The beauty of Hybrid Work Readiness in four in depth cases

Good day for you and I hope you have found some shelter from the extreme heat in the northern hemisphere this week? Today I want to write about hybrid work cases. Because use cases are the salted caramel infused brownies in the business world. They are so yummie.?

We walked through the three score sections of the Hybrid Work Challenge: labor law, tools and working culture. Today I want to highlight how you can read the different scores at one glance and how to take action for you. When we talked about the creation of the hybrid work challenge with Christoph Fahle from OneCoworking and my dear business partner and strategist Katharina Beitz, we wanted to make sure that we grasp the complexity of hybrid work for all type of companies: Startups, Growups, Mittelstand and Corporations. So today I want to talk around all four personae with exemplary data but real experiences.

The magic of the data of the Hybrid Work Score

Since my time at the University of Hamburg, when I had the chance to pursue my idea of graduating for at least two semesters, I developed a fond love for demographics and how to read data. No wonder that I picked up that fondness later when founding the New Work Heroes and creating my own typology and writing my books. I just love to read in between the columns of spreadsheets and state exciting hypotheses. This is also why I was so happy we launched the Hybrid Work Challenge and the best is yet to come. More and more data is flowing in and I can't wait to underpin, overturn and change my hypotheses on Hybrid Work I learned in the various projects over the last years.

But let's dive right into the four exemplary cases. And let me give you some of my very personal experience based insights. You can read the net diagram of the Hybrid Work Score as following:

• There are 13 results from 13 questions with a scale from 1 (does not apply at all) to 6 (fully applies). So the results are stating if tools/ methods are at hand and if yes how well they are implemented.
• Labor Law Score: This score is about what foundations have been laid for hybrid work, in terms of occupational health and safety, data protection and security.
• Tool Score: This score is about the tools at use for hybrid work. Whether it’s remotely?or on-site in the office.
• Culture Score: This score is about the work culture and team building methods companies live by and use with their employees and colleagues.
• Hybrid Work Score: Finally the overarching Hybrid Work Score is averaged over the three key knowledge areas of hybrid work.
• Score Legend - results from 1 to 2.5: Hybrid work is not being fully implemented or not (yet) feasible for the company, and it still needs more support to go fully hybrid.
• Score Legend - results from 2.6 to 4: The company is implementing some of the key areas of hybrid work, but still has some way to go.
• Score Legend - results from 4.1 to 5.5: The company is aware and understands the importance of hybrid work tools, culture and labor rights, but there’s still room for improvement.
• Score Legend - results from 5.6 to 6: The company is a frontrunner in the field of hybrid work:?the teams use all the tools available, the hybrid work culture is thriving and they abide to labor law and invent even new measures.

Case 1: Startup - strong on all three areas but with severe weaknesses

In Startups a lot of things on working culture (e.g. motivation and transparency) and enablement through cutting edge tools can run very well. Often teams are small and work passionate on purposeful products. Sometimes working in Startups feels more like pursuing an ongoing mission than having an employment contract. But Start-ups are always running against the clock of having enough funding, this is the root cause for problems. Here are the weaknesses of hybrid work culture in Startups:

• Labor Law (4.3/6): While Startups are open for flexible contracts and even 100% remote teams, the organization is sometimes fuzzy. Startups make use of the network of coworking spaces around team members locations in different countries. But they simply miss to have an official policy around it.
• Remote working tools (5.8/6): Here Startups shine bright on the heaven of hybrid work. But almost no Startup I know of, provides funds for home office equipment.
• Working Culture (5.6/6): Often Startups miss to implement methods like Scrum by not being able to pay the salary for a Scrum Master. While it is great to work in sprints and having off-sites with the whole team and a facilitator, it is not sustainable to only do it half baked. Working culture needs stability.

Case 2: Growup - the overall silent winner of the Hybrid Work Challenge

First of all what are Growups? We defined it as companies from 5 years old that have up to 250 employees and up to 100 million annual turnover. So these are consultancies, developers of platforms, games, apps and services that stay small and don’t follow the craze of scaling to every corner of the world. Growups are highly profitable and pay great attention to employee happiness.

