Navigating the German “Three Month Rule” (Dreimonatsfrist) in Expense Management

Note: English version followed by German translation below. // Englische Version gefolgt von deutscher übersetzung unten.

In the world of finance and spend management, adherence to regional regulations is a cornerstone of operational excellence.

One such regulation in Germany, often referred to as the “3-month rule” or “Dreimonatsfrist,” wields a significant impact on expense management for business travellers.

In this comprehensive article, we will delve into the intricacies of this rule, explore exceptions, and offer guidance on managing expense report compliance within the German market.

The German 3-month rule (Dreimonatsfrist) and Per Diems

In Germany, employees embarking on business trips are entitled to per diems . These per diems serve as compensation for the additional costs incurred during travel, particularly for food and accommodation.

For example, let’s say an employee needs to go on a business trip and spend more time away from home than planned. The trip falls into the category of business travel, therefore the employer has to cover the employee’s daily meals.

This can be done with per diems, or with receipt-based reimbursements . If you’re confused by the terminology, we’ve explained the difference between per diems and regular reimbursements in this article .

A notable distinction is that per diems are not considered part of an employee’s income, rendering them tax-free.

However, there’s a caveat to this tax-free benefit. Per diems are only tax-free up to a certain legal limit, and here is where the three-month rule enters the scene.

So let’s see what makes this rule so complicated and how expense management software like Yokoy can help you stay compliant and avoid issues with expense reports and employee reimbursements by automating the compliance rules in the system.

Navigating the complexity of the German three-month rule

Determining the applicability of the three-month rule is a nuanced task that goes beyond a simple three-month timeframe.

In Germany, allowances for business stays that are longer than three months – essentially, anything that’s classified as long stay – are, by law, taxable.

A stay of three days or more in a single location within a week qualifies as an extended stay. Each successive stay in the same location accumulates until it reaches a duration of three months, unless interrupted by an absence of 28 days or more from that specific location.

If an event happens that interrupts the three-month period for at least four weeks in a row, then the clock on the 3-month rule restarts, regardless of the nature of this interruption.

Still, note some exceptions:

• Business stays of one or two days, even if the location is the same, do not trigger the Dreimonatsfrist rules. This period is too short and in German law it’s considered that any employee can work from external locations for 1-2 days a week, while getting their regular daily allowance.
• Another exception refers to permanent assignments that involve mobile “locations”, for example aircraft, ships, and other such arrangements. These are exceptions to this rule and do not fall under its jurisdiction.

But all in all, the benefits of per diem allowances are capped at three months. Once an employee’s stay surpasses this threshold, the per diem benefit transforms into taxable income.

For this reason, it’s mandatory for businesses and employees to accurately track and report the business trip expenses , to ensure compliance with per diem regulations.

Ensuring compliance with the "Dreimonatsfrist": The Yokoy solution

Yokoy’s spend management suite simplifies the expense tracking and reporting process by automatically calculating the duration of a business trip as well as the regulations that apply.

For example, the software determines whether a trip qualifies for the three month rule or not. Also, Yokoy automatically updates the per diem rates, mileage allowance, and VAT rates, ensuring compliant expense management across countries.

Here’s what this looks like in practice.

Example: Three-month rule in Yokoy

Let’s say that the employee travels to a single location over the course of three months. Yokoy will detect and validate the 3 month rule under these conditions:

• The company is located in or has an entity in Germany and the user reports all Per Diem to this T?tigkeitsst?tte location.

• The employee stays at a single location, for more than two days per week. The days don’t need to be in sequence, so Monday, Wednesday, and Friday stays qualify as well.
• The employee spends more than 8 hours per day at that specific location.
• The employee travels to this location regularly, and there is no break of four or more consecutive weeks (28 days). If this does happen, as mentioned above, the rule no longer applies, as the interval resets.
• All the per diems during the 3 months are linked to the same location (T?tigkeitsst?tte).
• The amount triggered for the 3 month rule is considered taxable.

In the Yokoy platform, all these calculations are done automatically. Once the trip functionality is enabled at company level, the different location destinations can be added to the system.

These locations can be grouped under a “3-month rule addresses” category for easier administration and expense reporting. Then, the employee can simply select the addresses for their trip from the list of pre-setup addresses.

Based on these settings, the business trips will be automatically checked by the tool, and if they qualify for the three month rule, the tax calculations will be done automatically as well.

This way of working ensures an error-free and compliant process, and removes the risk of human error that can easily occur when manually adding these details and doing per diem calculations.

Yokoy enables real-time expense tracking and ensures full visibility into the monthly expenses per branch, entity, and at company level. The reports make it easy to see whether a trip falls under the three-month rule or not, and if per diems apply.

