"Modificación al Anexo 24: ?Tu Empresa está Preparada?" / "Modifications to Annex 24: Is Your Company Ready?"

Las modificaciones propuestas al Anexo 24 de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE) 2024 han generado un debate interesante, especialmente entre quienes gestionamos operaciones temporales bajo los esquemas CIVA y OEA. Uno de los cambios más discutidos de la 1a Versión Anticipada de la 2a Resolución de Modificaciones a las RGCE, es la que introduce el apartado C en el control de inventarios. Este ajuste tiene implicaciones directas para las empresas que operan bajo el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas y deberán adaptarse rápidamente a los nuevos controles.

Entre los principales cambios, destaca la obligación de llevar un control de inventarios mucho más preciso y actualizado. Las empresas certificadas deberán integrar información proveniente de sus sistemas corporativos (ERP) en un plazo máximo de 48 horas y de los pedimentos tras el pago de estos. Esta actualización electrónica es clave para garantizar la trazabilidad de las mercancías importadas temporalmente, lo que representa un gran reto para aquellas empresas que aún no cuentan con procesos automatizados.

Recuerdo hace aproximadamente 10 a?os cuando tuve el privilegio de liderar la implementación de interfaces en el Anexo 24 en una de las empresas donde laboraba. Estas interfaces incluían conectividad con el sistema corporativo e incluso con plataformas donde los proveedores alimentaban información de los embarques. Viendo hacia atrás, me llena de orgullo saber que estaba en el camino correcto, pero también me hace reflexionar sobre cómo hemos avanzado en esta última década. Sorprendentemente, muchas empresas aún no están preparadas para enfrentar este tipo de cambios tecnológicos.

El cambio que estamos presenciando no se trata solo de tecnología. Aunque la automatización y la inteligencia artificial son esenciales, es igualmente importante contar con el recurso humano adecuado. Los responsables de liderar estos cambios en las empresas, como tú, necesitan una comunicación efectiva con la dirección y los sponsors del proyecto. Y aquí es donde el liderazgo se vuelve crítico: se requiere una dirección clara para guiar a los equipos a través de este proceso y asegurar que todos estén alineados con los nuevos requisitos, concientizándolos y capacitándolos constantemente.

Otro aspecto relevante de las modificaciones es la necesidad de proporcionar acceso en línea a la autoridad, entregando usuario y contrase?a a través de un escrito. Para las empresas, esto significa un esfuerzo adicional en garantizar la seguridad de la información. Especialmente en el caso de empresas certificadas bajo el esquema OEA, el acceso no autorizado podría ser una amenaza considerable que afecte no solo la operación, sino también la integridad del negocio. Por lo que es de vital importancia para las empresas, actualizar su análisis de riesgo bajo estos nuevos lineamientos.

El plazo para implementar estos cambios es reducido. El Cuarto Transitorio de la publicación menciona que las empresas tienen un mes a partir de la entrada en vigor de la Resolución en el Diario Oficial de la Federación (DOF). Este es un tiempo muy ajustado para realizar las adecuaciones necesarias en los sistemas, lo que subraya la importancia de una preparación y planificación previa para evitar retrasos y posibles sanciones.

En resumen, el nuevo apartado C del Anexo 24 exige que las empresas certificadas no solo se actualicen tecnológicamente, sino que lo hagan con rapidez y precisión. La información debe estar siempre disponible para las autoridades y mantenerse segura. La capacidad de adaptarse y cumplir con estas nuevas exigencias dependerá de un liderazgo efectivo que coordine tecnología, personas y procesos en armonía.

Por lo tanto, concluyo con la siguiente pregunta: ?Ya has evaluado si tu equipo y tus sistemas están listos para enfrentar estos nuevos requisitos del Anexo 24?