No wonder Growups are champions in Hybrid Work, adopted modern working methods with dedicated coaches in the company, the best working tools and mature contracts that grant many advantages like trust-based working time from anywhere. In this example the only room for improvement would be to have even yoga-teachers and mindfulness trainers for remote working hours and to make use of Coworking Spaces while employees work in their home town away from the onsite headquarters.

Case 3 - the Mittelstand falls behind almost everything in hybrid work

Now this is a sad case. There has been so much room for improvement over the last two decades in terms of digitization and modern work methods. But somehow the german Mittelstand (or SME, small and medium sized companies) has proven to be a fortress of ignorance towards everything digital. This is a tough accusation you might think but I worked a lot during the pandemic and 15 years before with the so called hidden champions, the backbone of the economy of the german speaking countries and I cannot overlook the glaringly wrong decisions and inaction with regard to digitization of the Mittelstand.

It is ok to doubt if you need a 100% remote strategy when you have a production line and don’t know how to train your blue collar workforce but it is ignorance to not invest at all in any digital tools during the Corona Pandemic. I saw examples where the teams of a shipbuilding yard organized group calls via Whatsapp to organize complicated shifts with protective measures. They didn’t want to wait anymore for the internal IT who tried to convince US-corporations to develop new features to fullfill their narrow-minded compliances.

Changing employee contracts to give more flexibility, letting employees work permanently from wherever they want, having realtime chat communication and having a Yoga teacher in moderated video calls sounds like “Tohuwabohu” and Mumpitz” to a CEO who is 72 and is still running his company like his father did before him before WWII. But change is possible and necessary. To enhance communication through realtime and give back more freedom and thereby improve the work moral isn’t Mumpitz at all, it is progress.

Case 4 - Corporations are well equipped but lack in flexibility and working culture

Our final exemplary case is that of an international corporation with over 100k employees. In working environments like this you can find the latest tech gadgets, the perfect meeting room equipment for hybrid meetings and yes, they even have facilitators and do checkins in online meetings. Of course the huge hierarchies and gazillion departments in over 22 countries worldwide make it difficult to make decisions, a corporation that large is not resistant to change but it takes time. Here are the biggest weaknesses on hybrid work for a corporation:

• Labor Law (1.6/6): Negotiating contracts with corporations is difficult. Compliance and IT security are the excuse for making it hard to work outside the office or the home offices. Often you will need to use internet access that is secured via VPN and this takes time or shuts out external partners.
• Remote working tools (5.8/6): Corporations are generous but paying for a complete home office with standing desks, second screens and professional office chairs is difficult for +100k employees worldwide. Nevertheless it is about time to rethink the office and corporations have the funds to do that.
• Working Culture (5.6/6): With a fully blocked calendar and one 30 minute video call after another there is barely no time for mindfulness or moderation. Being stressed and constantly under pressure to fulfill the company goals marks the everyday working routine.

I hope you enjoyed this journey and I hit the nail on the head with at least one example for you. Please join our Hybrid Work Challenge and answer the short questionnaire. The sociodemograph inside me will be thankful. Next week it will be about concrete action points in your way to hybrid work. Stay tuned!

With heroic wishes,

J?rn Hendrik

New Work Heroes?

Moin. Ich hoffe, du hast diese Woche etwas Schutz vor der extremen Hitze in der n?rdlichen Hemisph?re gefunden?! Heute m?chte ich über Hybrid Work Cases schreiben. Denn Use Cases sind die salty Caramel-Brownies der Businesswelt. ?u?erst yummie.?

