COVID-19: The Employer’s Main Legal Obligations

The C0VID-19 pandemic raises many questions between employees and their employers. It is worthwhile for both groups to become familiar with their respective rights and obligations.

Below are the main issues that most employers and employees are facing during the COVID-19 pandemic, along with the employer's most important rights and obligations.

1. What are an employer's main legal obligations?

• Ensure the health and safety of employees in the workplace under the Occupational Health and Safety Act;
• Comply with Wage and Hour obligations under the Fair Labor Standards Act and state laws;
• When applicable, compliance with the ("ADA") Americans with Disabilities Act;
• Family Medical Leave ("FMLA");
• Family Coronavirus Response Law ("FFCRA") (for a company with less than 500 employees);
• State and local sick leave laws;
• Ensure that employees are covered by workers compensation insurance;
• Timely reporting of illness/injury/death in accordance with OSHA regulations;
• In the event of dismissal or reduced wages, employers must consider their obligations under federal and state WARN (Worker Adjustment and Retraining Notification Act of 1988) laws.

2. Should I prepare and implement a work plan to deal with COVID-19?

In the United States, there is no legal obligation to do so. However, to minimize potential liability, you should show that you have done everything possible to avoid damages. A good plan should address how to prevent an outbreak of COVID-19 and the steps to be taken should one occur.

It is important to have a multifunctional emergency management team (“EMT”), preferably representatives from the HR, IT and legal departments, in order to address all health and safety issues in the workplace, with the authority to make adjustments as required. 

3. Can I instruct my employees to go home or stay home if there is an outbreak?

Yes, but be careful not to discriminate by favoring or treating a particular employee differently.

4. Are employers allowed to require quarantined employees to take paid leave?

Yes, as long as they don't work during that time. In the case of unionized employees, there may be a need to negotiate quarantine policies based on the union rights clause, such as wages and working hours.

5. What is the federal "FFCRA" law and how can employees affected by COVID-19 benefit from it?

“FFCRA” (Family Coronavirus Response Law) applies to a company with less than 500 employees and requires the employer to provide its employees:

• Two weeks sick leave for those who cannot work (or telework);
• Up to 12 weeks of paid leave for those who need to stay at home due to the closing of schools and daycare centers because of COVID-19.

Remember that the employer that provides paid leave under FFCRA) is entitled to tax credits to cover the costs of payment of the benefit.

6. If the employee wishes to stay at home to avoid the risk of falling ill, with no indication of an imminent danger of exposure to the virus, will he/she be entitled to receive government benefits?

No. The absence is only authorized in cases where there is a risk of death or serious physical injury according to the investigation by OSHA. Otherwise, the employee will be able to make use of accumulated vacation or unpaid time off, as he will not be entitled to leave under the ADA, FMLA or medical leave.

 7. Can I advise an employee to consult a doctor?

 Yes, employers can and must require a medical certificate before allowing the employee to return to work in case of symptoms or contagion with COVID-19.

8. Can I ask my employees to report suspected cases of COVID-19?

Yes, the key is to ask questions correctly so as not to interfere with the employee's privacy; maintain confidentiality regarding medical information if one has symptoms and/or has been diagnosed with the disease. However, you should report to public health agencies as required by law. 

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Quais s?o as principais obriga??es legais de um empregador em tempos de Covid-19

A epidemia C0VID-19 levanta muitas quest?es tanto entre empregados como empregadores. Vale a pena que ambas as partes se familiarizem com seus direitos e obriga??es.

Segue abaixo as principais perguntas feitas por empregadores e funcionários em tempos da pandemia covid-19, bem como os direitos e obriga??es mais importantes do empregador.

