Proces? per?iūr?ti negalima keisti (kur d?site kablel?)

?Never let a good crisis go to waste" - Sr. W. Churchill

Puikiai ?i? met? realijas atspindinti fraz?, ar ne? Jei būt? lengva sukurti ir valdyti versl?, turbūt verslininkais būtume visi. Verslo aplinka – am?inas variklis. Visai nenuostabu, kad kai rezultatai geri ar net puikūs, niekas nenori l?sti ir taisyti tai, kas jau veikia. Gal ir tiesa. Ta?iau kartais organizmas pats parodo, kada jau gana ir prast?jantys rezultatai yra vienas i? toki? signal?. Ir tada, kaip kad sako mano vyras, vieni ie?kome prie?as?i?, o kiti – galimybi?.

Tad ?is, net kelis m?nesius truk?s priverstinis sustojimas stipriai u?traukus rankin? stabd? suteik? ger? prog? sustoti, paanalizuoti ir per?iūr?ti, k? gi turime.

Procesas – tai ne tik ant balto popieriaus lapo teisingai ir gra?iai sud?lioti ?od?iai ar virtuozi?kai nupie?ta struktūra / schema. Tai ir rizik?, nuostoli? suvaldymo veiksm? planas, ir teising?, bei tinkam? ?moni? kompetencij? i?gryninimas, ir kliento aptarnavimo ar kokyb?s standartas, ir t.t. Galime gin?ytis iki begalyb?s, bet be tinkamai sud?lioto proceso ir veiksm? plano, rezultatai gali ned?iuginti. 

A? laikausi nuostatos: ?jeigu nori poky?io, prad?k nuo sav?s“. Man ji tinka ir darbe, ir asmeniniame gyvenime. Būsiu nuo?irdi, ar tvarkau savo drabu?i? spint?, ar kliento verslo procesus, naudoju tuos pa?ius etapus:

1.     Revizija

Turbūt visi sutiksit, kad nejudinamas daiktas po tam tikro laiko gali prad?ti pelyti, veiksmai tampa ?pro?iu, o procesai – pasensta. Verslo procesai turi kit? keist? savyb? – ilgai nelie?iami jie pradeda gyventi savo gyvenim? ir neretai tokie procesai ne tik kad nepadeda, bet ir pradeda mai?yti. Taigi, kad gal?tume prisitaikyti prie besikei?ian?ios rinkos s?lyg?, nusimatytume rizikas, bent kart? per metus / du tur?tume skirti laiko proces? REVIZIJAI.

Procesas – darbinis arklys. Jis ne turi būti gra?us ir pūkuotas. Jis turi vienintel? tiksl? – paai?kinti, kaip viskas vyksta. Kad ?sitikin?iau, ar proceso apra?as yra teisingas, naudoju paprast? metod? - duoti apra?yt? proces? ?mogui, kuris neturi su juo nieko bendro. Jei i? pirmo karto, be atskiro paai?kinimo jis gal?s paai?kinti veiksm? sek? nuo A iki ? – procesas apra?ytas teisingai. Ir nebandykite teisintis, kad jūs? procesas TOOOKSS sud?tingas, kad jo ne?manoma apra?yti, nes ka?kur ir ka?kod?l yra niuans? ar slapuk?. J? N?RA IR BūTI NEGALI!!! Procesas – darbo ?rankis, mokomoji med?iaga, rizik? valdymo planas ... kokie dar niuansai ir slapukai jame gali būti???

Revizijos etape labai svarbu nebijoti u?duoti klausim?: ?u? k? moka klientas?“. Atsakyti ? ?? tikrai nelengv? klausim? gal?t? pad?ti Vert?s srauto ?em?lapio metodas (LEAN terminais, tai būt? VSM). Tai n?ra lengvas metodas, bet kam dabar lengva. ?is metodas padeda i?analizuoti ir optimizuoti vykdom? funkcij? ir da?nu atveju funkcijos vykdomas laikas sutrump?ja 20-30 proc.

