Inwestorze, po co Ci Project Manager?

Zaanga?uj Project Managera zanim zatrudnisz architekta. Do umowy wpisz mu co najmniej osiem obowi?zków, które powinien zrealizowa? dla ciebie w fazie projektowej. Zarz?dzanie projektami budowlanymi i proces inwestycyjny b?dzie o wiele prostszy. 

Project manager to lokomotywa projektu

Powstawanie dokumentacji projektowej polega na wspó?pracy wielu osób. Tylko pozornie jest to proces, w który zaanga?owany jest tylko architekt prowadz?cy i jego podwykonawcy. Na li?cie znajd? si?: urz?dnicy, przyszli u?ytkownicy, specjali?ci od komercjalizacji, kancelarie prawne i notarialne, w?a?ciciele innych nieruchomo?ci, inni projektanci i konsultanci, przyszli inspektorzy nadzoru, ksi?gowi, specjali?ci inwestora od marketingu…, których nie ??cz? bezpo?rednie umowy. 

Sporo? To dopiero pocz?tek. 

W tej grupie zdarzaj? si? rozbie?ne interesy, sprzeczne opinie, ró?ne style i tempo pracy. Nierzadko ich pracy b?d? towarzyszy? b??dy w komunikacji lub impasy z powodu braku czyjej? reakcji lub decyzji. 

Rol? Project Managera jest zaradzenie tym wszystkim przeciwstawno?ciom, aby nie powodowa?y zatorów. Kompetentny PM jako lider oraz koordynator podejmowania dzia?ań i wymiany informacji zapewnia p?ynny post?p prac WSZYSTKICH wspó?pracowników. 

Scedowanie przez inwestora cho? cz??ci wy?ej wymienionych zadań na architekta odrywa go od jego podstawowego zadania - stworzenia optymalnego projektu. Je?eli inwestor zdecyduje si? na osobist? realizacj? tej funkcji b?dzie musia? po?wi?ci? temu du?o czasu. 

Czy to zawsze op?acalny wybór? 

Niekoniecznie, bior?c pod uwag? to, ?e czas to pieni?dz, który mo?na ?atwo straci?… nie wydaj?c go na wspó?prac? z ekspertem.

Zarz?dzenie projektami budowlanymi, czyli koordynacja z lotu ptaka

W koordynacji projektu PM-owi pomaga prowadzony przez niego harmonogram i kontrola bud?etu przedsi?wzi?cia. Czy nie dubluje si? w ten sposób z architektem? Nie, poniewa? architekt prowadzi tylko harmonogram powstawania dokumentacji projektowej i uzyskiwania pozwoleń. Ma on zatem bardziej ograniczone pole widzenia ni? project manager. 

Przyk?ad: rozwi?zanie projektowe mo?e wydawa? si? korzystne ekonomicznie, ale wymaga odst?pstwa od przepisów, na które zgod? musi wyrazi? Wojewódzki Inspektor Sanitarny. Uzyskanie takiej  zgody nierzadko wi??e si? z opó?nieniem, cz?sto nie wiadomo jak du?ym. Project Manager, po konsultacji z architektem, analizie harmonogramu i bud?etu inwestycji, b?dzie mia? mocniejsze podstawy do podj?cia lub rekomendacji decyzji w tej sprawie. B?d? one oparte o analiz? zdarzeń daleko wykraczaj?cych poza sfer? projektow?.

Kontrola harmonogramu inwestycji przez Project Managera pozwala na rozpocz?cie we w?a?ciwym momencie przygotowań do kolejnych etapów przedsi?wzi?cia. Osobi?cie kieruj? si? strategi? komandosów US Navy Seals:

Slow is smooth; smooth is fast

(Powoli to p?ynnie, p?ynnie to szybko). 

Przyk?ad: jeszcze w g??bokiej fazie projektowej przygotowuj? przetargi, koordynuj? powstawanie projektów umów z wykonawcami i nabywcami / najemcami lokali, rozpoznaj? ?ańcuch dostaw wyposa?enia i prowadz? uzgodnienia z w?a?cicielami s?siednich nieruchomo?ci, na które budowa b?dzie oddzia?ywa?. Te przygotowania, po??czone z bie??c? koordynacj? s? fundamentalne dla p?ynnego przechodzenia do kolejnych etapów i faz przedsi?wzi?cia.

