How AI is changing the way we work: What is the current situation? What can we do as a Dynamics partner?

[Deutsche Version unten/German version below]

Directions EMEA, the world's largest conference specifically focused on Dynamics 365 Business Central with over 3000 participants, is about to begin in Vienna. It is particularly interesting to note that this year the focus of the majority of the sessions is on artificial intelligence and therefore certainly on Copilot. I wonder how often we will hear the word copilot in the keynote.

Okay, artificial intelligence will change our world of work significantly, that's clear. But how?

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As Managing Director of the Anveo Group , a medium-sized company based in Hamburg with products that are used internationally in the Dynamics sector, I am naturally also responsible for business development and must recognize new trends in good time in order to prepare my team and company for these changes in the best possible way. Ideally, we create added value and take away positive effects that allow us to work better, more efficiently and hopefully also more relaxed.

But what about the concerns of colleagues who may find themselves replaced by AI in a few years or even months? Last summer, in 2023, I heard a managing director say that they weren't hiring anyone for the time being because they expected AI to greatly increase efficiency. Wow, uh, yeah, that's awesome. I'd rather not reveal the company and name here. I don't see that happening in our company at the moment.

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We must take these concerns seriously and create the best possible solution for everyone through the right dialog.

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What can I do?

I have identified three things for myself and have already done or will do most of them in 2024:

1. Build up knowledge
2. Gain my own experience
3. Establish a dialog

This may be in the wrong order, but the topic of AI was and still is so new that a dialog with other Dynamics partners at the Days of Knowledge this year unfortunately produced hardly any results. So: building up knowledge and getting started yourself were the first steps!

Here are my points in detail:

1. Build Up Knowledge

What does science have to say about this topic? There are trend researchers, university studies and blogs by AI experts, for example. I'm less interested in the technical details, i.e. which product has which exact benefits, but rather the bird's eye view - what impact will AI have on our companies?

For example, I found a very interesting lecture by Professor Dr. Krzywdzinski. He presented his remarks as part of a lecture at the Weizenbaum Institute in Berlin, Germany, in which he dealt intensively with the effects of artificial intelligence (AI) on the world of work.

He has addressed the following questions:

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What exactly is artificial intelligence and how does it (still?) differ from human intelligence?

According to Professor Dr. Krzywdzinski, artificial intelligence (AI) differs fundamentally from human intelligence in that AI solves problems without pursuing goals or understanding meaning. Human intelligence is characterized by the ability to think strategically, set goals and make context-dependent decisions. In contrast, AI, such as Copilot and ChatGPT, works purely on the basis of statistical correlations by calculating probabilities for answers without actually understanding the content. It is therefore efficient at solving problems, but without a deep understanding of the context.

The differences mean that while AI can efficiently perform routine tasks and solve problems, human skills such as goal setting, creative thinking and understanding context remain irreplaceable. Humans must continue to make complex decisions and interpret the results of AI in a meaningful way, as AI acts without real understanding.

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What useful areas of application does he see for companies with today's technical possibilities?

Professor Dr. Krzywdzinski sees several useful areas of application for companies with the current technical possibilities of AI:?

1. Text, image and speech processing: AI is used to recognize patterns, e.g. in video conferences to optimize sound and image quality.
2. Chatbots: Companies use AI-supported chatbots for information provision and automated customer communication.
3. Software development: AI can create parts of program code automatically, especially in formal programming languages.
4. Machine maintenance (predictive maintenance): AI analyzes sensor data to detect anomalies and predict maintenance requirements.
5. Marketing: AI analyzes customer data and develops recommendations for targeted marketing campaigns.

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What impact will AI have on companies? Is it not just a boost to automation?

He sees AI as a boost to automation, but warns that its impact will go deeper than previous waves. AI not only takes over routine tasks, but also changes the nature of work and requires new skills. He is critical of the risks associated with data quality and misinterpretation if companies underestimate the complexity. He remains optimistic, as AI acts as an assistant that promotes innovation and creates new, more challenging tasks, as long as companies and employees are willing to adapt.

There we have it - we have something to do.

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Aren't there also exaggerated ideas, i.e. a disillusionment with what AI will be able to do?

Yes, Professor Dr. Krzywdzinski sees a coming disillusionment with exaggerated expectations of AI. AI is often portrayed as omnipotent, but in practice it is still limited and makes mistakes. Companies are struggling with implementation, and infrastructural hurdles such as energy requirements may slowing down progress. AI will play an important role, but more as an assistant than a revolutionary solution.

