SCALE, AND WHAT’S NEXT

Operation Product bao g?m các gi?i pháp ph?c v? V?n hành, Tài chính k? toán và Qu?n tr? trong c?ng ty, là m?ng mà Tiki ch?n xay d?ng in-house h?u nh? toàn b? t??ng t? Amazon.

Bài toán l?n nh?t v? V?n hành kh?ng ch? ? Tiki nói riêng mà c?a e-commerce nói chung, là làm sao có th? giao s?n ph?m ??n tay khách hàng trong 1 th?i gian ?? nhanh v?i chi phí h?p lí. Tuy nhiên ?ó là bài toán c?a sau này, còn ? th?i gian ??u, cau chuy?n ch? ??n gi?n là làm sao … x? lí ???c ??n hàng tr?n tru cái ?? :).

Cách l?y hàng ??u tiên là in danh sách s?n ph?m c?n l?y trong ??n hàng kèm danh sách k? có th? ch?a nó ra gi?y, ng??i x? lí ??n hàng (picker)?tu?n t???i l?y theo danh sách này. S? d? m?i s?n ph?m ?i kèm v?i danh sách k? là vì khi ?ó h? th?ng ch?a qu?n lí chi ti?t ??n m?c s?n ph?m nào n?m ? k? nào v?i s? l??ng bao nhiêu. Ph??ng pháp l?y này ??n gi?n khi tri?n khai nh?ng s? ch?m khi l??ng ??n hàng t?ng lên, ??ng th?i ph? thu?c khá nhi?u vào kinh nghi?m c?ng nh? ?? quen thu?c v?i s?n ph?m trong kho c?a picker.

B??c c?i ti?n ti?p theo c?a ph?n x? lí ??n hàng nói riêng và các gi?i pháp V?n hành nói chung, ?ó là làm sao cho con ng??i “b?t ph?i ngh?” nh?ng l?i ??t n?ng su?t cao h?n, và ?i?u này th?c hi?n ???c nh? s? tính toán tr? giúp c?a máy móc???ay là th?i ?i?m Tiki b?t ??u ??a vào s? d?ng h? th?ng l?y hàng m?i k?t h?p thu?t toán gom nhi?u ??n hàng (pick by batch), tính toán ra ???ng ?i l?y hàng t?i ?u trong kho và ??ng th?i ??a vào s? d?ng các PDA (máy tính c?m tay) chuyên d?ng thay cho gi?y. Chi ti?t h?n v? d? án này các b?n có th? xem?? ?ay. Th?i ?i?m hoàn t?t d? án c?ng là lúc Tiki ??a vào s? d?ng kho chính m?i ? TPHCM r?ng g?p 3 l?n kho c?, giúp ?áp ?ng vi?c x? lí kh?i l??ng ??n hàng nhi?u h?n trong 1 kh?ng gian ch?a nhi?u s?n ph?m h?n nh?ng l?i nhanh h?n, là 1 ph?n quan tr?ng trong quá trình scale up V?n hành.

Tuy nhiên, ?? gi?i pháp l?y hàng nói trên có th? kh? thi thì có 1 d? án khác c?ng ??ng th?i ???c tri?n khai và ?ay c?ng là 1 n?n móng quan tr?ng cho 1 h? th?ng V?n hành t?t, ?ó là?qu?n lí t?n kho chi ti?t. Nói ??n gi?n là n?u tr??c ?ó, h? th?ng ch? bi?t ??i khái là s?n ph?m này có ? trong kho bao nhiêu món,?có th??n?m ? nh?ng k? nào thì gi? ?ay, ng??i v?n hành có th? bi?t chính xác t?i m?i th?i ?i?m, m?i s?n ph?m có bao nhiêu món ? v? trí nào trong kho, ?ay là d? li?u chính dùng ?? tính toán ra ???ng ?i t?i ?u khi l?y hàng.

Qu?n lí t?n kho chính xác hoàn toàn kh?ng d?. Có 2 lu?ng chính, khi nh?n hàng vào kho (inbound) thì ng??i v?n hành c?n ki?m ??m, xác nh?n s? l??ng và c?t hàng lên k? ch?a trong kho, khi x? lí ??n hàng (outbound) thì hàng hóa s? ???c l?y ra kh?i k? và ??a ??n khu v?c ?óng gói. ?ay là nh?ng qui trình có nhi?u thao tác th? c?ng nên s? có nhi?u kh?ng ít kh? n?ng sai sót, do ?ó vi?c thi?t k? giao di?n th? nào cho ng??i dùng hi?u r? mình c?n làm gì, ki?m ??m nh?ng món hàng nào, hình ?nh ??i chi?u là gì, s? l??ng bao nhiêu, khi nào là hoàn t?t, khi có exception (l?i, ví d? nh?n hàng phát hi?n thi?u s?n ph?m) thì x? lí ra sao là nh?ng v?n ?? UX thú v? mà h? th?ng qu?n lí t?n kho c?n x? lí.

