The HR-Profile of... Ansgar Ruhnau

(For the original version of the Interview in Dutch, please scroll down)

“WE ARE THE FORMULA 1-TESTDRIVER OF OUR OWN PRODUCTS”

He is 28 years young and already up and running as HR Director of SAP Netherlands. And even that took Ansgar Ruhnau too long. With being the worldwide specialist in software solutions for companies, digital transformation in the own workforce naturally plays a key role. "Digitization puts HR employees in their strength."

What is your HR dream scenario?

"Being on the local Board of Director, I can positively influence decisions made about people. I have a rather romantic dream, but I really intend to make it happen: I am looking for the best way for people to live and work together. "

How did you become SAP's youngest HR Director?

"In 2010 I started at SAP Headquarters in Germany with an integrated study program: I was working on my bachelor's in Business Administration and Management and in the meantime started working at SAP. At the Diversity & Inclusion department, I focused on increasing the number of women in leadership positions. We started at 15 percent and now we stand at more than 25 percent worldwide. A nice score, especially because the men who opt for an ICT education are largely in the majority. In the subsequent period, a major restructuring took place within SAP. It was very well received, and great chance for me to show in young years what I am capable of. With my dream clear in my mind, I realized that I had to sit in the board of directors to influence or take decisions of a crucial nature. SAP offered me again the opportunity to show my capabilities: I was send to the Netherlands as an ad interim HR Director next to assignments in other European countries. To my great joy, the Dutch team finally found that I should stay for a little longer and hired me as their permanent HR Director."

Is so much space for development typical of SAP?

"Yes, we have a great talent program. Our vision is that we prepare the leaders of the future. The trick is to put people in the right position at the right time. If they are not ready yet, it can turn out wrong. For example, the danger of a burn-out is lurking. For me, an ad-interim assignment was perfect. I felt the space to occasionally make a mistake and to learn from it. A good workout before I started the 'real work'."

What is your vision with HR?

"My vision for the future is that companies do become platforms where people connect with their own strengths and unfiltered dreams and ideas. They grow, are very valuable to the organization and get exactly that back from their employer what they need. HR must push on two important limits in order to realize this: Flexibilization and Digitization. HR manages the most important balance sheet in the company: what does an employee bring and what do we give back in return? This is essential to attract talent. To really become a platform company, we have to be flexible. For example, by giving an employee all the freedom in when he works or does not work."

Exciting…

"Yes, as an HR Director I also have to fight for our vision. I strongly believe that the people we hire are self-sufficient. Trust does motivate employees to take on their responsibilities and to rise above themselves."

What kind of leadership suits such a flexible attitude?

Positive, strong leaders who by nature generate followers. Suppose someone says: "I would like to work with Ansgar, because he has a vision that I share." It does not get much nicer, right? Our performance management is based on the objectives of the employees themselves: what can I do to further improve my strengths? This feedback culture is necessary to shift the focus from a command and control leadership to a trust based one. If hierarchy disappears into the background, you will reach many more people. That is how it works today: with a YouTube video you can go viral in one go. We also like to see a form of 'network leadership' within our company. "

How digitally transformed is SAP itself?

"We are the Formula 1 test driver of our own products. Our processes are also optimized thanks to SAP SuccessFactors and Employee Central - a popular product from us in the HR Business. 90,000+ SAP employees worldwide use the platform. I found the move from on-premise to the cloud exciting, but it went very well. And the solution is so user-friendly that training for the users was hardly necessary: it is intuitive."

"HR manages the most important balance sheet in the company: What does an employee bring and what do we give back in return?"

How does Employee Central help your department?

"All important data is collected on one platform and administrative tasks related to Personnel Management are automated. The strength of SAP is that all different systems within a company can be linked to each other. For example, if I change a salary, that information also ends up with the Finance Director. And we are not finished yet; The next step to an intelligent company is that the data is not only available, but that the system thinks proactively for you. For example, it can signal that something has happened in a team, which means there is a risk that a talent leaves SAP. Then I get an alert: Ansgar, we have to do something for the employee, give him a retention bonus. Click and done! That request goes then immediately to the finance department for approval. "

What is the added value of digitization for HR?

