Giving the gift of reading

For the Dutch version, please scroll down.

'Twas the night before Christmas, when all through the house

Not a creature was stirring, not even a mouse;

The stockings were hung by the chimney with care,

In hopes that St. Nicholas soon would be there;

A Visit from St. Nicholas, by Clement Clarke Moore

Every year, I struggle when it comes to the holiday season. What gifts to buy for family and friends, and what to ask for when you already have all the stuff you could possibly need? ?But then my list of family and friends to shop for is relatively modest. Imagine you’re a library and you want to do something special for your thousands of users?

So, what do you give a student that already has it all? This holiday season, why not give your users the gift of easy access to their course materials. You can call it the gift of reading. While it’s hard to wrap up in shiny wrapping paper, your users will be able to enjoy this gift every day of the year.

Now I hear you think, why would this make them happy? Well let me tell you a little story from when I was at university. I have a History degree, so as you can imagine the amount of course reading was quite intense. And each week I would need to go to the faculty library, to take a look at the little course reading shelf of materials I would need to read for the following week’s study groups. I would be stuck there making copies for at least an hour. Now I know to most students nowadays, this might seem a rather archaic process. But the digital version of the same workflow can also be improved upon to make their lives easier.

What your students really think about course reading

Course reading is a necessary, albeit sometimes annoying, part of your education as a student. And we don’t always make it easy for them. They are sometimes required to purchase materials that remain completely unused during the course, which is heartbreaking for your bank balance or student debt total. Or they might get reading material assigned that’s not available anywhere! Super annoying of course.

In 2022, Tamar Boeding, an intern at the Dutch shared service organization for academic services, SURF, did some research into the usage of course materials in the Netherlands. A few of the pain points the students she spoke to mentioned are:

• The recommended or mandatory course materials are expensive, so the preference is not to purchase them if it can be prevented.
• Course materials are often not used in the end, further discouraging students from purchasing them.
• There is an abundance of different platforms they might be required to use to gather all the course materials.

The students also gave some insights into how the process around providing course materials could be improved:

• They prefer a combination of different types of resources. Not just books and articles, but also a YouTube videos or other resources:

“I do find most books very clear, but otherwise the YouTube videos are ideal. There it is explained very simply.”

“That variety in teaching materials is really nice though, not everything in literature. I often have to read two articles for a subject, then it would be nice if instead of an article I was offered a documentary.”

• ?They prefer online resources wherever possible.

“I would expect the course to offer the books online when they are not required. So that you can still use them.”?

• They want to have a clear understanding of what is required reading and what is optional.

“Reading the books is a lot of work. So, I would also like teachers to tell me, you can leave this out or this is important. Otherwise, it's so much information that it doesn't fit in my head.”

Read the full article in Dutch using the link below:

Luckily, there are great tools available that help you address these pain points and take these students’ suggestions on board.

A resource list tool and your library system, a match made in heaven

A resource list solution is a tool that is designed to fully manage the workflow for course reading. Often integrated into your Learning Management System (LMS), like Canvas, Blackboard, Moodle, and Brightspace, it offers students a one stop shop to find and access all their course reading materials.

If you are a library, you might think: but how does this concern me? Well, the library is an integral part of the workflow around the successful management of course materials. Can you imagine if all your institution’s courses were prescribing reading materials, and those materials weren’t available through the library? Yup, you’ve got it… An unsatisfactory user experience, higher costs for students and often a lower amount of engagement with the course. Academic institutions everywhere are actively working towards improving student engagement. And making sure that course materials are easily accessible is an important stimulant in improving engagement.

So, if the library plays a central part in the workflow managing course materials, then what does this workflow look like? When a member of the academic staff is designing a course, they ideally use the resource list tool to immediately create an accompanying list of course materials. If they can immediately check library resources, even better. These resource lists are then sent to the library to assess if all the course resources are available through the library, and the library can take action if needed.

As you can imagine, this workflow can be made more efficient if the resource list tool used is integrated with the library system. That’s why at OCLC we’ve chosen to partner with Talis and integrate WorldShare Management Services (WMS) and their Aspire resource list solution. This ensures that when library staff analyze newly created resource lists, they can easily check if the library can supply the necessary resources and ensure availability.