Wir sind bereits die drei Bereiche der Hybrid Work Challenge durchgegangen: Arbeitsrecht, Werkzeuge und Arbeitskultur. Heute m?chte ich dir zeigen, wie du die verschiedenen Punkte auf einen Blick lesen und welche Ma?nahmen du ergreifen kannst. Als wir mit Christoph Fahle von OneCoworking und meiner lieben Gesch?ftspartnerin und Mastermind-Strategin Katharina Beitz über die Erstellung der Hybrid Work Challenge sprachen, wollten wir sicherstellen, dass wir die Komplexit?t von Hybrid Work für alle Arten von Unternehmen erfassen: Startups, Growups, Mittelstand und Konzerne. Deshalb m?chte ich heute mit exemplarischen Daten, aber realen Erfahrungen über alle vier Cases sprechen.?

Die Magie der Daten des Hybrid Work Score

Seit meiner Zeit an der Universit?t Hamburg, als ich die Chance hatte, meine Idee eines Studiums für mindestens zwei Semester zu verfolgen, habe ich eine Vorliebe für Demografie und das Lesen von Daten entwickelt. Kein Wunder, dass ich diese Vorliebe sp?ter aufgegriffen habe, als ich die New Work Heroes gründete, meine eigene Typologie erstellte und meine Bücher schrieb. Ich liebe es einfach, zwischen den Zeilen von Tabellen zu lesen und spannende Hypothesen aufzustellen. Das ist auch der Grund, warum ich so gespannt auf die Hybrid Work Challenge war und das Beste kommt erst noch. Denn immer mehr Daten flie?en uns zu und ich kann es kaum erwarten, meine Hypothesen über Hybrid Work, die ich in den letzten Jahren in den verschiedenen Projekten gelernt habe, zu untermauern, zu überprüfen und über den Haufen zu werfen.

Aber lasst uns in die vier Cases eintauchen. Und ich werde dir einige meiner ganz pers?nlichen, auf Erfahrung basierenden Erkenntnisse mitgeben. Du kannst das Netzdiagramm des Hybrid Work Score wie folgt lesen:

• Es gibt 13 Ergebnisse aus 13 Fragen mit einer Skala von 1 (trifft überhaupt nicht zu) bis 6 (trifft voll und ganz zu). Die Ergebnisse geben also an, ob Instrumente/Methoden vorhanden sind und wenn ja, wie gut sie umgesetzt werden.
• Arbeitsrechtlicher Score: Hier geht es darum, welche Grundlagen für die hybride Arbeit in Bezug auf Arbeits- und Gesundheitsschutz, Datenschutz und Sicherheit geschaffen worden sind.
• Tool Score: Hier geht es um die Werkzeuge, die für die hybride Arbeit eingesetzt werden. Ob aus der Ferne oder vor Ort im Büro.
• Kultur-Score: Hier geht es um die Arbeitskultur und die Methoden zur Teambildung, die die Unternehmen leben und mit ihren Mitarbeitern und Kollegen anwenden.
• Hybrid Work Score: Schlie?lich wird der übergreifende Hybrid Work Score über die drei wichtigsten Wissensbereiche der hybriden Arbeit gemittelt.
• Score Legende - Ergebnisse von 1 bis 2,5: Hybrides Arbeiten wird in dem untersuchten Unternehmen noch nicht vollst?ndig umgesetzt oder ist (noch) nicht machbar, es braucht noch mehr Unterstützung, um vollst?ndig hybrid zu werden.
• Score Legende - Ergebnisse von 2,6 bis 4: Das Unternehmen setzt einige der wichtigsten Bereiche der hybriden Arbeit um, aber sie haben noch einen weiten Weg vor sich.
• Score Legende - Ergebnisse von 4.1 bis 5.5: Das Unternehmen ist sich der Bedeutung der Instrumente für hybrides Arbeiten, der Kultur und der Arbeitsrechte bewusst und versteht diese, aber es gibt noch Raum für Verbesserungen.
• Score Legende - Ergebnisse von 5.6 bis 6: Das Unternehmen ist Vorreiter auf dem Gebiet der hybriden Arbeit: Die Teams nutzen alle verfügbaren Instrumente, ihre hybride Arbeitskultur floriert und sie halten sich an das Arbeitsrecht und entwickeln sogar neue Ma?nahmen.

