Public speeches - how to be well-prepared /Part 2/ Wyst?pienia publiczne - jak si? dobrze przygotowa? /cz.2/

   The day of the speech was fast approaching and everything I described in the first part of the preparations for public speaking was buttoned up. Finally, I am in the room where I am supposed to perform and now the next challenge begins, because not everything depends on me. What should I turn my attention to, what to avoid and what to double check? I will try to describe all the potential pitfalls and dangerous moments, as well as discover ways to deal with them.

     I love to enter the room in which I have to speak when it is still empty. Catch a moment in it and become familiar with it. Enter the stage, if it is, and in smaller halls, just look towards the places where my listeners will soon be. Especially in large rooms, where only the first rows are visible due to the stage lighting, it helps me to take a look at the entire audience later, although I cannot see the last rows at all. So the ritual of getting acquainted with the room is such an important introduction for me. And then I go to specific rules and steps that I always adhere to.

     First and foremost, I always have what I want to present on my computer. I happened to speak in places where the material I had stored on the USB flash drive did not work smoothly. For example, the pasted movie stopped and there were problems with it, sometimes the font crumbled and not everything worked as it should. It is obvious that a backup copy is needed, but not always everything goes our way. I remember once a meeting that we conducted for a key customer group and everything during our speeches was flawless. At that time, the highlight of the evening was the performance of one of the world’s greatest climbers. Unfortunately, his presentation on the USB flash drive required other audio codecs than we had in our laptops, which made the sound very weak, and the dynamics of audio played a very important role in this speech. We made a fundamental mistake - we did not check in advance the material provided by the speaker. And just this day, he did not take his laptop with him. So back to rule number one - I always have my computer with me - just in case.

   The next step - a sound test. Especially during speeches, when I have to use a microphone, and there is no professional acoustician in the room, a bad sound setting can definitely degrade the quality of even the best performance. Therefore, I strongly recommend the test of wireless microphones and microphones that are hidden under clothing and only a small “wire with a sponge” protrudes. Most often, weak batteries ruin the whole message. This is an issue that I always suggest to verify, even if the service ensures that everything is new and will definitely work. Then, I walk around the room with a microphone and check “sensitive areas”, where the microphone can be exposed to the feedback loop effect. Painful squeaks and noises are the least desirable element of our speech. At this point, I also test the volume level to make sure that my speech will be heard anywhere in the room. When the microphones and the sound level of our speech have already been checked, I always test the audio quality of all the films that I have attached to my presentation and speech. In this matter, surprises may also appear, and if viewers do not hear a good, strong sound, the dynamics of the performance will also be much worse.

    In the case of small rooms, what I described above is basically enough, while large rooms require more effort. First of all, I always conduct a brief conversation with the acoustician, lighting technician and possibly a cameraman, if the speech will be recorded. Sometimes it is quite difficult, because people - it may seem so - accidentally perform certain professions, but we have no influence on it. May it happen to us as rarely as possible. In my case, I have so much easier that as an active musician I am able to simply understand and set up many things related to the sound setting. I will never forget one of the speeches in ?ód?, where in the room with over a hundred people we had an acoustician who did not have any knowledge about his equipment. If it was not for my view of musician, it would be really difficult, because the acoustics of the place required microphones and really good sound system. Eventually, everything went well. Another test was the series of nationwide performances in Multikino (audience from 100-250 people), where in Katowice, an hour before, the settings of the microphones were simply tragic. The solution turned out to be the noise gate and this time the sharp-witted man from the service who really understood what I expect from him. Coming back to conversations with the acoustician and lighting technician, I always try to summarize what I will talk about and explain what I expect. Sometimes, having a different vision, I make corrections to the way of lighting, and sometimes we come up with something from the beginning, because our visions are completely different.