"Ten years ago, the HR function was largely absorbed by administration. Now there is much more time and space to really add value to the company. It is HR's responsibility to use this extra space and develop a strategic approach. To identify and realize needs. Working in HR is so much more than one-on-one conversations with people and coaching them in their careers. We work with data, set up systems, are involved in project management. Managing the total package 'in an Excel file' is simply impossible. Then we lose our added value to improve employee experience. And experience is something the current generation joining the workforce is counting on. "

Nothing but praise?

"Oh, yes. Flexibility and digitization offer many opportunities, but also involve dangers. It should not be a one-way street for employees who do too much because they have 24/7 access to their work. And here lies a shortcoming of politics - laws on this subject are based on an old-fashioned perspective on working - so it is up to the employer and HR to protect the digital generation. In the context of sustainable employability it is of great importance to provide instruments that regulate well-being. We have created a new function within SAP Netherlands: A Health, Safety & Wellbeing Officer. This function is to infuse a healthy balance between work and private life."

Do you see that in the absenteeism percentage?

"Our absenteeism is low, between one and two percent, but that is actually too much for us already. In our industry it is mainly stress-related complaints that we have to prevent. And we want to be the best organization to live and work together, so stress-related diseases do not fit into the picture."

What do you think is the biggest pitfall in the field of HR?

"Taking action only based on feeling. Substantiate everything you do with data. 650 people work at SAP Netherlands, so getting to know everyone personally is an impossible task for me. I have to base decisions on the company on facts and figures. HR is not just working with people, you also need the skills to work with technology."

"Obviously, I encounter resistance, but then I know: we are on the right track."

Your career started at SAP and you are not gone yet. What do you do to keep talent in the house?

"We offer them the opportunity to realize their potential and try to get them out of their comfort zone in a positive way. We give them plenty of opportunity to achieve their goals and pursue their dreams. My generation wants to make an impact and that cannot really go fast enough. That is why we need to build their confidence in us, but also manage their expectations. The expectations of our eager Millennial-Generation cannot always be met, they need to give it time. That is very recognizable for me: I could not wait too. It was the trust that I have in my manager, that helped me through the impatient phase in my life."

But you are now 28 and already after a few years ad interim, HR Director!

"Hahaha, yes, but I was very impatient. My manager said, "Ansgar, have patience and trust that we will put you on the right path." They did not consider my age as a road blocker and gave me a fantastic opportunity. Yet I was not one hundred percent ready: I've learned a lot over time and still learn a lot. But because of the investment my manager has made in me, I am very motivated to give the best possible performance in my job."

What is the biggest fight that need to be won?

"Pushing the organization for a change in culture."

How do you handle that?

"We first need to have a place at the table. HR needs to deserve the right to speak. In HR we also have a service function. First everything needs to run smoothly, and the company needs to be satisfied with the services of our department. That is a good starting position to be able to say that we have to take steps to stay relevant as a company. In order to get people to change, we have to challenge people on a daily basis: one on one, in the Board of Directors and in sessions with employees."

And that is received with open arms?

"Obviously, I encounter resistance, but then I know: we are on the right track. No change goes without resistance. That is exciting in our field. We must not only provide service, but also think outside the box and dare to challenge the management. It is about giving a real direction as HR."

You aspired to be a HR Director. Here you are. What is next?

"For the time being my plan does not go beyond growing with SAP Netherlands. I cannot imagine any better job. It is a dream come true. The Dutch are known as very innovative. I also like to use that climate within SAP to integrate innovation, to create a positive cultural change and - together with my team - to fulfil a progressive role model within HR."

Text: Marloes Levie - Photos: Oane Born - Published by the NVP Magazine on 26 November 2019.