Si aún no lo has hecho, te sugiero convocar una reunión urgente para revisar los siguientes puntos clave:

• Evaluar la infraestructura actual de TI: Analiza la capacidad de automatización y transmisión de datos entre tu sistema corporativo (ERP) y otros sistemas, como el Anexo 24. Asegúrate de que puedas recuperar información de los pedimentos y establecer plataformas o interfaces que garanticen el acceso en línea a las autoridades.
• Auditar la integridad de la información: Revisa la exactitud de los datos en tu sistema ERP. Considera si será necesario realizar procesos de depuración (clean-up) para asegurar que toda la información esté correcta y actualizada.
• Seguridad de la información: Establece prácticas robustas de ciberseguridad que prevengan accesos no autorizados y garanticen el uso adecuado de la información. Esto es especialmente importante si tu empresa debe otorgar acceso directo a las autoridades.
• Planes de contingencia: Dise?a un plan para cumplir con los requerimientos de las autoridades mientras implementas completamente las conectividades necesarias. Estos planes deben garantizar la continuidad operativa durante la transición hacia los nuevos requisitos.

The proposed modifications to the Annex 24 of the 2024 General Rules of Foreign Trade (RGCE) have led to an interesting debate, especially among those of us managing temporary operations under the CIVA and AEO schemes. One of the most discussed changes from the 1st Anticipated Version of the 2nd Modification Resolution to the RGCE is the introduction of section C in inventory control. This adjustment has direct implications for companies operating under the Registered Company Certification Scheme, and they will need to quickly adapt to the new controls.

Among the key changes is the obligation to maintain a more precise and up-to-date inventory control. Certified companies must integrate information from their corporate systems (ERP) within a maximum of 48 hours and from the customs declarations after their payment. This electronic update is crucial to ensure the traceability of temporarily imported goods, representing a significant challenge for companies that do not yet have automated processes in place.

I remember about 10 years ago when I had the privilege of leading the implementation of interfaces in Annex 24 for one of the companies where I worked. These interfaces included connectivity with the corporate system and even with platforms where suppliers provided shipment information. Looking back, I feel proud to know I was on the right track, but it also makes me reflect on how far we've come over the last decade. Surprisingly, many companies are still not prepared to face this kind of technological change.

The change we are witnessing is not just about technology. While automation and artificial intelligence are essential, it is equally important to have the right human resources. Those responsible for leading these changes in companies, like you, need effective communication with senior management and project sponsors. This is where leadership becomes critical: clear direction is required to guide teams through this process, ensuring everyone is aligned with the new requirements and continuously aware and trained.

Another relevant aspect of the modifications is the need to provide online access to the authorities, delivering a username and password through a formal document. For companies, this means additional efforts to ensure information security. Especially for companies certified under the AEO scheme, unauthorized access could mean a significant threat, affecting not only operations but also the integrity of the business. Therefore, it is vital for companies to update their risk analysis under these new guidelines.

The timeline for implementing these changes is short. The Fourth Transitory provision of the publication mentions that companies have one month from the effective date of the Resolution in the Official Gazette of the Federation (DOF) to comply. This is a tight timeframe to make the necessary system adjustments, emphasizing the importance of preparation and prior planning to avoid delays and potential penalties.

In summary, the new section C of Annex 24 demands that certified companies not only update their technology but do so quickly and accurately. Information must always be available to the authorities and kept secure. The ability to adapt and comply with these new demands will depend on effective leadership that coordinates technology, people, and processes in harmony.

I conclude with the following question: Have you already assessed whether your team and systems are ready to meet these new Annex 24 requirements?

If you haven’t yet, I recommend holding an urgent meeting to review the following key points:

• Evaluate your current IT infrastructure: Analyze the capacity for automation and data transmission between your corporate system (ERP) and other systems like Annex 24. Ensure that you can retrieve information from customs declarations and establish platforms or interfaces that guarantee online access for the authorities.
• Audit the integrity of the information: Review the accuracy and timeliness of the data in your ERP system. Consider whether cleanup processes will be necessary to ensure all information is correct and up to date.
• Information security: Establish robust cybersecurity practices to prevent unauthorized access and ensure the proper use of information. This is especially important if your company must grant direct access to the authorities.
• Contingency plans: Design a plan to meet the authorities’ requirements while fully implementing the necessary connectivity. These plans should ensure operational continuity during the transition to the new requirements.