no work e-mail?

Lets kill e-mail and work collaboratively ( #nomoremail #mail #e-mail #email)

(artículo original en espa?ol debajo de la versión en inglés)

Although not everyone assimilates in the same way or at the same speed, the availability of new applications and technologies creates changes and disruptions of deep repercussions in the organization of work. For the new generations, this change is natural, while the previous generations generally tend to repeat old, already archaic patterns.

In 2015, I received in my corporate email inbox, at the time in another country and job, exactly 24,817 emails. I disregarded 40% of the emails based on the title or history. Others were automatic emails. Surely, I might have missed some information for decision-making, but with this volume, I would have had exactly four minutes per email if I’d spent my whole day on them.

All too often, we hear friends and colleagues complaining about the difficulties of keeping up with their emails. From time to time, we read news stories about companies enforcing policies limiting the use of email. We have read about Volkswagen or US Cellular limiting the hours of use and Daimler deleting emails addressed to employees on vacation.

Those initiatives will fail because we are working on the effect and not on the cause. In other words, we have to change the culture and organization of our work, and the burden of email will decrease as a consequence. Such a change would drive multiple positive effects on productivity and quality of life. We have long taken the wrong approach, directly addressing the emails and not working and communicating differently.

Fundamentally, it is a matter of work organization, and it is a critical pillar of productivity. Email will not die out, but it has to be seen as simply one communication resource within our toolbox. The introduction of new collaborative and communicative tools renders email a less productive resource. Today, highly developed forums and community systems are available for use in business environments. In comparison, to me, email is highly unproductive nowadays also because of its constant misuse.

Using communities, forums, and other collaborative tools in the cloud allows us to redefine the way we communicate and make decisions. Emails, on the other hand, get lost in our inboxes and become asynchronous conversations. The alternative to constant emailing is the use of forums, where work discussions are collaborative and exist within threads. In addition, people tend to be more careful with collaborative tools with which their contributions are more open, although communication can be restricted to groups and more extemporaneous.

Stop pushing tasks via email, removing employees’ responsibility to organize their work. Collaborate on projects or areas, publish questions and files, and discuss in forums, not emails, what requires collaboration, just like we do on Facebook, Google+, or internet forums with our hobbies.

When the boundaries between work, personal life, and leisure blur, for better or for worse, the way we communicate and act personally and professionally should be leveled . Start-ups already work differently, especially when they are small. They have already started with a totally different culture to the legacy culture and work organization of the 90x. With only 12 people, there is no point in having discussions on responsibility or sending emails for the record.

This is the constant misuse I mentioned earlier. A large portion of emails today have to do with assigning responsibility and tasks, something that, if necessary, can be done using BPM tools. This issue not only concerns technology but also lies at the heart of the approach of transforming work culture and organization of work.

Among the numerous challenges in managing the GesNext group of companies, formerly Tgestiona, I made the decision to transform the organization of work. With employees on two continents, a working time of 18 hours, and small support structures, it seemed to me the right thing to do.

For two years, I have been insisting on the minimization of email and the use of community business collaboration systems, which I believe are proving much more effective. In the beginning, it was complex, not because the tools were difficult to use but because employees were not integrated into the new work culture. I forced the assimilation by not answering emails unless absolutely necessary and moving the rest of the discussions to the forums. And, of course, my efforts were more successful than they otherwise would have been because I am the CEO (as much as it is a slightly more than 1,000 people organization). At the same time, I had the advantage of having IBM-integrated collaboration tools, which were easy to implement, though not to adopt. (however it is not about the tool....there are many)

Today, I receive fewer than two emails per hour. And we have also opened up some communities to our customers and suppliers, allowing us to collaborate with them more closely, transparently, and productively. The cloud allows us to work in a different way socially with our customers … a much more collaborative way.

Furthermore, new employees do not need as long to get up to speed. Accessing the relevant communities, they see documents, files, information, discussions, and post histories. There is no need to look back through one’s inbox for that email dating back four months that explained something relevant. In addition, because they are in the cloud, IBM Connections collaboration tools make the discussions accessible to any employee, anywhere.

