9 b??c c? b?n ?? tri?n khai ph?n m?m ERP thành c?ng

Doanh nghi?p c?a b?n ?ang ngày càng phát tri?n, h? th?ng qu?n ly doanh nghi?p hi?n t?i kh?ng th? ?áp ?ng nhu c?u ngày càng gia t?ng. Do ?ó, vi?c chuy?n ??i sang m?t h? th?ng ERP m?i là c?n thi?t. B??c phát tri?n m?i này là m?t d?u hi?u ?áng m?ng, ?em l?i c? th? thách và c? h?i cho doanh nghi?p.

Tuy nhiên, vi?c tri?n khai ERP r?t ph?c t?p, m?t nhi?u th?i gian và c?ng s?c. Kh?ng ph?i d? án ERP nào c?ng di?n ra su?n s?, m?t s? tr??ng h?p g?p th?t b?i ngay t? khi b?t ??u.

Nh?m ??m b?o thành c?ng cho d? án ERP, chúng t?i ?? t?ng h?p danh sách nh?ng tiêu chu?n c?n thi?t mà b?t k? d? án ERP nào c?ng ph?i có. Doanh nghi?p c?a b?n hoàn toàn có th? d?a vào danh sách và th?c hi?n ho?c ?i?u ch?nh ?? phù h?p v?i nhu c?u và tình tr?ng hi?n t?i c?a doanh nghi?p.

B??c 1: Nh?n ???c s? ch?p thu?n t? ban qu?n ly c?p cao

Có ???c s? ch?p thu?n và h?p tác t? m?i thành viên trong c?ng ty tuy quan tr?ng nh?ng quan tr?ng nh?t v?n là s? ch?p thu?n t? ban qu?n ly c?p cao.

?? th?c thi m?t d? án ERP c?n m?t ngu?n l?c kh?ng l?, do ?ó vi?c thuy?t ph?c qu?n ly c?a b?n th?t s? kh?ng d? dàng. ?? ??m b?o quá trình tri?n khai ph?n m?m ERP lu?n di?n ra su?n s?, có ???c s? ??ng thu?n t? ban qu?n ly c?p cao là m?t b??c c?p thi?t c?n ph?i th?c hi?n tr??c tiên.

Th??ng xuyên c?p nh?t th?ng tin v?i ban qu?n ly

??ng c?m th?y chán n?n ch? vì qu?n ly c?a b?n t? ra nghi ng?i. H? ??n gi?n ch? mu?n bi?t di?n ti?n tình hình c?a d? án, khi nào vi?c ??u t? s? ?em ??n k?t qu?. Gi?i thích c?n k? m?i th?c m?c c?a h?, h?y giúp h? hình dung vi?n c?nh c?a t??ng lai, cách doanh nghi?p chuy?n ??i theo chi?u h??ng t?t h?n nh? vào d? án ERP này.

??t m?c tiêu thi?t th?c

H?y chia nh? m?c tiêu, v?a d? cho b?n th?c hi?n h?n, v?a giúp ích cho vi?c ?ánh giá và d? ?oán k?t qu?. M?t khi d? án b?t ??u ?em l?i k?t qu?, b?n có th? dùng chính nh?ng k?t qu? thi?t th?c ?ó ?? thuy?t ph?c các thành viên khác.

B??c 2: Thi?t l?p ??i ng? qu?n ly d? án ERP tinh nhu?

Nhóm d? án ERP c?a b?n là nh?ng ng??i nhìn th?y ???c b?c tranh toàn c?nh, th?u hi?u vi?c thay ??i h? th?ng qu?n ly doanh nghi?p là c?n thi?t, ??ng th?i h? là ng??i có uy tín và tin t??ng m?i ho?t ??ng c?a t? ch?c. ??i ng? qu?n ly s? ch?u trách nhi?m ??m b?o d? án di?n ra ?úng d? ??nh, thu v? k?t qu? t?t và nhìn chung m?i thành viên khá hài lòng v?i k?t qu? mà h? th?ng ERP m?i ?em l?i.

