Together with Agmin to implement international projects

International tenders for water management

Agmin is a leading company in the public procurement sector specialising in providing consulting services and technical support to organisations and entities bidding for tenders at an international level. Agmin was founded in 1983 and can count on over 40 years of experience in Trading, Procurement and Technical Support in humanitarian aid development projects and programmes. The company is recognised for its reputation based on reliability and expertise. Based on a combination of extensive expertise and strategic partnerships in this industry, Agmin provides tailor-made solutions to meet the specific demands of its customers, and contribute to the success of their projects. The Company operates exclusively in the International Cooperation sector, developing projects financed by donations and state aid granted by bilateral and multilateral institutions, including United Nations (UN) Agencies, NATO, the European Commission (EC) and the Italian Agency for Development Cooperation of the Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation (MAECI-AICS). In 2019 Caprari was selected as a strategic partner for a multi-year supply of solutions and products for a major UN tender contract awarded to Agmin. In order to support companies focused on the tender contract sector Caprari has developed a “System Contract, but not only” service over the last few years, together with a specialised team aimed at ensuring the timely management of public procurement plans and documentation.

In this interview, we have the opportunity to explore together with Giulia Tomelleri , coordinator of the Trading and Technical Assistance Office, and Project Manager, the strategies adopted by Agmin in the management of complex tender contracts, the company’s distinctive strengths and its vision for the future at an international competitive level.

What are the most significant challenges one encounters when providing assistance during tender procurement processes to organisations such as the UN and how do you address them?

The list of challenges is endless. One of the most recurring difficulties is that we have to work to very tight deadlines, both during the preparation of the tender bid and the relative implementation phases, and we need to convey this key aspect to all partners involved. This “urgency” is linked to the fact that the requests received from the UN front, for instance, often refer to emergency events. But urgency does not go hand in hand with haste or approximation. It is therefore key to always maintain the ability to discern the essential elements of a request and to combine meticulousness and synthesis skills within the adopted approach. Another just as essential aspect is having the ability to give the right priority to the various activities, with one eye on the planning and the other monitoring the thousands of unforeseen events that, in ‘hot’ geopolitical contexts, occur almost every day and can disrupt any form of planning.

In order to be able to face these challenges, it is therefore necessary to proceed – to quote a song – “with urgency but not with haste, assessing the overall design without losing sight of any of the details.

How do you identify tender procurement opportunities?

A constant monitoring activity system has been put in place and managed by the tender contract sector, and this is a fundamental element affecting the company’s activity. It is not just a question of “viewing the latest calls for tender” but knowing how to “read between the lines” and, therefore, distinguishing strategic opportunities for business development, even in seemingly unattractive tenders. Often the most complex opportunities – which happen in everyday life in general and not just in the workplace – are those that bring with them greater possibilities and satisfaction.

What are the key steps in the contract bid preparation and submission process?

I would say that the initial analysis of a tender contract is essential. Being able to read and fully understand the call for tender specifications (which can be written in English, French or Spanish). It seems absurd to say this, but it is far from obvious. Never underestimate any aspect, and review everything as you proceed. The objective is not only to “win” a tender, but to be fully aware of whether or not you can deliver a truly valid solution to the contractor if you should do so. We are talking about projects that have a direct impact on the UN peace-keeping missions located all over the world or the many agencies of the United Nations system (FAO, UNICEF, UNHCR, IOM to name but a few) that take on fundamental humanitarian issues: from the fight against famine and the promotion of food safety and nutrition for all, to the reception and assistance provided to migrants and asylum seekers. Being able to provide adequate solutions to even the very practical and basic needs of a field mission is key to enabling those on the front line to perform their duties as well as possible.

What resources and skills are needed to effectively manage such complex works?

To start with, I think it's important to have a good level of open-mindedness.

In my case, I can depend on my studies of Oriental languages, Arabic and Hebrew, and my extensive knowledge of English, French and Spanish thanks to many academic and work-related experiences. In addition to this language-based education, I also have a degree in the dynamics of international cooperation. But the actual work experience is only really learnt in the field. It is vital to be able to work as a team and to be able to team up, not only with your colleagues, but also with the “formations” that are created from time to time to manage specific projects and that may include personalities and interests that are not always fully convergent. Teams consisting of suppliers, local partners, consultants and contract counterparts who are increasingly demanding. However, it is also important to be able to work independently. Always assess the timelines, stakeholders and the demands of the beneficiaries very carefully. Ability to negotiate and read situations, which can be or may become very complicated. In some cases it is important to understand – when faced with an entangled issue – which thread to “pull” to loosen knots and resolve situations. In short, as Calvino would say, “seek and learn to recognize who and what, in the midst of the inferno, are not the inferno, then make them endure, give them space”.

How did Agmin develop its partnership with the UN and in which sectors or services do you provide assistance?