With these tools and the right work culture, the routine is different. At the start of each day, I must go to the forums and communities to monitor the evolution of key company areas and initiatives. I do not ask for information or management reports. Only after that will I check my emails and instant messages to see what has been put on my plate. Email goes from pushing tasks to pulling relevant information, allowing individuals to go purposefully to work in the areas relevant to their job objectives.

Cultural change is hard. It necessitates the full involvement of the leadership team and a truly results-oriented style of work. In the beginning, it is very challenging because it entails significant change, but in return, it provides a workplace with an authentic culture of teamwork and triggers high productivity.

The alternative is continuing to allow email to dictate our priorities and to relegate every day to oblivion those whose messages died in our mailbox until they reprimand us in writing. We can continue living in this reality that will soon be over, surpassed by companies with more evolved, more productive, more motivating work cultures.

[Can we work without email? The answer is yes. Much better, in fact. We can work in a much more productive way. Achieving proper email use would eliminate the need to kill it off. But if we want a radical change, let's kill off email and force ourselves to work with modern tools. It is possible to communicate one-to-one, and in urgent situations, there is also a tool that works like WhatsApp voice messages but in real time … it's called the telephone.]

Matemos el e-mail, trabajemos ya colaborativamente

Sin que todos lo asimilemos del mismo modo ni a la misma velocidad, la disponibilidad de nuevas aplicaciones y tecnologías crea un cambio y disrupción de profundas repercusiones incluyendo la forma y organización del trabajo. Para las nuevas generaciones resulta más natural mientras que las anteriores, en general, tendemos a repetir patrones antiguos, ya arcaicos.

Durante el a?o 2015 recibí en mi correo corporativo, entonces en otro país y función, exactamente 24,817 correos electrónicos. Más del 40% de los correos ni los abrí. Los discriminé por el título o por la historia. Otros eran correos automáticos. Seguro me dejé alguna información por fuera para la toma de decisiones, pero es con este volumen, habría tenido exactamente 4 minutos por correo si dedicara todo mi tiempo solo a leerlo.

Con demasiada frecuencia oigo a amigos y colegas quejarse de lo difícil que les es estar al día con el correo. De vez en cuando leemos alguna noticia de empresas que toman políticas para limitar el uso del correo como hizo Volkswagen o US Cellular limitando las horas de uso o Daimler donde los correos que te remiten cuando estás de vacaciones son borrados, es decir nunca recibidos y avisado el remitente.

Esas iniciativas fracasarán mientras trabajemos sobre el efecto y no sobre la causa. Es decir, tenemos que cambiar la cultura y organización de trabajo y el e-mail se reducirá con efectos positivos en la productividad y calidad de vida. Empezamos el abordaje de forma incorrecta: eliminar el e-mail y no… trabajar de forma distinta.

Fundamentalmente se trata de un tema de organización del trabajo y es un aspecto crítico en la obtención de productividad. El e-mail no va a morir, pero debe entenderse hoy como una herramienta más. La introducción de nuevas herramientas de colaboración y comunicación deberían hacernos ver que el mail ya no es tan productivo. Para mi es altamente improductivo. Se usa mal consistentemente: como mensajería instantanea, como archivo de documentos, como intranet, como herramienta legal, como BPM.....

Sin embargo, hoy en día, los sistemas de foros y de comunidades existen de forma muy desarrollada para su uso en un entorno de negocios. Y son mucho más productivos.

Usar comunidades, foros principalmente y otras herramientas de colaboración en la nube, permite redefinir la forma en que nos comunicamos y tomamos decisiones. El correo electrónico, en cambio, queda perdido en la historia diaria y se convierte en una conversación asíncrona. La alternativa es el uso de foros donde una discusión de trabajo es colaborativa y da inicio a un hilo. Además las personas son más cuidadosas con las herramientas colaborativas donde sus contribuciones son más abiertas, aunque puedan ser restringidas a grupos, y más extemporáneas.

Dejemos entonces de empujar las tareas por correo, quitando al empleado la responsabilidad de organizar su trabajo. Colaboremos en proyectos o áreas y publiquemos preguntas y archivos; discutamos en los foros lo que requiera colaboración; y no en el e-mail. Igual que hacemos en Facebook, Google+ o en foros de internet con nuestras aficiones.

Cuando las fronteras entre trabajo, vida personal y ocio se desdibujan, para bien y para mal, la manera de comunicarnos y actuar debería nivelarse. Los start-ups ya funcionan de forma diferente. Sobre todo cuando son peque?os. Ya han arrancado con otra cultura.