    All these activities before the speech always helped me a lot. Firstly, they gave me confidence, because I knew that I was well prepared, and in addition everything in the room was tested and checked before the performance. As I mentioned at the beginning, I was familiarized with the room. Now it was only left to professionally and interestingly present what I had carefully prepared earlier. What can happen on the stage and how to do it well; what to avoid or sometimes how to improvise, all of these I will describe in the next part of the cycle on public speeches. If everything has been properly prepared before, we have solid foundations to perform really well on stage, and this is the purpose of all these operations.

     Dzień wyst?pienia zbli?a? si? wielkim krokami, a wszystko, co opisa?em w pierwszej cz??ci przygotowań do wyst?pień publicznych zosta?o zapi?te na ostatni guzik. Wreszcie jestem w sali, w której mam wyst?powa? i dopiero teraz zaczyna si? kolejne wyzwanie, poniewa? nie wszystko zale?y ode mnie. Na co wi?c zawróci? uwag?, czego si? ustrzec, a co dok?adnie sprawdzi?? Te wszystkie potencjalne pu?apki i niebezpieczne momenty postaram si? opisa? i odkry? sposoby radzenia sobie z nimi.

     Bardzo lubi? wej?? do sali, w której mam wyst?powa?, gdy jest jeszcze pusta. Poobcowa? troch? z ni? i sobie j? oswoi?. Wej?? na scen?, je?eli taka jest, a w mniejszych salach po prostu popatrze? w stron? miejsc, gdzie wkrótce zasi?dzie moje audytorium. Szczególnie w du?ych salach, gdzie z powodu o?wietlenia sceny wida? tylko pierwsze rz?dy, pomaga mi to pó?niej obj?? spojrzeniem ca?? widowni?, cho? ostatnich rz?dów nie widz? wcale. Tak wi?c rytua? zapoznania si? z sal? to taki wa?ny dla mnie wst?p. A dalej ju? przechodz? do konkretnych zasad i dzia?ań, których zawsze przestrzegam.

     Po pierwsze zawsze to, co chc? prezentowa? mam na swoim komputerze. Zdarza?o mi si? wyst?powa? w miejscach, gdzie materia?, który mia?em zapisany na pendrivie nie do końca p?ynnie dzia?a?. A to wklejony film rwa? si? i by?y z tym problemy, a to rozsypywa?a si? czcionka i nie wszystko dzia?a?o jak nale?y. Oczywi?cie zapasowa kopia jest potrzebna, ale nie zawsze wszystko idzie po naszej my?li. Pami?tam kiedy? spotkanie, które prowadzili?my dla kluczowej grupy klientów i wszystko podczas naszych wyst?pień dzia?o bez zarzutu. Wówczas punktem kulminacyjnym wieczoru by?o wyst?pienie jednego z najwybitniejszych himalaistów ?wiata. Niestety jego prezentacja na pendrivie wymaga?a innych ?kodeków” ni? mieli?my w swoich laptopach, przez co d?wi?k by? bardzo s?aby, a w?a?nie dynamika audio odgrywa?a bardzo wa?n? rol? w tym wyst?pieniu. Pope?nili?my b??d zasadniczy – nie sprawdzili?my materia?u dostarczonego przez prelegenta wcze?niej. A w?a?nie w tym przypadku on nie zabra? swojego laptopa ze sob?. Tak wi?c wracaj?c do zasady numer jeden – zawsze mam swój komputer przy sobie – tak na wszelki wypadek.