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How can companies best prepare themselves?

Companies should invest in further training to educate employees in the use and understanding of AI. They also need to hire qualified specialists and build a robust data infrastructure. Dealing with data quality, data protection and the integration of AI into existing processes are crucial, as is the deliberate testing of AI solutions in pilot projects before they are implemented on a large scale.

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For me personally, this was an encouraging talk: there are very exciting times ahead that will require a lot of new things, but also a lot of adaptation. So, let's go and gather our own experiences:

2. Gain My Own Experience

We have to use AI ourselves in the company: Check what already works technically today; critically question what helps us - and what doesn't. And where can we establish a direct link to Microsoft Dynamics?

In March 2024, we introduced our own Copilot or CustomGPT chatbot as an AI assistant for this purpose. The battle begins: which tool is better? It's exciting! Equipped with a lot of Anveo product and internal process knowledge, this ChatBot now supports us with many topics.

And for better acceptance in the team, we have given the bot a name and a picture: It's the squirrel, or rather an AI squirrel, with the name Tony and a cute picture. (For details, see my previous post. ) Since then, everyone in the team has been talking about Tony so naturally that new colleagues thought he/she was an actual colleague and not a virtual one. This has led to some very funny conversations!

I will be happy to share my further experiences on this with my colleague Kayleen Hannigan at Directions EMEA in our presentation:

Copilot Studio vs. OpenAI Custom GPT - Let's Build Your Company's AI Assistant.

When and where? - see in the conference app or I'll post it later in the comments.

3. Establish Dialog

It is very important to share experiences both internally and with other entrepreneurs. The technology is so new and is developing so quickly that we can all only benefit if we share "do's and don'ts".

Internally, for example, Tony is discussed at every monthly team meeting. What worked, what didn't work? Does the team have positive or negative examples? Can these be solved? If so, how?

I consider the upcoming Directions EMEA to be one of the most important places to share experiences with other companies.?

So, if you have already tried anything with AI in your company, please get in touch with me - I am grateful for any dialog. And not just for technical aspects, but especially for tips on good change management, tips on strengthening quality and acceptance.

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I will be happy to share my experiences in the next blog post.

I look forward to exciting discussions in Vienna!

Best regards from Hamburg

Nils

(Deutsche Version)

Wie KI unsere Arbeitsweise ver?ndert: Wie ist die aktuelle Situation? Was k?nnen wir als Dynamics-Partner tun?

In Kürze beginnt in Wien die Directions EMEA, die weltweit gr??te speziell auf Dynamics 365 Business Central ausgerichtete Konferenz mit über 3000 Teilnehmern. Besonders interessant ist hierbei, dass dieses Jahr der Schwerpunkt mit einem Gro?teil der Sessions auf künstliche Intelligenz und sicherlich damit auf Copilot liegt. Ich frage mich schon, wie h?ufig wir wohl das Wort Copilot in der Keynote h?ren.

?Okay, künstliche Intelligenz wird unsere Arbeitswelt stark ver?ndern, das ist klar. Nur wie?

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Als Gesch?ftsführer der Anveo Group , einem mittelst?ndischen Unternehmen aus Hamburg, mit Produkten mit internationalem Einsatz im Dynamics-Bereich, trage ich natürlich auch die Verantwortung für die gesch?ftliche Weiterentwicklung und muss neue Trends rechtzeitig erkennen, um mein Team und Unternehmen auf diese Ver?nderungen bestm?glich vorzubereiten. Idealerweise schaffen wir Mehrwerte und nehmen positive Effekte mit, die uns besser, effizienter und hoffentlich auch entspannter arbeiten lassen.

Aber was ist mit den Sorgen der Kolleginnen und Kollegen, die sich vielleicht in wenigen Jahren oder sogar Monaten durch eine KI ersetzt sehen? Schon im letzten Jahr 2023 im Sommer habe ich einen Gesch?ftsführer sagen h?ren, sie stellen vorerst niemand mehr ein, da sie durch die KI starke Effizienzsteigerungen erwarten. Wow, ?h, ja, krass. Firma und Name verrate ich hier mal lieber nicht. Das sehe ich bei uns derzeit nicht.

Diese Sorgen müssen wir ernst nehmen und im richtigen Dialog eine bestm?gliche L?sung für alle schaffen.

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Was kann ich tun?