B??c ti?p theo c?a vi?c qu?n lí hàng hóa chính xác, l?y hàng trong kho nhanh h?n là ?i giao hàng t? kho c?ng c?n nhanh h?n và ph?c v? ???c khách hàng ? di?n r?ng h?n. ?ó là lúc Tiki b?t ??u làm vi?c cùng các c?ng ti v?n chuy?n nh? Giao Hàng Nhanh (GHN), B?u ?i?n (VNPost) và ??ng th?i xay d?ng ??i ng? giao hàng riêng c?a mình (Tiki Express). Nh?ng tính n?ng c? b?n ?? qu?n lí ??i tác v?n chuy?n c?ng d?n ???c tri?n khai, ?ó là kh? n?ng cài ??t và c?u hình các tuy?n giao hàng, h? th?ng c?n hi?u tuy?n nào (chi ti?t ??n kho?ng trên 11,000 ph??ng/x? ? kh?p Vi?t Nam) s? do ??i tác nào ph? trách, ??ng th?i ghi nh?n th?i gian giao hàng t? các kho Tiki ??n tuy?n ?ó theo t?ng gói c??c c?a ??i tác s? là bao lau. Th?ng tin này s? ???c dùng k?t h?p v?i th?ng tin v? th?i gian nh?p và x? lí ??n hàng ?? có ???c ngày giao hàng d? ki?n th?ng báo cho khách hàng trên web/app Tiki.

1 ph?n khá quan tr?ng n?a trong vi?c qu?n lí ??i tác v?n chuy?n là vi?c trao ??i th?ng tin v? ??n hàng. Ph?n này s? b?t ??u khi ??n hàng ???c bàn giao v?t lí và k?t thúc khi nó ??n tay khách hàng, trong ?ó các th?ng tin nh? giá tr?, kh?i l??ng, qui cách giao hàng (có c?n 2 bên cùng ki?m tra hay kh?ng, có c?n thu h? ??i v?i giao hàng Cash-on-delivery hay kh?ng) s? ???c Tiki g?i sang ??i tác, ? chi?u ng??c l?i, các th?ng tin nh? tr?ng thái c?a ??n hàng ?ang ?i t?i ?au, vào th?i ?i?m nào, b?ng ch?ng nh?n hàng c?a khách hàng (proof-of-delivery) s? ???c ??i tác g?i ng??c l?i cho Tiki. Th?i gian ??u, th?ng tin này ???c trao ??i th? c?ng qua file Excel, sau ?ó là tích h?p API (?ay c?ng là 1 bài toán thú v? vì m?i ??i tác l?i có kh? n?ng k? thu?t ?? tích h?p khác nhau) và ??i v?i Tiki Express, 1 b??c ti?n n?a là vi?c cho ra ??i mobile app dành cho các nhan viên v?n chuy?n, giúp vi?c c?p nh?t th?ng tin ??n hàng tr? nên real-time h?n?

V?y, ??n hàng sau khi giao xong là h? th?ng ?? h?t trách nhi?m ch?a ? Cau tr? l?i là … còn dài l?m.

V?n còn nh?ng ph?n nh? H?u m?i, bao g?m các qui trình cho phép Tiki x? lí các cau h?i, khi?u n?i c?a khách hàng và gi?i quy?t nó 1 cách nhanh chóng nh?t nh?m ??m b?o tr?i nghi?m c?a khách kh?ng b? s?t m? quá nhi?u n?u s?n ph?m có gì kh?ng v?a y. Vi?c x? lí kho hàng l?i, hàng nh?n l?i t? khách hàng th? nào cho hi?u qu? c?ng là 1 bài toán thú v? nh?ng kh?ng ph?i lúc nào c?ng ???c quan tam ?úng m?c.

?ó còn là h? th?ng K? toán khi c?n ghi nh?n l?i?chính xác?(? ?ay có th? hi?u là ??n t?ng ??ng l?) doanh s? c?a ??n hàng này và các th?ng tin liên quan nh? giá nh?p c?a s?n ph?m, giá bán c?a s?n ph?m, l?i nhu?n phát sinh c?a Tiki, các kho?n ph?i thu liên quan t?i ??n hàng — ví d? thu ti?n thu h? t? ??i tác giao hàng ??i v?i ??n hàng COD ho?c t? c?ng thanh toán ??i v?i ??n hàng tr? tr??c (module Account Receivable). Ngoài ra, h? th?ng K? toán c?ng c?n qu?n lí các lu?ng th?ng tin khác nh? th?ng tin liên quan mua hàng ?? bi?t các kho?n nào ph?i tr?, tr? cho ai, tr? vào th?i ?i?m nào (Account Payable), qu?n lí các kho?n thu chi khác (Expense), qu?n lí tài s?n, chia ngan sách cho các phòng ban (Budget) và cu?i cùng là ??a ra các báo cáo giúp c?ng ti theo d?i các ch? s? quan tr?ng liên quan dòng ti?n, t?n kho, l?i nhu?n nh?m t?i ?u các chính sách kinh doanh h?p lí. ?ay là h? th?ng tuy kh?ng ch?u áp l?c c?n h? tr? ??n hàng x? lí ???c nhanh nh?t nh? các h? th?ng V?n hành, nh?ng có áp l?c khác là s? li?u c?n chính xác tuy?t ??i. S? li?u này l?i nh?n ???c t? nhi?u ngu?n khác nhau (??n mua và tr? hàng, phi?u mua và tr? hàng, phi?u thu và chi ti?n v.v…) nên kh? n?ng sai l?ch ho?c thi?u là có, vi?c ??i soát ?i?u ch?nh (reconcile) các th?ng tin này là 1 bài toán ph?c t?p nh?ng quan tr?ng ??i v?i K? toán nói riêng và ho?t ??ng qu?n tr? c?ng ti nói chung.

