Communication Insight 4: For Japanese Business Professionals who need to communicate in English: Asking questions is helpful and courageous.
Jeff O'Dea
Inspiring Japanese business professionals to engage & connect, reduce hesitation, take action and add value. Coaching & training in Assertiveness & Leadership. If you like posts on communication & Japan, please follow me
Japanese people - in life, as well as in business - love to be helpful.
How can you help others in a meeting?
In a previous insight, I have explained that you can help others by paraphrasing. To recap;
1. Paraphrase to make confirm your own understanding.
2. Paraphrase to show the speaker that you have understood.
3. Paraphrase to make sure other Japanese members on the telecon - whose English ability may be limited - also understand
4. Paraphrase to make sure the speaker does not speak endlessly
Another way to be helpful in a meeting, is to actively ask questions.
Often in an English meeting when Japanese colleagues are asked; “Do you have any questions?” There is a long silence or no reply at all.
This is very frustrating because ‘silence’ gives ‘zero feedback’. If, instead of silence, you do ask a question, you demonstrate that you…
? are listening.
? have or have not understood.
? are curious.
? are engaged.
? have courage.
? are helpful and understand the value of feedback.
In English meetings, you can always interrupt and ask a question at basically any stage. Doing so is normal in English, unless the speaker has asked you to hold questions until the end. And if so, make sure that, as the meeting proceeds, you are thinking of questions you want to ask, and writing them down. Some of these questions may be answered as the speaker continues to talk, but if not, you still may have a few questions you can ask.
If the speaker does pause, and then asks... “Any questions?” then this is your TRIGGER to ACT quickly and ASK a question from your list.... DO NOT HESITATE. Your courage to speak quickly and ask questions will be admired by others. It will be especially appreciated by the original speaker, because when you ask a question, it again, shows you…
? are listening.
? have or have not understood.
? are curious.
? are engaged.
? have courage.
? are helpful and understand the value of feedback.
These are all attributes that make you stand out to your Japanese and global colleagues.
A Japanese trainee recently told me, “Jeff when many Japanese are not interested in the topic being discussed in a meeting, they do not ask questions”. Ok, I get that, if there really are parts of a meeting that are not related to your role or your job, then having ‘no questions’ may be fine for that part of the meeting, and if you really do have ‘no questions’ when some asks “any questions?” then at least say "Jun here... I have no questions" The worst thing you can do is be ‘silent’. However, let me reaffirm, leaving any meeting without asking a single question or a making a comment, is not advisable. If you want to have an impact on your business, you must engage with others, asking questions is one way that you can do this.
Another interesting story, this time from a British Pharmaceutical colleague; she told me how she and her team have to do a weekly call with various regions, EU. US. South America, India etc. When she does these weekly group calls with all these different regions, she receives many, many, questions. However, when she does the group call with the Japan region, the calls are so quiet and there are rarely any questions. She said that if one of the Japanese colleagues does ask a question, “It lights up the call” and really makes her, and her British team really happy. They think, think ‘Wow this Japanese colleague asking the question, is engaged, curious and giving feedback.’ The point is you have a choice. Choose silence, or choose to support others by asking questions. What will you choose?
Oh and if you say “but Jeff, I cannot ask questions, my English is not so fluent”, this is an excuse... It is likely, if you are in the meeting, you have enough vocabulary and grammar to ask questions. Your questions do not have to be perfectly formed or expertly verbalised. Fluency is less important than participation. Your non-Japanese colleagues will support you. All you need is the courage
So, if you want to be courageous and curious, and if you want to be helpful to yourself, and others, ask questions.
Be courageous.
Jeff.
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Japanese follows...
