ROI-Driven Automation

Automatyzacja procesów zwi?ksza efektywno?? biznesow? co pozwala utrzyma? generuje oszcz?dno?ci, podnosi efektywno?? operacyjn? a w konsekwencji podnosi konkurencyjno?? biznesow?.?

Tylko od czego zacz???

• Obiegi dokumentów?
• ?ledzenie czasu pracy?
• Raportowanie finansów?
• Onboardingu pracowników?
• Inwentaryzacja i zarz?dzanie sprz?tem?
• Rezerwacja miejsc parkingowych?

Co przyniesie organizacji najwi?kszy wymierny ZWROT Z INWESTYCJI?

I jaki wp?yw na to b?dzie mie? to czy u?yjemy narz?dzi AI, No Code, Low Code, RPA czy mo?e trzeba do projektu podej?? w sposób "tradycyjny" programuj?c wszystko od zera? A potem jak tym wszystkim zarz?dzi? w skali organizacji, gdzie naszym celem b?dzie osi?gni?cie wi?kszej efektywno?ci przy zachowaniu monitorowania, przewidywalno?ci i id?cym w ?lad za nimi wi?kszym bezpieczeństwem cyfrowym i zgodno?ci? z regulacjami?

Warsztat Mi?dzy Projektami

Podczas 4. Urodzinowego Przystanku Mi?dzy Projektami organizowanego przez Liwia Tarasiuk i Szymon Górnik ? poprowadzi?em warsztat "ROI-Driven Automation". Przy moim stoliku zasiad?o 8 osób: Adam Pietrzak, Katarzyna Okrucinska, Wojciech Król, El?bieta Moroz, Piotr Partyka, Rafa? Wo?niak, Roman Stanek i Alicja Dudek.

Uczestnicy podzielili si? na 6x konsultanci, 1x klient i 1x facylitator. Klient by? kluczow? rol? bo musia? mie? realn? potrzeb? biznesow?. Nie by?o to trudne, bo okaza?o si?, ?e jeden z uczestników posiada? swój w?asny biznes, który prowadzi od 10+ lat i od d?u?szego czasu my?la? jak usprawni? proces obs?ugi klientów i zautomatyzowa? podpisywanie umów z klientami.

Jak to zwykle bywa Klient przyszed? ju? z tez? od czego zacz?? i co usprawni?. Troch? tak jakby?my przyszli do lekarza, bo boli nas gard?o, ale ju? z gotow? odpowiedzi? co nam dolega, i którego leku nale?y u?y? (a kto z nas tak nigdy nie zrobi? niech pierwszy rzuci kamieniem??).

I tu 2 uwagi dla kolegów z IT:

1. To nie powinno irytowa? - Liderzy i przedsi?biorcy ju? tak maj?, ?e stawiaj? silne tezy i potem je weryfikuj?. Ich umiej?tno?? szerszego patrzenia i nie zag??biania si? bardzo w detale doprowadzi?a ich do tego miejsca w którym s?
2. Nie powinno nas to ani zniech?ca? ani usypia? czujno?ci. W końcu nasz? rol? jest pog??bi? zrozumienie i spojrze? z dystansem na organizacj?, model biznesowy czy procesy.

Framework

W celu prawid?owego zidentyfikowania najlepszego usprawnienia bardzo pomaga FRAMEWORK. Stajemy si? wówczas tymi lekarzami, którzy cho? s?ysz? klienta, to robi? dodatkowy wywiad i kieruj? na dodatkowe badania. Musz? sami sprawdzi? i przekona? si?, czy teza pacjenta jest s?uszna, czy mo?e jednak przyczyna jest bardziej z?o?ona i ma po prostu podobne objawy.

Framework opiera si? o odpowiedni? sekwencj? pytań, których przej?cie daje bardzo du?? szans? na w?a?ciwe zidentyfikowanie potrzeb, których zaadresowanie da najwi?ksze ROI.

Co wa?ne te?, ów Framework nie wymaga aby zrobi? sobie wpierw pe?nego obrazu wszystkich potrzeb, zanim skupimy si? na jednym konkretnym procesie. Zaczynamy od procesu, który chce poprawi? Klient, ale pog??biane konsekwentnie zrozumienie kontekstu, problemu, potrzeb, oczekiwanych korzy?ci i wizji, pozwala na poszerzenie

Nasi Konsultanci pod??aj?c za Frameworkiem, w ci?gu zaledwie 3. godzin zidentyfikowali, ?e Klientowi zale?y na nast?puj?cych benefitach:

1. Krótszy czas obs?ugi zamówienia przez pracowników
2. Krótszy czas pracy na infolinii
3. Zwi?kszenie kontroli w firmie
4. Mniej porzuconych koszyków przez klientów Klienta

Do powy?szych benefitów przywi?zali?my KPI

1. Czas obs?ugi zamówienia przez pracownika
2. Liczba telefonów i czas sp?dzony na infolinii
3. Budowa i rozrost bazy danych
4. Procentowy wspó?czynnik porzuconych koszyków

Nast?pnym krokiem by?o okre?lenie jak bardzo chcemy/mo?emy zmieni? dany KPI. Ustalili?my, ?e Klienta usatysfakcjonuje odpowiednio:

1. Zmniejszy? czas obs?ugi o 80%
2. Zmniejszy? liczb? telefonów dot. podpisania umowy z 5 do 1
3. Przyrost nowych rekordów w ustrukturyzowanej bazie danych na poziomie ~150 rekordów / msc
4. Obni?enie o 30% liczby porzuconych koszyków

Business Value

I teraz zaczyna si? etap nad którym, o zgrozo, niewiele zespo?ów IT si? pochyla:

ALE JAK TE USPRAWNIENIA PRZE?O?? SI? NA WARTO?? BIZNESOW? KLIENTA?

Szybkie estymacje pozwoli?y nam obliczy?, ?e:

1. Zmniejsze czasu obs?ugi o 80% prze?o?y si? na ~40 000 PLN oszcz?dno?ci (w skali roku)
2. Zmniejszenie liczby telefonów do 1 miesi?cznie prze?o?y si? na ~12 000 PLN oszcz?dno?ci (w skali roku)
3. (brak bezpo?rednich oszcz?dno?ci, pomin?li?my korzy?ci po?rednie)
4. Obni?enie o 30% liczby utraconych koszyków prze?o?y si? na 840 000 PLN przychodu (!)

Na tej podstawie Klient zosta? postawiony przed twardymi danymi. I teraz mia? 2 wyj?cia:

1. Uprze? si? przy swoim ?eby zautomatyzowa? proces obs?ugi klienta (co nie jest g?upie, a mo?e by? po prostu niedoszacowane lub Klient móg? mie? inne korzy?ci o których nie powiedzia? Konsultantom)
2. Obni?y? priorytet automatyzacji obs?ugi umów i przyjrze? si? uwa?niej jak zmniejszy? liczb? utraconych koszyków.

Zagadka

Co Waszym zdaniem zdecydowa? Klient?

Podsumowanie

Praca zewn?trznego konsultanta to nie jest tylko koszt. To jest zewn?trzna perspektywa, do?wiadczenie i proces. Jak Klient sam stwierdzi?: "teraz rozumiem, dlaczego jest sens p?aci? za zewn?trznych konsultantów".

I to chyba najlepiej oddaje moj? prac? i ca?ego Developico

Gdyby? chcia? otrzyma? PDF z tym frameworkiem to zostaw komentarz o tre?ci "ROI-Driven Automation Framework"

P.S.

Niech ankiety z mojego warsztatu powiedz? same za siebie