ERP – Kinh Nghi?m Tri?n Khai Phan H? Qu?n Ly? S?n Xu?t

Trong quá trình tri?n khai ERP, phan h? s?n xu?t (Manufacturing – MFG) ???c xem là phan h? khó, ph?c t?p và t?n nhi?u th?i gian nh?t khi ??a vào áp d?ng vì b?n than s?n xu?t ?? r?t ?a d?ng v? ngành ngh?, m?i l?nh v?c s?n xu?t có nh?ng ??c thù qu?n ly riêng.?? tri?n khai thành c?ng và hi?u qu? phan h? này, ?òi h?i doanh nghi?p ph?i xác ??nh m?c tiêu và ph?m vi r? ràng, ch?n gi?i pháp phù h?p và ??c bi?t là ch?n nhà t? v?n tri?n khai có kinh nghi?m và am hi?u s?n ph?m.

CáC YêU C?U C?N Có KHI áP D?NG PH?N H? QU?N LY S?N XU?T

Trên th?c t?, m?i m?t ??n v? s?n xu?t là m?t quy trình riêng bi?t và kh?ng th? gi?ng h?t nh? nhau ???c. Chính vì v?y mà các ch??ng trình qu?n ly chuyên bi?t v? s?n xu?t m?i chia ra thành nhi?u nhóm ch??ng trình qu?n ly s?n xu?t khác nhau nh? s?n xu?t liên t?c (Process Manufacturing – có n?i còn g?i là s?n xu?t ph?c h?p), s?n xu?t r?i r?c (Discrete Manufacturing – có n?i còn g?i là s?n xu?t ??n), s?n xu?t theo d? án (Project Manufacturing) …

Nhìn chung, trên th?c t? c?a các ??n v? ?? ?ng d?ng ERP và s?n xu?t t?i Vi?t Nam nh? Mía ???ng Lam S?n, Bánh k?o Biên Hòa (Bibica), Savimex, EuroWindow hay Prime Group …, nh?ng vi?c ??u tiên mà h? th?ng c?n ?áp ?ng là ph?n khai báo linh ho?t v?i b? tham s? ti?n d?ng ?? ?ng d?ng ???c theo các quy trình qu?n ly ??c thù. Chính vi?c khai báo thu?n ti?n này giúp các ??n v? có quy trình s?n xu?t ph?c t?p s? qu?n ly ???c d? dàng h?n các quy trình s?n xu?t c?a mình.

Qu?n ly s?n xu?t ?òi h?i ch??ng trình ph?i xác ??nh ???c vi?c l?p k? ho?ch s?n xu?t, tính toán th?i gian s?n xu?t, ho?ch ??nh nhu c?u nguyên v?t li?u, tính giá thành k? ho?ch … ?? làm ???c ?i?u này, các phan h? s?n xu?t trong ERP c?n cho phép ng??i s? d?ng khai báo ??nh m?c nguyên v?t li?u (Bill of Material – BOM) và quy trình s?n xu?t (Routing). Kh?ng ch? có khai báo v? b?ng ??nh m?c nguyên v?t li?u, phan h? qu?n ly s?n xu?t ??ng th?i ph?i khai báo ???c l?ch s?n xu?t, n?ng l?c s?n xu?t bao g?m các ngu?n l?c nh? nhan c?ng, máy móc, c?ng c? s?n xu?t, th?i gian, chi phí … Vì chính nh?ng th?ng s? ???c khai báo ? ?ay là c? s? ?? tính toán ???c các ch? tiêu nói trên.

M?t ?i?u c?n nh?n m?nh r?ng ??i v?i nh?ng ??n v? có h? th?ng ??nh m?c nguyên v?t li?u ph?c t?p (ví d? m?i ??n hàng c?n khai báo l?i m?t b? ??nh m?c nguyên v?t li?u m?i) thì r?t nên xem xét gi?i pháp v?i nhà t? v?n tri?n khai có kinh nghi?m ?? vi?c khai báo này ???c thu?n l?i, kh?ng bi?n vi?c nh?p s? li?u tr? thành m?t s? c?n tr? v? m?t th?i gian c?a th?c hi?n s?n xu?t.