___________________________________________________

“WIJ ZIJN DE FORMULE 1-TESTRIJDER VAN ONZE EIGEN PRODUCTEN”

Hij is 28 lentes jong en schopte het nu al tot directeur HR van SAP Nederland. En zelfs dat duurde Ansgar Ruhnau stiekem te lang. Bij de wereldwijde specialist in softwareoplossingen voor bedrijven speelt digitale transformatie op de eigen werkvloer vanzelfsprekend ook een grote rol. “Digitalisering kan HR-medewerkers in hun kracht zetten.”

Wat is jouw HR-droomscenario?

“Nu ik in de Raad van Bestuur zit, kan ik beslissingen die over medewerkers worden genomen op een positieve manier be?nvloeden. Ik heb een vrij romantische droom, maar ben toch écht van plan ‘m te verwezenlijken: ik zoek de allerbeste manier voor mensen om samen te leven en werken.”

Hoe werd jij SAP’s jongste HR-directeur?

“In 2010 begon ik op het hoofdkantoor in Duitsland met een ge?ntegreerd studieprogramma: ik was bezig met mijn bachelor Business Administration and Management en ging ondertussen aan de slag bij SAP. Op de afdeling Diversity & Inclusion hield ik me bezig met het vergroten van het aantal vrouwen in leiderschapsposities. We begonnen op 15 procent en nu staan we op 25 procent wereldwijd. Een mooie score, helemaal omdat de mannen die voor een ICT-opleiding kiezen ruimschoots in de meerderheid zijn. In de periode daarna vond binnen SAP een grote herstructurering plaats. Die werd ontzettend goed ontvangen en ík kon in mijn jonge jaren laten zien wat ik in huis had. Met mijn droom helder voor de geest realiseerde ik me dat ik aan de directietafel moest zitten om cruciale beslissingen te be?nvloeden of zelf te nemen. SAP bood mij de kans om te laten zien wat ik kan: via ad-interim directeursfuncties in verschillende Europese landen kwam ik uiteindelijk in Nederland terecht. Tot mijn grote vreugde werd ‘ad-interim’ in 2017 geschrapt en mocht ik blijven.”

Is zoveel ruimte voor ontwikkeling typerend voor SAP?

“Ja, we hebben een groot talentprogramma. Onze visie is dat we daarmee de leiders van de toekomst klaarstomen. De kunst is wel om mensen op het juiste moment op een positie te zetten. Als ze er nog niet klaar voor zijn, kan het verkeerd uitpakken. Het gevaar van een burn-out ligt bijvoorbeeld op de loer. Voor mij was dat ad-interim assignment perfect. Ik voelde de ruimte om af en toe een foutje te maken en ervan te leren. Een goede training voordat ik aan het ‘echte werk’ begon.”

Welke slag sla jij met HR?

“Mijn toekomstvisie is een platformbedrijf waarbij mensen zich aansluiten met hun eigen sterke punten en ongefilterde dromen en idee?n. Ze groeien door, zijn zeer waardevol voor de organisatie en krijgen terug waar zíj behoefte aan hebben. HR moet twee belangrijke grenzen verleggen om dit te kunnen realiseren: flexibilisering en digitalisering. HR beheert de belangrijkste balans: wat brengt een medewerker mee en wat geven wij terug? Dit is essentieel om talent aan te trekken. Om echt een platformbedrijf te worden, moeten we ons flexibel opstellen. Bijvoorbeeld door een werknemer alle vrijheid te geven in wanneer hij wel of niet werkt.”

Spannend…

“Ja, daar moet ik als HR-directeur soms voor knokken, maar ik geloof erin dat de mensen die wij aannemen zelfsturend kunnen zijn. Vertrouwen beweegt ze om hun verantwoordelijkheden te pakken en boven zichzelf uit te stijgen.”

Wat voor leiderschap past bij zo’n flexibele opstelling?