Agmin was founded in 1983 and has gained over forty years of experience in supplying goods and services to the United Nations system. Over the years, and thanks to the execution of contracts in 90 different countries around the world, the company has acquired documented experience in managing the complex technical, financial and logistical aspects of development projects and humanitarian aid. This, combined with ongoing research and the development of business relationships, enables it to identify the most qualified suppliers for international and institutional clients and to deploy teams of experts who are capable of meeting the high expectations of both donors and beneficiaries.

The main areas we have focused on thus far refer to the provision of prefabricated housing modules complete with accessories, equipped and furnished containers, medical equipment and consumables, personal protective equipment (PPE), submersible and surface pumps, waste incinerators, renewable energy, drones for the monitoring of deforestation levels,food, agricultural tools and related goods, scientific and laboratory equipment, material for education and training, vehicles …

What are your main evaluation criteria when selecting suppliers for projects such as the one awarded by the UN?

It is vital to share not only a common approach, but also a ‘vision’ because – as we mentioned earlier – these are often ‘complex’ contracts where unforeseen circumstances and difficulties are something that occur on a daily basis. It is never a matter of “mere supplies” but rather of projects that exceed the boundaries of “navigated routes” and it is essential that the supplier is not only aware of this, but also plays an active role in the process. It is precisely because geopolitically unstable countries and, more trivially, geographically “extreme” areas of the world are involved, that the beneficiaries require more after-sales technical assistance, perhaps support in terms of distance training or in finding spare parts that, in certain areas of the world, it is more difficult than anywhere else. Within such an operational framework, collaboration, flexibility and “listening” are fundamental aspects. Caprari immediately revealed itself to be an extremely valuable partner in this respect. It is no coincidence that I use the word ‘partner’. Because that’s what it has been and still is for us.

Can you briefly outline the UN project that Caprari will be involved in?

This is a multi-year contract for the supply and delivery of water/waste water submerged pumps for UN Field Missions engaged in peace-keeping missions and operations. This System Contract can also be accessed by all agencies which are part of the UN system, such as UNICEF, UNDP, FAO, WFP, IOM, UNHCR, UNOPS, to name but a few. A considerable number of geographic areas are involved.

Given the fundamental “core” importance of the supply and geographical location of the UN Missions, it is without doubt a contract of strategic importance for the UN.?

What are your future plans and how do you plan to innovate and adapt to changes in the public procurement scenario?

As regards future projects, we would like to push the boundaries of the skills and competencies we already have and expand our range of action, in both sectoral and geographical terms. And we would also like to expand the technical-commercial synergies with those of other enterprises. I would like to add that we are highly focused on the partnership with Caprari and that it is our intention to consolidate the collaboration. I also firmly believe that, in order to be able to innovate, renew and adapt to change, not only as part of the procurement framework, but in a constantly changing global market, an individual and collective effort is required, and therefore a team effort that pushes beyond the work “tasks” we generally envisage. In my opinion, it is essential to maintain an alert, open and curious attitude towards everything that goes on “out there”. Read, research, investigate. Be aware of what is going on and where, so as to be able to understand, even a little, what the possible needs may be and which areas will be most involved. This job is a bit like having a window wide open looking out to the world, but you can only act effectively if you have the basic ability to read what you see.

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Insieme ad Agmin per realizzare progetti internazionali

Appalti internazionali per la gestione dell'acqua

Agmin è un'azienda leader nel settore degli appalti pubblici, specializzata nella fornitura di servizi di consulenza e assistenza tecnica per organizzazioni ed enti che partecipano a gare d'appalto a livello internazionale. Fondata nel 1983, Agmin ha maturato oltre 40 anni di esperienza negli ambiti di Trading, Procurement e assistenza tecnica nel quadro di progetti e programmi di sviluppo di aiuto umanitario. L’azienda si distingue per la sua reputazione di affidabilità e competenza. Attraverso una combinazione di esperienza settoriale e partnership strategiche, Agmin offre soluzioni su misura per soddisfare le esigenze specifiche dei suoi clienti, contribuendo al successo dei loro progetti. La Società opera esclusivamente nel campo della Cooperazione Internazionale, realizzando progetti finanziati, attraverso doni e crediti di aiuto, da Istituzioni bilaterali e multilaterali, tra cui le Agenzie delle Nazioni Unite (ONU), la NATO, la Commissione Europea (CE) e l’Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (MAECI-AICS). Nel 2019 Caprari è stata scelta come partner strategico per una fornitura pluriennale di soluzioni e prodotti per un importante progetto ONU vinto proprio da Agmin. Il System Contract Ma non solo, Caprari per affiancare aziende focalizzate nell’ambito tender, si è dotata da diversi anni di un team specializzato per la gestione puntuale della documentazione e progettazione in ambito appalti pubblici.