Case 1: Startup - stark in allen drei Bereichen, aber mit erheblichen Schw?chen?

In Startups kann vieles über die Arbeitskultur (z.B. Motivation und Transparenz) und die Bef?higung durch modernste Tools bestens laufen. Oft sind die Teams klein und arbeiten leidenschaftlich an erfolgreichen Produkten. Manchmal fühlt sich die Arbeit in Startups eher an wie eine fortlaufende Mission als ein Arbeitsvertrag. Aber Startups müssen immer gegen die Zeit ank?mpfen, um genügend finanzielle Mittel zu bekommen, und das ist die Hauptursache für Probleme. Hier sind die Schw?chen der hybriden Arbeitskultur in Startups:?

• Arbeitsrecht (4.3/6): Startups sind zwar offen für flexible Vertr?ge und sogar 100%ige Remote-Teams, aber die Organisation ist manchmal unklar. Startups nutzen das Netzwerk von Coworking Spaces rund um die Standorte der Teammitglieder in verschiedenen L?ndern. Aber es fehlt ihnen oft an einer offiziellen Regelung.
• Tools für die Fernarbeit (5.8/6): Hier gl?nzen Startups am Himmel der hybriden Arbeit. Aber fast kein Startup, das ich kenne, stellt Mittel für die Ausstattung des Home Offices zur Verfügung.
• Arbeitskultur (5,6/6): Oft verpassen es Startups, Methoden wie Scrum einzuführen, weil sie nicht in der Lage sind, das Gehalt für einen Scrum Master zu zahlen. Es ist zwar toll, in Sprints zu arbeiten und sich mit dem ganzen Team und einem Moderator für ein Off-site zu treffen, aber es ist nicht nachhaltig, wenn man es nur halbherzig macht. Arbeitskultur braucht Stabilit?t.

Case 2: Growup - der stille Gesamtsieger der Hybrid Work Challenge

Zun?chst einmal: Was sind Growups? Wir haben sie als Unternehmen definiert, die mindestens 5 Jahre alt sind, bis zu 250 Mitarbeiter haben und bis zu 100 Millionen Jahresumsatz machen. Es handelt sich also um Beratungsunternehmen, Entwickler von Plattformen, Games, Apps und Dienstleistungen, die klein bleiben und nicht dem Skalierungswahn in alle Ecken der Welt folgen. Growups sind hochprofitabel und legen gro?en Wert auf die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter.

Kein Wunder, dass Growups Meister des hybriden Arbeitens sind und moderne Arbeitsmethoden mit engagierten Coaches im Unternehmen, den besten Arbeitsmitteln und ausgereiften Vertr?gen anwenden, die viele Vorteile wie Vertrauensarbeitszeit von überall aus gew?hren. In diesem Beispiel k?nnte man nur noch Yoga-Lehrer und Achtsamkeitstrainer für die Fernarbeit einsetzen und Coworking Spaces nutzen, w?hrend die Mitarbeitenden in ihrer Heimatstadt fernab des Firmensitzes arbeiten.

Case 3 - der Mittelstand f?llt bei hybrider Arbeit fast überall zurück

Dies ist ein trauriger Fall. In den letzten zwei Jahrzehnten gab es so viel Raum für Verbesserungen in Bezug auf die Digitalisierung und moderne Arbeitsmethoden. Aber irgendwie hat sich der deutsche Mittelstand als eine Festung der Ignoranz gegenüber allem Digitalen erwiesen. Das ist ein harter Vorwurf, aber ich habe w?hrend der Pandemie und in den 15 Jahren davor viel mit den sogenannten Hidden Champions, dem Rückgrat der Wirtschaft im deutschsprachigen Raum, gearbeitet und kann die eklatanten Fehlentscheidungen und die Unt?tigkeit in Bezug auf die Digitalisierung des Mittelstands nicht übersehen.