“Positieve, sterke leiders die vanzelf followers krijgen. Stel dat iemand zegt: ‘Ik wíl graag met Ansgar werken, want hij heeft een visie waar ik achter sta.’ Veel mooier wordt het toch niet? En ons performance management gaat uit van doelstellingen van de medewerkers zelf: wat kan ik doen om mijn sterke punten verder te verbeteren? Die feedbackcultuur is noodzakelijk om de focus te verleggen van controlerend leiderschap naar vertrouwen. Als hi?rarchie naar de achtergrond verdwijnt, bereik je veel meer mensen. Dat is hoe het vandaag de dag werkt: je kunt met een YouTubevideo in één keer viraal gaan. Een vorm van ‘netwerkleiderschap’ zien we ook graag terug binnen ons bedrijf.”

Hoe digitaal getransformeerd is SAP zelf?

"Wij zijn de Formule 1-testrijder van onze eigen producten. Ook onze processen worden dankzij SAP SuccessFactors Employee Central – een geliefd product van ons in de HR business – geoptimaliseerd. 90.000 SAP-medewerkers wereldwijd maken gebruik van het platform. De verhuizing van on-premise naar de cloud vond ik zenuwslopend, maar het is heel goed gegaan. En de oplossing is zó gebruiksvriendelijk dat trainingen geven niet nodig is: het wijst zich vanzelf.”

“HR beheert de belangrijkste balans: Wat brengt een medewerker mee en wat geven wij terug?”

Hoe helpt Employee Central jouw afdeling?

“Alle belangrijke gegevens zijn op het platform verzameld en administratieve taken rondom Personeelsmanagement zijn geautomatiseerd. Sterk van SAP is dat alle verschillende systemen binnen een bedrijf aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Als ik bijvoorbeeld een salaris wijzig, komt die informatie meteen ook bij de financieel directeur terecht. En we zijn nog lang niet klaar; de vervolgstap naar een intelligent bedrijf is dat de gegevens niet alleen beschíkbaar zijn, maar dat het systeem ook meedenkt. Zo kan het signaleren dat er iets in een team is gebeurd waardoor een groot risico bestaat dat een talent bij SAP vertrekt. Dan krijg ik een alert: Ansgar, we moeten iets voor de medewerker doen, geef hem een retentiebonus. Klik, doen! Dat verzoek gaat onmiddellijk naar de financi?le afdeling voor goedkeuring.”

Wat is de meerwaarde van digitalisering voor HR?

“Tien jaar geleden werd een HR-functie grotendeels opgeslokt door de administratie. Nu is er veel meer tijd en ruimte om echt waarde toe te voegen aan de onderneming. Het is de verantwoordelijkheid van HR om de rust te pakken en een strategisch plan uit te stippelen. Om behoeften te signaleren en te realiseren. Werken in HR is zoveel meer dan een-op een gesprekken voeren met mensen en ze coachen in hun loopbaan. We werken met gegevens, zetten systemen op, houden ons bezig met projectmanagement. Het totaalpakket ‘in een Excelbestand’ beheren, is simpelweg onmogelijk. Dan verliezen we onze toegevoegdewaarde om de ervaring van medewerkers te verbeteren. En dat is iets waar de huidige generatie wél op rekent.”

Niets dan lof?

“O, jawel. Flexibiliteit en digitalisering bieden veel kansen, maar brengen ook gevaren met zich mee. Het moet geen eenrichtingsverkeer worden van medewerkers die veel te véél doen omdat ze 24/7 toegang hebben tot hun werk. De politiek schiet hierin tekort – wetten hieromtrent zijn gebaseerd op een ouderwets perspectief op werken – dus het is aan de werkgever en HR om de digitale generatie te beschermen. Ook in het kader van duurzame inzetbaarheid is het van groot belang om instrumenten aan te reiken die het welzijn reguleren. We hebben binnen SAP onder andere een nieuwe functie gecre?erd: een Health, Safety & Wellbeing Officer. Die bewaakt de balans tussen werk en privé.”