Talis Aspire is a resource list solution that uniquely meets the needs of your students. Looking back at all the student pain points and suggestions from the SURF student survey, Talis Aspire solves them all. It makes it easy to offer any type of content to users. Print and electronic library resources can be offered alongside other content types like podcasts, videos, etc. just like students want. And by easily identifying what’s mandatory and what’s optional, students know what content is integral to their success in the course.

What benefits does a combination between WMS and Talis Aspire bring:

Students can:

• Check availability of course reading materials in the library and access e-resource content immediately
• See if a resource in WorldCat Discovery is on one or more reading lists (and open the reading list from Discovery)

Faculty can:

• Check library resources when creating a course
• Send the course list over to the library team to do an accessibility check

Library staff can:

• Check a course list and suggest changes to make sure the materials are accessible through the library
• Use integration with WMS Circulation to check if an item appears on any resource list before withdrawing it
• Check student usage data to help decide how many copies of a requested resource to purchase
• Easily update new edition metadata from the library catalog
• Create orders for materials that need to be purchased in Talis Aspire and send them to WMS Acquisitions (available in 2023)

To learn more about the integration between these two excellent tools, I can recommend reading the story of Edge Hill University in the UK. They provide great insights into their experiences with both services and how it has brought library and faculty staff closer together. You can read the case study using the link below:

A team effort between faculty and library

Their point about bringing the library and faculty closer together is one of the most important, if you are thinking about implementing a resource list solution. This is not just a shiny new toy for the library! It is a joint gift from faculty and library to your institution’s users. Both departments need to be on board for the users to get the maximum benefit. Sonia Edwards, Academic Engagement Manager, at Edge Hill University explains it clearly in their case study:

The library knew that the success of Talis Aspire would require extensive outreach to achieve adoption by teaching staff. Rollout was largely the responsibility of the Academic Engagement Team. “We positioned Talis Aspire as a university system, and approached rollout as a two-sided, collaborative conversation rather than forcing the system on academics,” “We explained that it would make their lives easier and would be great for the students. And we told them that we wanted to work with them to make their resource lists available.”

Teaching staff, educational support and library staff are all stakeholders in a project like this. That’s why engaging all three groups and making a joint decision to implement a resource list solution is key. Collaboration is how student engagement is achieved.

So, let’s bring your users some festive cheer and give them the gift of reading!

Nederlandse versie

Een leeslijst cadeau

'Twas the night before Christmas, when all through the house

Not a creature was stirring, not even a mouse;

The stockings were hung by the chimney with care,

In hopes that St. Nicholas soon would be there;

A Visit from St. Nicholas, door Clement Clarke Moore

Elk jaar worstel ik met de feestdagen. Welke cadeaus moet ik kopen voor familie en vrienden, en wat moet ik vragen als je alles al hebt? En dan is mijn lijst van familie en vrienden om voor te winkelen relatief bescheiden. Stel je voor dat je een bibliotheek bent en je wilt iets speciaals doen voor je duizenden gebruikers?

Maar wat geef je aan een student die alles al heeft? Misschien een gouden tip: Waarom geef je gebruikers deze feestdagen niet het geschenk van eenvoudige toegang tot hun lesmateriaal? Noem het het geschenk van het lezen! Hoewel het een beetje lastig inpakken is, zullen je gebruikers elke dag van het jaar van dit geschenk kunnen genieten.

Nu hoor ik je denken, waarom zou dit hen gelukkig maken? Ik zal je meenemen naar de tijd dat ik zelf studeerde. Ik studeerde geschiedenis, dus zoals je je kunt voorstellen was er zat stof die ik elke week voor mijn diverse werkgroepen moest lezen. En elke week moest ik naar de faculteitsbibliotheek om op de leesplank te kijken naar het materiaal dat ik nodig had voor de werkgroepen van de volgende week. En zat ik daar minstens een uur vast om kopietjes te maken. Nu weet ik dat dit voor de meeste studenten tegenwoordig een nogal archa?sch proces lijkt. Maar de digitale versie van dezelfde workflow kan wel wat makkelijker gemaakt worden. Alles voor de student toch?