   Kolejny krok – test d?wi?ku. Szczególnie podczas wyst?pień, gdy musz? u?ywa? mikrofonu, a nie ma na sali profesjonalnego akustyka, z?e ustawienie d?wi?ku mo?e mocno nadwyr??y? nawet najlepsze wyst?pienie. A zatem koniecznie zalecam test mikrofonów bezprzewodowych oraz mikroportów, które ukrywa si? pod ubraniem i tylko wystaje delikatny ?drucik z g?bk?”. Najcz??ciej s?abe bateri? rujnuj? przekaz. To zawsze sugeruj? sprawdzi?, nawet je?eli kto? z obs?ugi zapewnia, ?e wszystko jest nowe i na pewno b?dzie dzia?a?. Nast?pnie spaceruj? z mikrofonem po sali i sprawdzam ?wra?liwe obszary”, gdzie mikrofon mo?e by? nara?ony na efekt sprz??enia zwrotnego. Bolesne piski i ha?asy s? najmniej po??danym elementem naszego wyst?pienia. Przy okazji testuj? tak?e poziom g?o?no?ci, aby upewni? si?, ?e moje wyst?pienie b?dzie s?yszalne w ka?dym miejscu na sali. Gdy mikrofony i poziom d?wi?ku naszego wyst?pienia mamy ju? sprawdzone, zawsze testuj? jako?? audio wszystkich filmów, które mam za??czone do mojej prezentacji i wyst?pienia. Tutaj czasem te? mog? by? niespodzianki, a je?eli widzowie nie b?d? s?yszeli dobrego, mocnego d?wi?ku to dynamika wyst?pienia te? b?dzie du?o gorsza.

    W przypadku ma?ych sal to, co opisa?em powy?ej w gruncie rzeczy wystarcza, natomiast du?e sale wymagaj? wi?kszego wysi?ku. Przede wszystkim zawsze siadam do krótkiej rozmowy z akustykiem, o?wietleniowcem i ewentualnie kamerzyst?, je?eli wyst?pienie b?dzie rejestrowane. Czasami trafiaj? si? ci??kie przypadki, bo i ludzie – wydaj? si? – przypadkowo trafili do tych zawodów, ale na to ju? nie mamy wp?ywu. Oby zdarza?o si? nam to jak najrzadziej. W moim przypadku mam o tyle ?atwiej, ?e jako aktywny muzyki jestem w stanie wiele spraw zwi?zanych z ustawieniem d?wi?ku po prostu zrozumie? i ustawi?. Nigdy nie zapomn? jednego z wyst?pów w ?odzi, gdzie na sali z ponad stuosobow? widowni? mieli?my Pana akustyka, który nie mia? poj?cia o swoim sprz?cie. Gdyby nie spojrzenie muzyka, by?oby naprawd? trudno, bo akustyka miejsca wymaga?a mikrofonów i dobrego nag?o?nienia. Ostatecznie uda?o si?. Innym sprawdzianem by?a seria ogólnopolskich wyst?pień w multikinach (widownia od 100 – 250 osób), gdzie w Katowicach jeszcze godzin? przed wyst?pieniem ustawienia mikrofonów by?y tragiczne. Rozwi?zaniem okaza?a si? bramka szumów i tym razem rozgarni?ty Pan z obs?ugi, który rzeczywi?cie rozumia?, czego od niego oczekuj?. Wracaj?c do rozmów z akustykiem i o?wietleniowcem, zawsze staram si? im stre?ci? to, o czym b?d? mówi? i wyt?umaczy?, czego oczekuj?. Czasami wnosz? poprawki do sposobu o?wietlenia, maj?c inn? wizj?, a czasem wymy?lamy co? od pocz?tku, bo nasze wizje s? odmienne.

    Te wszystkie dzia?ania poprzedzaj?ce wyst?pienie zawsze bardzo mi pomog?y. Po pierwsze dodawa?y mi pewno?ci siebie, bo wiedzia?em, ?e jestem dobrze przygotowany, a dodatkowo wszystko na sali te? zosta?o przetestowane i sprawdzone przed wyst?pieniem. Sala by?a ?oswojona”, jak wspomnia?em na pocz?tku. Teraz zosta?o tylko profesjonalnie i ciekawie zaprezentowa? to, co starannie przygotowa?em wcze?niej. Co mo?e si? wydarzy? ju? na scenie i jak to dobrze poprowadzi?, a czego unikn?? lub czasem jak zaimprowizowa?, opisz? ju? w kolejnej cz??ci cyklu wyst?pień publicznych. Je?eli wszystko wcze?niej zosta?o dobrze przygotowane mamy solidne fundamenty ku temu, aby na scenie wypa?? bardzo dobrze, a przecie? po to w?a?nie to robimy.