R kot Rutina (postopek, metoda)
Pred nekaj dnevi sem se udele?il poro?nega slavja v Gr?iji, ki je roko na srce, kulturno kar precej oddaljen od nas. A vendar sem v slavju prepoznal kar veliko podobnosti. Pravzaprav nekih res velikih razlik ni. Res zanimivo kako so obi?aji lahko tako zakoreninjeni v ?love?ko kulturo. Obi?aj, ritual, rutina, postopek, metoda … so besede, ki v bistvu pomenijo eno in isto, le uporabljajo se pri razli?nih strokah, za razli?en namen, v razli?nih kulturah, v razli?nem ?asu. V bistvu sem spoznal kako so rituali del na?ega vsakdanjika, a vendar jih niti ne opazimo, medtem ko v primerih nevsakdanjih (?e poro?nemu slavju lahko tako re?em) stvari, ritual postane pomemben in opazen. ?e kako opazen. Seveda je bil ves ritual lep, ?udovito lep.
?lovek je bitje ritualov (rutine) in vse kar je izven tega rituala nas zmoti. Nas pahne iz cone udobja. Nas privede v stanje nesigurnosti. Ni obi?ajna stvar. Ni rutina. Celo ?ivljenje si nekako urejamo ritual. Da bi nam bilo udobno, da bi se po?utili varne, da bi, kar najbolje udejanjali sebe. A vendar je ?ivljenje nekaj povsem drugega. Je stalno u?enje novega, je stalno spoznavanje ne?esa kar ne poznamo. Vse kar ne poznamo, je lahko za nekoga zanimivo, vznemirljivo in si tega ?eli kar najve? medtem, ko je za druge lahko to stresno, naporno, nelagodno in si ne ?eli spoznavati neznanega. Za ve?ino bi rekel, da smo bolj podobni drugim, ki ne ?elijo velikih neznank, ve?jih pretresov, velikih sprememb. A vsi poznamo znan rek, da so edina stalnica v ?ivljenju spremembe, ki jih v resnici nih?e ne ?eli. A so, in vedno bodo. Celoten obstoj ?love?tva sloni na enem takem ritualu, na rojstvu. Kdo lahko re?e, da je pripravljen na prihod otroka. Kdo? Ta ?ola ne obstaja, vsaj ne pri prvem otroku. Veliko ti lahko povedo drugi, ki so to izku?njo ?e imeli, a vendar je tvoja povsem druga?na, povsem nova.
Veliko ljudi ima ?ivljenje urejeno po ustaljenem ritmu, po svojem ritualu. Bodite pozorni na obi?ajen dan, koliko (malih) ritualov v resnici imate. Dan je sestavljen iz majhnih ritualov, ki na koncu pomenijo izpolnjen dan. ?e kako zjutraj vstanete, lahko pomeni veliko. Napa?na rutina, lahko uni?i cel dan. Ali na drugi strani, ena neprespana no? lahko pomeni uni?en teden. En stresen dogodek lahko pomeni uni?en mesec, ali celo leto. ?lovek je narejen za rutino. Samo bodite pozorni, kako vam malenkosti, ki niso take kot ste ?eleli, pri?akovali ali celo predvidevali, uni?ijo dan (vsaj ve?ini ljudi). Ko smo mladi, to ?e ne pride tako do izraza, a starej?i smo, bolj nas ?motijo? (na nek na?in) stvari, ki niso take kot bi morale biti. Pa ?eprav v nekaterih trenutkih niti ne vemo, kaj ni prav. Vse to je zaradi rutine, ki smo jo navajeni, zaradi vzorcev, ki so odtisnjeni v na?e mo?gane. In vse izven tega, nas zmoti. Moti nas toliko ?asa, da ne osvojimo nove rutine. Da nove rutine ne zapi?emo v mo?gane. In to delamo kot otroci. U?ijo nas kaj in kako, da bi si lahko zapomnili te vzorce in jih kasneje v ?ivljenju uporabljali.
Mogo?e najlep?i in vsem znan primer je t.i. prva pomo?. Celo ?ivljenje nas stalno u?ijo, kako postopati, da bi v trenutku, ko to zares rabimo, lahko uporabili. Brez ve?jih pomislekov in ?e bolj zanimivo, brez da bi zares razmi?ljali. Moja lastna izku?nja govori to?no o tem. Pred nekaj leti, sem sredi no?i pomagal sosedu. In vedno znova moram razmisliti katero ?tevilko klicati (ali je to 112 ali 113, namre? v Sloveniji je 113 policija in 112 klic v sili). A tisto no? nisem razmi?ljal. Samo zavrtel sem potrebno ?tevilko. Sredi no?i me nekdo zbudi, in napol v snu kli?em pravo ?tevilko. ?e ve?. Brez razmi?ljanja povem vse kar moram. Vse potrebne podatke. Ne bom jih pisal sedaj, ker bi moral pogledati kateri so. A v tistem trenutku, sem jih povedal brez razmi?ljanja. Podzavestno, bi rekli nekateri. Za to vas ves ?as, na vsakem mo?nem koraku ozave??ajo o tem. Da boste, ko je to potrebno opravili rutinsko delo.
Medtem, ko v ?ivljenju stalno nekako prilagajamo svoj ritual svojim potrebam, bi v poslu velikokrat radi, da ni sprememb. Da se ni? ne spremeni. Kako zanimivo. Ko gre za nas same, bomo naredili vse potrebne spremembe, da nam bo kar najbolj prijetno, in obratno na delu, ne bi spremenili ni?esar. Vsaj ve?ino ljudi ne. V bistvu je rutina ali bolje re?eno postopek nekaj, kar je predpisano (vsaj na nek na?in v ve?ini primerov). In bi morali vsi narediti enak postopek. Zato je predpisan postopek, da se vedno in povsod nekaj izdela na enak na?in. Da je kon?ni izdelek enak. Da je enake kakovosti.