In questa intervista, esploreremo insieme a Giulia Tomelleri, coordinatrice dell’Ufficio Trading e Technical Assistance, nonché Project Manager, le strategie di Agmin nella gestione di appalti complessi, i punti di forza distintivi dell’azienda e la visione per il futuro nel contesto competitivo internazionale.

Quali sono le sfide più significative nell'assistere le organizzazioni nei processi di appalti come l'ONU e come le affrontate?

Le sfide sono molte. Una delle difficoltà più ricorrenti risiede nel doversi confrontare con tempistiche molto ristrette sia in fase di preparazione dell’offerta di gara, che in fase di eventuale implementazione, e nel riuscire a veicolare questa necessità in modo consono ai partner coinvolti. Questa “urgenza” è legata al carattere spesso emergenziale delle richieste che arrivano dal fronte UN. Ma urgenza non fa rima né con fretta, né con approssimazione.

è quindi fondamentale saper sempre discernere gli elementi essenziali di una richiesta e combinare, nell’approccio adottato, meticolosità e capacità di sintesi. Così come si rivela essenziale saper attribuire priorità corrette alle varie attività, con un occhio sì alla programmazione ma anche ai mille imprevisti che, in contesti geopolitici “caldi”, sono pressoché all’ordine del giorno e possono stravolgere qualsiasi pianificazione.

Per poter affrontare queste sfide, è necessario quindi procedere – per citare una canzone – “with urgency but not with haste” valutando il disegno d’insieme senza però perdere di vista nessun dettaglio.

Come identificate le opportunità di gara?

C’è un’attività di monitoraggio costante che viene portata avanti dal settore gare e che è fondamentale per l’attività dell’azienda. Non si tratta solo di “vedere le gare in uscita” ma di sapere “leggere tra le righe” e comprendere quindi opportunità strategiche per lo sviluppo aziendale, anche in tender apparentemente poco allettanti. Spesso le opportunità più complesse – ma questo nella vita in generale e non solo in questo ambito lavorativo – sono quelle che poi portano con sé maggiori possibilità e soddisfazioni.

Quali sono i passaggi chiave nel processo di preparazione e presentazione di una proposta per un appalto?

Direi che è fondamentale l’analisi iniziale che di un bando viene fatta. Leggere e saper comprendere appieno il capitolato di gara (che può essere redatto in inglese, francese o spagnolo). Sembra assurdo da dire, ma è tutt’altro che scontato.

Non sottovalutare nessun aspetto e sviscerare invece ogni questione. Il punto non è solo “vincere” una gara, ma sapere di essere in grado di offrire, in caso di aggiudicazione, una soluzione davvero valida alla controparte contrattuale. Parliamo di progetti che hanno un impatto diretto sull’operatività delle Missioni di Peace-Keeping ONU dislocate in tutto il mondo o delle tante agenzie del sistema United Nations (FAO, UNICEF, UNHCR, IOM solo per citarne alcune) che si fanno carico di questioni fondamentali dal punto di vista umanitario: dalla lotta contro la fame e la promozione della sicurezza alimentare e nutrizione per tutti, all’accoglienza e assistenza a migranti e richiedenti asilo.

Saper fornire risposte adeguate anche a bisogni molto pratici e basilari della Missione sul campo, è fondamentale per consentire a chi è in prima linea di adempiere alle proprie mansioni in modo ottimale.

Quali risorse e competenze sono necessarie per gestire efficacemente lavori così complessi?

Credo sia fondamentale innanzitutto una buona dose di elasticità mentale.

Personalmente ho, alle spalle, lo studio delle lingue orientali, l’arabo e l’ebraico, e la solida conoscenza – grazie al percorso accademico e lavorativo, di inglese, francese e spagnolo. A questa base linguistica si è aggiunto poi un percorso universitario di approfondimento delle dinamiche della cooperazione internazionale. Ma il lavoro poi si apprende davvero solo sul campo. è necessario saper lavorare in squadra e saper fare squadra, non solo con i colleghi, ma anche con le “formazioni” che di volta in volta si creano su specifici progetti e che possono includere personalità ed interessi in gioco non sempre pienamente convergenti. Team che si compongono di fornitori, partner locali, consulenti e di controparti contrattuali sempre molto esigenti. Così come è altrettanto importante saper procedere in maniera autonoma. Valutare sempre in maniera accurata le tempistiche, i propri interlocutori e le necessità dei beneficiari. Saper negoziare e leggere le situazioni, che possono essere o diventare davvero ingarbugliate. In certi casi è importante capire – di fronte ad una matassa intricata – quale filo “tirare” per sciogliere i nodi e le situazioni. Insomma, come direbbe Calvino, cercare e saper riconoscere chi e cosa in mezzo all’inferno, inferno non è, e dargli spazio.