M?t trong nh?ng mong ch? c?a các DN khi tri?n khai ERP vào qu?n ly s?n xu?t chính là vi?c ERP có tr? giúp gì DN trong vi?c l?p k? ho?ch s?n xu?t (KHSX) hay kh?ng. Quá trình l?p KHSX th??ng b?t ??u t? vi?c xác ??nh và t?ng h?p nhu c?u s?n xu?t t? các ngu?n khác nhau nh? các h?p ??ng bán hàng, ph?n s?n xu?t theo d? báo … qua quá trình ki?m tra n?ng l?c s?n xu?t, th?i gian c?n cho s?n xu?t, s? l??ng t?n kho c?a hàng bán c?ng nh? v?t t? cho SX … c?a t?ng thành ph?m hay bán thành ph?m. ?i?u c?n thi?t ? ?ay là h? th?ng ERP c?n tính toán ?? có ???c ngày b?t ??u s?n xu?t t?i ?u nh?m ?áp ?ng ???c các nhu c?u này. Riêng ??i v?i các DN có nhi?u chi nhánh ho?c nhà máy cách xa nhau, h? th?ng ERP nên cho phép vi?c l?p KHSX ? m?c t?ng ?? có ???c k? ho?ch ?i?u hàng, t?n dung các ngu?n l?c m?t cách h?p ly và hi?u qu? nh?t. K?t qu? c?n có c?a h? th?ng ERP chính là các “l?nh s?n xu?t” t??ng ?ng ?? ?áp ?ng v?i nhu c?u ?? ra.

Xác ??nh nhu c?u nguyên v?t li?u ?? ?áp ?ng ???c k? ho?ch s?n xu?t là m?t yêu c?u c? b?n c?a phan h? QLSX trong ERP. ?i?u DN c?n c?a vi?c ho?ch ??nh này chính là t?ng h?p ???c th?ng tin t? nhi?u ngu?n khác nhau nh? t? b?ng ??nh m?c NVL, t? các ??n mua hàng d? dang, các l?nh s?n xu?t d? dang, t? s? li?u t?n kho NVL, th?i gian cung ?ng v?t t? … ?? tính ra ???c s? l??ng v?t t? c?n cung c?p thêm. N?u c?n mua thì có ngày ??t hàng phù h?p cho t?t c? các NVL liên quan. K?t qu? c?n có c?a vi?c xác ??nh nhu c?u NVL là các phi?u yêu c?u cung ?ng v?t t? chuy?n sang b? ph?n cung ?ng.

C?n chú y là khi ho?ch ??nh nhu c?u NVL, phan h? QLSX trong ERP c?n ho?ch ??nh l?i các l?nh s?n xu?t thành ph?m c?ng nh? bán thành ph?m t??ng ?ng và cho phép ki?m tra l?i n?ng l?c c?a t?t c? các nguòn l?c tr??c khi phát hành l?nh s?n xu?t m?t cách chính th?c.

Ph?n chu?n b? cho quá trình s?n xu?t ?? th?c hi?n xong. Còn l?i là vi?c qu?n ly quá trình s?n xu?t nh? th? nào. Vi?c qu?n ly quá trình s?n xu?t bao g?m các ch?c n?ng chính nh? theo d?i ti?n ?? s?n xu?t c?a t?ng l?nh/l? s?n xu?t, t? ch?c th?ng kê và ghi nh?n tiêu hao NVL, chi phí, th?i gian s?n xu?t, ghi nh?n l??ng bán thành ph?m c?ng nh? thành ph?m hoàn thành t?i t?ng c?ng ?o?n, t?ng l?nh/l? s?n xu?t. ?ay c?ng chính là c? s? cho vi?c tính giá thành s?n xu?t, phan tích tiêu hao, tính hi?u qu? s?n xu?t.

?i?u DN c?n xem xét xem ? ?ay là phan h? qu?n ly ti?n ?? s?n xu?t trong ERP ?? ???c tích h?p ch?t ch? v?i các phan h? khác nh? Qu?n ly k? ho?ch s?n xu?t/Ho?ch ??nh nhu c?u NVL ?? k? th?a và chia s? th?ng tin v? các l?nh s?n xu?t, Qu?n ly và xác ??nh giá thành ?? tính giá thành s?n xu?t, Qu?n ly ch?t l??ng ?? ghi nh?n và ki?m tra ch?t l??ng thành ph?m/bán thành ph?m làm ra và phan h? kho ?? theo d?i t?n kho v?t t?, bán thành ph?m, thành ph?m hay ch?a.

Ph?i nói r?ng, bài toán tính giá thành s?n xu?t là bài toán “nh?c ??u mu?n thu?” c?a các DN hi?n nay. Và quy?t ??nh tri?n khai ERP c?a các DN ??i khi c?ng ?? gi?i quy?t m?t vài bài toán nh?c ??u này. Có th? nói tính giá thành s?n xu?t là m?t nhu c?u tiên quy?t c?a h?u h?t các DN s?n xu?t vì giá thành chính là c? s? cho vi?c phan tích hi?u qu? s?n xu?t, ph?n ánh chính xác l?i l? th?c s? c?a doanh nghi?p.