Wat studenten echt vinden van hun lesmateriaal

Het lezen van materialen voor je studie is een noodzakelijk, zij het soms vervelend onderdeel van het leven als student. En we maken het ze niet altijd gemakkelijk. Soms moeten ze boeken kopen die uiteindelijk ongelezen blijven. Hartverscheurend in dit stufi-loze tijdperk! Of er staan materialen op de leeslijst waar met geen mogelijkheid aan te komen is. Superirritant, toch?

In 2022 deed Tamar Boeding, stagiaire bij SURF, onderzoek naar het gebruik van lesmateriaal in Nederland. Een paar van de pijnpunten die de studenten die zij sprak noemden zijn:

• De voorgestelde of verplichte lesmaterialen zijn duur, dus studenten kopen ze liever niet als ze dat kunnen vermijden
• Lesmateriaal wordt uiteindelijk vaak niet gebruikt, en dat motiveert natuurlijk niet om materialen aan te schaffen of op te zoeken
• Er is een overvloed aan verschillende platforms die ze moeten gebruiken om al het cursusmateriaal te verzamelen

Het hele artikel over haar bevindingen lees je hier:

De studenten gaven gelukkig ook wat tips om het proces rondom het aanbieden van cursusmaterialen te verbeteren: ?

• Studenten geven de voorkeur aan een combinatie van verschillende soorten bronnen. Niet alleen boeken en artikelen, maar ook een YouTube-video of een andere bron:

"Ik vind de meeste boeken wel heel duidelijk, maar anders zijn de YouTube-video's ideaal. Daar wordt het heel eenvoudig uitgelegd."

"Die variatie in lesmaterialen is wel heel leuk, niet alles in literatuur. Ik moet vaak twee artikelen lezen voor een vak, dan zou het leuk zijn als ik in plaats van een artikel een documentaire aangeboden kreeg."

• Ze geven waar mogelijk de voorkeur aan online bronnen

"Ik zou verwachten dat de opleiding de boeken online aanbiedt wanneer deze niet verplicht zijn. Zodat je deze toch kan gebruiken."?

• Een student wil duidelijk weten wat verplichte en wat optionele materialen zijn

"Het lezen van de boeken is heel veel werk. Dus ik zou het ook prettig vinden als docenten vertellen, dit kan je achterwege laten of dit is wel belangrijk. Het is anders zoveel informatie dat het niet in mijn hoofd past."

Gelukkig zijn er geweldige tools beschikbaar die helpen deze pijnpunten aan te pakken en waarbij ook de suggesties van deze leerlingen meteen worden meegenomen.

Een reading list tool en het bibliotheeksysteem, een geweldige combinatie

Een reading list tool is een tool die is ontworpen om de workflow van lesmaterialen en leeslijsten te beheren. Vaak ge?ntegreerd in uw Learning Management System (LMS), zoals Canvas, Blackboard, Moodle en Brightspace, biedt het studenten één loket om al hun lesmateriaal te vinden en te raadplegen.

Als u een bibliotheek bent, denkt u misschien: maar wat heeft dit met mij te maken? Nou, de bibliotheek is een integraal onderdeel van de workflow rond het succesvolle beheer van lesmateriaal. Kunt u zich voorstellen dat alle opleidingen van uw instelling lesmateriaal voorschrijven wat vervolgens niet beschikbaar is via de bibliotheek? Ja, dan heb je... Een onbevredigende gebruikerservaring, hogere kosten voor studenten en een lagere student engagement. Overal werken academische instellingen actief aan het verbeteren van de betrokkenheid van studenten. En ervoor zorgen dat lesmateriaal gemakkelijk toegankelijk is, is een belangrijke stimulans om het engagement te verbeteren.

Dus als de bibliotheek een centrale rol speelt in de workflow voor het beheer van lesmateriaal, hoe ziet deze workflow er dan uit? Wanneer een docent een cursus samenstelt, wordt idealiter de reading list tool meteen gebruikt om het lesmateriaal in vast te leggen. Als docenten hierbij onmiddellijk de bibliotheekcollectie kunnen raadplegen, nog beter. Deze leeslijsten worden dan naar de bibliotheek gestuurd om te beoordelen of alle bronnen via de bibliotheek beschikbaar zijn, en de bibliotheek kan indien nodig actie ondernemen.

