Communication Insight 7: For Japanese Business Professionals who need to communicate in English. Start acting in a way that matches your status.

One of my Japanese trainees – let’s call him ‘Yamada-san’ - who is working in a global pharmaceutical company in Tokyo, said recently…

Yamada-san:   “Jeff, when I join the strategy meeting with my non-Japanese colleagues,  I worry, that I am wasting their time if I interrupt to… check information… ask for clarification… or ask a question”.

I constantly encounter this type of thinking. While this points to a lack of courage to speak up, the real cause of this “attitude of hesitation”, is a lack of understanding about how English communication in business actually works. 

The conversation with Yamada-san continued in the following way.

Jeff: So, Yamada-san, why do you participate in this regular strategy meeting? 

Yamada: To understand the global strategy.

Jeff: Why do you need to understand the global strategy?

Yamada: Well, If I can’t understand the global strategy for this project, I cannot apply the strategy here in Japan, and I cannot support my team, nor help the Japanese patients.

Jeff:  Okay, so the meeting is important because you want to apply this strategy in Japan, so you can successfully grow the business here, support your team and help the patients?

Yamada: Correct.

Jeff: So this project is really important right?

Yamada-san    Exactly.

Jeff: Okay Yamada-san, you need to understand the following. If the project is important, you have to believe that, you are also important. You are an important part of making this strategy a success in Japan. It follows then, that if you are important, any question, comment or interruption you have, is important also. As you said yourself, the success of the project depends on your understanding. So Yamada-san you are NEVER wasting anyone’s time if you interrupt, and you can, and should, always take action to confirm or clarify your understanding. ALWAYS.

In Japanese meetings, it may often be considered normal to ‘understand in silence” by ‘reading the air’. However English communication follows different rules. In English there is an expectation to be more active, interrupt, interact and ask questions. It shows that you are interested and engaged in the topic. I often tell my trainees that the first goal of communication is “mutual understanding”, but the next goal is “to positively impact the atmosphere, direction, decisions and outcomes of any discussion or meetings you attend”. In essence, to add value.  You cannot achieve these 2 goals by being silent.

In a meeting, you may not always be able to add value by speaking up. However, you can never add value by being silent. This is how English communication in business works.

Additionally, non-Japanese colleagues will admire you for interacting and engaging even when your English communication skills are not advanced. I wrote about this previously in “Communication Insight 6”: “Broken English is acceptable, and far better than silence.” 

I think this quote above, sums up your responsibility perfectly. So again, if you are in the meeting, you have probably been invited because you have some expertise, knowledge, or insight that the team wants and NEEDS. This means YOU ARE IMPORTANT. So, start acting in a way that matches your status. Speak up. Interrupt. Ask a Question. Check information. Comment. And when you do not understand, say so. And yes, broken English is acceptable. In this way, you can TRULY… positively impact the atmosphere, direction, decisions and outcomes of any discussion or meeting you attend.

Life is short.

Be courageous. 

Jeff 

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Japanese version below

私の日本人研修生の1人－東京のグローバル製薬会社で働いている彼を「山田さん」と呼びましょう－が最近言いました…

山田さん：  ジェフ、外国人の同僚との戦略会議に参加する時、私が情報を確認したり、説明を求めたり、質問したりして会議を中断すると、彼らの時間を無駄にしてしまうのではないかと心配になります。

私は絶えずこのような考えに出会います。これは発言する勇気がないことを示していますが、この「ためらいの態度」の本当の原因は、ビジネスにおける英語のコミュニケーションが実際にどのように機能するかについて理解が欠如している、という事です。

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山田さんとの会話は次のように続きました。

ジェフ: では、山田さん,この定期的な戦略会議に参加する理由を教えてください。

山田さん:  グローバル戦略を理解するためです。

ジェフ：  なぜグローバル戦略を理解する必要があるのですか？

山田さん:  ええと、このプロジェクトのグローバル戦略が理解できないと、その戦略を日本で適用できず、チームをサポートしたり、日本人の患者を支援したりできません。

ジェフ：   OK。この戦略を日本で適用したいのであれば、会議は重要です。そうすれば日本でビジネスを成功させ、チームをサポートし、患者を支援することができますね。

山田さん:  そうです。

ジェフ： ではこのプロジェクトは本当に重要ですよね？

山田さん:   その通りです。

ジェフ：   では山田さん。あなたは次のことを理解する必要があります。もしプロジェクトが重要である場合、あなたも重要です。あなた自身がそれを信じなければなりません。あなたはこの戦略を日本で成功させるための重要な一部です。したがって、あなたが重要であるならば、あなたの質問、コメント、または会議を中断させる事もまた重要です。あなたが言ったように、プロジェクトの成功はあなたの理解にかかっています。 山田さん、あなたは他の人の時間を無駄にすることは決してありません。そして、さらに理解を深めたり明確にするために会議を中断することができますし、そうすべきなのです。常にそうしてください。

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日本の会議では、「沈黙して理解する」ことは「空気を読む」ことであると一般的に考えられることがよくあります。ただし、英語のコミュニケーションには異なるルールがあります。英語では、より積極的で、会議を中断し、交流し、質問することが期待されています。それはあなたがそのトピックに興味を持ち、積極的に参加していることを示しています。私は、コミュニケーションの最初の目標は「相互理解」であると研修生によく言いますが、次の目標は「参加するディスカッションや会議の雰囲気、方向、決定、結果にプラスの影響を与えること」です。本質的には、付加価値を付けることです。沈黙することでこれら2つの目標を達成することはできません。

会議では、発言することで常に付加価値を提供できるとは限りません。ただし、沈黙が付加価値を付けることは決してありません。 これがビジネスでの英語コミュニケーションの仕組みです。

さらに、外国人の同僚は、あなたの英語のコミュニケーションスキルが優れていなくても、積極的に関わる事を称賛するでしょう。この事について、コミュニケーションインサイト6「ブロークンイングリッシュは受け入れられ、沈黙よりもはるかに良い」で書いています。

繰り返しになりますが、あなたが会議に参加しているなら、あなたには専門知識や知識があり、またはチームが必要とする洞察力があるため、会議に招待されているのです。これはあなたが重要であることを意味します。ですから、あなたのステータスにふさわしい行動を始めてください。発言しましょう。会議を中断しましょう。質問しましょう。情報を確認しましょう。コメントして、わからないときは分からないと言ってください。そして、忘れないでください。ブロークンイングリッシュは受け入れます。このようにして、あなたは本当に…参加するディスカッションやミーティングの雰囲気、方向性、決定、結果に良い影響を与えることができます。

人生は短いです。

勇気を出してください。

ジェフ            

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