Mit? yhteist? on tilanhallinnalla ja painonhallinnalla?

Toimitilat ovat organisaatioille kuin kehot ihmisille: ne ovat toiminnan ja (ty?)el?m?n mahdollistaja, hyvinvoinnin perusta ja joskus jopa ihailun kohde.

Niiss? viihdyt??n tai ehk? ei. Ne ovat rakenteeltaan j?ykki?, joustavia tai jotain siit? v?lilt?. Ne voivat olla tekemiselle hidasteita taikka kiihdytt?ji?. Niiden kunto vaihtelee ja ne asettavat rajoitteita sille, mihin kykenemme ja mihin emme. Ne voivat olla kooltaan ali- tai ylimitoitettuja. Niiss? voi olla hy?dynt?m?t?nt? potentiaalia. Niihin sy?tet??n energiaa, joskus liikaakin suhteessa varsinaisiin k?ytt?tarpeisiin. Niiden yll?pit?minen maksaa, mik? voi tiedostamattamme rasittaa lompakkoa turhankin paljon.

Organisaatiosta ja sen toiminnasta ja tavoitteista riippuu, miten keskeisess? roolissa toimitilat ovat strategian toteuttamisen ja ty?ntekij?iden hyvinvoinnin kannalta. Useimmat varmasti toivovat, ett? ty?ymp?rist? tukee ty?t? parhaalla mahdollisella tavalla eri tilanteissa ja alati muuttuvassa toimintaymp?rist?ss?. Siksi t?st? ty?nteon mahdollistajan kisakunnosta pit?isi pit?? huolta resurssiviisaasti.

Puntari ja peili

”Kerro, kerro, kuvastin; miss? tilassa ty?ymp?rist?ni on?”

”Kerro, kerro, kuvastin; miss? tilassa ty?ymp?rist?ni on?” Sen selvitt?miseen tarvitaan puntaria ja peili?, eli itsearvioinnin ty?kaluja, joilla nykytilanne voidaan todeta. Aivan kuten painonhallinnassa, tarvitaan tilanhallinnassa sek? kovaa faktaa antavia mittareita ett? subjektiivisempia tyytyv?isyysarviointeja siit?, milt? tuntuu. Ilman realistista kokonaiskuvaa on vaikea tunnustaa tosiasioita, saattaa liikkeelle muutosta kohti parempaa, saati asettaa kehitt?miselle tavoitteita, joiden toteutumista on mahdollista seurata.

Muutos ja uusi toimintamalli – oli se sitten painonhallintaa tai tilanhallintaa – alkaa siksi arviointivaiheella ja uusien tavoitteiden asettamisella. Pit?? tunnistaa heikkoudet ja n?hd? mahdollisuudet. Ehk?p? (kiinteist?)massaa pit?? kasvattaa, tai ehk? kevent???

Toimitilojen k?ytt?? ja toimivuutta ei tosin arvioida vaa’alla tai peilill? vaan esimerkiksi tilatehokkuuden laskelmilla, k?ytt?astemittauksilla ja henkil?st?kyselyill?. Aivan kuten painonhallinnassakin, ei mittaaminen voi j??d? ensimm?iseen kertaan vaikka se onkin se t?rkein her?ttelij?. Mittauksen tulisi olla jatkuvaa my?s silloin, kun tavoitteeseen on p??sty. Tied?mme, miten muuten helposti k?y.

Tavoitteena toimivampi, fiksumpi ty?ymp?rist?

"Oli tavoitteena sitten puolimaratonin mahdollistava peruskunto tai yrityksen pitk?j?nteinen kilpailukyky ja kannattavuus, pit?? mittareita olla."

Oli tavoitteena sitten puolimaratonin mahdollistava peruskunto tai yrityksen pitk?j?nteinen kilpailukyky ja kannattavuus, pit?? mittareita olla. Toimitiloille asetettavat odotukset ja niihin kohdistuvat mittarit voivat vaihdella suurestikin riippuen siit?, mit? niill? halutaan saada aikaan tai tukea.

Sijainti ja saavutettavuus ovat yleens? listalla ensimm?isen?. Seinien sis?puolelle ment?ess? odotetaan puolestaan terveellisi? ja turvallisia ty?skentelyolosuhteita.

N?m? eiv?t kuitenkaan riit? kilpailukykyisten tilojen m??ritelm?ksi. Esimerkiksi tietoty?l?isille tarkoitetuilta toimistotiloilta voi olla toivottavaa, ett? ne tukevat tuottavaa ja tehokasta ty?ntekoa siten, ett? h?iri?t ja ajank?yt?llinen hukka minimoituu samalla kun tiedon ja ajatusten vaihto parantuu.

