E-contracting with remote identification (KYC)

[Please scroll down for Hungarian version]

It is part of our everyday lives that from time to time, we need to prove our identity when we go about our official business. If our driving licence has expired, we have to go to the authorities, present some official document proving our identity and take a photograph. For most of us, it is quite common to have to go through a similar process when, for example, we sign a rental contract with our landlord through a real estate agency.

Although we don't normally think about such tasks, the process of physically validating our identity is extremely inefficient and cumbersome in an age when digital technology has streamlined almost every other aspect of business.?

What about those companies that regularly enter into large numbers of contracts, even with foreign partners, and for whom the physical, paper-based contracts would be very inconvenient and costly to prepare and finalize due to geographical distance among other reasons?

Welcome to the world of e-contracting, which is not the future but the present, an existing and increasingly widespread technology. Electronic contracts are digital versions of traditional paper contracts, created and signed electronically. The essence of the definition of an e-contract can be captured in these few words. It is that simple, elegant and compliant.

Why is it beneficial to use e-contracts??

It saves time by not having to move documents between geographically dispersed clients and your business, even several times in case of amendments, and by the signatories in the approval process not having to park documents in their office mailboxes for an unforeseen period of time.

Using pre-defined contract templates, you can create your contracts in minutes by inserting variables, while the potential for errors is radically reduced.

E-contracts also facilitate collaboration between signatories, reaching approvers in a pre-defined sequence, all in near-simultaneous time, with no possibility of document manipulation. This can be particularly important today, when both flexibility and security are crucial. When it comes to flexibility, electronic contracting is essential in a world where hybrid working has become the norm.

In a previous article we looked in detail at eIDAS compliant electronic signatures regulated by the EU. However, the uptake of these electronic signatures by natural persons is still very limited, as proving that an electronic signature is actually owned by a natural person remains one of the biggest technological challenges of our time. Due to a combination of challenges with technical standards and safety, certification requirements and legal procedures for government bodies, few companies have the expertise to develop this type of advanced technology.

Currently, most people do not have access to an electronic signature that is widely accepted, whether by all types of businesses or by businesses in different countries. But then how do we enable a natural person to sign? Or even if there is a solution for signing, how do we know who is actually signing the contract, who is signing it electronically from the client side? Is this natural person even entitled to act on behalf of a company and sign formal, legally binding documents if there is no personal meeting and verification of identity in the physical presence of the client?

Imagine a business environment where you can communicate with your customers in real-time, without an email or telephone conversation, using a digital platform. A portal where you can share contracts and sign them electronically with your customers, knowing exactly who you are contracting with. After successfully completing a remote authentication process launched from the platform and granting signature authority based on this authentication, your contracts and other documents can be signed by both parties. A platform that also verifies, using integrated company information databases, whether the representative of the client who intends to sign is authorized to represent the company as a signatory. Another advantage is that the identification process does not need to be repeated before each transaction.

If you want to future-proof your business and make significant cost savings, look for a solution with these capabilities. This method of electronic signature of natural persons is the future of digital identity verification. And with the global adoption of smartphones and iOS and Android security, your customers' user journey will be entirely based on touch and facial identification.

To find out more about how e-contracting works and how the Adamo Digital Platform can serve your contracting processes digitization needs, visit us for more details.

E-szerz?désk?tés távoli beazonosítással (KYC)

Mindennapjaink részévé vált, hogy id?r?l id?re, hivatalos ügyeink intézése során szükségessé válik a személyazonosságunk igazolása. Ha lejárt a jogosítványunk, akkor be kell menni a hatóságokhoz, valamilyen hivatalos okmánnyal igazolnunk kell személyazonosságunkat és egy fényképet kell készítenünk. Legt?bbünk számára teljesen hétk?znapi, hogy hasonló folyamaton kell átmennünk, ha például egy bérleti szerz?dést k?tünk a f?bérl?nkkel egy ingatlank?zvetít? irodán keresztül.

Bár általában nem gondolkodunk el az ilyen feladatokon, a személyazonosságunk fizikai hitelesítésének folyamata rendkívül gazdaságtalan és nehézkes egy olyan korban, amikor a digitális technológia az üzleti élet szinte minden más területét racionalizálta.?

Mi a helyzet azokkal a vállalatokkal, amelyek rendszeresen nagyszámú szerz?dést k?tnek, akár külf?ldi partnerekkel is, és amelyek számára a fizikai, papír alapú szerz?dések el?készítése és véglegesítése - t?bbek k?z?tt a f?ldrajzi távolság miatt is - nagyon kényelmetlen és k?ltséges lenne?