Es ist in Ordnung, zu bezweifeln, dass man eine 100%ige Remote-Strategie braucht, wenn man eine Produktion hat und nicht wei?, wie man seine Arbeiter:innen ausbildet, aber es ist Ignoranz, w?hrend der Corona-Pandemie überhaupt nicht in digitale Tools zu investieren. Ich habe Beispiele gesehen, bei denen die Teams einer Schiffswerft Gruppenanrufe über Whatsapp organisierten, um komplizierte Schichten mit Schutzma?nahmen zu organisieren. Sie wollten nicht mehr auf die interne IT-Abteilung warten, die versuchte US-Konzerne davon zu überzeugen, neue Funktionen zu entwickeln um ihre engstirnigen Vorgaben zu erfüllen.

Mitarbeitervertr?ge zu ?ndern, um mehr Flexibilit?t zu erm?glichen, Mitarbeiter dauerhaft von überall aus arbeiten zu lassen, Echtzeit-Chat-Kommunikation zu betreiben und einen Yogalehrer in moderierten Video-Calls zu haben, das klingt für einen CEO, der 72 Jahre alt ist und sein Unternehmen immer noch so führt wie sein Vater vor dem Zweiten Weltkrieg, nach "Tohuwabohu" und "Mumpitz". Aber Ver?nderung ist m?glich und notwendig. Die Kommunikation durch Echtzeit zu verbessern und mehr Freiheit zurückzugeben und dadurch die Arbeitsmoral zu verbessern, ist überhaupt kein Mumpitz, sondern Fortschritt.

Case 4 - Konzerne sind gut ausgestattet, aber es mangelt an Flexibilit?t und guter Arbeitskultur

Unser letztes Beispiel ist ein internationaler Konzern mit über 100.000 Mitarbeitern. In solchen Arbeitsumgebungen gibt es die neuesten technischen Spielereien, die perfekte Ausstattung der Besprechungsr?ume für hybride Meetings und ja, sie haben sogar Moderatoren und führen Checkins in Online-Meetings durch. Natürlich erschweren die riesigen Hierarchien und die unz?hligen Abteilungen in über 22 L?ndern weltweit die Entscheidungsfindung, aber ein so gro?es Unternehmen ist nicht resistent gegen Ver?nderungen, aber es braucht Zeit. Hier sind die gr??ten Schwachstellen der Hybridarbeit in einem Konzern:

• Arbeitsrecht (1,6/6): Das Aushandeln von Vertr?gen mit Konzernen ist schwierig. Compliance und IT-Sicherheit machen es schwer, au?erhalb des Büros oder der Home Offices zu arbeiten. Oft brauchst du um einen Internetzugang nutzen, eine gesicherte VPN, das kostet Zeit und schlie?t externe Partner aus.
• Tools (5.8/6): Konzerne sind gro?zügig, aber ein komplettes Home Office mit Stehtisch, einem zweiten Bildschirm und professionellen Bürostühlen zu bezahlen, ist für +100k Besch?ftigte weltweit schwierig. Trotzdem ist es an der Zeit, das Büro 2022 neu zu denken, und Konzerne haben die Mittel dafür.
• Arbeitskultur (5.6/6): Bei einem vollgestopften Kalender und einem 30-minütigen Videocall nach dem anderen bleibt kaum Zeit für Mindfulness oder Checkins. Stress und st?ndiger Druck die Unternehmensziele zu erfüllen, pr?gen den Konzernarbeitsalltag.?

Ich hoffe, diese Reise hat dir gefallen und ich habe mit mindestens einem Beispiel für dich den Nagel auf den Kopf getroffen. Bitte mach mit bei unserer Hybrid Work Challenge und beantworte den kurzen Fragebogen. Der Soziodemograph in mir wird es dir danken. N?chste Woche geht es um konkrete Action Points auf deinem Weg zur Hybridarbeit. Bleib dran!

Mit heroischen Grü?en,

J?rn Hendrik

New Work Heroes ??