Ty?ntekij?ille saatetaan haluta energisoivaa, viihtyis??, inspiroivaa ja el?myksellist? ty?ymp?rist??, joka tukee sis?ist? motivaatiota, jaksamista ja innovatiivista luovuutta. Heille ehk? halutaan tarjota tilojen ja ty?kalujen laajaa valikoimaa, joita voidaan yhteisesti k?ytt?? eri teht?vien hoitamiseen erilaisissa tilanteissa. Heille halutaan ehk? tarjota jopa joustoja siihen, miss? osoitteessa ty?t? kulloinkin tehd??n ja mihin aikaan.

Samalla tiloihin kohdistuu yrityksen muita tavoitteita kuten taloudellisuus, ymp?rist?yst?v?llisyys ja joustavuus. Halutaan ehk? riitt?v?sti paisuntatilaa kasvun varalle ja joustoa erilaisten organisaatio- ja toimintatapamuutosten varalle. N?iden arvioiintiin tarvitaan siksi erilaisia avainlukuja ja niille yleisi? viitearvoja, kuten htv/ty?piste, m2/ty?piste, m2/henkil?, ty?pisteiden ja kokoustilojen k?ytt?aste, €/htv ja €/m2. N?it? t?ydent?v?t liuta muita mittareita kuten hiilijalanj?lki kg C02 / henkil?, kg C02 / m2, vesijalanj?lki, j?tem??r?t kg/hl?, henkil?st?tyytyv?isyys tai henkil?st?n sairaspoissaolot.

"Periaate on kuitenkin sama: mit? et mittaa, et voi johtaa."

Periaate on kuitenkin sama: mit? et mittaa, et voi johtaa. Hyv? mittaristo seuraa sek? panoksia, tuloksia ett? vaikuttavuutta.

Muutos on mahdollinen

Mit? sitten tulisi tehd? p??st?kseen timmimp??n kuntoon? Uusien vaatteiden hankinta voi pirist?? monen mielt? ainakin joksikin aikaa. Tulee hyv? ja raikas, uusiutunut ja virkistynyt olo. Muutkin ehk? huomaavat uuden ilmeesi, uuden br?ndisi.

"Uudet kuteet eiv?t kuitenkaan yksin??n paranna kisakuntoa, vaikka sill? voikin tuoda piilev?? potentiaalia paremmin esille."

Uudet kuteet eiv?t kuitenkaan yksin??n paranna kisakuntoa, vaikka sill? voikin tuoda piilev?? potentiaalia paremmin esille. Sama p?tee uuteen sisustukseen: ei se itsess??n talouskuntoa pidemm?n p??lle paranna. On haettava kest?v?? pohjaa ja jatkuvasti kehittyv?? kunto.

Tavoiteasetannan j?lkeen tarvitaan siksi muutossuunnitelma ja toivottavasti my?s toimintaa. Pelkk? ohjekirja ja ymm?rrys siit?, miten muutos tehd??n, ei silti tule riitt?m??n. On laitettava itsens? likoon ja teht?v? t?it?, on osallistuttava ja sitouduttava.

Muutoksen motivaatiotekij?t on tunnistettava niin organisaation kuin ty?ntekij?nkin tasolla. Muutoksen hy?ty on osattava muotoilla ja matkan varrella on t?rke?? tunnistaa ja palkita pieni? edistysaskelia ja onnistumisia. Vertaistuesta on apua ja muiden hyvist? esimerkeist? saa esikuvia omaan muutosprojektiin.

Alussa voi olla hy?dyllist? k?ytt?? apuna ulkoista valmentajaa eli fasilitaattoria, joka auttaa muutoksen liikkeellepanemisessa ja uusien rutiinien l?yt?misess?. Erilaisia asiantuntijoita kannattaa my?s hy?dynt??. Pikkuhiljaa ”dieetist?” eli ty?ymp?rist?n muutosprojektista siirryt??n hallintavaiheeseen eli jatkuvaan kehitt?miseen ja monitorointiin.

Askel kerrallaan

Ei menn? viel? asioiden edelle. Muutosjohtamisesta ja ihanteellisen ty?ymp?rist?n ominaisuuksista voisi puhua pidemp??nkin. Aloitetaan ensin tilannekuvan muodostamisesta, nykytilan ja toivetilan ymm?rt?misest?. Toivotan my?s sinun ty?nantajasi tervetulleeksi mukaan kehitt?m??n fiksumpia ty?ymp?rist?ratkaisuja organisaatiollesi.

T?m? blogikirjoitus on alunperin julkaistu RAPAL:n blogina 8.12.2016.