Res smo ?udni v?asih. Po eni strani ne bi sprememb, pri ?emer konkreten postopek vsak od nas opravi malenkostno druga?e. Vsakdo si stvari predstavlja malo druga?e. Nenazadnje, bi vsak malo po svoje speljal isto stvar, ker mu tako bolj ?le?i?, bolj pa?e. In seveda meni, da je tako edino pravilno.
In v dobro napisanih navodilih se skriva ve?ino tega, da bi vsak naredil stvar druga?e. Slaba navodila so dejanski vzrok ve?ino nepravilnosti, pri ?e tako rutinskih opravilih. Pri povsem enostavnih opravilih. Pred ?asom smo na eni od delavnic za vodje, risali risbo, sestavljeno iz ve? osnovnih likov. Risanje je potekalo na na?in, da je nekdo dobil risbo in je moral ostalim razlo?iti (dati navodila) kaj naj nari?ejo, brez da bi oni videli sliko. Ne boste verjeli, kako te?ko je dajati (dovolj) jasna navodila in na drugi strani, kako te?ko je narisati nekaj, kar ne ve? kako izgleda in ti nekdo, brez omejitev, posku?a povedati samo z besedami.
Po tem sem kar nekaj ?asa razmi?ljal kako pomembna je priprava na navodila. Samo dejstvo, da se loti? navodil z drugega konca lika, lahko vpliva na to, kaj bo nastalo. In ?e pomembneje, kako razmi?ljajo ali dojemajo tisti, ki ri?ejo. Kaj bo la?je opisati? Ravno ?rto, pol kro?nico, krog, trikotnik … v povezavi s drugim likom. Razmi?lja? kako pomemben je vrstni red navodil. Kako pomembne so nekatere podrobnosti. Kje za?eti na praznem listu papirja. Kje za?eti prvi lik. ?e tega ne pove?, potem lahko zmanjka prostora in tisti, ki ri?e nima kam narisati naslednjega lika. Preprosta igra, ki ti lahko da veliko misliti. Sam, kot tisti, ki veliko navodil spravim v dokumente, lahko re?em, da ?ele po nekaj letih docela dojame? kaj je pomembno in kaj ne. Kako postaviti strukturo, kak?no izrazoslovje uporabljati, kako zapisati tveganja in ?e in ?e. Pomaga, ?e postopek, ki ga opisuje navodilo, opravlja? (ali si ga opravljal) tudi sam. Pomaga razmi?ljati o pomembnih informacijah. O vsem kar bo nekdo potreboval, da bo rutinsko opravil postopek.
Na koncu vsega, je najpomembneje, da so navodila tudi zanimiva, berljiva, enostavna. Sicer jih nih?e ne bo bral. Ne slepite se, da ljudje berejo navodila. Vsaj ve?ina ne. Vsaj enkrat v ?ivljenju ste kupili nov televizor. Ste prebrali navodila? Ne verjamem. Ker jih je preve?. Ker so nerazumljiva. Ker so preobse?na, ?e ne drugega. Ste se kdaj vpra?ali zakaj so tako obse?na? Zaradi nas samih. Ker s(m)o v preteklosti nekateri naredili kak?no bedarijo, po mo?nosti to?ili proizvajalca, in posledi?no je proizvajalec za??iti sebe s tem, da je vse mo?na tveganja opredelil v navodilih. Nenazadnje se v?asih vpra?am, zakaj zakonodaja zahteva toliko stvari? Ker smo leni in iznajdljivi. Vedno najdemo nekaj, kar pomeni bli?njico, a se pri tem zgodijo tudi nesre?e, napake, neumnosti. In potem v bistvu sami sebi nalagamo nekaj, kar v resnici niti ne potrebujemo, niti no?emo. V bistvu sami sebi.
Zato je moj osnovni nasvet tistim, ki pripravljate navodila za delo, da jih naredite vsaj kolikor je mogo?e zanimiva. Spodbujajte ljudi, ki jih bodo uporabljali, da sodelujejo, da dajejo predloge. Vklju?ite jih aktivno v pripravo navodil. Saj so vendar namenjene njim. Zakaj bi jih pisal nekdo, ki jih ne bo uporabljal? Ravno tega no?emo pri zakonih, a vendar sami delamo isto napako. Dajte ljudem mo?nost. U?ite jih, usposobite jih, opolnomo?ite jih. Veliko ve? boste storili z dobrim usposabljanjem zavesti, razumevanju celote, raz?irjenosti informacij, kot pa s podrobnimi navodili. Lahko opi?ete vse, ?isto vse, a ?e ljudje niso pripravljeni brati navodil, to ne bo imelo u?inka. Delajte na kulturi, lastni identiteti organizacije, na spo?tovanju, na razumevanju posledic druga?nega ravnanja, ?e ?elite. Ko se ?lovek zaveda, kaj vse lahko povzro?i s svojim napa?nim ravnanjem, bo hitreje dojel kaj ne sme in kaj mora.
Rutina je nekaj kar ho?emo, da se dogaja in hkrati no?emo, da nam ne bi bilo dolg?as, da ne bi iskali bli?njic. Ravnovesje vsega, podobno kot v ?ivljenju, pa naj bo to pri hrani, rekreaciji, pogovoru, razmi?ljanju, u?enju… je najpomembnej?e za ?lovekovo du?o.
Primo?
Naslednji?, 30. oktober 2024, Sistem vodenja