervoso che viene percepita prima della percezione a livello dei 5 sensi e della cognizione. è quindi molto più veloce ed immediata della percezione che passa attraverso i nostri 5 sensi.

Ognuno di noi ha provato brividi di pericolo senza averne una percezione attraverso i sensi. Basti pensare quando entriamo in una sala riunioni dopo un acceso dibattito: in questo caso "sentiamo" che c'è tensione nell'aria, ma non ne abbiamo prove sensoriali.

Per assicurare la nostra sopravvivenza in un ambiente ostile, molto presto nell'evoluzione abbiamo sviluppato questo "sesto senso" che ci permette di attivare immediatamente, prima del processo "lento" della nostra cognizione, tutte le risorse che ci permettono di preservare la nostra vita.

Queste due risorse sono: il sistema del ramo dorsale del nervo vago (immobilizzazione) e la catena spinale simpatica (fuga o combattimento).

Immagino che ognuno di voi possa vedere la catena causa-effetto del sistema "fuga-combattimento" in un contesto lavorativo o in un contesto di pericolo. 

Perché anche l'immobilizzazione serve anche a preservarci? Vi invito a guardare i documentari che illustrano la reazione della gazzella che viene inseguita da una leonessa. Non appena sente che la leonessa è a caccia, scappa a gambe levate (sistema della catena simpatica spinale). Poi, sfortunatamente per lei, a volte capita che la leonessa la catturi. Nel momento stesso in cui la gazzella si trova tra le fauci della leonessa, si ferma: tutte le sue funzioni si estinguono, tranne quelle che servono a tenerla in vita che rimangono attive. E spesso, la leonessa che non è un animale che mangia carogne, pensando che la gazzella sia morta, rilassa la mascella e appena può, la gazzella corre via, come se nulla fosse accaduto! Come la gazzella, anche noi, di fronte alla paura travolgente, ci fermiamo e restiamo come congelati senza poter pensare, proprio perché tutte le nostre funzioni cognitive si estinguono, lasciando spazio solo a quelle che sono strettamente vitali.

Come si applica questa teoria sul lavoro

Stai iniziando a intravedere come questi tre sistemi influenzano la collaborazione?

Torniamo al mio team di direzione. L'ambiente estremamente stressante in cui operano attiva in continuazione del loro sistema di catena simpatico spinale (quindi competono o evitano le situazioni di potenziale conflitto), o il sistema del ramo dorsale del nervo vago (quindi talvolta sono inattivi di fronte a decisioni difficili da prendere). Tutto questo non lascia spazio per la cooperazione che può essere attivata solo quando la nostra “neurocezione” sente che siamo al sicuro. Immagina per un momento di ricevere ogni giorno stress dai tuoi colleghi o dai tuoi superiori che controllano tutto ciò che fai e inviano richieste che consideri non realiste; e/o che i tuoi colleghi ti “pugnalano” dietro la schiena per "salvare la loro pelle"; e/o che devi fronteggiare i tuoi collaboratori che non sanno più come salvare l'azienda e il loro lavoro ... Come attivare il ramo ventrale del nervo vago, ossia la collaborazione, in queste condizioni?

Alcuni modi per andare verso una maggiore collaborazione

La strategia che ho adottato per portare questo team di direzione a una maggiore collaborazione è stata innanzitutto di spiegare la teoria in modo sintetico. La spiegazione li ha aiutati molto a prendere coscienza del loro ruolo e responsabilità nella mancanza di collaborazione. Inoltre li ha aiutati ad essere più attenti a sé stessi e agli altri, portandoli meno verso il giudizio dell'altro e più verso la comprensione reciproca.

Poi abbiamo fatto esercizi che hanno permesso a tutti di parlare tra loro “da persona a persona” per portarli a più condivisione, umanità e comprensione reciproca. Abbiamo anche lavorato su strumenti molto facili da mettere in pratica nella vita di tutti i giorni per aumentare l’autoconsapevolezza rispetto all'attivazione dei tre sistemi nervosi e alle loro conseguenze sulla collaborazione con gli altri.

Abbiamo fatto il seguente esercizio che ho preso da “The Polyvagal Theory in Therapy”. Ognuno di loro ha analizzato una recente giornata di lavoro dal punto di vista dell'attivazione dei tre sistemi e ha condiviso questa analisi con gli altri. Hanno completato il seguente diagramma:

Questo esercizio ha permesso loro di fare un ulteriore passo verso la comprensione reciproca. Ora i membri del team hanno una maggiore consapevolezza delle loro emozioni e stati d'animo e delle conseguenze che possono avere sulla loro collaborazione. Sono anche in grado di parlare con un linguaggio comune che è facile da capire e immediato, permettendo loro di riflettere e ricalibrarsi quando vedono che stanno entrando in discussioni sterili o stanno per nascere situazioni di tensione.