Reasumuj?c, zadaniem Project Manager jest kontrolowanie przedsi?wzi?cia z lotu ptaka i podejmowanie dzia?ań umo?liwiaj?cych p?ynny post?p inwestycji.

Wycinek z harmonogramu - inwestycja Nordic Living Sp. z o.o. - project management Piotr Mike

Dwie drogi, czyli jak ryzyko i decyzje

"Napotka?em w lesie dwie drogi. 

Wybra?em t? mniej ucz?szczan?. 

I w?a?nie to zrobi?o ró?nic?."

- Robert Frost

W zarz?dzanie projektami budowlanymi i ich procesy wplata si? jeszcze jedna kompetencja PM-a: zarz?dzanie ryzykiem. To decydowanie o ryzykach wi???cych si? z:

• rozwi?zaniami projektowymi;
• procedurami administracyjnymi;
• kolejnymi etapami przedsi?wzi?cia.

Project Manager analizuje te ryzyka, podejmuje dzia?ania w celu ich unikni?cia lub zminimalizowania ich niepo??danych skutków. 

Przyk?ad: szacunkowa struktura mieszkań w przedsi?wzi?ciu deweloperskim, czyli ile w budynku ma by? kawalerek, mieszkań 2-, 3-, 4-pokojowych. Du?a liczba ma?ych mieszkań generuje szybk? sprzeda?, ale podnosi koszty inwestycji i utrudnia sprzeda? wi?kszych - rodzinnych apartamentów. 

Inny przyk?ad z zarz?dzania przedsi?wzi?ciem deweloperskim: wysoka zabudowa i balkony od strony niezabudowanej nieruchomo?ci s?siedniej mog? aktywowa? w?a?ciciela tej nieruchomo?ci do utrudniania uzyskania ostatecznego pozwolenia na budow?. 

Jest te? wiele kwestii mniejszego kalibru, np. czy w ?azienkach prowadzimy instalacje natynkowo, czy podtynkowo? Podtynkowo oznacza gorsz? izolacj? akustyczn? ?cian i skargi nabywców do dewelopera na s?ab? akustyk? mieszkań. Natynkowo wi??e si? z pomniejszeniem powierzchni ?azienek po zabudowaniu tych instalacji, co mo?e zmniejsza? atrakcyjno?? mieszkań.

Do?wiadczony i dysponuj?cy czasem inwestor mo?e decydowa? o takich sprawach wespó? z architektem, lecz nie powinien go zostawia? samego z takimi problemami. Je?li inwestor nie chc? si? tym zajmowa?, powinien zatrudni? Project Managera.

In?ynieria warto?ci

Dobry projekt to taki, który daje inwestorowi maksimum funkcjonalno?ci w zamian za mo?liwie nisk? cen?. W budownictwie pod poj?ciem funkcjonalno?ci kryje si? nie tylko aran?acja obiektu i jego otoczenia, ale te? stopień skomplikowania budowy, dost?pno?? materia?ów i wadliwo?? rozwi?zań projektowych. 

Co z cen??

Cena to nie tylko koszt budowy, ale te? czas trwania budowy, koszty konserwacji i naprawy oraz koszt zu?ycia energii. Project Manager wspó?pracuje z architektem w imieniu inwestora nad mo?liwie najlepszym stosunkiem funkcjonalno?ci do ceny rozwi?zań projektowych. Rol? Project Managera jest tu pilnowanie priorytetów strategii inwestycyjnej inwestora i, w jej kontek?cie, prowadzenie analiz, “challange-owanie” rozwi?zań projektowych i podsuwanie pomys?ów. 

Przyk?ad: inwestor kreuje przedsi?wzi?cie deweloperskie na styl skandynawski, projektant zapo?ycza rozwi?zania projektowe ze Szwecji, a Project Manager sprawdza, czy niektóre z nich nie spowoduj? problemów w realizacji lub nie wywinduj? zanadto kosztów budowy. 

Inny przyk?ad: panele fotowoltaiczne na dachu, to wy?szy koszt inwestycji, przek?adany na cen? sprzeda?y /najmu nieruchomo?ci, ale te? potencjalne oszcz?dno?ci w jej eksploatacji. Abstrahuj?c od kontekstu strategicznego, Project Manager powinien te? sprawdzi? rysunki projektanta. Czy rzeczywi?cie wrysowane rozwi?zania generuj? mo?liwie najwy?sz? funkcjonalno?? przy sta?ym koszcie? 