üdv?z?ljük az e-szerz?dések világában, ami nem a j?v?, hanem a jelen, egy létez? és egyre szélesebb k?rben elterjed? technológia. Az elektronikus szerz?dések a hagyományos papíralapú szerz?dések digitális változatai, amelyeket elektronikus úton hoznak létre és írnak alá. Az e-szerz?dés definíciójának lényege ebben a néhány szóban megragadható. Ennyire egyszer?, elegáns és az el?írásoknak megfelel?.

Miért el?ny?s az e-szerz?dések használata??

Id?t takarít meg azzal, hogy nem kell a dokumentumokat f?ldrajzilag kül?nb?z? helyen tartózkodó ügyfelek és az ?n vállalkozása k?z?tt, módosítások esetén, akár t?bbsz?r is mozgatni, illetve azáltal, hogy a jóváhagyási folyamatban szerepl? aláírók nem fogják a dokumentumokat az irodai postaládájukban parkoltatni el?re nem látható ideig.

El?re definiált szerz?dés sablonok segítségével, változók beillesztésével, percek alatt elkészítheti szerz?déseit, mik?zben a hibázási lehet?ség radikálisan cs?kken.

Az e-szerz?dések el?segítik az aláíró felek k?z?tti együttm?k?dést, el?re definiált sorrendben jut el a jóváhagyókhoz, mindezt szinte azonos id?ben a dokumentumok manipulálási lehet?ségének kizárása mellett. Ez kül?n?sen fontos lehet napjainkban, amikor a rugalmasság és a biztonság egyaránt nélkül?zhetetlen. Ha a rugalmasságról van szó, az elektronikus szerz?désk?tés elengedhetetlen egy olyan világban, ahol a hybrid munkavégzés vált a normává.

Egy korábbi cikkünkben részletesen is foglalkoztunk az EU által szabályozott eIDAS kompatibilis elektronikus aláírásokkal. Ezeknek az elektronikus aláírásoknak a természetes személyek k?z?tti elterjedtsége azonban még a ma is rendkívül limitált, hiszen annak bizonyítása, hogy egy elektronikus aláírás valóban egy adott természetes személy tulajdonában van, továbbra is korunk egyik legnagyobb technológiai kihívása. A m?szaki szabványokkal és a biztonsággal, a tanúsítási k?vetelményekkel és a kormányzati szervek jogi eljárásaival kapcsolatos kihívások kombinációja miatt csak néhány vállalat rendelkezik az ilyen típusú fejlett technológia kifejlesztéséhez szükséges szakértelemmel.

Jelenleg a legt?bb embernek nincs hozzáférése olyan elektronikus aláíráshoz, amelyet széles k?rben elfogadnak, akár minden típusú vállalkozás, akár a kül?nb?z? országok vállalkozásai. De akkor hogyan tegyük lehet?vé, hogy egy természetes személy aláírhasson? Vagy még ha van is megoldás az aláírásra, honnan tudjuk, hogy valójában kivel írjuk alá a szerz?dést, ki írja azt alá elektronikusan az ügyfél oldaláról? Egyáltalán jogosult-e ez a természetes személy egy vállalat nevében eljárni és hivatalos, jogilag k?telez? erej? dokumentumokat aláírni, ha nincs személyes találkozó és a személyazonosság ellen?rzése az ügyfél fizikai jelenlétében?

Képzeljen el egy olyan üzleti k?rnyezetet, ahol egy digitális platform segítségével, egy email vagy telefon beszélgetés nélküli, valós idej? kommunikációt tud folytatni ügyfeleivel. Egy portált, ahol szerz?déseit megoszthatja és elektronikusan aláírhatja ügyfeleivel, úgy hogy pontosan tudja kivel szerz?dik. Egy a platformból indítható távoli beazonosítási folyamat sikeres lefutása és az erre a beazonosításra visszavezetett aláírási jogosultság megadása után szerz?déseit és egyéb dokumentumait már mindkét fél aláírhatja. Egy olyan platform, ami azt is vizsgálja integrált céginformációs adatbázisok segítségével, hogy az aláírni szándékozó ügyfél képvisel?je jogosult-e a cég képviseletére, mint aláíró személy. További el?nye, hogy nem kell a beazonosítási folyamatot minden tranzakció el?tt újra elvégezni.

Ha j?v?-biztosítani szeretné vállalkozását, és jelent?s k?ltségmegtakarítást szeretne elérni, keressen egy ilyen képességekkel rendelkez? rendszert. A természetes személyek elektronikus aláírásának ez a módja a digitális személyazonosság-ellen?rzés j?v?je. Az okostelefonok és az iOS és Android biztonságának globális elterjedtségét kihasználva pedig az ?n ügyfeleinek felhasználói útja teljes mértékben az érintésen és az arcazonosításon fog alapulni.

Ha t?bbet szeretne tudni az e-szerz?dés m?k?désér?l és érdekli, hogy az Adamo Digitális Platform miként tudja kiszolgálni szerz?désk?tési folyamatainak digitalizációs igényeit, látogasson meg minket további részletekért.