D??i ?ay là 1 s? ?? tóm t?t các module c?a Operation Product nh?m giúp các b?n có cái nhìn t?ng quan nh?t

What’s next ?

Có th? nói Tiki ?? qua giai ?o?n?“làm cho nó ch?y ???c cái ??”?và ?ang ? giai ?o?n?“làm cho nó ch?y t?i ?u h?n”. Các v?n ?? thú v? ?ang và s? ???c gi?i quy?t trong t??ng lai bao g?m c? v? s?n ph?m l?n qui trình

• H? th?ng ??t hàng và can b?ng t?n kho t?i ?u h?n, giúp t?i ?u ngu?n v?n (kh?ng ch?a quá nhi?u hàng ít ng??i mua) ??ng th?i v?n ??m b?o tr?i nghi?m khách hàng (ch?a ?? hàng khi có khách ??t). ?ay là các d? án ?ang ???c th? nghi?m v?i 1 s? h??ng nh? Machine Learning k?t h?p các thu?t toán t?i ?u truy?n th?ng
• H? th?ng l?y hàng th?ng minh h?n, tính toán kh?ng ??n thu?n d?a vào qu?ng ???ng ?i t?i ?u trong kho mà còn quan tam ??n tr?ng thái c?a ??n hàng và ?u tiên cho nh?ng ??n nào c?n x? lí tr??c (ví d? khách hàng ch?n gói giao hàng nhanh h?n, ho?c ??n hàng s?p b? tr? th?i gian cam k?t)
• H? th?ng g?i y danh sách c?n ?i ki?m l?i hàng trong kho, bao g?m các s?n ph?m theo tính toán là?có kh? n?ng?b? sai l?ch gi?a t?n kho h? th?ng và t?n kho th?c t?
• H? th?ng phan tuy?n giao hàng th?ng minh h?n có tính toán t?i ?u ???ng ?i và bàn giao ??n hàng th?i gian th?c (nh? các app Uber/Grab) thay vì ch? bàn giao ??n hàng ??u ngày t? kho
• H? th?ng Tài chính K? toán ghi nh?n ??y ?? th?ng tin c?a t?t c? lu?ng thao tác, các báo cáo truy xu?t ???c d? li?u l?n (t?p th?i gian r?ng, s? s?n ph?m nhi?u) và ??ng b? v?i data warehouse
• Các d? án c?n ???c track và theo d?i s? li?u k? h?n
• Tuy?n d?ng nang cao v? s? l??ng l?n ch?t l??ng, trong ?ó bao g?m qui trình tuy?n d?ng, qui trình on-boarding, qui trình training/coaching, qui trình ?ánh giá k?t qu? làm vi?c. ??ng th?i xem xét thêm vi?c m? các tech-hub m?i ?? ti?p c?n v?i ngu?n ch?t xám ch?t l??ng ? các vùng
• Các b?n lead trong team c?ng c?n có chu?n cao h?n v? ch?t l??ng và truy?n tinh th?n này cho team. M?i ng??i c?n critical thinking, gi?i quy?t v?n ?? 1 cách tri?t ?? và lu?n tò mò, khám phá, stay relevant

Có 1 chia s? t? 1 ng??i anh t?i Tiki mình th?y khá hay, là ng??i dùng (các b?n lao ??ng ph? th?ng) ? V?n hành ?a ph?n h? th?ng có gì là h? s? dùng n?y, h? kh?ng th?y là c?ng c?ng vi?c ?ó có th? gi?i quy?t b?ng nh?ng cách nào khác hay h?n. Và trách nhi?m, ngh? thu?t c?a nh?ng ng??i làm h? th?ng là c?n theo sát, ng?i cùng, làm cùng và dùng kinh nghi?m c?ng nh? kh? n?ng chuyên m?n c?a mình ?? giúp h? m? ra nh?ng chan tr?i m?i ?ó.

Khi h? th?ng c?a mình th?ng minh h?n, d? hi?u h?n, ch?y nhanh h?n thì c?ng là khi mình giúp h? thao tác d? dàng, b?t sai sót, t?ng n?ng su?t h?n. ?ó c?ng là khi mình giúp h? c?i thi?n thu nh?p, ??ng th?i giúp c?ng ti ?em l?i tr?i nghi?m t?t cho khách hàng và phát tri?n v?ng b?n h?n, cu?i cùng ?ó c?ng là giúp b?n than mình lên level h?n. It’s a proud thing to do?

Author: Thong Nguyen