Kluczow? rol? odgrywa tu jego do?wiadczenie w danej bran?y. W mojej karierze nie zdarzy?y si? jeszcze projekty szpitali, klinik, laboratoriów, w których nie trzeba by?o wprowadza? poprawek. By?y one integraln? cz??ci? dyskusji nad rozwi?zaniami projektowymi z architektem i przyczyni?y si? do lepszego i sprawniejszego przebiegu prac nad inwestycj?. Finalnie - lepsz? realizacj? samego budynku.

Weryfikacja projektu szpitala we Lwowie - project management Piotr Mike

Koordynacja techniczna dokumentacji projektowej

Dokumentacja projektowa architekta powinna by? po??czona projektowo z innymi projektami, wytycznymi i warunkami technicznymi, pochodz?cymi od stron trzecich. G?ówn? prac? w koordynowaniu swojego projektu wykonuje oczywi?cie architekt. Project Manager powinien wspiera? i nadzorowa? ten proces. Ma on wi?kszy ni? architekt wp?yw na strony trzecie, bo bezpo?rednio nadzoruje realizacj? ich zobowi?zań umownych i prawnych wobec inwestora m.in. akceptuj?c lub opiniuj?c p?atno?ci. Wspó?pracuje te? z prawnikami inwestora. 

Stronami trzecimi w tym wypadku mog? by?:

• przedstawiciele bran?owi inwestora, np. przyszli u?ytkownicy (z dzia?u operacyjnego), 
• inni projektanci, pracuj?cy na zlecenie inwestora, np. technolog, projektanci przy??czy, projektanci wn?trz i zieleni, specjalistycznych systemów i instalacji (np. parkingowych, niskopr?dowych, itp.);
• przedstawiciele techniczni wynajmuj?cego - w przypadku inwestycji w najmowanych lokalach;
• w?a?ciciele nieruchomo?ci s?siednich, równie? planuj?cy inwestycje;
• przedstawiciele organów administracji publicznej;
• gestorzy mediów;
• dostawcy wyposa?enia.

Jestem zwolennikiem maksymalizacji zakresu odpowiedzialno?ci architekta prowadz?cego projekt. W praktyce natomiast, cz?sto dochodzi do spowolnienia post?pu prac architekta z powodu braku tzw. “wsadu projektowego” od stron trzecich. Obowi?zkiem kierownika projektu jest niwelowanie takich przeszkód. Ponadto, architekt nie we?mie na siebie pe?nej odpowiedzialno?ci za koordynacj? z niektórymi podmiotami, np. w?a?cicielami nieruchomo?ci s?siednich, które nierzadko wymagaj? mocnego wsparcia prawnego i komunikacyjnego.

Rozpoznanie wymaganych pozwoleń i uzgodnień

Wszystkie wymagane pozwolenia i uzgodnienia powinny znale?? si? w harmonogramie inwestycji. Project Manager reprezentuje inwestora w tych procedurach i trzyma r?k? na pulsie. Terminy post?powań administracyjnych powinny p?yn?? tak?e podczas trwania innych zadań krytycznych w harmonogramie. 

Architekt prowadzi zwykle znaczn? cz??? tych procedur, ale jeszcze nie widzia?em inwestycji, w której by?yby to absolutnie wszystkie pozwolenia i uzgodnienia. Pami?tajmy, ?e w interesie zamawiaj?cego jest, aby wszystkie zgody i warunki techniczne otrzyma? on jak najszybciej, ale nie zawsze jest to w interesie architekta. Najcz??ciej projektuje on wi?cej ni? jedn? inwestycj? w tym samym czasie i koncentruje swoje moce przerobowe tam, gdzie nie tylko goni? go terminy, ale te? gdzie nie ma argumentów aby odk?ada? prac?. 

Project Manager jest od pilnowania interesów inwestora, przede wszystkim poprzez:

• upewnianie si? ?e te wnioski, które mo?na by?o z?o?y?, zosta?y z?o?one przez kontrahentów inwestora;
• monitorowanie tocz?cych si? procedur administracyjnych, w tym kontaktowanie si? ze stronami trzecimi i architektem;
• podejmowanie decyzji niezb?dnych dla osi?gni?cia post?pu procedur;
• sk?adanie wniosków o decyzje, uzgodnienia, warunki techniczne w imieniu inwestora, tam gdzie nie jest to w gestii architekta.