1. Quais s?o as principais obriga??es legais de um empregador?

• Garantir a saúde e a seguran?a dos funcionários no local de trabalho sob a Lei de Seguran?a e Saúde Ocupacional;
• Obriga??es salariais e horas de trabalho sob a Fair Labor Standards Act e leis estaduais;
• Quando aplicável, o cumprimento das leis:  ("ADA ") dos Americanos com Deficiências; 
• Licen?a Médica da Família (" FMLA ");  
• Lei de Resposta ao Coronavírus de Famílias (" FFCRA ") (para empresa com menos de 500 funcionários) ;
• leis estaduais e locais de licen?a médica;  
• Garantir que os funcionários sejam cobertos pelo seguro de acidentes de trabalho e relatórios oportunos de doen?as / morte de acordo com a OSHA. 
• Em caso de demiss?o ou redu??o salariais , Os empregadores devem considerar suas obriga??es sob as Leis de WARN federais e estaduais. 

2. Devo preparar e implementar um plano de trabalho para lidar com o COVID-19?

Nos Estados Unidos n?o há obriga??o legal. No entanto, para se livrar de qualquer forma de responsabilidade, mostrar que fez todo o possível para evitar o dano, ou que tomou todas as precau??es necessárias para evitar que o dano ocorresse. Um bom plano deve abordar como prevenir e as etapas a serem tomadas um surto de COVID-19.

é importante ter uma equipe de gerenciamento de emergência multifuncional (“EMT”), preferencialmente representantes dos departamentos de RH, TI e jurídico com a finalidade de tratar de todas as quest?es de saúde e seguran?a no local de trabalho, com autoridade para fazer ajustes conforme a urgência e as necessidades do negócio.

3. Posso instruir meus funcionários a irem para casa ou ficarem em casa se houver um surto?

Sim, porém cuidado para n?o apresentar de maneira discriminatória por favorecer ou tratar de maneira diferente a algum funcionário em particular. 

4. Os empregadores têm permiss?o de exigir que os funcionários em quarentena usem folga remunerada?

Sim, desde que n?o trabalhem durante esse tempo. Em caso de funcionários sindicalizados, pode haver uma necessidade de negociar as políticas de quarentena com base na cláusula de direitos sindicais, como salários e horas de trabalho. 

5. O que é a lei " FFCRA” tomada pelo governo federal e, como os funcionários afetados pelo covid-19 podem se beneficiar dela?

“FFCRA” (Lei de Resposta ao Coronavírus de Famílias) é para empresa com menos de 500 funcionários, exige que o empregador forne?a aos seus subordinados:

1. Duas semanas de licen?a por doen?a para aqueles que n?o podem trabalhar (ou teletrabalhar); 
2. Até 12 semanas de licen?a remunerada àqueles que precisem ficar em casa devido a fechamentos de escolas e creches por causa do COVID-19. 

Lembrando que, o empregador que fornece licen?a remunerada (FFCRA) têm direito a créditos fiscais para cobrir os custos de pagamento do benefício. 

6. Caso o funcionário deseje ficar em casa para evitar o risco de adoecer, sem indica??o de perigo iminente de exposi??o ao vírus, terá direito ao recebimento dos benefícios do governo?

N?o. Somente é autorizada a falta em casos que houver risco de morte ou danos físicos graves conforme a investiga??o pelo OSHA. Caso contrário o funcionário poderá fazer o uso de férias acumuladas ou folga remunerada, pois n?o terá o direito a licen?a sob as leis de ADA, FMLA ou licen?a médica.

 7. Posso orientar um funcionário a consultar um médico?

 Sim, os empregadores podem e devem exigir um atestado médico antes de permitir que o funcionário volte ao trabalho em caso de apresentar sintomas ou contágio com o covid-19.

8. Posso pedir a meus funcionários para relatar casos suspeitos de COVID-19?

Sim, O segredo é formular perguntas corretamente para n?o interferir na privacidade do funcionário e manter a confidencialidade com rela??o às informa??es médicas; se apresentar sintomas e ou tiver sido diagnosticado com uma doen?a. Porém, deverá relatar às agências de saúde pública. (Equal Employment Opportunity Commission (“EEOC”).

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Source: Guide to Managing HR Through COVID-19 by Mayer Brown April 20, 2020 page 41-46