Non-artificial Communication with Artificial Intelligence

[???? Para vers?o em Português, role pra baixo ]

Have you ever wondered if your communication as a Product Manager is truly effective?

Consider this scenario:

You are on the verge of launching a new feature and realize that key teams, such as marketing and customer support (CX), have not yet been properly informed. As a Product Manager, I have frequently faced last-minute planned communications.

In this context, many of us opt for 'efficiency.' We create a base text and send the same generic message to different groups of stakeholders, hoping that everyone extracts the necessary value in the same way. But is that where true efficiency lies?

We know that rushed communications are rarely absorbed effectively, resulting in poorly prepared teams and the uncomfortable question: "Did we notify everyone? Why has no one read the messages? Should we cc the leadership?" As if exposing someone else's failure could magically catalyze successful communications.

Relax, your problems are over! Now, with artificial intelligence, you can quickly build personalized content and send it to stakeholders on the eve of the feature launch.

But then comes the next problem (yes, there are several):

This increase in content volume has given us a false perception of productivity. I recently read an article by Michel Lent, who shared a reflection on how AI has increased productivity in content production, but he believes he cannot get used to the perpetual "Artificial Flavor of ChatGPT." Bingo! That made total sense to me.

Often, generic content emerges because, without the appropriate context, AI cannot guess our exact needs. This growing volume of content on social media and other channels raises a crucial question: does more content necessarily mean better communication? Or are we simply flooding our stakeholders with messages they will choose to ignore due to lack of depth and relevance?

All this allows us to recognize that AI will definitely not solve all problems, some of which only you have the power to resolve! It will not create a fitting strategy, nor will it realistically characterize personas for your communication plan. If we do not organize in advance to build a plan and provide the necessary context, AI will only help superficially with an "Artificial Flavor of ChatGPT" (I love this term, thanks Michel!).

We need to ensure that technology is used to create deep and meaningful content. Without the appropriate context, we will continue to produce messages that do not achieve our goal, because they fail to convey the message, establish mental triggers, and effectively engage the audience.

AI Fundamentals in Communication

Artificial intelligence is increasingly integrated into communication strategies, especially in complex and dynamic environments like product management. Studies show significant impacts of AI, such as reducing content creation costs by up to 50% and increasing marketing efficiency, demonstrating how AI not only speeds up processes but also improves the accuracy of planning and execution activities (McKinsey & Company). This section explores how AI can help Product Managers overcome common communication challenges by personalizing messages for different audiences and optimizing the flow of information.

If you have not yet explored this area, here is a list of some AI capabilities to support effective communication:

• Translation and localization: AI can translate texts and adapt them to specific cultural contexts, ensuring that messages are not only understood in multiple languages but also culturally resonate with each audience, adjusting expressions and regional customs.
• Sentiment analysis: AI tools can analyze large volumes of user feedback to determine the tone and reception of communications, helping to shape more effective engagement strategies. For example, if you are launching a new feature and there is a satisfaction survey with subjective responses, AI can help you measure the satisfaction and sentiment of respondents based on textual patterns.
• Content personalization: AI can segment communications based on user data, ensuring that messages are highly relevant and personalized for specific groups of stakeholders, from internal teams that sometimes require more strategic and technical communication to end consumers who need more straightforward and instructional communication.
• Response automation: AI-powered chatbots and virtual assistants can manage and respond to inquiries efficiently, providing quick responses and reducing the load on human teams. Do you know that chat at your work where people from various teams ask questions about the business rules of the product? Well, it could easily be replaced by a ChatGPT if those business rules were centralized in a knowledge base and not in the minds of your team's developers.

The benefits may seem obvious, but it's worth reinforcing:

• Efficiency: AI can automate and optimize communication processes, freeing Product Managers to focus on more strategic tasks that truly require the human factor.
• Effectiveness: With the ability to personalize and culturally adapt, AI helps ensure that messages are more effective and better received by various audiences.
• Strategic alignment: By improving the precision and relevance of communications, AI ensures that all stakeholders are aligned with the core objectives of the product.

AI Use Cases in Product Management

The practical application of artificial intelligence in product management offers valuable insights into its potential to transform processes and interactions. Below, we detail two distinct use cases that exemplify how AI can be employed to enhance both communication and operational efficiency.

?? Hands-on!

Case 1: Launching New Features

?? Watch this real case // ?? Copy this prompt

Case 2: Exploring New Market Opportunities:

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Integrating AI into Communication Strategy

Effective adoption of artificial intelligence technologies can mean the difference between a communication strategy that merely informs and one that truly engages and motivates action. For Product Managers to maximize the benefits of AI, it is crucial to understand not just how to implement, but primarily how to start thinking about AI-based processes, a concept some influencers have dubbed “AI first”. This paradigm shift requires more than just adopting the latest technology; it involves aligning this technology with the global product strategy and business objectives. This means configuring AI systems to automate tasks and provide intelligence that transforms the culture and generates real benefits for the people involved in this environment.