?Drei Dinge habe ich für mich identifiziert und in 2024 schon im Gro?teil unternommen bzw. noch vorgenommen:

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1. Wissen aufbauen
2. Eigene Erfahrungen sammeln
3. Dialog herstellen

Das mag in der falschen Reihenfolge sein, aber das Thema KI war und ist immer noch so neu, dass ein Dialog mit anderen Dynamics-Partnern auf den Days of Knowledge in diesem Jahr leider noch kaum Ergebnisse hervorgebracht hat. Also: Wissen aufbauen und selbst loslegen waren die ersten Schritte!

Hier meine Punkte im Detail:

1. Wissen aufbauen

Was sagt die Wissenschaft zu diesem Thema? Es gibt Trendforscher, Studien von Universit?ten oder z. B. Blogs von KI-Fachleuten. Hier interessieren mich weniger technische Details, also welches Produkt welche Leistungen genau hat, sondern eher die Vogelperspektive – welche Auswirkungen hat die KI auf unsere Unternehmen?

Ich habe beispielsweise einen sehr interessanten Vortrag von Professor Dr. Krzywdzinski gefunden. Er stellte seine Ausführungen im Rahmen eines Vortrags am Weizenbaum-Institut in Berlin vor, in dem er sich intensiv mit den Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz (KI) auf die Arbeitswelt auseinandersetzte.

Er behandelt folgende Fragen:

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Was genau ist eigentlich Künstliche Intelligenz und worin unterscheidet sie sich Stand heute (noch?) von menschlicher Intelligenz?

Laut Professor Dr. Krzywdzinski unterscheidet sich Künstliche Intelligenz (KI) grundlegend von menschlicher Intelligenz darin, dass KI Probleme l?st, ohne jedoch Zwecke zu verfolgen oder Bedeutung zu verstehen. Menschliche Intelligenz zeichnet sich durch die F?higkeit aus, strategisch zu denken, Ziele zu setzen und kontextabh?ngige Entscheidungen zu treffen. Im Gegensatz dazu arbeitet KI, wie etwa Copilot und ChatGPT, rein auf der Basis von statistischen Korrelationen, indem sie Wahrscheinlichkeiten für Antworten berechnet, ohne die Inhalte tats?chlich zu begreifen. Sie ist also effizient in der Probleml?sung, jedoch ohne tiefes Verst?ndnis der Zusammenh?nge.

Die Unterschiede bedeuten, dass KI zwar effizient Routineaufgaben und Probleml?sungen übernehmen kann, aber menschliche F?higkeiten wie Zielsetzung, kreatives Denken und das Verstehen von Kontexten unersetzlich bleiben. Menschen müssen weiterhin komplexe Entscheidungen treffen und die Ergebnisse der KI sinnvoll interpretieren, da KI ohne echtes Verst?ndnis handelt.

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Welche sinnvollen Einsatzgebiete sieht er mit den heutigen technischen M?glichkeiten für Unternehmen?

Professor Dr. Krzywdzinski sieht mehrere sinnvolle Einsatzgebiete für Unternehmen mit den heutigen technischen M?glichkeiten der KI:

1. Text-, Bild- und Sprachverarbeitung: KI wird genutzt, um Muster zu erkennen, z.B. in Videokonferenzen für die Optimierung von Ton- und Bildqualit?t.
2. Chatbots: Unternehmen setzen KI-gestützte Chatbots für die Informationsbereitstellung und automatische Kundenkommunikation ein.
3. Softwareentwicklung: KI kann Teile von Programmcode automatisch erstellen, besonders in formalen Programmiersprachen.
4. Maschinenwartung (Predictive Maintenance): KI analysiert Sensor-Daten, um Anomalien zu erkennen und Wartungsbedarf vorherzusagen.
5. Marketing: KI analysiert Kundendaten und entwickelt Empfehlungen für gezielte Marketingkampagnen.

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Welche Auswirkungen hat die KI auf die Unternehmen? Ist das nicht nur einer Automatisierungsschub?

Er sieht KI als Automatisierungsschub, warnt jedoch, dass ihre Auswirkungen tiefer gehen als frühere Wellen. KI übernimmt nicht nur Routineaufgaben, sondern ver?ndert die Art der Arbeit und erfordert neue Qualifikationen. Kritisch sieht er die Risiken bei Datenqualit?t und Fehlinterpretationen, wenn Unternehmen die Komplexit?t untersch?tzen. Optimistisch bleibt er, da KI als Assistenz fungiert, die Innovationen f?rdert und neue, anspruchsvollere Aufgaben schafft, solange Unternehmen und Mitarbeiter bereit sind, sich anzupassen.

