Collaborating with managers to create win-win learning initiatives

Welcome to Learning Leaders, a space where I share insights on cross-cultural learning and leadership. My name is Tim, and I’ve lived in Japan for over 30 years, spending the past two decades advancing my career in Learning & Development.

As we step into a new year, many managers face the familiar challenge of enhancing their team’s performance. It’s the perfect time to reflect on how collaboration between managers and Learning & Development (L&D) teams can drive impactful learning initiatives. Let me share an example from my own experience that highlights the power of aligning goals with organizational strategy and transformation.

A Time of Transformation

At the time, I was working at a Japanese company undergoing significant change. The company, previously part of a joint venture with an American partner, had become fully foreign-owned. With a new CEO at the helm, the focus shifted to globalizing operations and aligning with the demands of the global headquarters.

For HR, this meant facilitating a cultural and operational shift. Processes tailored to Japan needed to evolve into standardized global practices, and employees had to become adept at collaborating across borders. This was a significant challenge, requiring both mindset and skill development.

I joined the L&D team during this critical transition, tasked with supporting English learning programs for the leadership team. Our aim was to equip leaders with the skills to collaborate effectively in a global environment—a challenge that required a strategic partnership with managers across the organization.

Discovering the Pain Points

One notable initiative was the creation of a teleconferencing course for senior managers. At the time, video calls weren’t widespread, so teleconferences were the primary mode of communication with global counterparts. So at the teleconference meetings, the importance of effectively communicating verbally was critical.

During the discovery phase, we identified significant pain points within the R&D department, the largest team conducting regular teleconferences. Many managers were tasked with chairing these meetings, often without any prior training. As a result, they “winged it,” leading to inefficiencies. Moreover, team members lacked the confidence to chair meetings, leaving the managers to handle even routine teleconferences. This placed a heavy burden on the leaders’ time and limited opportunities for team members to develop leadership skills.

Building an Effective Solution

To address these challenges, I developed a teleconferencing course in collaboration with a senior R&D manager. The insights this manager provided were invaluable. The senior manager shared detailed, real-world issues the team encountered repeatedly during teleconferences, which I used to create realistic role-play scenarios. These scenarios became the backbone of the course, allowing participants to practice addressing real challenges from start to finish.

The relevance of these role-plays made a huge impact. I recall one participant who commented that the role-plays were so realistic, and it was incredibly helpful to have examples that they could actually use right away. Feedback like this reinforced the importance of grounding training in real-world experiences.

To ensure widespread impact, we trained all managers first, enabling them to model the skills for their teams. We also distributed a teleconferencing guidebook to all team members, aligning expectations and creating a shared understanding of best practices.

Taking It One Step Further

To reinforce learning, I attended actual teleconferences as a silent observer, providing feedback to the chair and participants afterward. While this added pressure for the managers chairing the meetings, they found the feedback invaluable. Sharing insights with team members further enhanced their ability to conduct effective meetings.

The Takeaway

This initiative succeeded because of strong collaboration between L&D and the managers. By involving leaders in the training design, equipping them with practical skills, and reinforcing learning through real-world application, we created a win-win situation for everyone involved.

This experience taught me that similar approaches could be applied to other training programs. When training content is shared widely, leaders are well-equipped, and ongoing feedback supports real-world implementation, the results can be transformative.

Over to You

As a team leader, what strategies have you used to build and develop your team? I’d love to hear your thoughts and experiences in the comments.

If you’re interested in training or coaching to help your team thrive, feel free to reach out to me here. Let’s start the year by setting your team up for success!

ようこそ、「Learning Leaders」へ！ここは、異文化間の学びとリーダーシップに関するインサイトを共有する場です。私はティムと申します。日本に30年以上住み、この20年間はラーニング＆ディベロップメント（L&D）の分野でキャリアを築いてきました。

マネージャーと協力して実現した「win-win」のスキルアップ計画

新しい年を迎えるにあたり、多くのマネージャーがチームのパフォーマンス向上というおなじみの課題に直面しています。この時期は、マネージャーとラーニング＆ディベロップメント（L&D）チームが協力して効果的な学習イニシアチブを推進する方法を振り返る絶好のタイミングです。今回は、私自身の経験から、目標を組織の戦略や変革に合わせることの重要性を示す事例をご紹介します。

