Communication Insight 9: For Japanese Business Professionals who need to communicate in English. Start putting your needs front and centre.

Stop worrying about inconveniencing others in global meetings. Start putting your needs front and centre.

A trainee told me a great story a few days ago. We were talking about tips to improve English communication in meetings with non-Japanese colleagues. This trainee, let’s call her Akari, told me that she had finally acted on the advice that I had been giving her. She said that in her meetings now with non-Japanese colleagues, she was focusing all her energy on prioritizing ‘understanding’ over ‘finishing the meeting on time’. As such she said that she had been very proactive in her recent meetings to ask the questions she wanted to ask. In the past, she had refrained from being really active because she was always worried about inconveniencing others and felt that if she asked many questions, it could, easily annoy others; use up valuable time, leading to a failure to cover all the points laid out in the agenda, and possibly cause the meeting to run overtime. Now however, she said she no longer worried about these things. I wanted to scream “HALLELUJAH!” and for anyone who is still hesitant, I want you to realize, you can do this too.  

Tracy Johnson, currently a Senior Director with Bristol Myers in the U.S., once gave some of her staff - who happened to be my trainees at the time - an extremely succinct, yet timely piece of advice. She wrote…

Are you creating a negative, or positive downstream effect in your business? Are you asking questions? It’s not rocket science, it’s about choosing to take action. And as I have told you in previous insights, ‘Broken English’ is acceptable. 

One of Akari’s colleagues, also in this training, jumped in to also praise Akari for her actions. She said; “Because Akari actively asks questions in these meetings, Akari is able to update us with the most accurate, recent and detailed information.” So Akari’s action are helping her colleagues too.

I told Akari’s story to another one of my trainees later in the day. He was very interested and said…. “Well if it’s okay with my global colleagues, I’ll do the same”. He missed the point completely. His thinking was that he needs to get permission from global colleagues before he can be active and engaged. He doesn’t need permission. Nobody does. Akari didn’t ask for permission, she just made up her mind to be active. Like Akari, ‘ACTIVE’ should be your default setting, because being active, benefits everyone.

From my experience, your non-Japanese partners and colleagues are likely to be extremely kind and helpful. They want to support you. But you have to want to support yourself too. You have put your needs and the needs of your colleagues front and center in meetings. This does not mean you are rude or aggressive. It simply means you need to focus on supporting your team by communicating your needs. You have to take action to get the information or support you want. 

If you do not understand what is being said or discussed, you need to verbalize this CLEARLY and ASSERTIVELY. For example, “Sorry, Francis, I’m lost, could you clarify that again?” And REPEATEDLY if necessary, “Sorry Francis, it’s still not clear, could you simplify that?” When you verbalize your lack of understanding in a meeting, you reveal your true self, the level of support you need. It can be liberating when you realize that you no longer need to pretend to understand, just to prevent the meeting from running over time. It also shows courage. As non-native speakers of English, projecting yourself confidently in a language that is not your own is tough, but if you do this, your global colleagues will welcome the ‘new you’, and support you, because this is communicating with integrity. 

In Akari’s case, because she is now no longer constrained by her former worries about time, she now has freedom to interrupt and ask questions openly and actively. She does not ask for permission, she makes up her mind to be active and to get the information she needs. No fuss. No stress. Just action.  This is a shift in her mindset. Previously, her worry about inconveniencing others had caused her to be far too silent. Naturally, Akari had always been very ‘Japanese’ in meetings - focused on harmony and putting the needs of others first. However, focusing on your own needs, does not have to mean you are selfish, it just means that you have more balance, and are willing to stand up for yourself and your team. You can still be ‘Japanese’ but at the same time, be more active and assertive. 

So, if you are not already there, at what point will you really start to focus on your needs and the needs of your team in your global meetings? In the process of doing this, Akari discovered a sense of strength, freedom and ownership. She also discovered that taking action to meet her need for information, understanding and support does not impact the meeting in a way that cannot be handled and dealt with in a professional way. Akari told me, “recently, two of my meetings had run overtime.” (though, she was not sure if it was because of her questions!) Regardless, the other non-Japanese colleagues dealt with it and extended the meeting. There was NO drama. There was NO comment that suggested there were ‘too many questions” It was handled. Non-Japanese business professionals admire and respect courage and tenacity, and will support those who take action and are committed to getting the information they need.

If you choose to follow in Akari’s footsteps, your non-Japanese colleagues will support you also, because they too will be so pleased when you are fully engaged and active.  Akari discovered that ‘an active Akari’ is beneficial for the meeting as a whole. Her non-Japanese colleagues know her and recognize her even more now as she truly has found her voice. If you have not found your voice yet, it may be time to speak up and be heard, time to make sure that you are having positive downstream effect on your business. I know it’s not easy, but it is worthwhile… for everyone involved. 

Be courageous.

