Communication Insight 5: For Japanese Business Professionals: Does your team  have 'communication core values'? for English meetings?

Communication Insight 5: For Japanese Business Professionals: Does your team have 'communication core values' for English meetings?

In a previous insight I gave some advice about the value of asking questions in meetings and video conferences. I recently received 2 thought provoking responses to that advice, and while I communicated directly to each of those responders, I want to share further.

One of the responders, Koji, agreed with my point that asking questions in meetings and video conferences is important, but stated "what is more important is if the meeting organizer can create an atmosphere to make other attendees ask question more freely” A fantastic observation.

The other responder, Mana, asked... "How can we create an atmosphere in English meetings that encourages people to ask questions freely?" A key question needed to drive change. 

As Dr. Denis Waitley says…

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My previous advice was that by asking questions in English telecons…

·       You help yourself and your team gather information and understanding 

·       You support your global partners by showing you are engaged 

·       You raise your visibility and profile.

·       You take ownership for your own growth as a ‘global communicator' 

Despite that advice, some Japanese attendees may still feel hesitant to ask questions in meetings due to their lack of fluency or perfection in English. Let me state that in meetings with global partners, participation is valued more than fluency or perfection. Your company’s core values probably include a reference to “diversity and inclusion”. This includes a recognition of diversity of English language skills and culture.  English may be the language of global communication within your company, but as a non-native speaker of English you are not expected to be perfect. You are however expected to participate to your best ability, with the current skills you have right now.  

Again, how can we create an atmosphere in telcons that encourages people to ask questions freely? I suggest that your team/group/company create a list of shared meeting expectations which can then be used as a guide and a reminder of how attendees should act in meetings. 

Before I give you an example of what I mean by ‘shared meeting expectations’, let me use the analogy of a safety demonstration on a plane, to provide some background. When you fly on a commercial flight – yes I know, it’s not so common right now- you are always given a safety demonstration. It does not matter how many times you have flown. Every time you fly, you will hear…

... how to fasten and unfasten your seatbelt

... how to assume the brace position

... where your life vest is.

... what to do if the oxygen masks drop.

They never fail to give this safety demonstration, because it describes the ACTIONS you MUST take to survive in an EMERGENCY an ensure the survival of others on the plane.

So, my point is why not start every meeting with your own Demonstration. Not a safety demonstration, but a kind of Participation Demonstration. A statement – read out loud at the beginning of each meeting - that clearly outlines, and reminds each meeting participant what is expected in the meeting  See example below…

English Meeting Communication Core Values 

1.       We all value curiosity and recognize that no question is too small. 

2.       If we have a question, at any time in the meeting today, we will ask it.

3.       If we have a comment, or suggestion, we will share it.

4.       We will constantly seek clarity and understanding.

5.       We accept that many here today are not native English speakers, it is through our efforts to communicate in English, that we demonstrate a growth mindset.

6.       Regardless of communication skills, we value those who have courage to speak up.

7.       Through our participation today, we make a commitment to positively impact the atmosphere, direction, decisions and outcomes of today’s discussion.

The meeting organizer can nominate someone to read the team’s communication core values prior to each meeting. It will take less than 30 seconds and is a reminder to the Japanese and non-Japanese participants, that Japanese are not all native English speakers and as such may need more support, and encouragement to speak up.

The Communication Core Values are framed from a perspective of ‘we’ as this is a group belief.... it should be what the whole team has agreed to. Your team can, AND SHOULD, write their own communication core values. You can choose a different name if you like, call them communication ‘Ground Rules’, if that is connects more effectively with your team. But, get your team to own whatever they create. By reading your team’s communication core values/ground rules before every English meeting, small or large, it will eventually become part of your team’s DNA, and culture.

Now I know some of you might say this seems childish or unnecessary. Ok, if your team has zero communication issues, it may be unnecessary, however, if you have a group or team who consistently fail to participate fully in meetings, then  creating your own Communication Core Values might just be what you need to develop that atmosphere where people can and will participate regularly to the best of their ability. I encourage you to think about discussing it. Start a conversation with your team. You owe it to them. 

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Be courageous 

Jeff

https://inspiringbiz.com

https://inspiringbiz.com/testimonials

Japanese below

あなたのチームまたはグループに英語の会議のコアバリュー(中核的価値観)はありますか?

前回のインサイトでは、テレビ会議とミーティングで質問することの価値について私からいくつかアドバイスをしました。

最近、そのアドバイスに対する考えさせられる意見が2つ寄せられました。意見をくださった方々と直接コミュニケーションを取りましたが、さらに共有したいと思います

意見者の一人であるコウジは、テレビ会議とミーティングで質問することが重要であるという私の意見に同意しましたが、「もっと重要なのは、会議の主催者が、他の参加者がより自由に質問できる雰囲気を作ることができるかどうかだ」と言いました。素晴らしい観察力です。

もう1人の意見者、マナは尋ねました...「人々が自由に質問することを促す雰囲気をテレビ会議とミーティングでどのように作ればいいでしょうか?」と。雰囲気を変える鍵となる質問についてデニス?ウェイトリー博士は次の様に言っています...

