Business Expense Categories: Best Practices for Compliant Spending

Note: English version followed by German translation below. // Englische Version gefolgt von deutscher übersetzung unten.

One of the key frustrations finance professionals face on a daily basis lies in the accurate categorization of business expense, which demands an in-depth understanding of the company’s specific categories and accounting codes.

Simultaneously, ensuring strict policy compliance adds another layer of complexity, requiring vigilance to ensure that expenses align with local tax regulations.

In this article, we address these challenges and offer solutions to streamline the management of expense categories for a more efficient and controlled financial landscape.

Why knowing business expense categories matters

Identifying and categorizing business expenses can significantly impact your company’s financial health. It allows you to:

• Budget effectively: By knowing what types of expenses to expect, you can create accurate budgets that help your company plan for the future.
• Control spending: Understanding expense categories enables you to implement spending policies and controls, preventing unnecessary expenditures.
• Maximize efficiency: You can streamline your approval and expense reimbursement processes , saving time and reducing manual work.
• Enhance visibility: Proper categorization provides insights into where your company’s money is going, increasing financial visibility.

Categories vs. types of business expenses

While the terms “types” and “categories” are often used interchangeably in the realm of business expenses, they hold distinct meanings that are essential for finance professionals to grasp. The difference lies in their scope and purpose.

Business expense types

When we refer to “types,” we’re looking at expenses from the perspective of their behavior or characteristics. In this context, we categorize expenses into three primary types: fixed, variable, and periodic.

This classification is based on how expenses react to changes in production, sales, or time intervals. Understanding these types is crucial for budgeting, financial forecasting, and cost management, as each type requires a different approach.

1. Fixed costs: Fixed costs are consistent and unchanging, irrespective of production or sales levels. Notable examples of fixed costs encompass rent or lease payments, employee salaries, insurance premiums, and property taxes.
2. Variable costs: Variable costs ebb and flow in direct response to production or sales variations. Common instances of variable costs encompass expenses for raw materials, utility bills, and sales commissions.
3. Periodic expenditures: Periodic expenditures emerge less frequently, typically on a quarterly or annual basis. Instances of periodic expenditures include taxes, licensing and permit fees, as well as expenses related to equipment maintenance.

Categories of expenses

On the other hand, “categories” deal with the purpose or nature of expenses. Expense categories are the way we group and label expenses according to their specific function within a business.?

These categories may include common classifications like office supplies, travel expenses, marketing costs, and employee salaries. Properly categorizing expenses helps in financial reporting, tax compliance, and tracking expenditures related to distinct aspects of business operations.

Common business expense categories

Allowable expenses are essential business costs that are not taxable. Allowable expenses aren’t considered part of a company’s taxable profits. You therefore don’t pay tax on these expenses.

Business travel expenses

• Flights: Airfare expenses incurred during business trips. Managing and categorizing flight expenses is crucial for efficient travel cost control.
• Accommodation: Costs for lodging during travel, including hotel expenses.
• Meals: Expenses related to foods and drinks, or dining during business travel.
• Transportation: Includes costs of transportation during business trips, such as rental cars, taxis, or public transportation.
• Miscellaneous: Other travel-related costs like visa fees, baggage charges, and so on. Careful categorization of miscellaneous expenses enhances financial visibility and control.

Entertainment expenses

• Client meetings: Costs associated with entertaining clients or potential business partners. This includes client gifts and the expenses incurred during client meetings.
• Team building events: Includes registration fees and associated costs for attending industry events, conferences, and seminars.
• Conferences and seminars: Registration fees and associated costs for attending industry events.

Office supplies and equipment

• Stationery: Expenses for pens, paper, printer ink, and other office supplies.
• Office furniture: Costs for desks, chairs, and other office furniture.
• Computer and software: Expenses for hardware and computer software purchases.
• Maintenance and repairs: Costs for maintaining office equipment.

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Please note that some employers have policies in place to reimburse their employees for home office expenses, especially in the case of remote work. This reimbursement may cover a portion of expenses like internet costs, office supplies, and equipment.

Business utilities

• Electricity: Expenses for powering your business premises.
• Water and gas: Costs for utilities other than electricity.
• Internet and phone: Expenses for communication services, including internet and mobile phone bills.
• Waste management: Costs related to office waste disposal.

Employee expenses

• Salaries and wages: Regular payroll expenses for employees, or staff costs.
• Benefits: Expenses related to employee benefits, such as health insurance or retirement plans.
• Training and development: Business costs for employee training and skill development. These don’t include expenses incurred by staff on their own, the training courses must be for business use.
• Employee recognition: Expenses for awards or recognition programs, bonuses, paid vacations, and so on.

Marketing and advertising

• Online advertising: Costs for digital marketing campaigns.
• Print advertising: Expenses related to print materials, like brochures or flyers.
• Events and promotions: Costs for marketing events and promotional activities.

Professional services

• Legal fees: Expenses for legal services and consulting.
• Accounting fees: Costs for professional accounting and auditing services.
• Consulting fees: Expenses for external consultants, such as their business rates.

Research and development (R&D)

• Expenses incurred in research and development activities aimed at innovation and product improvement.

