Dynaaminen hankintaj?rjestelm? ja dynaamiset hankinnat

Hankintamenetelmien ja -lakien uudistamisen yhteydess? julkishallinto ja sidosyksik?t vetoavat poikkeuksetta lis??ntyv??n byrokratiaan vastustaessaan hankintalain muutoksia ja uusien menetelmien k?ytt??nottoa.

Oikein toteutettuna uudet menetelm?t p?invastoin kevent?v?t ja automatisoivat hankintoja, lis?ten niiden avoimuutta.

Todellinen syy esimerkiksi suorahankintojen mahdollistamisen puolustamiselle on #korruptio, eli hankintalain tavoitteiden ja tarkoituksen kiert?minen. Siksi onkin ensisijaisen t?rke??, ett? hankintalaki on hankintatavoiltaan selke? ja vaatii hankintojen toteuttamisen avoimesti s?hk?isess? j?rjestelm?ss?.

Dynaamisen hankintaj?rjestelm?n kuvaus

Dynaaminen hankintaj?rjestelm? (DHS) on s?hk?inen alusta, joka mahdollistaa jatkuvan kilpailutuksen ja toimittajien osallistumisen hankintaprosessiin milloin tahansa. J?rjestelm? perustuu avoimuuteen, laatuvaatimuksiin ja vaikuttavuusperusteiseen maksatusmalliin, jossa maksut suoritetaan vain toteutuneiden vaikuttavuustulosten perusteella. Kaikki hankinnan tiedot, p??t?ksentekij?t, budjetit ja tuotokset julkaistaan avoimesti. Lis?ksi j?rjestelm?? kehitet??n iteratiivisesti teko?lyn ja datan analyysin avulla.

J?rjestelm?n tietuekent?t

• Hankintatarpeen kuvaus: Tunnistetiedot, tavoitteet, vaikuttavuusmittarit, laatuvaatimukset, budjetti, tuotokset
• Tarjoajakohtaiset tiedot: Yhteystiedot, palvelukuvaus, referenssit
• Tarjousten arviointi: Laatuvaatimusten t?yttyminen, vaikuttavuusmittarit, mahdolliset hylk?ysperusteet, arvioitsijat
• Sopimus: Ehdot, maksuehdot, vaikuttavuusperusteet, toimitusvaatimukset, tuotokset
• Maksatus: Suoritetut maksut, vaikuttavuusraportit, budjetin seuranta
• Julkiset tiedot: Kaikki sopimukset, maksatukset, hankkeen valmistelijat ja p??t?ksentekij?t, tuotokset
• Automatisoitu analytiikka: Hankinnan optimointi, suorituskykymittarit ja ennakoiva budjetointi

Prosessikuvaus

1. Hankintatarpeen m??rittely ja markkinakartoitus

Miksi vaihe tehd??n?

• M??ritell??n hankinnan tavoitteet, laatuvaatimukset ja vaikuttavuusmittarit.
• Markkinakartoituksen aikana yritykset voivat vaikuttaa hankinnan m??ritelm??n, laatuvaatimuksiin ja vaikuttavuuspalkkioon.
• Varmistetaan, ett? hankinta on kilpailullinen ja toteuttamiskelpoinen.
• Teko?ly analysoi aiempien hankintojen dataa ja suosittelee tehokkaimpia ratkaisuja.

Tarkoitus:

• Hankintatarve julkaistaan dynaamisessa hankintaj?rjestelm?ss?.
• Markkinakartoituksen tulokset kirjataan j?rjestelm??n ja ne ovat avoimesti saatavilla.
• Vaikuttavuusperusteinen maksatusmalli m??ritell??n hankinnan yhteydess?.

Tuotokset:

• Teko?lyn hankinta-aineisto suositukset aikaisempien hankkeiden datan perusteella
• Hankintatarpeen kuvaus ja julkaisu
• Markkinakartoitusraportti
• Budjetti ja vaikuttavuusperusteinen budjettisuunnitelma

2. Hankinnan valmistelu, tarjouspyynt? ja sopimuksen laadinta

Miksi vaihe tehd??n?

