Hoeveel kost een headhunter, en wat is het verschil met een rekruteringskantoor?

Een headhunter of executive search bureau richt zich op het proactief benaderen van topkandidaten voor hogere kaderfuncties of zeer gespecialiseerde profielen. Dit verschilt fundamenteel van een rekruteringskantoor, dat doorgaans werkt met advertenties en wacht tot kandidaten zichzelf aanmelden voor openstaande vacatures – zij 'vissen' dus enkel in een vijver van beschikbaar talent. Headhunters, daarentegen, 'jagen' actief op de beste kandidaten, vaak mensen die niet eens op zoek zijn naar een nieuwe baan. Ze benaderen deze passieve kandidaten rechtstreeks en trachten hen warm te maken voor de opportuniteit. Deze proactieve aanpak van headhunters vertaalt zich vaak in hogere kosten, maar levert ook meer strategische resultaten op.

De kosten voor een headhunter vari?ren sterk en zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de specialisatie van het kantoor, de reputatie, de diensten die worden aangeboden, het land, en de sector waarin je je bevindt.

Er zijn verschillende vergoedingssystemen die gebruikt worden door headhunters en rekruteringskantoren. In dit artikel leg ik uit welke modellen het meest voorkomen en hoe ze werken.

1. No cure, no pay (Contingency-based search)

Bij het no cure, no pay-model betaal je als klant alleen een fee als een voorgestelde kandidaat een arbeidsovereenkomst tekent. Dit systeem, vaak gebruikt door rekruterings- en interimkantoren, zorgt ervoor dat je geen kosten hebt als het kantoor geen resultaat levert. De vergoeding ligt meestal tussen de 20 en 30% van het brutojaarsalaris van de kandidaat, of bijvoorbeeld de kosten van drie maanden salaris.

Omdat rekruteringskantoren vaak aan tientallen vacatures tegelijk werken, vaak zonder exclusiviteit, investeren ze minder tijd en energie in het vinden van het ideale profiel en leveren ze alleen 'best effort'. Dit vergroot het risico dat bedrijven genoegen moeten nemen met de 'best beschikbare' kandidaat, in plaats van de beste kandidaat voor de rol.

2. Retained search

Het retained search-model, dat wij bij Freshfield hanteren, wordt vooral toegepast voor management- en directiefuncties. Hierbij wordt het bureau vooraf betaald om een uitgebreide zoektocht te starten. De kosten worden meestal in drie schijven betaald: de eerste schijf bij aanvang van de opdracht (ongeacht het resultaat), de tweede schijf bij de presentatie van een shortlist met kandidaten, en de derde schijf bij de ondertekening van een arbeidsovereenkomst.

De vergoeding ligt doorgaans tussen de 25% en 35% van het brutojaarsalaris. Omdat het bureau al betaald wordt voor het leveren van werk, kunnen ze zich volledig concentreren op een grondige zoektocht. Hierdoor krijg je als bedrijf toegang tot een diepere en meer strategische marktverkenning, wat vaak resulteert in betere kandidaten en een hogere betrokkenheid van het bureau.

3. Flat fee

Bij een flat fee wordt vooraf een vast bedrag afgesproken, onafhankelijk van het salaris van de kandidaat. Dit systeem komt minder vaak voor, maar kan aantrekkelijk zijn in specifieke gevallen. Bijvoorbeeld als het belangrijk is om vooraf een vast budget te bepalen of wanneer het gaat om een moeilijk te vinden profiel waar het succes onzeker is.

Er zijn twee varianten: ofwel wordt de fee altijd betaald, ongeacht het resultaat, ofwel alleen bij succesvolle invulling van de vacature. Dit model biedt duidelijkheid over de kosten, maar brengt ook het risico met zich mee dat je betaalt, zelfs als er geen resultaat wordt behaald.

4. Insourcing

Insourcing is een model waarbij een recruiter of search executive tijdelijk als interne recruiter aan de slag gaat binnen een bedrijf. Dit kan op basis van een dag-, maand- of uurvergoeding. Insourcing wordt vaak gebruikt wanneer een bedrijf tijdelijk een hoge piek aan aanwervingen verwacht of gedurende een langere periode op constante basis nieuwe mensen moet aannemen. De vergoeding staat hierbij los van het aantal succesvolle plaatsingen.

Dit model is vooral geschikt voor bedrijven met grote wervingsbehoeften, waarbij de inzet van een externe recruiter tijdelijk meer flexibiliteit biedt dan het uitbreiden van het interne HR-team.

Modaliteiten en enkele tips

Het is altijd verstandig om de samenwerkingsovereenkomst met een headhunter of rekruteringsbureau grondig door te nemen. Let goed op wat er wel en niet in de vergoeding is inbegrepen en wat de precieze modaliteiten zijn. Een paar aandachtspunten:

• De definitie van een brutojaarsalaris is bijvoorbeeld geen standaardterm. In Belgi? wordt dit vaak gedefinieerd als brutojaarsalaris x 13,92 (inclusief vakantiegeld en dertiende maand) plus eventuele bonussen of commissies. Verder kunnen zaken zoals een bedrijfswagen, maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekeringen, en andere voordelen al dan niet meegenomen worden in de berekening van het jaarsalaris.
• Bij de No cure, No pay, Flat fee en Insourcing vergoedingssystemen worden eventuele assessmenttesten apart aangerekend. Ook in Retained Search zijn ze meestal niet inbegrepen. Vraag altijd na of het assessment enkel voor de finale kandidaat geldt of voor alle geshortliste kandidaten, en let op de kwaliteit van de test. Er zijn eenvoudige online vragenlijsten, maar ook uitgebreide assessments die door externe specialisten uitgevoerd worden.

Besluit

Uiteraard bestaan er ook hybride vormen, waarbij een combinatie wordt gemaakt van vaste en variabele vergoedingen, afhankelijk van de functie, het salaris of de moeilijkheidsgraad van de vacature.

Hoewel er meestal niet onderhandeld wordt over de hoogte van de vergoedingen, kunnen de modaliteiten en het contract wel besproken worden. De kosten van een headhunter zijn geen uitgave, maar een strategische investering in de toekomst van je bedrijf. Het binnenhalen van de juiste leiders en talenten kan je organisatie naar een hoger niveau tillen en direct bijdragen aan groei en succes. Aan de andere kant kan een verkeerde aanwerving je duur komen te staan—van verminderde prestaties tot tijdsverlies en hoge vervangingskosten.

Overweeg dus goed wat het je écht kost als je geen gebruik maakt van een ervaren headhunter en genoegen neemt met een minder geschikte, sub-optimale kandidaat.

Hoe zie jij de vergoeding van een headhunter—als een kost of als een investering in je organisatie? Welke methode van samenwerking levert volgens jou de beste resultaten op? Of misschien heb je wel vragen? Deel je mening en ervaring in de reacties!

Ben je klaar om je recruitment naar een hoger niveau te tillen? Neem vandaag nog contact met me op via [email protected] of surf naar www.freshfield.be