What is not considered a business expense?

As a finance professional, it’s crucial to ensure that only legitimate business expenses are recorded and claimed. Here are some key points to consider:

• Personal expenses: Expenses that are purely for personal use and unrelated to business activities are not considered business expenses. These can include personal meals, entertainment, personal purchases, as well as utility bills and phone bills in case of employees working from home, if the company doesn’t have a clear policy for home office expenses.

• Capital expenditures: Capital expenditures, such as large equipment purchases or real estate investments, are not typically considered day-to-day business expenses. These are usually treated as long-term investments and are subject to different accounting and tax rules.

• Non-business travel and commuting: Expenses related to daily commuting to and from work are generally not considered business expenses. Business travel expenses, on the other hand, are typically deductible.

• Non-business entertainment: Entertainment expenses that are not related to business activities or client meetings are not considered valid business expenses. It’s crucial to clearly document the business purpose of any entertainment expenses.

• Personal mileage:?If employees use their personal vehicles for business purposes, it’s important to differentiate between personal and business mileage. Only business-related mileage is tax-deductible .

• Non-business subscriptions: Subscriptions or memberships that are not directly related to the business, such as personal gym memberships, are not considered valid business expenses.

When are expenses tax-deductible?

Tax-deductible expenses are a crucial consideration for finance professionals. Here’s when expenses are typically tax-deductible:?

• Ordinary and necessary: For an expense to be tax-deductible, it must be considered both ordinary and necessary for the business. This means the expense should be common and accepted in your industry, and it should be essential for your business operations.
• Business-related: Tax-deductible expenses must have a direct business purpose. This includes expenses related to running and maintaining your business, as well as those incurred while conducting business activities.
• Substantiated and documented: To claim tax deductions, you must keep thorough records and documentation of your expenses. This includes receipts, invoices, and a clear explanation of the business purpose of the expense.
• Consistent with local tax laws: Tax laws can vary by location and change over time. It’s essential to stay informed about the tax regulations in your area and ensure your expenses comply with these rules.

Business expenses list: tax-deductible and non-deductible

Below is a general list of tax-deductible and non-deductible business expenses that a global corporation might encounter. However, it’s crucial to consult with tax experts and consider local regulations for accurate guidance:

Tax-deductible expenses:?

• Operational costs
• Travel expenses
• Research and development (R&D)
• Advertising and marketing
• Employee benefits
• Interest payments
• Professional fees

• Charitable contributions
• Depreciation
• Legal expenses

Non-deductible expenses:

• Non-business personal expenses
• Non-compliant expenses
• Dividends: Payments to shareholders in the form of dividends, as these are generally not considered business expenses for tax purposes.
• Illegal activities
• Non-business gifts and entertainment: Gifts and entertainment expenses that are not directly related to business activities or that exceed allowable limits.
• Luxury expenses: Excessive or extravagant expenses that do not align with the business’s core operations.

Please note that the tax-deductibility of expenses can vary significantly between countries, and it is vital for a global company to work with tax professionals who have expertise in the specific tax regulations of each jurisdiction where they operate.?

Tax laws and regulations can change over time, so staying informed and compliant is essential for a global corporation’s financial health.

Best practices for setting up business expense categories

Ensuring consistent business expense categorization is essential for maintaining accurate financial records and streamlined processes. Here are some principles to follow when setting up your categories.

1. Identify categories and tailor them to your business

Customize your expense categories to match your specific business needs. Use detailed categories to provide a clear breakdown of expenses. Instead of a generic “Miscellaneous” category, create specific ones like “Office Supplies,” “Travel,” or “Marketing.”

This ensures that expenses are easily understood and managed by your finance team.

Simplify expense classification by keeping categories broad and limiting the number of GL accounts. Use custom fields to capture essential transaction details (who, what, where, why) for flexible reporting and reclassification.

For instance, while you might need to know that an employee made a meal purchase for internal tracking, tax deductions require details like the number of diners and discussion topics.?

This level of granularity can impact deductible percentages, making custom transaction details invaluable for streamlined reporting and tax benefits.

2. Use a consistent naming convention

Implementing a uniform naming convention is the linchpin of clarity and cohesion. Opt for names that are lucid, succinct, and easily comprehensible, ensuring that everyone shares a common understanding and recall of expense categories.

Here are some examples of implementing a consistent naming convention for expense categories:

1. Travel expenses:Clear and consistent: “Airfare,” “Accommodation,” “Meals,” “Transportation,” “Miscellaneous”Inconsistent: “Flight Costs,” “Lodging Expenses,” “Food,” “Travel Transport,” “Other Expenses”
2. Office supplies:Clear and consistent: “Stationery,” “Office Furniture,” “Computers & Software,” “Maintenance & Repairs”Inconsistent: “Office Materials,” “Furniture for Office,” “Tech and Software,” “Repairs and Maintenance”
3. Marketing expenses:Clear and consistent: “Online Advertising,” “Print Advertising,” “Events & Promotions,” “PR & Media”Inconsistent: “Digital Marketing,” “Printed Ads,” “Promotional Activities,” “Public Relations”
4. Employee benefits:Clear and consistent: “Health Insurance,” “Retirement Plans,” “Employee Training,” “Recognition Programs”Inconsistent: “Medical Coverage,” “Pension Schemes,” “Staff Development,” “Rewards & Recognition”
5. Utilities:Clear and consistent: “Electricity,” “Water & Gas,” “Internet & Phone,” “Waste Management”Inconsistent: “Power Costs,” “Water Bills,” “Communication Services,” “Waste Disposal”

3. Aggregate similar expenses

The consolidation of similar expenses serves as a powerful lens through which you can discern spending patterns and trends.