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前回の私のアドバイスは、英語のテレカンで質問すると…

?自分自身とチームが情報収集して理解するのを助けることができる

?積極的に参加していることを示すことにより、グローバルパートナーをサポートすることができる

?自分自身を目立たせ、際立たせることができる

?「グローバルコミュニケーター」として、自分の成長に責任を持つことができる

そのアドバイスにも関わらず、一部の参加者は英語の流暢さや完璧さに欠けるため、ミーティングで質問するのをまだためらってしまうのだと感じているのかもしれません。グローバルパートナーとのミーティングでは、参加することは流暢さや完璧さよりも重要であるとはっきりお伝えしておきます。あなたの会社のコアバリューはおそらく「ダイバーシティ&インクルージョン(多様性と受容)」について言及していることでしょう。これには、英語のスキルと文化の多様性の認識も含まれます。英語は社内のグローバルコミュニケーションの言語かもしれませんが、英語を母国語としないユーザーですから、完璧であることは求められていません。ただし、現在のスキルを活かして、最高の能力を発揮することが求められます

繰り返しますが、人々が自由に質問することを促す雰囲気をテレカンでどのように作ればいいでしょうか?

あなたのチーム/グループ/会社が、会議で期待されている行動のリストを作成して共有し、それを指針として使用したり、出席者が会議でどのように行動するべきかを思い出させるために使うことをお勧めします。

例をあげる前に、飛行機での安全のためのデモンストレーションについて説明しましょう。

飛行機に搭乗すると、毎回、安全のためのデモンストレーションが行われます。過去に何回飛んだかは関係ありません。 飛行機に乗る度にデモンストレーションを見ます。

...シートベルトを締めたり外したりする方法

...緊急着陸態勢の取り方

...救命胴衣のある場所

...酸素マスクが上から落ちてきた場合の対処方法     

彼らがこの安全のためのデモンストレーションを行わないことは決してありません。なぜなら、それは緊急事態で搭乗者の生存を確実にするために取らなければならない行動を説明しているからです。

ですから、私が指摘したい事は、あなた自身のデモンストレーションを会議の前にやってみてはどうですかという事です。安全のためのデモンストレーションではなく、会議に参加するためのデモンストレーションです。声明文を毎回のミーティングの開始時に声に出して読みます。この声明文は会議の出席者に何が求められているかを明確に示し、それを思い出させてくれます。

例えば…

英語コミュニケーションのコアバリュー

1.   「私たちは好奇心を大切にし、些細な質問などないことを認識しています。

2.   質問がある場合は、本日の会議でいつでも質問します。

3.   コメントや提案があれば、それを共有します。

4.   私たちは常に明快さと理解を求めます。

5.   今日ここにいる多くの人々は英語を母国語とする人ではないことを認めます。英語でコミュニケーションする努力を見せることで成長の思考態度を示すことができます。

6.   コミュニケーション能力に関係なく、発言する勇気がある人を私達は評価します。

7.   今日の会議への積極的な参加を通じて、議論の雰囲気、方向性、決定、結果に良い影響を与えることを約束します。」

会議の主催者は、各会議の前にチームのコミュニケーションのコアバリューを読む人を指名できます。所要時間は30秒未満であり、日本人と日本人でない参加者に、日本人は英語を母国語とするわけではないためより多くのサポートと発言の励ましが必要になる場合があることを思い出させてくれます。

コミュニケーションのコアバリューは、グループの信念であるため「私たち」の観点から組み立てられます。これは、チーム全体が同意したものでなければなりません。チームは、独自のコミュニケーションのコアバリューを作成することができますし、そうすべきです。必要に応じて、別の名前で呼んでもいいでしょう。あなたのチームとより効果的に結びつくのであれば、コミュニケーションの「基本原則」と呼んでもいいでしょう。ただし、作成したものには責任を持ってもらいます。すべての小規模または大規模の英語の会議の前に、チームのコミュニケーションのコアバリュー/基本原則を読むことが、最終的にはチームのDNAとなり文化の一部となるのです。

これは子供っぽい、または不要に思う方も中にはいるかもしれません。そうですよね、チーム内にコミュニケーションの問題がない場合、それは不要かもしれません。しかし、あなたのグループやチームが常に会議に積極的に参加できていないのであれば、独自のコミュニケーションのコアバリューを作成する必要があるかもしれません。人々ができる限りの最高の能力で参加することができる雰囲気を作り出すために必要となるでしょう。コアバリューについて話し合うことを考えてみてください。チームと会話を始めましょう。チームのためにも考えてみてください。

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勇気を出そう。

ジェフ

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Tom Roberts

I help global leaders find success, faster | CranberryLeadership.com | Author | Keynote Speaker | Coach | Mastermind Leader | The Expat Whisperer

4 年

This is valuable stuff, Jeff. In western situations we just don’t have to think much about creating space for discussion to happen. It just does. Thanks for pointing out that we have a responsibility to create space for magic to happen no matter who is at the table.

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