For Japanese Business Professionals who need to communicate in English. Communication Insight 2 of 10: Courage and the ‘Super-6’ Engagement Skills.

I have spent many years supporting Japanese business professionals - working in global corporations - to become more effective English communicators. The biggest hurdle I always encounter is getting these very capable and enthusiastic people to understand that the solution to becoming a better English communicator is NOT simply studying more, but speaking more, and speaking now. 

Speaking now, with the English skills you currently possess, despite whether you think those skills are adequate or not, is essential.  Japanese can often be very self-critical. Even when they are quite capable English communicators, some will hesitate to speak up in an English meeting because they feel they lack the fluency needed to clearly say what they want to. Of course, when compared to native speakers, Japanese are rarely fluent in English, and may not always express themselves clearly, but this not a reason to avoid speaking. Nobody studies, studies, studies and one day wakes up to find they can suddenly speak English fluently. Effective communication, in a language that is not your own, is a constant process of trial and error. ‘Trial’ means you have to constantly try to speak.  ‘Error’ means you will make mistakes. 

In an English meeting, your non-Japanese colleagues will overlook your mistakes and lack of fluency, because they understand you are not a native English speaker. What they are most concerned about is your message, and if your message is not clear initially, they will eagerly engage with you to make sure it becomes clear. However, this engagement, can only happen if you have the courage to speak up in the first place.

English is the language of global business, spoken around the world by other non-native English speakers. Many of these others speakers are not fluent either, and its likely they also started out Colacking the confidence to use English.  They too had to study, practice and speak. They couldn’t let their lack of fluency hold them back. They understood they needed courage, and in essence courage is the really just the ability to start, and then keep going. I think that Arthur Ashe – the legendary American tennis player, sums this idea up perfectly…

So, what does this mean for you? Start speaking now, regardless of your current skills. 

The SUPER 6 

Along with courage to speak up in English meetings, of course you need a certain level of technical proficiency to communicate effectively (grammar, vocabulary, pronunciation etc.) Furthermore, you need to be competent in six essential engagement skills that allow you to actively jump into any discussion. I call these The SUPER 6. They are

1.     Interrupting

2.     Asking for repetition

3.     Asking for clarification

4.     Paraphrasing

5.     Asking questions.

6.     Giving opinions. 

The First goal of communication is ‘to understand and be understood’. The first five skills of the SUPER 6 address the initial part of this goal, ‘to understand’. 

1. You need to be able to interrupt naturally in English, as interrupting is often the first step to achieving understanding.  Repetitive phrases like these below are very commonly used in English meetings. "Wait, wait, wait…  Hang on, hang on, hang on… Kelly, Kelly, Kelly… Just a second… Can I cut in here… "

2. After interrupting, if you have no understanding of what was said, you need to ask for repetition. "Once more please?… Say that again?… Can you repeat that?… Sorry?... Pardon?"

3. If your level of understanding is low you can ask for clarification. "Could you clarify that?... Could you elaborate?... What do you mean exactly?... Sorry, what’s your point?"

4. If your level of understanding is mid-high, meaning that you believe you understand, but are not really sure, you can paraphrase to check your understanding. "So, what you’re saying is…? So, you believe…? So, in other words…? So, in essence…? So…?"

5. Lastly, if you need more information, you can ask a question, to gather further details and deepen your understanding. "What…? Where…? When…? Why…? Who…? How…? Is…? Did…? Will…? Can…? Are…?" etc.

Becoming proficient in these skills and their associated phrases, will give you the confidence to engage and confirm your understanding, because if you cannot understand what is being said in a meeting, nothing else matters. Clarity of understanding is the fundamental requirement for communication to have any chance of success.     

And what do I mean by success? I mean achieving the second goal of communication; ‘To positively impact the atmosphere, direction, decisions and outcomes of the discussion or meeting’. Skill 5; asking questions, is not only used to gain understanding, but as with skill 6; giving opinions, it also allows you to demonstrate your curiosity, and share your knowledge, ideas and insight. So, by using these last 2 skills of the SUPER 6, you can start to achieve this positive impact by engaging with your colleagues on a deeper level. 