Come Agmin ha sviluppato la sua partnership con l'ONU e quali sono i settori o servizi in cui fornite supporto?

Agmin è nata nel 1983 e ha maturato un’esperienza di oltre quarant’anni nella fornitura di beni e servizi al sistema Nazioni Unite. La Società ha saputo acquisire nel corso degli anni e grazie all’esecuzione di contratti implementati in 90 paesi al mondo, una documentata esperienza nella gestione dei complessi aspetti tecnici, finanziari e logistici dei progetti di sviluppo e degli aiuti umanitari. Questo, unitamente alle continue attività di ricerca e di sviluppo di relazioni commerciali, le consente di individuare i fornitori più qualificati per clienti internazionali e istituzionali e di mettere in campo squadre di esperti capaci di rispondere appieno alle attese dei donatori e dei beneficiari.

I principali settori sui quali ci siamo finora focalizzati riguardano la fornitura di: moduli prefabbricati abitativi completi di accessori, container allestiti e arredati, attrezzature mediche e materiali di consumo, dispositivi di protezione individuale (DPI), pompe sommerse e di superficie, inceneritori per lo smaltimento di rifiuti, energia rinnovabili, droni per il monitoraggio dei livelli di deforestazione, alimenti, attrezzi agricoli e merci correlate, attrezzature scientifiche e di laboratorio, materiale per l’educazione e la formazione, veicoli.

Quali sono i vostri principali criteri di valutazione nella selezione dei fornitori per i progetti come quello realizzato per l'ONU?

è importante condividere non solo un approccio comune, ma anche una “visione” perché – come dicevamo prima – si tratta di contratti spesso “complessi” in cui gli imprevisti e le difficoltà sono all’ordine del giorno. Non si tratta mai di “mere forniture” ma piuttosto di progetti che spesso vanno un po’ fuori dalle “rotte navigate” ed è fondamentale che il fornitore non solo ne sia consapevole, ma sia parte attiva del processo. Proprio perché ad essere coinvolte sono aree del mondo geopoliticamente instabili o anche, più banalmente, geograficamente “estreme”, i beneficiari necessitano di maggiore assistenza tecnica post-vendita, magari di un supporto in termini di formazione a distanza o nel reperimento di parti di ricambio che, in determinati luoghi del mondo, si rivela più difficoltoso che altrove. In un quadro operativo di questo tipo, collaborazione, flessibilità e “ascolto” sono fondamentali.

Caprari si è rivelata sin da subito un partner estremamente valido da questo punto di vista. Non a caso scelgo di usare la parola “partner”. Perché questo è stata ed è tutt’ora per noi.

Come descriverebbe sinteticamente il progetto per l’ONU che vede coinvolta anche Caprari?

Si tratta di un contratto pluriennale avente per oggetto la fornitura e consegna di pompe sommerse per acque/acque reflue destinate alle UN Field Missions impegnate in missioni d mantenimento della pace (Peace-Keeping Missions per l’appunto). Possono inoltre attingere a questo System Contract anche tutte le agenzie facenti capo al sistema ONU, quali UNICEF, UNDP, FAO, WFP, IOM, UNHCR, UNOPS, solo per citare le più note. Moltissime le aree geografiche coinvolte.

Considerato il “fulcro” della fornitura e la dislocazione geografica delle UN Missions, si tratta senza dubbio di un contratto di importanza strategica per l’ONU.?

Quali sono i vostri progetti futuri e come prevedete di innovare e adattarvi ai cambiamenti nel panorama degli appalti pubblici?

Per quanto concerne i progetti futuri, vorremmo approfondire le competenze che già abbiamo ed espandere il nostro raggio d’azione, sia in termini settoriali che geografici. Così come vorremmo ampliare le sinergie tecnico-commerciali con altre realtà. Aggiungo che puntiamo molto sulla partnership con Caprari e che è nostra intenzione consolidare dunque la collaborazione. Credo poi che per riuscire ad innovare, rinnovarsi e adattarsi ai cambiamenti non solo nel panorama degli appalti, ma in un mercato globale, in costante mutazione, sia necessario uno sforzo individuale e collettivo, di squadra dunque, che va oltre le “mansioni” lavorative che possiamo immaginare. A mio avviso è fondamentale mantenere un’attitudine attenta, aperta e curiosa verso tutto ciò che accade “là fuori”. Leggere, documentarsi, informarsi. Sapere cosa accade e dove per poter, anche solo un po’, intuire quali saranno le possibili necessità, quali le aree di maggior coinvolgimento. Questo lavoro è un po’ come avere una finestra spalancata sul mondo, ma solo avendo gli strumenti base per leggere ciò che si vede, è possibile agire in maniera efficace.

?? Per saperne di più www.caprari.com

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Giulia Tomelleri Massimo Melis Riccardo Rivola stefano licata

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