2.     Analiz?

Atlikus revizij? ir pasiekus net minimalius rezultatus atsipalaiduoti nevert?t?. ?I?sivalius“ ?sijungia stiprus ir nepamatuotas ?shopaholic“ instinktas. Ypa? da?nai po tokio ne?vertinto ir nepamatuoto apsipirkin?jimo / investavimo tenka ~ 50 proc. ?sigyt? daikt? gr??inti ar dar blogiau tiesiog i?mesti. Tad po revizijos etapo geriausias jūs? draugas tur?t? būti Finans? vadovas, kuris dr?siai pasakyt?: ?Stop. Kol neturim pilnos analiz?s, prie pinigin?s ?iuk?tu niekam“.

Atliekant analiz?s etap? did?iausi? vert? duos ?teisingi“ klausimai, kurie turi būti dr?sūs, ai?kūs, skatinantys ?sigilinti ir gal net kvestionuoti vien? ar kit? jau esam? sprendim?.

Man labai patinkantis proceso analiz?s metodas – Vert?s ?em?lapio analiz? (LEAN terminais, tai būt? VACA). ?is metodas pad?s bet kok? proces? i?narstyti po kaulel?. Turint tok? smulk? proceso vaizd? yra lengviau ?vardinti problemas bei galimybes.

Analiz?s etape ?nepatogi?“ klausim? būti negali. Mes kuriame sau, tad būt? labai keista, jei bandytum?t patys nuo sav?s ka?k? nusl?pti. Jei ?iame etape meluojame ir slepiame, kiti etapai nebepad?s.

3.     Planavimas

Ir poky?ius reikia planuoti. Versl? statome ne vienerius metus, tad drasti?kiems poky?iams ??ia ir dabar“ ne vieta, reikia labai stipraus pasiruo?imo. ?Sulau?yti“ proces? ?manoma, su stipriu proceso ?eimininku manau, kad net pavykt? ir ?gyvendinti. Bet nereikia kra?tutinumo, tad gal prad?kime palengva.

Planavimo etape tur?t? gimti verslo proces? medis, o ?alia ir sprendim? matrica. Man labai patinka Projekt? valdymo procesas (ang. Project management). O jei dar yra galimyb? ?sigyti, arba ?mon? jau turi tam skirtus IT sprendimus – tikra fantastika. ?is ?rankis gali būti pritaikymas tiek visam procesui tiek atskiroms proces? dalims / etapams.

Planuojant nepamir?kite susid?lioti prioritet?. Kuo daugiau nor?site pasidaryti vienu etapu, gali ?vykti ir taip, kad nepasidarysite nieko. ?ia ne olimpin?s var?ybos, kai laimi pirmas. Nepamai?ys ?MoSCoW method“ metodas: Must have, Should have, Could have, Won‘t have or Wish ( liet. privalu tur?ti, tur?tume tur?ti, gal?tume tur?ti, netur?sime arba kartais dar nor? s?ra?as).

Pamenu, kai vienoje bendrov?je kūr?me ?darbuotoj? pritraukimo ir i?laikymo“ principus. Vadovas dav? u?duot?: ?Pirmajam susitikimui – atmeskite visus stereotipus ir leiskite sau pasvajoti.“ Tai ko tik neprisigalvojom: nuo mink?tut?lio pusry?i? ragelio, banan?, sausaini?, gro?io ar masa?o salon?, iki kruizini? kelioni? komandai po Vidur?emio jūr?, dirbtuvi? ?veicarijos Alp?se :) Po ?io susitikimo gim? 250 eilu?i? ?Wish-list“ (liet. svajoni? s?ra?as). Po dar keli? susitikim?, kuri? metu analizavome ?gyvendinimo svor?, t.y. vertinome trukm?, kain?, naud?, sudar?me strategin?, 80 eilu?i? plan? 4 metams. ?? plan? pavyko ?gyvendinti 90 proc.

4.     ?gyvendinimas

Nustatyt? tiksl? ?gyvendinimas yra kaip naujo ?pro?io formavimas. Reikalinga kantryb? ir nuoseklumas. Pokytis savaime suprantamas, kaip neigiamas dalykas, o jei tas pokytis apima daug ir esmini? verslo dali? ... darbuotojus gali i?tikti ?okas.