For instance, you can consolidate all your office supply expenses under a single category to easier see what expenses your employees incur. Alternatively, marketing expenditures can be bundled into a distinct category.

This system helps build simplified expenses categories and decreases the risk of errors and mistakes during expense reporting.

4. Use subcategories when needed

In addition to establishing broad categories, the incorporation of subcategories is a refined stratagem for in-depth expense classification.

Consider, for instance, a “meals and entertainment” category, within which you can craft subcategories such as “client meals,” “employee meals,” and “entertainment expenses.” This tiered approach furnishes a more granular understanding of your expenditure landscape.

5. Establish clear expense policies

Develop detailed expense policies that clearly define different expense categories and provide examples for each category. Communicate these policies to all employees, ensuring they understand the rules and expectations.

6. Align with tax codes

Ensure that your expense categories align with local tax codes and regulations to simplify tax reporting and VAT reclaim, and stay compliant.

7. Educate your team

Provide training to employees on expense categorization and policy compliance. This minimizes errors and ensures accurate financial reporting.?Keep employees updated on any changes in policies or the chart of accounts.

8. Leverage technology to enforce compliance

Consider using expense management software like Yokoy, which uses AI-powered automation to streamline expense processes from end to end, reducing manual work and decreasing the risk of errors and fraud.

Automate categorization

• Utilize expense management software with AI capabilities to automate categorization based on predefined rules.
• Ensure the software is set up to categorize expenses accurately.

Set up expense approval workflows

• Identify stakeholders: Determine who needs to be involved in the approval process. Typically, this includes employees who incur expenses, their managers, and finance or accounting personnel.
• Establish spending policies: Create clear spending policies that outline what expenses are allowable and under what circumstances. These policies should be communicated to all employees.
• Define approval levels: Determine the hierarchy of approvals. For example, low-value expenses may require approval from a direct manager, while high-value expenses may need approval from a department head or finance manager.
• Configure the workflow: In your expense management system, configure the workflow to match your organization’s approval structure. Assign specific approvers to different expense categories or amounts.
• Submission of expenses: Employees should submit their expenses through the expense management system. They should attach receipts and provide details about each expense.
• Review and approval: Approvers receive notifications when expenses are submitted for their approval. They review the expenses, ensuring they comply with spending policies.
• Automated routing: The system automatically routes expenses to the appropriate approver based on the predefined approval levels.
• Exceptions handling: Define a process for handling exceptions or expenses that require further review or clarification.
• Tracking and reporting: Use the system to track the status of expenses in the approval workflow. Generate reports for auditing and analysis.
• Final approval and reimbursement: Once all necessary approvals are obtained, the expenses are marked as final and ready for payment. The finance team can process reimbursements or payments.

Regularly audit expenses

• Conduct periodic audits of expenses to identify any inconsistencies or errors. Address any issues promptly to maintain accuracy.

Track changes and revisions

• Keep a record of any changes or revisions made to the expense categorization system.
• Document the reasons for these changes for future reference.

By adhering to these rules and principles, you can establish a solid foundation for consistent and accurate business expense categorization, ultimately leading to improved financial control and reporting.

Next steps

Understanding these common business expense categories empowers finance professionals like you to make informed decisions.

You can use this knowledge to implement effective spend management strategies, control expenses, and increase efficiency.

It’s also crucial to consider automating expense management processes and leveraging AI solutions to reduce manual work and improve accuracy.

Yokoy can support you in setting up an effective expense management system and process. If you’d like to see our software in practice, you can book a demo here .

Gesch?ftsausgabenkategorien: Best Practices für gesetzeskonforme Ausgaben

Eine der gr??ten Frustrationen, mit denen Finanzfachleute t?glich konfrontiert sind, liegt in der genauen Kategorisierung von Gesch?ftsausgaben, die ein tiefgreifendes Verst?ndnis der spezifischen Kategorien und Buchhaltungsvorschriften des Unternehmens erfordert.

Gleichzeitig erh?ht die Sicherstellung der strikten Einhaltung von Richtlinien die Komplexit?t um ein weiteres Ma? und erfordert Wachsamkeit, um sicherzustellen, dass die Ausgaben den lokalen Steuervorschriften entsprechen.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Herausforderungen ein und bieten L?sungen zur Optimierung der Verwaltung von Ausgabenkategorien für eine effizientere und kontrollierte Finanzlandschaft.