By considering an AI-supported communication strategy, we can transform the way we interact with stakeholders, improving efficiency and effectiveness and redefining communication as an enjoyable part of the process, being the materialization of a delivery or an outcome. It's through communication that impacted people react, get enchanted, get moved, and transform. Profound, isn't it?

If you are feeling exhausted, I expect this message will be a seed of hope: There can still be beauty and passion in what we do.

And if you are skeptical and think AI will sicken the world, leaving people lazy and ignorant, this message is a warning: Yes, this risk exists! But we can take control of the narrative and build our own reinterpretation of AI applied sustainably in our personal and professional lives.

The choice is ours. Shall we go together?

[???? Portuguese version]

Comunica??o n?o-artificial com Inteligência Artificial

Você já se perguntou se a sua comunica??o como Product Manager está realmente sendo eficaz?

Imagine o seguinte cenário:

Você está às vésperas do lan?amento de uma nova funcionalidade e percebe que equipes-chave, como marketing e suporte ao cliente (CX), ainda n?o foram informadas adequadamente. Como Product Manager, já me vi por diversas vezes frente a comunica??es planejadas de última hora.?

Nesse contexto, muitos de nós optamos por 'eficiência'. Criamos um texto base e enviamos a mesma mensagem genérica para diferentes grupos de stakeholders, esperando que todos extraiam o valor necessário da mesma forma. Mas será que a verdadeira eficiência mora ai?

Sabemos que, comunica??es apressadas raramente s?o absorvidas eficazmente, resultando em equipes mal preparadas e na inc?moda pergunta: “Avisamos todo mundo! Por que será que ninguém leu as mensagens? Temos que colocar as lideran?as em cópia.” Como se a exposi??o alheia fosse um catalisador mágico para comunica??es bem-sucedidas.

Calma, seus problemas acabaram! Agora, com a inteligência artificial, você consegue, nas vésperas do lan?amento da feature, construir os conteúdos personalizados rapidamente e enviar para os stakeholders.?

Mas aí vem o próximo problema (sim, s?o vários):

Esse aumento no volume de conteúdo gerado tem nos trazido uma falsa percep??o de produtividade. Recentemente li um artigo do Michel Lent, que compartilhou uma reflex?o dizendo o quanto a IA tem trazido produtividade na produ??o de conteúdos, mas acredita n?o conseguir acostumar-se com o eterno “Sabor artificial de ChatGPT”. Bingo! Para mim, isso fez total sentido.

Conteúdos frequentemente genéricos emergem porque, sem o contexto adequado, a IA n?o pode adivinhar nossas necessidades exatas. Este volume crescente de conteúdo nas redes sociais e outros canais levanta um questionamento crucial: será que mais conteúdo significa necessariamente melhor comunica??o? Ou estamos simplesmente inundando nossos stakeholders com mensagens que eles escolher?o ignorar, por falta de profundidade e relevancia?

Tudo isso nos permite reconhecer que a IA definitivamente n?o resolverá todos os problemas, alguns deles somente você tem o poder para resolver! Ela n?o criará uma estratégia aderente, tampouco caracterizar de maneira realista as personas para seu plano de comunica??o. Se n?o nos organizarmos com antecedência para construir um planejamento e fornecer o contexto necessário, a IA ajudará apenas superficialmente com um “Sabor artificial de ChatGPT” (eu amei esse termo, obrigado Michel!).

Precisamos garantir que a tecnologia seja usada para criar conteúdos profundos e com significados. Sem o contexto adequado, continuaremos produzindo mensagens que n?o atingem nosso objetivo, pois n?o conseguem passar a mensagem, estabelecer gatilhos mentais e engajar o público efetivamente.

Fundamentos da IA em Comunica??o

A inteligência artificial está cada vez mais integrada nas estratégias de comunica??o, especialmente em ambientes complexos e dinamicos como o gerenciamento de produtos. Estudos mostram impactos significativos da IA, como a redu??o de custos de cria??o de conteúdo em até 50% e aumento na eficiência do marketing, evidenciando como a IA n?o só acelera processos mas também melhora a precis?o das atividades de planejamento e execu??o (McKinsey & Company). Este segmento explora como a IA pode auxiliar os Product Managers a superar desafios comuns de comunica??o, personalizando mensagens para diferentes públicos e otimizando o fluxo de informa??es.