The SUPER 6 are not particularly ‘sexy’ skills, but the ability to use these skills quickly, accurately and naturally will greatly assist you to understand your colleagues and impact the meeting. There are many other engagement skills that matter, but mastery of the SUPER 6 takes precedence. 

As explained previously, these skills will only be effective if you have courage to use them. It’s not enough to know the skills, you must actively and repeatedly use them. Courage in communication, does not mean you have no fear or hesitation, it just means you are not going to let your fear or hesitation stop you from speaking. To improve understanding, have impact and add value you must speak up.

So, to become a successful English communicator, you need to…

… have a laser like focus on the two goals of communication.

… actively and repeatedly use the SUPER 6 skills. 

… speak up now, not at some distant point in the future, when you think you might be ready.

… understand that being courageous, simply means to start trying, and keep trying.

… realise you non-Japanese colleagues are kind, and will support you when you try.

… know that making mistakes in normal and in fact, necessary for growth and success.

As the Japanese proverb says: “Fall 7 times, get up eight”. If you need English communication for business, know this: you will fall hundreds and possibly thousands of times as you grow and improve. But each time you stumble, fall and become embarrassed, you improve. Each time you fall, you only need to find the courage to get up one more time. Growth comes from trial and error. If you want to have impact and add value, you must accept that the ‘error’, the ‘fall’, is an important and normal part of the learning process.

Be courageous 

Jeff 

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Japanese version below.

英語をビジネスで使う日本人のためのコミュニケーションインサイト1：勇気 － スーパー 6 － エンゲージメントスキル

私は長年にわたり、グローバル企業で働き、日本のビジネスパーソンがより有能な英語コミュニケーターになるためにサポートしてきました。私が常に遭遇する最大のハードルは、より良い英語コミュニケーターになるための解決策は、単にもっと勉強するだけではなく、もっと話すこと、そして今話すことである、という事をこれらの非常に有能で意欲的な人々に理解させることです。

今話す事が最も重要です。あなたの英語スキルが十分であるかどうかにかかわらず、あなたの現在の英語スキルで話す事が絶対に不可欠です。多くの場合、日本人は非常に自己批判的です。彼らが非常に有能な英語のコミュニケーターであっても、自分が望むことをはっきり流暢に言うことができていないと感じているので、英語の会議で発言することをためらう人もいます。もちろん、ネイティブスピーカーと比較すると、日本人が英語に堪能であることはめったになく、必ずしも自分自身をはっきりと表現できているわけではありません。しかし、これは話すことを避ける理由にはなりません。誰もが勉強、勉強、勉強して、ある日目が覚めて、突然英語を流暢に話せるようになるわけではありません。母国語でない言語での効果的なコミュニケーションは、トライ?アンド?エラーの試行錯誤の絶え間ないプロセスなのです。 「トライ」とは、常に話さなければならない事を意味します。 「エラー」は、ミスをするであろう事を意味します。

英語の会議では、日本人以外の同僚はあなたのミスや流暢でない英語を大目に見るでしょう。それは、彼らはあなたがネイティブスピーカーでないことを理解しているからです。彼らが最も関心を持っているのはあなたのメッセージであり、それが明確でない場合、明確にするために熱心にあなたと関わるでしょう。ただし、この関係性は、そもそもあなたが発言する勇気がある場合にのみ起こります。

英語はグローバルビジネスの言語であり、英語を母国語としない人々が世界中で話しています。これら多くの人々も英語を流暢に話せるわけではなく、おそらく英語を使う自信に欠けていたことでしょう。彼らも勉強し、練習し、話さなくてはなりませんでした。しかし、彼らは英語を流暢に話せない自分をためらうことはありませんでした。彼らは勇気が必要であることを理解したのです。そして本質的に、勇気とは、単にスタートして続ける能力であることを理解しました。伝説的なアメリカ人のテニス選手、アーサー?アッシュはこの考えを完璧に要約していると思います…

これはあなたにとって何を意味しますか？現在のスキルに関係なく、今すぐ話し始めてください。

スーパー6

英語の会議で発言する勇気に加えて効果的にコミュニケーションをするには、ある程度の技術力（文法、語彙、発音など）が必要です。さらに、積極的にどんな議論にも参加できる6つの基本的エンゲージメントスキルを習得する必要があります。私はこれをスーパー6と呼んでいます。