Y una gran parte del e-mail tiene que ver con la asignación de responsabilidad y tareas. Es decir, con la cultura y organización del trabajo. Entonces en el centro de esta cuestión esta el abordar este problema como un cambio cultural y no como tips tecnológicos para reducir el número de emails. En contraste con esas culturas, en un start-up, entre 12 personas, no sirve una discusión de quien tenía la responsabilidad o si ya te avisé por mail y dejé constancia.

Entre los numerosos retos en dirigir el grupo de empresas GesNext, antiguas Tgestiona, tomé la determinación de transformar la organización del trabajo. Con empleados en dos continentes y sobre una franja horaria laboral de 18 horas y con reducidas estructuras de soporte me parecía lo indicado.

Durante dos a?os he estado insistiendo en la minimización del mail y en el uso de los sistemas de colaboración empresarial comunitaria que creía y se están mostrando mucho más efectivos. En el inicio, fue complejo. No porque no se entendieran las herramientas, sino que no se entendía la forma de trabajar distinta. Lo forcé al no contestar correos si no era realmente imprescindible y crear foros y trabajar yo en ellos, siendo, claro está, el director general. A su vez, tuve la ventaja de poder disponer de las herramientas integradas de colaboración de IBM que resultaron fáciles de implementar, que no de adoptar.

Hoy en día no recibo más de dos correos por hora. Y además hemos abierto algunas comunidades a nuestros clientes y proveedores permitiendo colaborar de forma más estrecha, transparente y productiva. La nube nos permite trabajar socialmente de forma distinta con nuestros clientes. De forma mucho más colaborativa.

A su vez, los nuevos empleados tienen mucho menor tiempo de puesta en marcha. Entrando en sus comunidades ven documentos, archivos, información, discusiones e historia. No hay que ir a buscar ese mail donde uno le explicaba a otro cuatro meses atrás el porque de algo. También se puede trabajar a mucha mayor velocidad. Además al estar en la nube nuestras herramientas de colaboración, IBM Connections, la accesibilidad permite dotar de mucha más flexibilidad al empleado, o sea a la empresa.

Con estas herramientas y la cultura de trabajo adecuada la rutina es distinta. Iniciando mi día debo ir a los foros e iniciativas que me interesan para ver cómo evolucionan. No pido la información o informes de gestión. Después uno puede mirar el e-mail y la mensajería instantánea para ver que otros temas hay que estén por fuera de dichos ámbitos. Es pasar del push, empujar, al pull, donde uno va a buscar lo que quiere donde sabe que lo va a encontrar.

El cambio es cultural y es fuerte. Obliga a tener la auténtica involucración del equipo y trabajar por objetivos de forma organizada y clara. En el inicio es costoso porque sobretodo es un cambio cultural de profundo calado, pero como contrapartida nos proporciona una auténtica cultura de trabajo en equipo y dispara la productividad.

La alternativa es que sigamos dejando que el e-mail sea el jefe dictándonos las prioridades y relegando cada día al olvido a aquellos cuyo mensaje murió en nuestro buzón de entrada hasta que nos vuelvan a increpar por escrito. Seguiremos en este presente que pronto será pasado: sobrepasados por empresas con culturas de trabajo más evolucionadas, más productivas, más motivantes.

[?Podemos vivir sin e-mail? La respuesta es SI. Y mucho mejor. Trabajaremos de forma mucho más productiva. Igual usándolo forma adecuada no hace falta matarlo. Pero, si queremos un cambio radical, matemos el e-mail y forcémonos a trabajar con herramientas modernas. Se puede... para comunicarnos one-to-one en lo urgente existe también una herramienta que es como el WhatsApp de notas de voz pero síncrono... se llama teléfono... ]

Referencias:

 Gibson, M. (2014), ‘Here's a Radical Way to End Vacation Email Overload’ from Time Magazine online, accessed online at https://time.com/3116424/daimler-vacation-email-out-of-office/ on April 2018

Thompson, C (2014), ‘End the Tiranny of E-Mail’ from NY Times, accessed online at https://www.nytimes.com/2014/08/29/opinion/end-the-tyranny-of-24-7-email.html on April 2018