Nhìn chung, hi?n nay ?a ph?n các DN ??u s? d?ng ph??ng pháp tính giá thành bình quan cu?i k?, ngh?a là ngoài các kho?n chi phí tr?c ti?p ?? xác ??nh tr??c, các kho?n chi phí phan b? s? ???c t?p h?p vào cu?i k? và khi ?ó s? xác ??nh ???c giá thành s?n ph?m m?t cách h?p ly. Phan h? QLSX trong ERP c?ng c?n cho phép DN khai báo và tính giá thành k? ho?ch (có th? chi ti?t theo t?ng kho?n m?c chi phí) th?ng qua phan h? ??nh m?c NVL (BOM) t?i th?i ?i?m tr??c khi s?n xu?t. Trong quá trình s?n xu?t, phan h? Qu?n ly ti?n ?? SX giúp DN th?ng kê và t?p h?p chính xác các chi phí theo s? phát sinh th?c t?, nh?ng chi phí nào kh?ng th?ng kê ???c thì h? th?ng s? h? tr? s? d?ng s? li?u ??nh m?c. Chính vì v?y, b?t k? th?i ?i?m nh?p kho bán thành ph?m hay thành ph?m nào DN c?ng có th? bi?t ???c t??ng ??i chính xác giá thành s?n xu?t. ??n th?i ?i?m cu?i k?, sau khi t?p h?p ??y ?? các chi phí phát sinh th?c t? trong k?, h? th?ng s? h? tr? DN tính l?i giá thành th?c t? trong k?.

M?t ?i?u kh?ng th? quên hi?n nay chính là vi?c qu?n ly ch?t l??ng trong s?n xu?t. ?i?u c?n có c?a phan h? QLSX trong ERP là ph?i qu?n ly ???c các tiêu chu?n ch?t l??ng c?a t?ng v?t t?, bán thành ph?m hay thành ph?m ho?c t?ng nhóm v?t t?, l?p k? ho?ch l?y m?u t? ??ng, l?y m?u và ghi nh?n k?t ki?m nghi?m c?a t?ng tiêu chu?n ch?t l??ng ngay trong quá trình s?n xu?t các bán thành ph?m và khi nh?p kho thành ph?m. Th?ng tin v? ch?t l??ng s?n ph?m c?ng là c? s? cho vi?c phan tích, nang cao ch?t l??ng, nguyên c?u và phát tri?n s?n ph?m c?a DN.

Bên c?nh ?ó, trong các DN s?n xu?t, vi?c nghiên c?u và phát tri?n s?n ph?m m?i là m?t khau khá quan tr?ng và kh?ng th? thi?u. Quá trình s?n xu?t th?, làm m?u c?ng là c? s? cho vi?c xay d?ng ??nh m?c NVL, tính th?i gian s?n xu?t… c?a các bán thành ph?m c?ng nh? thành ph?m. Phan h? QLSX trong ERP c?ng c?n qu?n ly quá trình xay d?ng, thay ??i và c?p nh?t ??nh m?c NVL th?ng qua vi?c s?n xu?t th?/làm m?u. Sau ?ó các ??nh m?c NVL này s? ???c ban hành và s?n xu?t chính th?c.

L?U Y KHI TRI?N KHAI PH?N H? QU?N LY S?N XU?T

Xác ??nh r? yêu c?u và ph?m vi tri?n khai

M?t trong nh?ng nguyên nhan ph? bi?n d?n ??n th?t b?i khi tri?n áp d?ng phan h? qu?n ly s?n xu?t là do DN và k? c? nhà t? v?n kh?ng xác ??nh ???c yêu c?u qu?n ly và ph?m vi tri?n khai phù h?p. M?t ph?n là do DN ch?a chu?n b? ??y ?? c?ng nh? ch?a l??ng tr??c ???c kh?i l??ng c?ng vi?c mà mình s?p ph?i ??i di?n nên th?ng th??ng các DN hay ??t ra các yêu c?u quá cao d?n ??n vi?c kh?ng kh? thi và kém hi?u qu? khi ??a vào v?n hành th?c t?. Nh?ng nguyên nhan chính v?n n?m kh? n?ng t? v?n c?a các nhà t? v?n tri?n khai, do ch?a n?m r? hi?n tr?ng, thi?u kinh nghi?m tri?n khai th?c t? nên h? ít khi xem xét các yêu c?u c?a DN m?t cách th?u ?áo, d?n ??n vi?c th?t b?i do gi?i pháp kh?ng có tính kh? thi. Trong khi th?c t?, m?t s? yêu c?u c?a DN th?t s? là ch?a c?n thi?t và kh?ng mang l?i nhi?u hi?u qu? so v?i chi phí ??u t?. ?? nh?n ra ?i?u này, ?òi h?i DN ph?i xác ??nh r? nh?ng gì mình c?n và sáng su?t l?a ch?n nhà t? v?n tri?n khai có kinh nghi?m, am hi?u s?n ph?m, th? hi?n ?úng vai trò t? v?n nh?m mang l?i hi?u qu? cho DN và ??m b?o tính kh? khi cao nh?t cho d? án.