Next steps

In a rapidly evolving financial landscape, knowledge of regulations like the three-month rule is a powerful tool to ensure efficient and compliant expense management.

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Solutions like Yokoy offer invaluable assistance in navigating the intricacies of this rule, providing clarity and compliance in an otherwise complex landscape.

If you’d like to see the Yokoy Expense module in practice, you can book a demo now .

Navigieren zur deutschen ?Dreimonatsfrist“ im Spesenmanagement

In der Welt des Finanz- und Ausgabenmanagements ist die Einhaltung regionaler Vorschriften ein Grundstein für operative Exzellenz.

Eine solche Regelung in Deutschland, oft auch als ?3-Monats-Regel“ oder ?Dreimonatsfrist“ bezeichnet, hat erhebliche Auswirkungen auf das Spesenmanagement von Gesch?ftsreisenden.

In diesem umfassenden Artikel werden wir uns mit den Feinheiten dieser Regel befassen, Ausnahmen untersuchen und Anleitungen zur Verwaltung der Einhaltung der Spesenabrechnungen auf dem deutschen Markt geben.

Die deutsche Dreimonatsfrist und Tagess?tze

In Deutschland haben Arbeitnehmer bei Dienstreisen Anspruch auf ein Tagegeld. Diese Pauschalen dienen als Ausgleich für die durch die Reise entstehenden Mehrkosten, insbesondere für Verpflegung und Unterkunft.?

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter muss auf Gesch?ftsreise sein und mehr Zeit au?er Haus verbringen als geplant. Da die Reise in die Kategorie der Gesch?ftsreisen f?llt, muss der Arbeitgeber für die t?glichen Mahlzeiten des Arbeitnehmers aufkommen.

Dies kann über Tagespauschalen oder über belegbasierte Erstattungen erfolgen. Wenn Sie die Terminologie verwirrt, haben wir im diesen Artikel den Unterschied zwischen Tagess?tzen und regul?ren Erstattungen erkl?rt.

Ein bemerkenswerter Unterschied besteht darin, dass Tagegelder nicht als Teil des Einkommens eines Arbeitnehmers gelten und somit steuerfrei sind.

Allerdings gibt es bei diesem steuerfreien Vorteil eine Einschr?nkung. Tagegelder sind nur bis zu einer bestimmten gesetzlichen Grenze steuerfrei, und hier kommt die Dreimonatsregelung ins Spiel.

Sehen wir uns also an, was diese Regel so kompliziert macht und wie eine Spesenverwaltungssoftware wie Yokoy Ihnen dabei helfen kann, die Vorschriften einzuhalten und Probleme mit Spesenabrechnungen und Mitarbeitererstattungen zu vermeiden, indem die Compliance-Regeln im System automatisiert werden.

Navigieren in der Komplexit?t der deutschen Drei-Monats-Regel

Die Feststellung der Anwendbarkeit der Dreimonatsregel ist eine differenzierte Aufgabe, die über einen einfachen Zeitrahmen von drei Monaten hinausgeht.

In Deutschland sind Zulagen für gesch?ftliche Aufenthalte, die l?nger als drei Monate dauern – also grunds?tzlich alles, was als Langzeitaufenthalt gilt – gesetzlich steuerpflichtig.

Als verl?ngerter Aufenthalt gilt ein Aufenthalt von mindestens drei Tagen an einem Ort innerhalb einer Woche. Jeder aufeinanderfolgende Aufenthalt am selben Ort summiert sich, bis er eine Dauer von drei Monaten erreicht, es sei denn, er wird durch eine Abwesenheit von 28 Tagen oder mehr von diesem bestimmten Ort unterbrochen.

Tritt ein Ereignis ein, das den Dreimonatszeitraum für mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen unterbricht, beginnt die Uhr der Dreimonatsregel neu zu laufen, unabh?ngig von der Art dieser Unterbrechung.

Beachten Sie dennoch einige Ausnahmen:

• Gesch?ftsaufenthalte von einem oder zwei Tagen, auch bei gleichem Standort, l?sen nicht die Dreimonatsfrist aus. Dieser Zeitraum ist zu kurz und im deutschen Recht ist davon auszugehen, dass jeder Mitarbeiter 1-2 Tage in der Woche von externen Standorten aus arbeiten kann und dabei sein regul?res Tagegeld erh?lt.
• Eine weitere Ausnahme bilden dauerhafte Eins?tze mit mobilen ?Standorten“, beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und anderen derartigen Vereinbarungen. Dies sind Ausnahmen von dieser Regel und fallen nicht in deren Zust?ndigkeitsbereich.