Warum es wichtig ist, die Kategorien von Gesch?ftsausgaben zu kennen

Die Identifizierung und Kategorisierung von Gesch?ftsausgaben kann sich erheblich auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auswirken. Es erm?glicht Ihnen:

• Effektiv budgetieren: Indem Sie wissen, welche Arten von Ausgaben zu erwarten sind, k?nnen Sie genaue Budgets erstellen, die Ihrem Unternehmen bei der Planung für die Zukunft helfen.
• Kontrollieren Sie die Ausgaben: Wenn Sie die Ausgabenkategorien verstehen, k?nnen Sie Ausgabenrichtlinien und -kontrollen implementieren und so unn?tige Ausgaben verhindern.
• Maximieren Sie die Effizienz: Sie k?nnen Ihre Genehmigungs- und Kostenerstattungsprozesse optimieren, Zeit sparen und manuelle Arbeit reduzieren.
• Verbessern Sie die Sichtbarkeit: Durch die richtige Kategorisierung erhalten Sie Einblicke in die Geldflüsse Ihres Unternehmens und erh?hen so die finanzielle Sichtbarkeit.

Kategorien vs. Arten von Gesch?ftsausgaben

W?hrend die Begriffe ?Typen“ und ?Kategorien“ im Bereich der Gesch?ftsausgaben h?ufig synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen, die für Finanzexperten unbedingt zu verstehen sind. Der Unterschied liegt in ihrem Umfang und Zweck.

Arten von Gesch?ftsausgaben

Wenn wir von ?Typen“ sprechen, betrachten wir Ausgaben aus der Perspektive ihres Verhaltens oder ihrer Merkmale. In diesem Zusammenhang kategorisieren wir Ausgaben in drei Haupttypen: fix, variabel und periodisch.?

Diese Klassifizierung basiert darauf, wie Ausgaben auf ?nderungen in Produktion, Umsatz oder Zeitintervallen reagieren. Das Verst?ndnis dieser Typen ist für die Budgetierung, Finanzprognose und das Kostenmanagement von entscheidender Bedeutung, da jeder Typ einen anderen Ansatz erfordert.

1. Fixkosten: Fixkosten sind unabh?ngig vom Produktions- oder Verkaufsniveau konstant und unver?nderlich. Bemerkenswerte Beispiele für Fixkosten sind Miet- oder Leasingzahlungen, Mitarbeitergeh?lter, Versicherungspr?mien und Grundsteuern.
2. Variable Kosten: Variable Kosten steigen und fallen als direkte Reaktion auf Produktions- oder Verkaufsschwankungen. Zu den h?ufigsten F?llen variabler Kosten z?hlen Ausgaben für Rohstoffe, Stromrechnungen und Verkaufsprovisionen.
3. Periodische Ausgaben: Periodische Ausgaben fallen seltener an, typischerweise viertelj?hrlich oder j?hrlich. Zu den regelm??igen Ausgaben geh?ren Steuern, Lizenz- und Genehmigungsgebühren sowie Ausgaben im Zusammenhang mit der Ger?tewartung.

Ausgabenkategorien

Andererseits befassen sich ?Kategorien“ mit dem Zweck oder der Art der Ausgaben. Mithilfe von Ausgabenkategorien gruppieren und kennzeichnen wir Ausgaben entsprechend ihrer spezifischen Funktion innerhalb eines Unternehmens.

Diese Kategorien k?nnen g?ngige Klassifizierungen wie Bürobedarf, Reisekosten, Marketingkosten und Mitarbeitergeh?lter umfassen. Die ordnungsgem??e Kategorisierung von Ausgaben hilft bei der Finanzberichterstattung, der Einhaltung von Steuervorschriften und der Nachverfolgung von Ausgaben im Zusammenhang mit bestimmten Aspekten des Gesch?ftsbetriebs.

G?ngige Kategorien von Gesch?ftsausgaben

Zuschussf?hige Ausgaben sind wesentliche Betriebsausgaben, die nicht steuerpflichtig sind. Erlaubte Ausgaben gelten nicht als Teil des steuerpflichtigen Gewinns eines Unternehmens. Daher zahlen Sie auf diese Ausgaben keine Steuern.

Kosten für Gesch?ftsreisen

• Flüge: Flugkosten, die bei Gesch?ftsreisen anfallen. Die Verwaltung und Kategorisierung von Flugkosten ist für eine effiziente Reisekostenkontrolle von entscheidender Bedeutung.
• Unterkunft: Kosten für die Unterbringung w?hrend der Reise, einschlie?lich Hotelkosten.?
• Mahlzeiten: Ausgaben im Zusammenhang mit Speisen und Getr?nken oder Essen w?hrend einer Gesch?ftsreise.
• Transport: Beinhaltet Transportkosten bei Gesch?ftsreisen, z. B. Mietwagen, Taxis oder ?ffentliche Verkehrsmittel.
• Sonstiges: Andere reisebezogene Kosten wie Visagebühren, Gep?ckgebühren usw. Eine sorgf?ltige Kategorisierung verschiedener Ausgaben verbessert die finanzielle Transparenz und Kontrolle.