Da haben wir es – wir haben etwas zu tun.

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Gibt es nicht auch überzogene Vorstellungen, also eine Ernüchterung, was die KI alles leisten k?nnen wird?

Ja, Professor Dr. Krzywdzinski sieht eine kommende Ernüchterung bei überzogenen Erwartungen an KI. Oft wird KI als allm?chtig dargestellt, doch in der Praxis ist sie noch begrenzt und macht Fehler. Unternehmen k?mpfen mit der Implementierung, und infrastrukturelle Hürden wie Energiebedarf bremsen den Fortschritt. KI wird eine wichtige Rolle spielen, aber eher als Assistenz, nicht als revolution?re L?sung.

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Wie k?nnen sich Unternehmen bestm?glich vorbereiten?

Unternehmen sollten in Weiterbildung investieren, um Mitarbeiter in der Nutzung und dem Verst?ndnis von KI zu schulen. Zudem müssen sie qualifizierte Fachkr?fte einstellen und eine robuste Dateninfrastruktur aufbauen. Der Umgang mit Datenqualit?t, Datenschutz und die Integration von KI in bestehende Prozesse sind entscheidend, ebenso wie das bewusste Testen von KI-L?sungen in Pilotprojekten, bevor sie gro?fl?chig implementiert werden.?

Für mich pers?nlich war das ein ermutigender Vortrag: Es stehen sehr spannende Zeiten bevor, die viel Neues, aber auch viel Anpassung erfordern. Also, los geht’s zum Sammeln eigener Erfahrungen:

2. Eigene Erfahrungen sammeln

Wir müssen die KI selbst im Unternehmen einsetzen: Prüfen, was funktioniert technisch heute schon; kritisch hinterfragen, was uns hilft - und was nicht. Und an welcher Stelle k?nnen wir direkt den Bezug zu Microsoft Dynamics herstellen?

Hierzu haben wir im M?rz 2024 technologieoffen einen eigenen Copilot bzw. CustomGPT-Chatbot als KI-Assistenten eingeführt. The battle begins: welches Werkzeug ist das bessere? Ist spannend! Ausgerüstet mit viel Anveo Produkt- und internem Prozesswissen unterstützt uns dieser ChatBot heute bei vielen Themen.

Und zur besseren Akzeptanz im Team haben wir dem Bot einen Namen und Bild verpasst: Es ist das Eichh?rnchen, besser ein AI-chh?rnchen, mit dem Namen Tony und sü?em Bild. (Details siehe meinen vorherigen Beitrag. ) Seitdem sprechen alle im Team so selbstverst?ndlich von Tony, dass neue Kollegen schon dachten, er/sie w?re ein tats?chlicher Kollege und nicht virtuell. Das hat zu sehr lustigen Konversationen geführt!

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Meine weiteren Erfahrungen hierzu teile ich gern zusammen mit meiner Kollegin Kayleen Hannigan auf der Directions EMEA in unserem Vortrag:

Copilot Studio vs. OpenAI Custom GPT – Let’s Build Your Company’s AI Assistant.

Wann und wo? - siehe in der Conference App bzw. poste ich sp?ter in den Kommentaren.

3. Dialog herstellen

Ganz wichtig ist sowohl intern als auch mit anderen Unternehmern Erfahrungen austauschen. Die Technologie ist so neu und entwickelt sich so schnell, dass wir alle nur profitieren k?nnen, wenn wir ?Do’s and Don’ts“ teilen.

Intern wird Tony beispielsweise in jedem monatlichen Team-Meeting thematisiert. Was hat funktioniert, was klappt nicht? Hat das Team positiv oder negativ-Beispiele? Kann man diese l?sen? Wenn ja, wie?

Mit anderen Unternehmen halte ich gerade die anstehende Directions EMEA für eine der wichtigsten Orte, um Erfahrungen zu teilen.

Wer also schon irgendwas mit KI im Unternehmen probiert hat, bitte gern auf mich zukommen – da bin ich für jeden Dialog dankbar. Und das nicht nur für technische Aspekte, sondern ganz besonders auch für Tipps für gutes Change Management, Tipps für St?rkung der Qualit?t und Akzeptanz.

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Gern teile ich im Anschluss meine Erfahrungen im n?chsten Blog-Beitrag.

Ich freue mich auf spannende Gespr?che in Wien!

Liebe Grü?e aus Hamburg

Nils