Labai didelei daliai ?moni? (Darbuotoj?) pokytis rei?kia stabilumo praradim?, netikrum? d?l ateities. Pagalvokite, jeigu kiekvien? dien? at?j? ? darb? nerastum?te savo kavos puodelio, stalo, spausdintuvo ar kito jums ?prasto darbo ?rankio ten kur palikot vakar ir tikit?s rasti ?iandien ... tai gali i?mu?ti i? v??i?, vieniems ilgesniam, kitiems trumpesniam laikui, o kitiems tai ?prasta, nes neturi nuolatin?s darbo vietos prie stalo.

?iame etape daug d?mesio skirkite Komandai!!! Ne visi mes sugebame per akimirk? prisitaikyti prie pasikeitim?. Ne visi turime ?ini?, ?gūd?i? ir kompetencij? ?gyvendinti pokyt?. Kartais būna ir taip, kad nesuprantame, k? turime ?gyvendinti, o ir paklausti nedr?stame.

Teko dalyvauti viename projekte, kurio tikslas centralizuoti tam tikras funkcijas. Projektas ap?m? daugiau, nei 40 subjekt?, kur vieni buvo visi?kai autonominiai, kiti tik i? dalies veik? kaip atskiri subjektai. Labai gerbiu projekto komand?, kuri suvokdama, kokio m?sto tai yra pokytis ir kad projekto s?km? yra Komanda ... pirmus metus skyr? poky?iui darbuotoj? galvose :) . Koki? tik susitikim? netur?jom ir 1-on-1, ir 1-on-2, ir 10-on-10 ir t.t. ir pan. :) Bet visi jie buvo skirti ne pa?io projekto planui sud?lioti, o ?moni? po?iūrio ir suvokimo keitimui. Skatinome darbuotojus teikti pasiūlymus, k? galime pakeisti patys (LEAN terminais tai būt? KAIZEN), kaip galime palengvinti savo kasdienin? darb? ir jame kylan?ias problemas. Prasid?jus pirmam projekto etapui nebebuvo i?sigandusi? aki?, nes jau metus skatinome juos pa?ius nagrin?ti savo veikl?, o kasdieniniuose darbuose susidūrus su problemomis ie?koti nauj? sprendimo kamp?.  

Ne visi mes turime kompetencijos ?gyvendinti pokyt?, ne d?l to, kad nesuprantame k? turime daryti, bet d?l to, kad pokytis gali tur?ti daug ir labai skirting? dedam?j?, kuriuos suvaldyti kartais būna labai sunku. Kuo didesnis pokytis, tuo daugiau dedam?j?.

SVARBIAUSIA – NEKOPIJUOKIT!!!

Tai, kas tinka pa??stamo automobili? serviso verslui, gali visi?kai netikti Jūs? sand?li? veiklai. ?copy-paste“ metodas procesuose neveikia. Galima pasiskolinti id?j?, mint?, bet jokiu būdu negalima kopijuoti visos veiksm? sekos.   

5.     Kontrol?

Sveikos kontrol?s niekada nebūna per daug. Kai imam?s poky?io, keisian?io nusistov?jusi? tvark?, kontrol? turi būti ir finansin?, ir kokybin?, ir kiekybin?, ir net moralin?.

Turbūt svarbiausias ?io etapo aspektas būt? – teising? funkcij? (roli?) paskirstymas. Kiekvienas projektas turi tur?ti savo ?eiminink?. Kiekviena komanda turi tur?ti bendras ?aidimo taisykles. Teisingai sud?liota sprendim? ir atsakomybi? matrica (dar kitaip vadinama X-Matrica) pad?s ?gyvendinti bet kokios apimties projekt?. Nepamesti plano taip pad?t? A3 planavimas. Mes su komanda kasdienini? darb? eigai naudojom – Trello, bet tur?jome ir papras?iausiame Google kalendoriuje.  

Nebijokite poky?i?. O jei j? bijote – susiraskite ?mog?, kuris sugeb?s numal?inti jūs? baimes, pad?s per?iūr?ti procesus ir pagerinti gal jau ir taip labai ger? jūs? veiklos rezultat?.