Bewirtungskosten

• Kundengespr?che: Kosten im Zusammenhang mit der Bewirtung von Kunden oder potenziellen Gesch?ftspartnern. Dazu geh?ren Kundengeschenke und die bei Kundengespr?chen anfallenden Kosten.?
• Teambuilding-Events: Beinhaltet Anmeldegebühren und damit verbundene Kosten für die Teilnahme an Branchenveranstaltungen, Konferenzen und Seminaren.?
• Konferenzen und Seminare: Anmeldegebühren und damit verbundene Kosten für die Teilnahme an Branchenveranstaltungen.

Bürobedarf und -ausstattung

• Schreibwaren: Ausgaben für Stifte, Papier, Druckertinte und andere Büromaterialien.
• Bürom?bel: Kosten für Schreibtische, Stühle und andere Bürom?bel.
• Computer und Software: Ausgaben für den Kauf von Hardware und Computersoftware.
• Wartung und Reparaturen: Kosten für die Instandhaltung von Büroger?ten.?

Bitte beachten Sie, dass einige Arbeitgeber Richtlinien zur Erstattung der Home-Office-Kosten ihrer Mitarbeiter eingeführt haben, insbesondere bei Remote-Arbeit. Diese Erstattung kann einen Teil der Ausgaben wie Internetkosten, Büromaterial und Ausrüstung decken.

Betriebswirtschaftliche Versorgung

• Strom: Ausgaben für die Stromversorgung Ihrer Gesch?ftsr?ume.
• Wasser und Gas: Kosten für andere Versorgungsunternehmen als Strom.
• Internet und Telefon: Ausgaben für Kommunikationsdienste, einschlie?lich Internet- und Mobiltelefonrechnungen.
• Abfallmanagement: Kosten im Zusammenhang mit der Entsorgung von Büroabf?llen.

Mitarbeiterausgaben

• Geh?lter und L?hne: Regelm??ige Lohnkosten der Mitarbeiter bzw. Personalkosten.
• Leistungen: Ausgaben im Zusammenhang mit Leistungen an Arbeitnehmer, wie z. B. Krankenversicherung oder Altersvorsorge.
• Schulung und Entwicklung: Unternehmenskosten für Mitarbeiterschulung und Kompetenzentwicklung. Darin sind nicht die Kosten enthalten, die den Mitarbeitern selbst entstehen, die Schulungen müssen für gesch?ftliche Zwecke bestimmt sein.
• Mitarbeiteranerkennung: Ausgaben für Auszeichnungen oder Anerkennungsprogramme, Pr?mien, bezahlten Urlaub usw.

Marketing und Werbung

• Online-Werbung: Kosten für digitale Marketingkampagnen.
• Printwerbung: Ausgaben im Zusammenhang mit Druckmaterialien wie Broschüren oder Flyern.
• Veranstaltungen und Werbeaktionen: Kosten für Marketingveranstaltungen und Werbema?nahmen.

Professionelle Dienstleistungen

• Anwaltskosten: Aufwendungen für Rechtsdienstleistungen und Beratung.
• Buchhaltungsgebühren: Kosten für professionelle Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungsleistungen.
• Beratungsgebühren: Ausgaben für externe Berater, beispielsweise deren Gesch?ftstarife.

Forschung und Entwicklung (F&E)

• Aufwendungen für Forschungs- und Entwicklungsaktivit?ten zur Innovation und Produktverbesserung.

Was gilt nicht als Betriebsausgabe?

Als Finanzexperte ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass nur legitime Gesch?ftsausgaben erfasst und geltend gemacht werden. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Pers?nliche Ausgaben: Ausgaben, die ausschlie?lich dem pers?nlichen Bedarf dienen und nicht mit der Gesch?ftst?tigkeit in Zusammenhang stehen, gelten nicht als Gesch?ftsausgaben. Dazu k?nnen pers?nliche Mahlzeiten, Unterhaltung, pers?nliche Eink?ufe sowie Strom- und Telefonrechnungen bei Mitarbeitern geh?ren, die von zu Hause aus arbeiten, sofern das Unternehmen keine klare Richtlinie für Home-Office-Ausgaben hat.
• Investitionsausgaben: Investitionsausgaben, wie z. B. gro?e Ausrüstungsk?ufe oder Immobilieninvestitionen, gelten normalerweise nicht als laufende Gesch?ftsausgaben. Diese werden in der Regel als langfristige Investitionen behandelt und unterliegen unterschiedlichen Bilanzierungs- und Steuervorschriften.
• Nicht gesch?ftliche Reisen und Pendler: Ausgaben im Zusammenhang mit dem t?glichen Pendeln zur und von der Arbeit gelten im Allgemeinen nicht als gesch?ftliche Ausgaben. Gesch?ftsreisekosten hingegen sind in der Regel abzugsf?hig.
• Nicht gesch?ftliche Bewirtung: Bewirtungskosten, die nicht im Zusammenhang mit Gesch?ftsaktivit?ten oder Kundenbesprechungen stehen, gelten nicht als gültige Gesch?ftsausgaben. Es ist wichtig, den gesch?ftlichen Zweck aller Bewirtungskosten klar zu dokumentieren.
• Pers?nliche Kilometerleistung: Wenn Mitarbeiter ihre privaten Fahrzeuge für gesch?ftliche Zwecke nutzen, ist es wichtig, zwischen privaten und gesch?ftlichen Kilometern zu unterscheiden. Lediglich beruflich bedingte Kilometer sind steuerlich absetzbar.
• Nicht gesch?ftliche Abonnements: Abonnements oder Mitgliedschaften, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Gesch?ft stehen, wie z. B. pers?nliche Mitgliedschaften im Fitnessstudio, gelten nicht als gültige Gesch?ftsausgaben.