L?u y khi l?p gi?i pháp qu?n ly s?n xu?t

Trong quá trình tri?n khai ERP, phan h? s?n xu?t do có nhi?u ??c thù, t?n nhi?u th?i gian ?? chu?n hóa quy trình, ??nh m?c nên th??ng ???c tri?n khai ? giai ?o?n sau, khi mà các phan h? khác ?? v?n hành tr?n tru. Vì v?y trong quá trình xay d?ng và xem xét gi?i pháp, ph?i xay d?ng ? m?c t?ng quát cho c? hai tr??ng h?p ch?a có phan h? s?n xu?t và khi ??a phan h? này vào v?n hành. Trong ?ó c?u trúc b? m?, cách chia c?ng ?o?n s?n xu?t, cách th?c t? ch?c th?ng kê và yêu c?u v? phan tích chi phí/giá thành s? quy?t ??nh và ?nh h??ng tr?c ti?p ??n cách th?c khai báo và c?p nh?t BOM/Routing. ?i?u này ?òi h?i DN và nhà t? v?n ph?i h?t s?c can nh?c ??n tính kh? thi và hi?u qu? ?? l?a ch?n các gi?i pháp phù h?p.

Kh?ng phá v? ki?n trúc h? th?ng

B?n than ERP là m?t h? th?ng ???c thi?t k? trên m?t ki?n trúc t?ng th?, trong ?ó các phan h? có s? tích h?p, liên th?ng ch?t ch? nhau. Th?ng qua ki?n trúc này, h? th?ng tích h?p s?n có quy trình chu?n ???c t? ??ng hóa cao, v?n hành trên m?i tr??ng c?ng tác, giúp DN nang cao ki?m soát, l?p k? ho?ch t?i ?u hóa ngu?n l?c, ra quy?t ??nh k?p th?i… Phan h? s?n xu?t c?ng là m?t ph?n c?t l?i trong ki?n trúc này, vì v?y trong quá trình xay d?ng gi?i pháp, tri?n khai th?c t?, c?n xem xét v?n ?? ? m?c t?ng th?, kh?ng nên vì các y do “??c thù” mà t? y thay ??i quy trình làm phá v? ki?n trúc h? th?ng d?n ??n vi?c sa l?y và th?t b?i.

áp d?ng ERP trong các DN s?n xu?t là th?t s? c?n thi?t

Có m?t suy ngh? h?t s?c sai l?m khi cho r?ng qu?n ly s?n xu?t có quá nhi?u ??c thù, nhi?u tham s? nên ?ng d?ng ERP s? kh?ng mang l?i hi?u qu? và ít kh? thi. Th?c t? cho th?y quá trình ?ng d?ng ERP s? giúp cho các DN này d?n xóa b? “??c thù” vì xu h??ng h?i nh?p kh?ng có ch? cho các “??c thù” này t?n t?i. H?n n?a, b?n than ERP là ?ng d?ng và c?i ti?n quy trình, v?n hành trong m?i tr??ng c?ng tác nên th?ng tin ???c chia s? và ki?m soát m?t cách ch?t ch? và k?p th?i. Các c?ng vi?c tr??c kia ch? y?u l? thu?c vào m?t vài cá nhan có kinh nghi?m (nh? l?p KHSX ch?ng h?n) nay ?? ???c “quy trình hóa” trên ERP, ?i?u này giúp DN ch? ??ng và an toàn h?n trong ho?t ??ng s?n xu?t kinh doanh c?a mình.

K?T LU?N

Qu?n ly s?n xu?t và tính giá thành v?n là m?t bài toán khó, khi tri?n khai phan h? này c?n nhi?u th?i gian ?? chu?n hóa quy trình, xay d?ng ??nh m?c… ?? ??m b?o thành c?ng và mang l?i hi?u qu? cao nh?t, DN c?n xác ??nh r? yêu c?u và ph?m vi tri?n khai r? ràng, l?a ch?n gi?i pháp ERP phù h?p, sáng su?t l?a ch?n nhà t? v?n tri?n khai có kinh nghi?m và am hi?u gi?i pháp.