英語のミーティングで質問をすることは役に立ち、勇敢でもあります。
私の経験から言うと、日本人は、人生においてもビジネスにおいても、他人を助けるのが大好きです。
あなたは、会議中に他の参加者をどのように助けることができますか？
以前、私は言い換えをすることで他の参加者を助けることができると説明しました。 思い出してみましょう。
1）理解を深めるために言い換えよ。
2）理解した事を話し手に示すために言い換えよ。
3）テレカンに参加している他の日本人メンバー（英語の能力が限られている可能性あり）も理解できるように言い換えよ。
4）話し手が延々と話さないようにするために言い換えよ。
会議で役立つもう1つの方法は、積極的に質問することです。
英語のミーティング中に日本人の同僚が「何か質問はありますか？」と聞かれた時、長い沈黙がある、もしくは返事が無いという事はよくあることです。
?聞いている。
?理解している/理解していない。
?好奇心が強い。
?積極的に参加している。
?勇気がある。
?役に立つ事ができ、フィードバックの価値を理解している。
事を示すことができます。
英語の会議では、基本的にいつでも中断して質問していいのです。 話し手が質問を最後にするよう求めない限り、会議を中断して質問することは英語では普通の事です。もし最後に質問をする様に言われたなら、会議が進行するにつれて、あなたが聞きたい質問を考え、それらを確実に書き留めてください。 これらの質問のいくつかは、話し手が話し続ける中で回答を得られる場合がありますが、そうでない場合は質問をすることができます。
もし、話し手がちょっと止まり「何か質問はありますか？」と聞いた時、これは、素早く行動してあなたが書き留めたリストから質問をしなさい、という合図です...躊躇しないでください。素早く話して質問するあなたの勇気は他の参加者から称賛されます。話し手からは特に高く評価されるでしょう。質問をすることで あなた自身が???
?聞いている。
?理解している/理解していない。
?好奇心が強い。
?積極的に参加している。
?勇気がある。
?役に立つ事ができ、フィードバックの価値を理解している。
事を示すことができるからです。
これらはすべて、日本人の同僚や世界中の同僚に対してあなた自身を際立たせるために効果的です。
日本人研修生が最近、「ジェフ、日本人の多くは会議で議論されているトピックに興味がない場合、質問をしませんよ」と言いました。 わかりました。会議の一部にあなたの役割やあなたの仕事に関係のない事もあるでしょう。その場合、会議のその一部に対して「質問がない」ことは問題ありません。しかし、あなたが本当に「質問がない」なら「質問はありますか？」と聞かれたら、少なくとも "Jun here... I have no questions"と言う事はできるでしょう。最悪の行動は、沈黙することです。ただし、再度言わせていただきます。１つも質問しなかったりコメントをせずに会議を終えることはお勧めできません。自分の仕事に影響を与えたいのであれば、他人と関わる必要があり、質問をすることが他人と関わる方法の１つなのです。
イギリスの製薬会社の同僚が教えてくれた別の興味深い話です。彼女と彼女のチームはEU、アメリカ、南米、インドなど様々な地域と毎週電話会議をしています。毎週これらの異なるグループとテレカンをすると、彼女は多くの質問を受けるそうです。 しかし、彼女が日本地域とテレカンをすると、テレカンはとても静かで質問はほとんどありません。彼女は、日本人の同僚が質問すると「電話会議が明るくなる」そして彼女の?英チームが大喜びすると言っていました。彼らは「この質問をしている日本人の同僚は、積極的に参加して、好奇心が強く、意見を言ってくれて凄い」と考えるようです。ここで重要なポイントは、あなたには選択肢があるということです。 沈黙を選択するか、質問して他者をサポートすることを選択するか。どちらを選びますか？
そうそう、もし「でもジェフ、私は英語を流暢に話せないから質問できない」と言ったら、これは言い訳です... あなたは会議に参加しているならば、質問するのに十分な語彙と文法力があると言えるでしょう。 あなたの質問は、完璧な文章であったり専門的な言葉である必要はありません。英語を流暢に話すかどうかよりも積極的に会議に参加する方が重要なのです。あなたの外国人の同僚がサポートしてくれるでしょう。必要なのは勇気だけです。
ですから、もしあなたが勇気を持ち好奇心旺盛になりたい、そして自分自身と他人の役立ちたいのであれば、質問してください。
勇気を出そう。
ジェフ