Zie je dat terug in het verzuimpercentage?

“Dat is laag, tussen de één en twee procent, maar dat is eigenlijk nog te veel. In onze bedrijfstak zijn het met name stressgerelateerde klachten die wij moeten zien te voorkomen. En we willen nu eenmaal de allerbeste organisatie zijn om samen te leven en werken, dus dat past niet in het plaatje.”

Wat vind jij de grootste valkuil binnen het vakgebied?

“Actie ondernemen op basis van gevoel. Onderbouw alles wat je doet met datagegevens. Bij SAP Nederland werken 650 mensen, dus íedereen persoonlijk leren kennen, is voor mij een onmogelijke opgave. Beslissingen voor het bedrijf moet ik baseren op feiten en cijfers. HR is niet alleen maar met mensen werken, je moet ook de vaardigheden hebben om met technologie te werken.”

“Natuurlijk stuit ik op verzet, maar dan weet ik: we zijn op de goede weg”

Jouw carrière begon bij SAP en je bent nog niet weg. Wat doen jullie om talent in huis te houden?

“We bieden ze de mogelijkheid om hun potentieel waar te maken en proberen ze op een positieve manier uit hun comfortzone te halen. We geven ze volop de gelegenheid om hun doelen kenbaar te maken en hun dromen na te jagen. Mijn generatie wil impact maken en dat kan ons eígenlijk niet snel genoeg gaan, dus we geven vertrouwen, maar managen ook de verwachtingen. Het kan niet altijd metéén, geef het de tijd. Het is heel herkenbaar, ik kon ook niet wachten. Vertrouwen heeft me door de ongeduldige fase in mijn leven geholpen.”

Maar je bent nu 28 en al een paar jaar, ad-interim meegerekend, HR-directeur!

“Hahaha, ja, maar ik was tóch heel ongeduldig. Mijn toenmalige manager zei: ‘Ansgar, heb geduld en vertrouw erop dat we je op het juiste pad gaan zetten.’ Ze keken niet alleen naar mijn leeftijd en gaven me een fantastische kans. Ik was er niet honderd procent klaar voor: ik heb gaandeweg veel geleerd en leer nog steeds veel. Maar door de investering die hij in mij heeft gedaan, ben ik súper gemotiveerd om mijn baan zo goed mogelijk in te vullen.”

Wat is het grootste gevecht dat er te winnen is?

“Managers over de streep trekken en de cultuur veranderen.”

Hoe pak jij dat aan?

“We hebben eerst een plek aan tafel, recht van spreken, verdiend. In HR hebben we ook een servicefunctie. Alles loopt makkelijk door en Medewerkers zijn tevreden met onze afdeling. Dat is een fijne uitgangspositie om te kunnen zeggen dat we stappen moeten nemen om aantrekkelijk te blijven. Om mensen mee te krijgen in verandering moet ik mensen dagelijks challengen: een op een, in de Raad van Bestuur en in sessies met medewerkers.”

En dat wordt met open armen ontvangen?

“Natuurlijk stuit ik op verzet, maar dan weet ik: we zijn op de goede weg. Geen verandering zonder weerstand. Dat is spannend aan ons vakgebied. We moeten niet alleen service verlenen, maar ook buiten de kaders denken en het management durven challengen. Echt richting geven.”

Je ambieerde een functie als HR-directeur. En nu?

“Mijn plan reikt vooralsnog niet verder dan doorgroeien met SAP Nederland. Ik kan me geen andere droombaan voorstellen. Nederlanders staan te boek als heel innovatief. Dat klimaat benut ik graag ook binnen SAP om vernieuwing te integreren, een positieve cultuurverandering teweeg te brengen en samen met mijn team een vooruitstrevende voorbeeldfunctie te vervullen binnen HR.”

Tekst: Marloes Levie - Foto’s: Oane Born - Gepubliceerd door de NVP Magazine op 26 November 2019.