変革の時期

当時、私は大きな変化を遂げている日本の企業で働いていました。その企業は以前、アメリカのパートナー企業との合弁事業の一部でしたが、完全に外資系企業となりました。新しいCEOの下、業務のグローバル化と本社の要求への対応が最優先課題となりました。

人事部門にとっては、文化的および業務運営上の変化を促進することが求められました。日本に特化したプロセスを、グローバルに標準化されたプロセスへと進化させる必要がありました。また、従業員は国境を越えた協力に適応するスキルを身につける必要がありました。この変化は、マインドセットとスキルの両方の開発を必要とする大きな挑戦でした。

私はこの重要な変革期にL&Dチームに参加し、リーダーシップチーム向けの英語学習プログラムをサポートする任務を担いました。私たちの目標は、リーダーたちがグローバルな環境で効果的に協力できるスキルを身につけることでした。そのためには、組織全体のマネージャーとの戦略的な連携が欠かせませんでした。

課題の発見

その中でも特に注目すべき取り組みが、シニアマネージャー向けのテレカンファレンス（電話会議）コースの開発でした。当時、ビデオ通話は一般的ではなく、電話会議がグローバルなコミュニケーションの主要手段でした。そのため、電話会議での効果的な口頭コミュニケーションが非常に重要でした。

課題発見の段階で、最も多くの電話会議を行っていたR&D部門の問題点を洗い出しました。この部門では、多くのマネージャーが会議の司会を務めていましたが、事前のトレーニングを受けておらず、ほとんどが即興で対応していました。その結果、非効率な運営になりがちでした。さらに、チームメンバーは司会を引き受ける自信がなく、ルーチンの会議までマネージャーが対応する必要がありました。これにより、リーダーの時間が大きく取られる一方で、チームメンバーがリーダーシップスキルを育てる機会が制限されていました。

効果的な解決策の構築

これらの課題に対応するため、私はR&D部門のシニアマネージャーと協力してテレカンファレンスコースを開発しました。このマネージャーから提供されたインサイトは非常に価値あるものでした。彼らが共有してくれた詳細で現実的な課題をもとに、リアルなロールプレイシナリオを作成しました。このシナリオはコースの中心的な要素となり、参加者が実際の課題に対処する練習ができる内容となりました。

これらのロールプレイの現実性は、大きな影響を与えました。ある参加者は、「ロールプレイがとても現実的で、すぐに使える例があるのは本当に助かりました」とコメントしてくれました。このようなフィードバックは、トレーニングを現実の経験に基づいて設計することの重要性を再確認させてくれました。

また、このスキルを組織全体に広めるため、まずマネージャー全員を対象にトレーニングを実施しました。これにより、彼らがチームに模範を示せるようになりました。また、テレカンファレンスのガイドブックを全チームメンバーに配布し、期待値を共有して会議運営に一貫性を持たせました。

さらに一歩踏み込む

学びを強化するため、私は実際の電話会議にサイレントオブザーバーとして参加し、会議後に司会者や参加者へフィードバックを提供しました。司会を務めるマネージャーにとってプレッシャーではあったものの、このフィードバックが非常に有益であると感じてもらえました。チームメンバーと洞察を共有することで、効果的な会議運営のスキルがさらに向上しました。

学びと応用

このイニシアチブが成功した理由は、L&Dチームとマネージャーの強力な協力関係にあります。リーダーをトレーニング設計に巻き込み、実践的なスキルを提供し、実際の業務での応用を通じて学びを強化することで、全員にとっての「win-win」を実現しました。

この経験から、同様のアプローチを他のトレーニングプログラムにも適用できると確信しました。トレーニング内容を広く共有し、リーダーが十分に備え、現実の業務で継続的なフィードバックを受けられるようにすることで、結果は大きく変わるのです。

あなたの経験を聞かせてください

チームリーダーとして、チームの成長と発展のためにどのような戦略を試し、成功させてきましたか？ぜひコメントであなたの考えや経験を共有してください。

もしトレーニングやコーチングに興味がある方は、お気軽にこちらまでご連絡ください。今年のスタートを、あなたのチームの成功に向けた第一歩にしましょう！