Wann sind Aufwendungen steuerlich absetzbar?

Steuerlich absetzbare Ausgaben sind für Finanzfachleute ein entscheidender Faktor. In folgenden F?llen sind Ausgaben in der Regel steuerlich absetzbar:

• Gew?hnlich und notwendig: Damit eine Ausgabe steuerlich absetzbar ist, muss sie sowohl als gew?hnlich als auch als notwendig für das Unternehmen angesehen werden. Dies bedeutet, dass der Aufwand in Ihrer Branche üblich und akzeptiert sein sollte und für Ihren Gesch?ftsbetrieb von wesentlicher Bedeutung sein sollte.
• Betriebsbedingt: Steuerlich abzugsf?hige Aufwendungen müssen einem unmittelbaren betriebswirtschaftlichen Zweck dienen. Dazu geh?ren Ausgaben im Zusammenhang mit der Führung und Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens sowie Ausgaben, die bei der Ausübung Ihrer Gesch?ftst?tigkeit anfallen.
• Begründet und dokumentiert: Um Steuerabzüge geltend machen zu k?nnen, müssen Sie Ihre Ausgaben sorgf?ltig dokumentieren und dokumentieren. Dazu geh?ren Quittungen, Rechnungen und eine klare Erl?uterung des Gesch?ftszwecks der Ausgabe.
• Im Einklang mit den ?rtlichen Steuergesetzen: Steuergesetze k?nnen je nach Standort variieren und sich im Laufe der Zeit ?ndern. Es ist wichtig, über die Steuervorschriften in Ihrer Region informiert zu sein und sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben diesen Regeln entsprechen.

Liste der Betriebsausgaben: steuerlich absetzbar und nicht abzugsf?hig

Nachfolgend finden Sie eine allgemeine Liste steuerlich absetzbarer und nicht abzugsf?higer Gesch?ftsausgaben, die bei einem globalen Unternehmen anfallen k?nnen. Für eine genaue Orientierung ist es jedoch wichtig, Steuerexperten zu konsultieren und die ?rtlichen Vorschriften zu berücksichtigen:

Steuerlich absetzbare Ausgaben:

• Betriebskosten
• Reisekosten
• Forschung und Entwicklung (F&E)
• Werbung und Marketing
• Angestelltenbonus
• Zinszahlungen
• Honorare
• Spendenbeitrag
• Abschreibung
• Gerichtskosten

Nicht abzugsf?hige Aufwendungen:

• Nicht gesch?ftliche pers?nliche Ausgaben
• Nicht konforme Ausgaben
• Dividenden: Zahlungen an Aktion?re in Form von Dividenden, da diese steuerlich grunds?tzlich nicht als Betriebsausgabe gelten.
• Illegale Aktivit?ten
• Nicht gesch?ftliche Geschenke und Bewirtung: Geschenke und Bewirtungskosten, die nicht in direktem Zusammenhang mit Gesch?ftsaktivit?ten stehen oder die zul?ssigen Grenzen überschreiten.
• Luxusausgaben: überm??ige oder extravagante Ausgaben, die nicht mit dem Kerngesch?ft des Unternehmens übereinstimmen.

Bitte beachten Sie, dass die steuerliche Abzugsf?higkeit von Ausgaben von Land zu Land erheblich variieren kann und dass es für ein globales Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, mit Steuerexperten zusammenzuarbeiten, die über Fachkenntnisse in den spezifischen Steuervorschriften der einzelnen Jurisdiktionen verfügen, in denen sie t?tig sind.

Steuergesetze und -vorschriften k?nnen sich im Laufe der Zeit ?ndern. Daher ist es für die finanzielle Gesundheit eines globalen Unternehmens wichtig, informiert zu sein und die Vorschriften einzuhalten.

Best Practices zum Einrichten von Gesch?ftsausgabenkategorien

Die Sicherstellung einer konsistenten Kategorisierung der Gesch?ftsausgaben ist für die Aufrechterhaltung genauer Finanzunterlagen und optimierter Prozesse von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Grunds?tze, die Sie beim Einrichten Ihrer Kategorien befolgen sollten.

1. Identifizieren Sie Kategorien und passen Sie sie an Ihr Unternehmen an

Passen Sie Ihre Ausgabenkategorien an Ihre spezifischen Gesch?ftsanforderungen an. Verwenden Sie detaillierte Kategorien, um eine klare Aufschlüsselung der Ausgaben zu erm?glichen. Erstellen Sie anstelle einer allgemeinen Kategorie ?Verschiedenes“ spezifische Kategorien wie ?Bürobedarf“, ?Reisen“ oder ?Marketing“.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Ausgaben für Ihr Finanzteam leicht verst?ndlich und verwaltet sind.