• Laaditaan tarjouspyynt?, joka sis?lt?? vaikuttavuusperusteiset mittarit, laatuvaatimukset ja budjetin.
• Tarjouspyynt? julkaistaan avoimesti dynaamisessa hankintaj?rjestelm?ss?.
• Tarjoajilla on mahdollisuus osallistua milloin tahansa hankintakauden aikana.
• Sopimus mahdollista laatia heti, kun tarjoaja hyv?ksyt??n laatuvaatimusten perusteella.
• Maksuperusteet m??ritell??n: toimitusvaatimukset ja ehdolla oleva maksu toimituksesta.

Tuotokset:

• Tarjouspyynt? ja sen julkaisu j?rjestelm??n
• Sopimuspohja ja sopimuksen julkaisu
• Maksuperusteiden m??rittely
• Riskianalyysiraportti.

3. Tarjousten arviointi ja p??t?ksenteko

Miksi vaihe tehd??n?

• Varmistetaan, ett? vain laatuvaatimukset t?ytt?v?t tarjoajat voivat osallistua hankintaan.
• Hyv?ksyt??n kaikki laatuvaatimukset t?ytt?v?t tarjoajat.
• Maksut suoritetaan vaikuttavuuden toteutuessa budjetin rajoissa.
• Teko?ly analysoi tarjousten vahvuudet ja heikkoudet, antaen suosituksia p??t?ksenteon tueksi.

Tuotokset:

• Tarjousten arviointiraportti
• Arvioitsijoiden nimet ja arviointiperusteet
• Hyv?ksyttyjen ja hyl?ttyjen tarjousten lista
• Automatisoitu tarjousanalyysi ja ennuste vaikuttavuuden toteutumiselle.

4. Maksatus ja seuranta

Miksi vaihe tehd??n?

• Varmistetaan, ett? maksut suoritetaan vain toteutuneiden vaikuttavuustulosten perusteella.
• Mahdollistetaan hankintojen seuranta ja avoin raportointi.
• Automaattinen laatuvaatimusten seuranta raportoi poikkeamat ja suosittelee toimenpiteit?.

Tuotokset:

• Reaaliaikainen maksatusraportti
• Reaaliaikainen suorituskykymittaristo ja hankinnan vaikutusarviointi.
• Budjetin seuranta- ja toteutumaraportti

5. Iteratiivinen arviointi ja jatkuva kehitys

Miksi vaihe tehd??n?

• Kehitet??n hankintaprosessia k?ytt?j?palautteen ja analytiikan avulla.
• Simuloidaan erilaisia hankintaskenaarioita optimoidun budjetoinnin tueksi.
• Tarkistetaan laatuvaatimusten ja vaikuttavuusmittarien ajantasaisuus.

Tuotokset:

• Palauteraportti ja kehitysehdotukset.
• Simulaatiomallit ja optimointianalyysi.
• P?ivitetyt laatuvaatimukset ja vaikuttavuusmittarit.

Edell? mainittu hankintaj?rjestelm?n prosessikuvaus osoittaa, ett? uudet, kuten dynaamiset hankintatavat, eiv?t ole nykyisi? hankintamenetelmi? monimutkaisempia. J?rjestelm?llinen ja tietoa ker??v? hankintamalli mahdollistaa my?s aiemman tiedon hy?dynt?misen julkisissa hankinnoissa, mik? johtaa vaikuttavampiin ja toimittajia yhdenvertaisemmin kohteleviin hankintoihin. Merkitt?vin etu on kuitenkin julkisten varojen k?yt?n tehokkaampi valvonta, mik? edist?? korruption torjuntaa ja vahvistaa kansalaisten luottamusta julkishallintoon.