1.中断する

2.繰り返しを求める

3.明確化を求める

4.言い換える

5.質問する

6.意見を述べる

コミュニケーションの最初の目標は、「理解し理解されること」です。 スーパー6の最初の5つのスキルは、この目標の最初の部分である「理解する」を扱います。

1. 会議を中断することは理解を深めるための最初のステップであるため、自然に英語で中断できる必要があります。以下のような反復フレーズは、英語の会議で大変よく使われています。Wait, wait, wait…  Hang on, hang on, hang on… Kelly, Kelly, Kelly… Just a second… Can I cut in here… 

2. 会議を中断した後、あなたの理解度がゼロの場合、繰り返しを要求する必要があります。Once more please?… Say that again?… Can you repeat that?… Sorry?... Pardon?

3. あなたの理解度が低い場合は、説明を求めて明確にすることができます。Could you clarify that?... Could you elaborate?... What do you mean exactly?... Sorry, what’s your point?

4. あなたの理解度が中程度の場合、つまり理解していると思っているが確信が持てない場合は、言い換えて理解度を確認できます。So, what you’re saying is…? So, you believe…? So, in other words…? So, in essence…? So…?

5. 最後に、さらに情報が必要な場合は、質問して詳細を収集し、理解を深めることができます。What…? Where…? When…? Why…? Who…? How…? Is…? Did…? Will…? Can…? Are…? etc.

これらのスキルとそれに関連するフレーズを習熟することで、積極的に関わる自信を得て自分の理解が正しいのか確認することができます。会議で話していることを理解できていなくても、何も問題はありません。理解を明確にすることは、コミュニケーションが成功するための基本的条件です。

そして、成功とはどういう意味でしょうか？私は、コミュニケーションの2番目の目的を達成することである、とお伝えしています。その目的は、「話し合いや会議の雰囲気、方向性、決定、結果に良い影響を与えること」です。スキル5の質問することは、理解を深めるためだけでなく、スキル6の意見を述べる時に併せて使われます。意見を述べることで、好奇心を示し、知識、アイデア、洞察を共有することになります。したがって、スーパー6の最後の2つのスキルを使用することで、同僚とより深いレベルで関わることができ、この目的に対して良い影響を与え始めることができます。

スーパー6は特に「優れた」スキルではありませんが、これらのスキルをすばやく正確かつ自然に使うことで、同僚を理解し、会議に影響を与えることができます。他にも重要なエンゲージメントスキルはたくさんありますが、スーパー6の習得が優先されます。

以前説明したように、これらのスキルは、使う勇気がある場合にのみ有効です。スキルを知るだけでは不十分です。積極的に、繰り返し使う必要があります。コミュニケーションに関する勇気とは、恐れやためらいがないということではなく、恐れやためらいによって発言が止まることがない、という意味です。理解を深め、影響を与え、価値を提供するためには発言する必要があります。

従って、英語コミュニケーターとして成功するには…

…コミュニケーションの2つの目的にレーザー光線のような強い焦点を当てる。

…スーパー6のスキルを積極的に繰り返し使う。

…未来のある時点ではなく、準備ができていると思ったときに、今すぐ発言する。

…勇気があるということは、ただ挑戦を始め、挑戦し続けることであると理解する。

…外国人の同僚は親切であり、あなたが挑戦しようとするときサポートしてくれることに気づく。

…ミスをすることは自然であり、実際には、成長と成功に必要であると知る。

「七転び八起き」。ビジネスで英語のコミュニケーションが必要な場合は、これを知っておいてください。成長、向上するにつれ、何百、何千回も転ぶでしょう。しかし、つまずき、転んで、恥ずかしくなるたびに、あなたは上達します。あなたが転ぶたびに、あなたはもう一度起き上がる勇気を見つける必要があります。トライ?アンド?エラーにより成長するのです。インパクトを与えて価値を提供したいのであれば、「エラー」すなわち「転ぶこと」が重要で通常の学習過程の一部であることを認める必要があります。

勇気を出してください。

ジェフ

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