Vereinfachen Sie die Ausgabenklassifizierung, indem Sie die Kategorien breit fassen und die Anzahl der FIBU-Konten begrenzen. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um wichtige Transaktionsdetails (wer, was, wo, warum) für eine flexible Berichterstellung und Neuklassifizierung zu erfassen.

W?hrend Sie beispielsweise für die interne Nachverfolgung m?glicherweise wissen müssen, dass ein Mitarbeiter eine Mahlzeit gekauft hat, sind für Steuerabzüge Details wie die Anzahl der G?ste und Diskussionsthemen erforderlich.

Dieser Grad an Granularit?t kann sich auf die abzugsf?higen Prozents?tze auswirken, wodurch benutzerdefinierte Transaktionsdetails für eine optimierte Berichterstattung und Steuervorteile von unsch?tzbarem Wert sind.

2. Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention

Die Implementierung einer einheitlichen Namenskonvention ist der Dreh- und Angelpunkt für Klarheit und Koh?renz. Entscheiden Sie sich für klare, pr?gnante und leicht verst?ndliche Namen, um sicherzustellen, dass alle ein gemeinsames Verst?ndnis und eine gemeinsame Erinnerung an die Ausgabenkategorien haben.

Hier sind einige Beispiele für die Implementierung einer konsistenten Namenskonvention für Ausgabenkategorien:

Reisekosten:

• Klar und konsistent: ?Flugpreis“, ?Unterkunft“, ?Mahlzeiten“, ?Transport“, ?Verschiedenes“
• Inkonsistent: ?Flugkosten“, ?Unterkunftskosten“, ?Verpflegung“, ?Reisetransport“, ?Sonstige Ausgaben“

Bürobedarf:

• Klar und einheitlich: ?Schreibwaren“, ?Bürom?bel“, ?Computer & Software“, ?Wartung & Reparatur“
• Inkonsistent: ?Büromaterialien“, ?Bürom?bel“, ?Technik und Software“, ?Reparaturen und Wartung“

Marketingaufwendungen:

• Klar und konsistent: ?Online-Werbung“, ?Print-Werbung“, ?Events & Promotions“, ?PR & Media“
• Inkonsistent: ?Digitales Marketing“, ?gedruckte Anzeigen“, ?Werbeaktivit?ten“, ??ffentlichkeitsarbeit“

Angestelltenbonus:

• Klar und konsistent: ?Krankenversicherung“, ?Altersvorsorge“, ?Mitarbeiterschulung“, ?Anerkennungsprogramme“
• Inkonsistent: ?Krankenversicherung“, ?Pensionspl?ne“, ?Personalentwicklung“, ?Belohnungen und Anerkennung“

Dienstprogramme:

• Klar und einheitlich: ?Strom“, ?Wasser & Gas“, ?Internet & Telefon“, ?Abfallwirtschaft“
• Inkonsistent: ?Stromkosten“, ?Wasserrechnungen“, ?Kommunikationsdienste“, ?Müllentsorgung“

3. Aggregieren Sie ?hnliche Ausgaben

Die Konsolidierung ?hnlicher Ausgaben dient als leistungsstarke Linse, anhand derer Sie Ausgabemuster und -trends erkennen k?nnen.

Sie k?nnen beispielsweise alle Ausgaben für Büromaterial in einer einzigen Kategorie zusammenfassen, um einfacher zu erkennen, welche Ausgaben Ihren Mitarbeitern entstehen. Alternativ k?nnen Marketingausgaben in einer eigenen Kategorie gebündelt werden.

Dieses System hilft beim Aufbau vereinfachter Ausgabenkategorien und verringert das Fehlerrisiko bei der Spesenabrechnung.

4. Verwenden Sie bei Bedarf Unterkategorien

Neben der Festlegung allgemeiner Kategorien ist die Einbeziehung von Unterkategorien eine verfeinerte Strategie für eine detaillierte Ausgabenklassifizierung.

Stellen Sie sich beispielsweise die Kategorie ?Mahlzeiten und Unterhaltung“ vor, in der Sie Unterkategorien wie ?Kundenmahlzeiten“, ?Mitarbeitermahlzeiten“ und ?Bewirtungskosten“ erstellen k?nnen. Dieser abgestufte Ansatz erm?glicht ein detaillierteres Verst?ndnis Ihrer Ausgabenlandschaft.

5. Legen Sie klare Ausgabenrichtlinien fest

Entwickeln Sie detaillierte Ausgabenrichtlinien, die verschiedene Ausgabenkategorien klar definieren und Beispiele für jede Kategorie bereitstellen. Teilen Sie diese Richtlinien allen Mitarbeitern mit und stellen Sie sicher, dass sie die Regeln und Erwartungen verstehen.

6. An Steuercodes anpassen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgabenkategorien den ?rtlichen Steuergesetzen und -vorschriften entsprechen, um die Steuererkl?rung und die Mehrwertsteuerrückforderung zu vereinfachen und die Vorschriften einzuhalten.