Se você ainda n?o explorou essa área, segue uma lista de algumas capacidades da IA para apoiar uma comunica??o eficaz:

1. Tradu??o e localiza??o: A IA pode traduzir textos e adaptá-los a contextos culturais específicos, garantindo que as mensagens n?o apenas sejam entendidas em vários idiomas, mas que também ressoem culturalmente com cada público, adequando express?es e costumes regionais.
2. Análise de sentimento: Ferramentas de IA conseguem analisar grandes volumes de feedback de usuários para determinar o tom e a recep??o das comunica??es, ajudando a moldar estratégias de engajamento mais eficazes. Um exemplo: se você está lan?ando uma nova funcionalidade e, existe uma pesquisa de satisfa??o com respostas subjetivas, a AI pode te ajudar a medir a satisfa??o e sentimento dos respondentes com base em padr?es textuais.
3. Personaliza??o de conteúdo: A IA pode segmentar comunica??es baseadas em dados do usuário, garantindo que as mensagens sejam altamente relevantes e personalizadas para grupos específicos de stakeholders, desde equipes internas que às vezes requerem uma comunica??o mais estratégica e técnica, até consumidores finais que demandam uma comunica??o mais trivial e instrucional.
4. Automa??o de respostas: Chatbots e assistentes virtuais alimentados por IA podem gerenciar e responder a consultas eficientemente, proporcionando respostas rápidas e reduzindo a carga sobre equipes humanas. Sabe aquele Chat do seu trabalho onde as pessoas de diversos times fazem perguntas sobre regras de negócio do produto? Pois é, ele poderia ser facilmente substituído por um ChatGPT se essas regras de negócio estivessem centralizadas em uma base de conhecimento e n?o na mente dos desenvolvedores do seu time.

Os benefícios parecem óbvios, mas vale refor?ar:

• Eficiência: A IA pode automatizar e otimizar processos de comunica??o, liberando os Product Managers para se concentrarem em tarefas mais estratégicas que realmente demandar o fator humano.
• Eficácia: Com a capacidade de personaliza??o e a adapta??o cultural, a IA ajuda a garantir que as mensagens sejam mais eficazes e melhor recebidas pelos diversos públicos.
• Alinhamento estratégico: Ao melhorar a precis?o e a relevancia das comunica??es, a IA assegura que todas as partes interessadas estejam alinhadas com os objetivos centrais do produto.

Casos de uso de IA em gerenciamento de produtos

A aplica??o prática da inteligência artificial no gerenciamento de produtos oferece insights valiosos sobre seu potencial para transformar processos e intera??es. A seguir, detalharemos dois casos de uso distintos que exemplificam como a IA pode ser empregada para aprimorar tanto a comunica??o quanto a eficiência operacional.

?? M?os à obra!

Caso 1: Lan?amento de novas funcionalidades

?? Assista esse caso de uso // ?? Copie esse prompt

Caso 2: Explora??o de novas oportunidades de mercado

?? Assista esse caso de uso // ?? Copie esse prompt

Integra??o da IA na Estratégia de Comunica??o

A ado??o efetiva de tecnologias de inteligência artificial pode significar a diferen?a entre uma estratégia de comunica??o que apenas informa e uma que realmente engaja e motiva a a??o. Para que os Product Managers maximizem os benefícios da IA, é crucial entender como implementar e, principalmente, como come?ar a pensar processos baseados em IA, um conceito que alguns influentes tem chamado de “AI first”. Essa mudan?a de paradigmas requer mais do que apenas adotar a tecnologia mais recente; envolve alinhar essa tecnologia com a estratégia global do produto e com os objetivos de negócio. Isso significa configurar sistemas de IA n?o só para automatizar tarefas, mas também para fornecer inteligência que transforme a cultura e gere benefícios reais para as pessoas envolvidas nesse ambiente.

Ao pensar uma estratégia de comunica??o com apoio da AI, podemos transformar a maneira como interagimos com as partes interessadas, melhorando n?o somente a eficiência e eficácia, mas também ressignificando a comunica??o como uma parte prazerosa do processo, sendo a tangibiliza??o de uma entrega ou de um resultado. é através da comunica??o que as pessoas impactadas reagem, se encantam, se emocionam e se transformam. Profundo, n?o é?

Se você anda exausto, gostaria que essa mensagem fosse uma semente de esperan?a: Ainda pode existir beleza e paix?o pelo que fazemos.

E se você anda descrente e acha que a AI adoecerá o mundo, deixando as pessoas pregui?osas e ignorantes, gostaria que essa mensagem fosse de alerta: Sim, este risco existe! Mas podemos tomar a narrativa e construir a nossa própria releitura da AI aplicada de forma sustentável em nossa vida pessoal e profissional.?

A escolha está com a gente. Vamos juntos?!