Insgesamt sind die Leistungen der Tagegelder jedoch auf drei Monate begrenzt. Sobald der Aufenthalt eines Arbeitnehmers diesen Schwellenwert überschreitet, wird die Tagespauschale in steuerpflichtiges Einkommen umgewandelt.

Aus diesem Grund ist es für Unternehmen und Mitarbeiter Pflicht, die Ausgaben für Gesch?ftsreisen genau zu erfassen und zu melden, um die Einhaltung der Tagessatzvorschriften sicherzustellen.

Sicherstellung der Einhaltung der Dreimonatsfrist: Die Yokoy-L?sung

Die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy vereinfacht die Kostenverfolgung und -berichterstattung durch automatische Berechnung der Dauer einer Gesch?ftsreise sowie der geltenden Vorschriften.

Die Software ermittelt beispielsweise, ob eine Reise unter die Drei-Monats-Regel f?llt oder nicht. Darüber hinaus aktualisiert Yokoy automatisch die Tagess?tze, Kilometerpauschalen und Mehrwertsteuers?tze und gew?hrleistet so eine gesetzeskonforme Ausgabenverwaltung in allen L?ndern.

So sieht das in der Praxis aus.

Beispiel: Dreimonatsregel in Yokoy

Nehmen wir an, dass der Mitarbeiter im Laufe von drei Monaten an einen einzigen Ort reist. Yokoy erkennt und validiert die 3-Monats-Regel unter diesen Bedingungen:

• Das Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland oder hat eine Niederlassung in Deutschland und der Benutzer meldet alle Tagess?tze an diesen Standort der T?tigkeitsst?tte.
• Der Mitarbeiter bleibt mehr als zwei Tage pro Woche an einem einzigen Standort. Die Tage müssen nicht aufeinanderfolgend sein, daher gelten auch Aufenthalte am Montag, Mittwoch und Freitag.
• Der Mitarbeiter verbringt mehr als 8 Stunden pro Tag an diesem bestimmten Standort.
• Der Mitarbeiter reist regelm??ig zu diesem Standort und es gibt keine Pause von vier oder mehr aufeinanderfolgenden Wochen (28 Tage). Sollte dies, wie oben erw?hnt, dennoch passieren, gilt die Regel nicht mehr, da das Intervall zurückgesetzt wird.
• Alle Tagegelder w?hrend der 3 Monate sind an denselben Ort (T?tigkeitsst?tte) gebunden.
• Der für die 3-Monats-Regel ausgel?ste Betrag gilt als steuerpflichtig.

Auf der Yokoy-Plattform werden alle diese Berechnungen automatisch durchgeführt. Sobald die Reisefunktionalit?t auf Unternehmensebene aktiviert ist, k?nnen die verschiedenen Standortziele zum System hinzugefügt werden.

Diese Standorte k?nnen zur einfacheren Verwaltung und Spesenabrechnung in der Kategorie ?3-Monats-Regeladressen“ gruppiert werden. Anschlie?end kann der Mitarbeiter die Adressen für seine Reise einfach aus der Liste der voreingestellten Adressen ausw?hlen.

Basierend auf diesen Einstellungen werden die Dienstreisen automatisch vom Tool überprüft und bei der Drei-Monats-Regelung auch die Steuerberechnung automatisch durchgeführt.

Diese Arbeitsweise gew?hrleistet einen fehlerfreien und konformen Prozess und eliminiert das Risiko menschlicher Fehler, die beim manuellen Hinzufügen dieser Details und der Durchführung von Tagessatzberechnungen leicht auftreten k?nnen.?

Yokoy erm?glicht die Kostenverfolgung in Echtzeit und sorgt für vollst?ndige Transparenz der monatlichen Ausgaben pro Zweigstelle, Einheit und auf Unternehmensebene. Anhand der Berichte l?sst sich leicht erkennen, ob eine Reise unter die Drei-Monats-Regel f?llt oder nicht und ob Tagespauschalen gelten.

N?chste Schritte

In einer sich schnell entwickelnden Finanzlandschaft ist die Kenntnis von Vorschriften wie der Drei-Monats-Regel ein wirksames Instrument, um ein effizientes und gesetzeskonformes Ausgabenmanagement sicherzustellen.

L?sungen wie Yokoy bieten unsch?tzbare Hilfe bei der Bew?ltigung der Feinheiten dieser Regel und sorgen für Klarheit und Compliance in einer ansonsten komplexen Landschaft.

Wenn Sie das Yokoy Expense-Modul in der Praxis sehen m?chten, k?nnen Sie eine Demo buchen .