7. Bilden Sie Ihr Team weiter

Bieten Sie Mitarbeitern Schulungen zur Ausgabenkategorisierung und zur Einhaltung von Richtlinien an. Dies minimiert Fehler und gew?hrleistet eine genaue Finanzberichterstattung. Halten Sie Ihre Mitarbeiter über alle ?nderungen der Richtlinien oder des Kontenplans auf dem Laufenden.

8. Nutzen Sie Technologie, um Compliance durchzusetzen

Erw?gen Sie den Einsatz einer Spesenmanagement-software wie Yokoy, die KI-gestützte Automatisierung nutzt, um Spesenprozesse durchg?ngig zu rationalisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern.

Automatisierung der Kategorisierung

• Nutzen Sie Spesenverwaltungssoftware mit KI-Funktionen, um die Kategorisierung auf der Grundlage vordefinierter Regeln zu automatisieren.
• Stellen Sie sicher, dass die Software so eingerichtet ist, dass Ausgaben genau kategorisiert werden.

Richten Sie Arbeitsabl?ufe für die Ausgabengenehmigung ein

• Stakeholder identifizieren: Bestimmen Sie, wer in den Genehmigungsprozess einbezogen werden muss. In der Regel handelt es sich dabei um Mitarbeiter, denen Spesen entstehen, deren Vorgesetzte sowie Finanz- oder Buchhaltungspersonal.
• Legen Sie Ausgabenrichtlinien fest: Erstellen Sie klare Ausgabenrichtlinien, die darlegen, welche Ausgaben unter welchen Umst?nden zul?ssig sind. Diese Richtlinien sollten allen Mitarbeitern mitgeteilt werden.
• Genehmigungsebenen definieren: Bestimmen Sie die Hierarchie der Genehmigungen. Beispielsweise erfordern Ausgaben mit geringem Wert m?glicherweise die Genehmigung eines direkten Vorgesetzten, w?hrend Ausgaben mit hohem Wert m?glicherweise die Genehmigung eines Abteilungsleiters oder Finanzmanagers erfordern.
• Konfigurieren Sie den Workflow: Konfigurieren Sie in Ihrem Spesenverwaltungssystem den Workflow so, dass er der Genehmigungsstruktur Ihrer Organisation entspricht. Weisen Sie bestimmte Genehmiger verschiedenen Ausgabenkategorien oder Betr?gen zu.
• Einreichung von Spesen: Mitarbeiter sollten ihre Spesen über das Spesenverwaltungssystem einreichen. Sie sollten Belege beifügen und Einzelheiten zu jeder Ausgabe angeben.
• überprüfung und Genehmigung: Genehmiger erhalten Benachrichtigungen, wenn Ausgaben zur Genehmigung eingereicht werden. Sie überprüfen die Ausgaben und stellen sicher, dass sie den Ausgabenrichtlinien entsprechen.
• Automatisierte Weiterleitung: Das System leitet Ausgaben basierend auf den vordefinierten Genehmigungsstufen automatisch an den entsprechenden Genehmiger weiter.
• Ausnahmebehandlung: Definieren Sie einen Prozess zur Behandlung von Ausnahmen oder Ausgaben, die einer weiteren überprüfung oder Kl?rung bedürfen.
• Nachverfolgung und Berichterstattung: Verwenden Sie das System, um den Status von Ausgaben im Genehmigungsworkflow zu verfolgen. Erstellen Sie Berichte zur Prüfung und Analyse.
• Endgültige Genehmigung und Rückerstattung: Sobald alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, werden die Ausgaben als endgültig und zur Zahlung bereit markiert. Das Finanzteam kann Rückerstattungen oder Zahlungen bearbeiten.

Regelm?ssige Prüfung der Aufwendungen

• Führen Sie regelm??ige Ausgabenprüfungen durch, um etwaige Inkonsistenzen oder Fehler festzustellen. Beheben Sie alle Probleme umgehend, um die Genauigkeit zu gew?hrleisten.

Verfolgen Sie ?nderungen und Revisionen

• Führen Sie Aufzeichnungen über alle am Ausgabenkategorisierungssystem vorgenommenen ?nderungen oder überarbeitungen.
• Dokumentieren Sie die Gründe für diese ?nderungen zum sp?teren Nachschlagen.

Durch die Einhaltung dieser Regeln und Grunds?tze k?nnen Sie eine solide Grundlage für eine konsistente und genaue Kategorisierung von Gesch?ftsausgaben schaffen, was letztendlich zu einer verbesserten Finanzkontrolle und Berichterstattung führt.

N?chste Schritte

Das Verst?ndnis dieser g?ngigen Gesch?ftsausgabenkategorien erm?glicht es Finanzexperten wie Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Sie k?nnen dieses Wissen nutzen, um effektive Ausgabenmanagementstrategien umzusetzen, Ausgaben zu kontrollieren und die Effizienz zu steigern.

Es ist au?erdem von entscheidender Bedeutung, die Automatisierung von Kostenverwaltungsprozessen und den Einsatz von KI-L?sungen in Betracht zu ziehen, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern.

Yokoy kann Sie bei der Einrichtung eines effektiven Kostenmanagementsystems und -prozesses unterstützen. Wenn Sie unsere Software in der Praxis sehen m?chten, k?nnen Sie eine Demo buchen .