Zoals je je kan voorstellen, kan deze workflow effici?nter worden gemaakt als de gebruikte reading list tool is ge?ntegreerd met het bibliotheeksysteem. Daarom hebben we bij OCLC gekozen voor samenwerking met Talis en integratie van WorldShare Management Services en hun reading list tool Aspire. Dit zorgt ervoor dat bibliotheekmedewerkers bij het analyseren van nieuw aangemaakte leeslijsten eenvoudig kunnen controleren of de bibliotheek de benodigde bronnen kan leveren en de beschikbaarheid kan garanderen.

Talis Aspire is een reading list tool die op unieke wijze voorziet in de behoeften van studenten. Terugkijkend naar alle pijnpunten en suggesties van de SURF-studentenenquête lost Aspire ze allemaal op. Het maakt het eenvoudig om elk type content aan te bieden aan gebruikers. Gedrukte en elektronische bibliotheekbronnen kunnen worden aangeboden naast andere soorten content zoals podcasts, video's enz., zoals studenten dat willen. En door gemakkelijk aan te geven wat verplicht is en wat optioneel, weten studenten welke inhoud essentieel is voor succesvolle deelname een college.

Welke voordelen biedt een combinatie van WorldShare Management Services en Talis Aspire?

Studenten

• Kunnen de beschikbaarheid van lesmateriaal in de bibliotheek controleren en onmiddellijk toegang krijgen tot e-resource content
• Kunnen zien of een bron in WorldCat Discovery op een of meer leeslijsten staat (en de leeslijst vanuit Discovery openen)

Docenten

• Kunnen bibliotheekbronnen controleren bij het aanmaken van een leeslijst
• Kunnen de leeslijst naar het bibliotheekteam sturen voor een controle

De bibliotheek

• Kan een leeslijst controleren en wijzigingen voorstellen om ervoor te zorgen dat de materialen toegankelijk zijn via de bibliotheek
• Kan integratie met WMS Circulation gebruiken om te controleren of een item op een leeslijst voor komt voordat het uit de collectie wordt verwijderd
• Kan gebruiksgegevens van studenten controleren om te bepalen hoeveel exemplaren van een aangevraagd materiaal moeten worden aangeschaft
• Kan eenvoudig metadata van nieuwe edities bijwerken vanuit de bibliotheekcatalogus
• Zal in Talis Aspire bestellingen kunnen aanmaken voor aan te schaffen materialen om deze naar WMS Acquisitions te sturen (2023).

Voor meer informatie over de integratie tussen deze twee uitstekende tools kan ik zeker aanraden het verhaal van Edge Hill University in het Verenigd Koninkrijk te lezen. Zij geven een goed inzicht in hun ervaringen met beide diensten en hoe dit de bibliotheek- en faculteitsmedewerkers dichter bij elkaar heeft gebracht. Volg de link hieronder om de volledige case study te lezen:

Een samenspel tussen faculteit en bibliotheek

Het bij elkaar brengen van bibliotheek en faculteit is zeer belangrijk als je als bibliotheek overweegt een reading list tool te implementeren. Dit is niet zomaar een glimmend nieuw speeltje voor de bibliotheek! Het is een gezamenlijk cadeau van faculteit en bibliotheek aan de gebruikers. Beide afdelingen moeten aan betrokken zijn om de gebruikers maximaal te laten profiteren. Sonia Edwards, Academic Engagement Manager, van Edge Hill University legt het duidelijk uit in hun casestudy:

"De bibliotheek wist dat het succes van Talis Aspire een uitgebreide outreach zou vereisen om acceptatie door het onderwijzend personeel te bereiken. De uitrol was grotendeels de verantwoordelijkheid van het Academic Engagement Team. "We positioneerden Talis Aspire als een universitair systeem en benaderden de uitrol als een tweezijdig, gezamenlijk gesprek in plaats van het systeem aan de academici op te dringen. En we vertelden hun dat we met hen wilden samenwerken om hun leeslijsten beschikbaar te maken".

Het onderwijzend personeel, de onderwijsondersteuning en het bibliotheekpersoneel zijn allemaal stakeholders bij een project als dit. Daarom is het belangrijk om alle drie de groepen te betrekken en gezamenlijk te besluiten een reading list tool te implementeren. Door samen te werken vergoot je het engagement van je studenten!

Dus laten we alle studenten wat feestvreugde brengen en hen het geschenk van het lezen geven!