Jeff 

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Japanese version below

研修生が数日前に素晴らしい話をしてくれました。私たちは外国人の同僚とのミーティングで、英語のコミュニケーションを改善するためのヒントについて話していました。この研修生をあかりと呼びましょう。彼女は、私が与えたアドバイスに従って遂に行動したと言いました。彼女は、今では、日本人以外の同僚とのミーティングで優先的に全力を注いでいるのが、「予定通りにミーティングを終了する」よりも「理解する」ことであると教えてくれました。彼女は自分が聞きたかった質問をするために、最近の会議で非常に積極的になったのです。以前は、他の人に迷惑をかけることを常に心配していて、たくさん質問をした場合、他の人を簡単に困らせてしまうと感じていたので、積極的になることを控えていたそうです。貴重な時間を使い果たすと、議題のすべてのポイントをカバーできず、会議が長引く可能性があるからです。しかし今では、これらについて心配する必要はなくなったと彼女は言いました。私は 「ハレルヤ！」と叫びたかったです。そして、まだ躊躇しているあなたに実践してもらいたいと思います。あなたにも出来るのです。

現在アメリカのブリストルマイヤーズのシニアディレクターであるトレーシー?ジョンソンは、かつて、たまたま私の研修生であった彼女のスタッフに、非常に簡潔でありながらタイムリーなアドバイスをしていました。彼女は次のように書きました。

あなたは、あなたのビジネスにプラスの影響を与えていますか。もしくはマイナスの影響を発生させていませんか。質問していますか？ 質問することは難しい事ではありません。行動を起こすことを選択する、ということです。また、以前のインサイトでお伝えしたように、「ブロークンイングリッシュ」は受け入れられます。

一緒にトレーニングを受けているあかりの同僚の1人が、あかりの行動を称賛するために飛び込んできました。彼女は 「あかりが会議で積極的に質問をしてくれるので、私たちも最も正確で最新の詳細な情報を得ることができます」と言いました。あかりの行動は彼女の同僚も助けているのです。

その日の遅く、あかりの話を別の研修生にしました。彼は非常に興味を持ち 「外国人の同僚が許してくれるのであれば、私も同じようにします」と言いました。彼は完全にポイントを外しています。彼は、積極的に参加する前に外国人の同僚から許可を得る必要がある、と考えていました。許可は必要ありません。誰も許可を必要としません。あかりは許可を求めず、ついに積極的になる決心をしたのです。あかり同様、「積極的である」はデフォルトの設定である必要があります。積極的になることは、皆のためになるのですから。

私の経験から、外国人のパートナーや同僚は非常に親切で助けてくれると言えます。彼らはあなたをサポートしたいと思っています。しかし、あなたも自分自身をサポートしたいと思わなければなりません。あなたは自分のニーズと同僚のニーズを前面に出し、会議の中心に据えました。これは、あなたが非礼または攻撃的であるという意味ではありません。それは単に、あなたのニーズを伝えることによってチームをサポートする事に集中する必要があるという意味です。必要な情報やサポートを得るために行動を起こす必要があるのです。

何が言われて、何が話し合われているのか理解できない場合は、明確に、そして自信を持ってはっきりと口頭で伝える必要があります。たとえば、「申し訳ありません、フランシス、よくわかりません。もう一度説明していただけますか？」そして、必要に応じて繰り返します。「申し訳ありません、フランシス、まだはっきりわかりません。簡単に説明していただけませんか？」会議で理解できない部分を言葉で表すと、本当の自分、つまり必要なサポートのレベルが明らかになります。会議の時間が延びるのを防ぐためだけに、理解したふりをする必要がないとわかったとき、解放された気分になるでしょう。また、はっきり説明することは勇気を示すことになります。英語を母国語としない人にとって、母国語以外の言語で自信をもって自分自身を見せることは難しいですが、そうすることで、外国人の同僚が「新しいあなた」を歓迎し、誠実にコミュニケーションを取るサポートをしてくれるでしょう。

あかりの場合、もはや以前の様に時間の心配に悩まされなくなったので、自由に会議を中断し、積極的に質問することができます。彼女は許可を求めず、積極的になり、必要な情報を入手すると決めました。悩まず、ストレスもなく、ただ行動するだけです。これは彼女の考え方の変化により起こりました。以前は、他の人に迷惑をかけることを心配するあまり彼女は沈黙していたのです。当然のことながら、あかりは会議中、常に「日本人」でした― 調和と他人のニーズを最優先にすることに焦点を当てていたのです。しかし、自分のニーズに焦点を当てることは、あなたが利己的であると意味するわけではないのです。それは、あなたがよりバランスを保ち、チームのために立ち上がる用意があることを意味するだけです。あなたは「日本人」であり続け、と同時により積極的に自信を持って発言することができるのです。

では、まだそのレベルにいない場合、グローバル会議で自分のニーズとチームのニーズに本当に焦点を当て始めるのはどの時点からでしょうか？ニーズに焦点を当てるその過程で、あかりは、強さ、自由、当事者意識に気付きました。彼女はまた、情報、理解、サポートを得るという彼女のニーズを満たすための行動は、プロフェッショナルである外国人の同僚が、会議中に対処対応できなくなるほどのインパクトを与えることはない、ということにも気付きました。あかりは、「最近、2つの会議が時間通りに終わらなかった」と話してくれました。 （しかし、それが彼女の質問のせいかどうかはわかりません！）とにかく、外国人の同僚は会議が長引いても対応しました。何も問題はありませんでした。 「質問が多すぎる」とのコメントもありませんでした。外国人のビジネスプロフェッショナルは、勇気と粘り強さを賞賛し、尊重し、必要な情報を取得するために行動を起こすことに専念している人々をサポートします。

あかりの例にならうことを選んだ場合、外国人の同僚もあなたをサポートします。彼らもあなたが積極的に関わり、行動しているときはとても嬉しいのです。あかりは、「積極的なあかり」が会議全体にとって有益であることに気付きました。あかりの外国人の同僚は彼女を知り、彼女が自信を持って発言するようになったので、彼女をさらに覚えます。まだ自信を持って発言できていなければ、声を上げて気付いてもらう時かもしれません。それは、ビジネスにプラスの影響を与えているかどうかを確認することでもあるのです。簡単ではありませんが、やってみるだけの価値があります…関係者全員にとって価値があるのです。

勇気を出してください。

ジェフ

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