Ustalenie ?ańcucha dostaw

W inwestycjach “pod klucz” projekt wykonawczy, b?d?cy ostatnim etapem prac projektowych musi by? zintegrowany z wyposa?eniem. 

Przyk?ad: prywatne centrum medyczne mo?e by? wyposa?one w system RTG, system zaj?to?ci gabinetów, unity stomatologiczne, system potwierdzania wizyty u lekarza, lodówki na szczepionki, wind?, system kontroli wjazdu na parking i inne, bardzo skomplikowane urz?dzenia i rozwi?zania techniczne. 

Tzw. projekt technologiczny centrum medycznego, sporz?dzany w pierwszym etapie prac projektowych, cho? zawiera wi?kszo?? wyposa?enia, to nie precyzuje jego szczegó?ów istotnych z punktu widzenia budowy i finansowania inwestycji. Modele i wersje urz?dzeń nie s? jeszcze wtedy znane. Dlatego na etapie projektu wykonawczego, Project Manager musi zapewni? udost?pnienie projektantowi wymagań technicznych dla jak najwi?kszej ilo?ci konkretnych typów lub grup produktów stanowi?cych wyposa?enie inwestycji. I odwrotnie: Project Manager musi przekazywa? dostawcom dane od projektanta, aby zoptymalizowa? wyposa?enie. To w?a?nie nazywam integracj? projektu z wyposa?eniem. 

Dodatkowo, dochodzi jeszcze przygotowanie za??czników technicznych do umów z kontrahentami. Im wi?cej szczegó?ów da si? ustali? na etapie projektowym, bez opó?niania architekta, tym mniejszy b?dzie koszt budowy. 

I tu jest rola dla Project Managera - jego odpowiedzialno?? i wynagrodzenie obejmuj? w podobnych proporcjach zarówno okres projektowy, jak i wykonawczy. Dlatego w?a?nie b?dzie on d??y? do optymalizacji projektu z punktu widzenia wykonawcy i u?ytkownika, co le?y w interesie inwestora, bo najwi?ksze koszty wynikaj? z prac budowlanych i dzia?alno?ci operacyjnej w danym obiekcie. 

Kontrakt "pod klucz" fitness klubu, dostawa sprz?tu - klient Elford Sp. z o.o. - nadzór Piotr Mike

Diabe? tkwi w szczegó?ach

Mia?em okazj? wspó?pracowa? ze ?wietnymi architektami, ale jeszcze nie zdarzy?o si?, abym nie znalaz? b??dów w dokumentacji projektowej. Project Manager analizuje rysunki i opisy architekta w ?wietle interesu inwestora:

• zgodno?? z wytycznymi inwestora lub jego klientów;
• poziom szczegó?owo?ci;
• wymiarowanie elementów budowlanych;
• funkcjonalno?? i koszt rozwi?zań projektowych;
• zgodno?? z pozwoleniami i warunkami technicznymi;
• zgodno?? pomi?dzy cz??ciami projektu.

Faza przygotowania inwestycji to najlepszy czas na dopracowanie projektu. Zmiany i uzupe?nienia projektu w trakcie budowy skutkuj? wzrostem kosztu inwestycji.

Przygotowanie przetargów

Project Manager przygotowuje przetargi jeszcze w trakcie fazy projektowej. Wspó?praca z architektem powinna skutkowa? wydaniem projektu przetargowego - etapu po?redniego pomi?dzy projektem budowlanym, a projektem wykonawczym. Rol? kierownika projektu jest ustalenie zakresu, sprawdzenie jako?ci Projektu Przetargowego i dopilnowanie, aby zosta? on wydany w odpowiednim momencie harmonogramu inwestycji. 

Liczy si? rozpocz?cie przetargu w takim momencie, aby rozpocz?? budow? jak najszybciej po otrzymaniu prawomocnego pozwolenia, od 2 do 4 tygodni przed spodziewanym pozwoleniem na budow?. Przy czym, im bardziej uszczegó?owimy ten projekt, co wi??e si? z przed?u?eniem jego przygotowania, tym pó?niej rozpoczniemy przetarg, ale otrzymamy dok?adniejsz? wycen?. Tu przydaj? si? umiej?tno?ci Project Managera z zakresu in?ynierii warto?ci, bo falstart mo?e skończy? si? dyskwalifikacj?. 

Pami?tajmy: opó?nienie na etapie projektowania zwykle kosztuje du?o mniej ni? opó?nienie na etapie budowy. Zdarza mi si? przesun?? w czasie przetarg dla lepszego przygotowania dokumentacji przetargowej.

Dodatkowo, praca kierownika projektu przy przygotowaniu przetargu obejmuje:

• rozeznanie rynku wykonawców i dostawców;
• skompletowanie regulaminu przetargu, dokumentów inwestora, harmonogramu i wytycznych;
• przygotowanie draftu umowy z wykonawc?.

Przygotowanie terenu budowy

Zawsze zmierzam do umo?liwienia rozpocz?cia robót budowlanych z impetem. Co to znaczy? Chc? szybko zobaczy? zagospodarowan? budow? i wykopan? dziur? w ziemi. W deweloperce sprzeda? ro?nie po wyj?ciu z ziemi ponad ogrodzenie budowy, i to staram si? osi?gn?? jak najszybciej. Dlatego dzia?ania wykonawcy powinny koncentrowa? si? na tempie i jako?ci budowania obiektu inwestycji, nie na za?atwianiu dodatkowych formalno?ci lub uk?adaniu si? z s?siadami. Jako Project Manager, w tym staram si? pomaga?, jak inwestor zast?pczy. 

Ka?da ingerencja w roboty ze strony trzeciej b?dzie dawa?a pretekst wykonawcy do t?umaczenia opó?nień i roszczeń kosztowych wobec inwestora. Minimalizuj? zatem zakres wykonawcy w odniesieniu do kwestii oko?oinwestycyjnych, nios?cych ryzyko wstrzymania kosztownej machiny budowlanej, np.:

• wycinka drzew i krzewów;
• usuni?cie zb?dnej infrastruktury, w szczególno?ci obiektów bezprawnie istniej?cych na terenie budowy;
• doprowadzenie pr?du i wody do budowy, szczególnie je?li musz? by? doprowadzone z dalszej odleg?o?ci, przez dzia?ki innych w?a?cicieli;
• ubezpieczenie budowy i robót budowlanych (tzw. Construction All Risk)
• wst?pne rozpoznanie zagospodarowania budowy z punktu widzenia interesu inwestora, np. lokalizacja biura sprzeda?y mieszkań lub oznaczeń reklamowych;
• poinformowanie s?siadów o planowanym terminie rozpocz?cia budowy (z nimi warto by? ca?y czas w sta?ym, dobrym kontakcie).

Aby zminimalizowa? ryzyko podziemnych “niespodzianek”, teren budowy warto przeskanowa?, ewentualnie dokona? odkrywek podziemnej infrastruktury.

Teren gotowy, roboty zacz?te - klient Nordic Living Sp. z o.o. - organizacja MIKE Management

Zarz?dzenie projektami budowlanymi przez Project Managera - w skrócie

Masz pomys? i pieni?dze, ale masz ma?o czasu - zatrudnij Project Managera. W fazie projektowej powinien zrealizowa? dla ciebie te obowi?zki:

• Project Management, liderowanie zespo?owi i koordynacja jego dzia?ań;
• In?ynieria warto?ci;
• Koordynacja techniczna dokumentacji projektowej;
• Rozpoznanie wymaganych pozwoleń i uzgodnień;
• Ustalenie ?ańcucha dostaw;
• Sprawdzanie projektu;
• Przygotowanie przetargów i konkursów ofert;
• Przygotowanie terenu budowy.

Project Manager z pewno?ci? mo?e by? praw? r?k? inwestora. Czy mo?e sta? si? dos?ownie… jego r?k?? Tak, kiedy zarz?dza projektem budowlanym jako inwestor zast?pczy. Ale to ju? temat na osobny wpis. 

Masz pytania w tej sprawie, potrzebujesz specjalisty - skontaktuj si? ze mn?:

Piotr Mike

tel. 665 101 030

[email protected]

www.mikemanagement.pl