Làm th? nào ?? nh?n bi?t m?t ??i ng? ERP gi?i?

Nhóm d? án ph?i c?a b?n ngoài vi?c s? h?u k? n?ng qu?n ly d? án, nh?ng thành viên này còn ph?i ??t m?c tiêu chung c?a doanh nghi?p lên hàng ??u, có t? ch?c và có ki?n th?c chuyên sau v? d? án ERP. Ngoài vi?c tr?c ti?p tri?n khai d? án ERP, nh?ng thành viên này c?ng s? ?óng vai trò chia s? th?ng tin cho nh?ng thành viên khác. 

Tuy nhiên, quan tr?ng h?n c? là nh?ng thành viên trong ??i ng? qu?n ly d? án c?n s? h?u tinh th?n ??ng ??i cao. ??c tính này kh?ng nh?ng giúp g?n k?t các thành viên khác trong nhóm, mà còn giúp ??nh h??ng d? án tránh tình tr?ng d? án ?i sai h??ng. 

Khi làm vi?c trong m?t nhóm, b?n ph?i b? qua cái t?i cá nhan, ??ng th?i ph?i ti?p nh?n nhi?u y ki?n khác nhau. Thành viên c?a nhóm d? án ph?i nh?n th?c ???c làm th? nào ?? phan bi?t nh?ng y ki?n quan tr?ng, t?ng h?p m?i y ki?n và gi?i ?áp th?c m?c khi c?n thi?t.

B??c 3: L?a ch?n nhà cung c?p và t? v?n gi?i pháp ERP

Nhà cung c?p phù h?p s? giúp quá trình chuy?n ??i h? th?ng c?a doanh nghi?p di?n ra su?n s?. Khi l?a ch?n b?t k? nhà cung c?p gi?i pháp và t? v?n, vi?c ?ánh giá nên ???c th?c hi?n d?a trên m?t lo?t các tiêu chu?n ???c ??nh s?n. B?n có th? can nh?c nh?ng cau h?i sau ?? thi?t l?p tiêu chu?n ?ánh giá cho phù h?p:

• Li?u gi?i pháp m?i có giúp làm n?i b?t thêm l?i th? c?nh tranh c?a doanh nghi?p?
• Gi?i pháp giúp xóa m? kho?ng cách khác bi?t hi?n t?i trong doanh nghi?p, và giúp b?n v??t lên d?n ??u th? tr??ng?
• Gi?i pháp có phù h?p v?i v?n hóa c?a doanh nghi?p?
• Gi?i pháp có phù h?p v?i m? hình ho?t ??ng kinh doanh? 

Nhìn chung, nhà cung c?p và t? v?n gi?i pháp ERP ph?i cung c?p ???c nh?ng b?ng ch?ng c? th? cho nh?ng d? án th?c hi?n thành c?ng tr??c ?ay c?a h?, ??ng th?i h? s? khi?n b?n t? tin và có cái nhìn tích c?c h?n cho d? án ERP s?p t?i.

Khau l?a ch?n quan tr?ng này nên ???c can nh?c k? l??ng gi?a các thành viên thu?c nhóm d? án và ban qu?n ly, m?i y ki?n và th?c m?c t? m?i thành viên trong doanh nghi?p c?ng ph?i ???c c?t nh?c k? càng.

B??c 4: Ch?n ph?n m?m ERP d?ng s?n hay tùy ch?nh?

M?t trong nh?ng l?a ch?n khó kh?n nh?t mà b?n ph?i quy?t ??nh ?ó là tùy ch?nh ph?n m?m ERP hay dùng nh?ng gì có s?n.

V? c? b?n, ph?n m?m ERP ???c phát tri?n nh? vào quan sát và áp d?ng nh?ng ph??ng pháp th?c hành t?t nh?t (best practices). N?u quy trình ho?t ??ng kh?ng phù h?p (non-conforming), doanh nghi?p b?n kh?ng ph?i là best practice.

H?y th? t??ng t??ng n?u ph?n m?m ERP ???c tri?n khai, chuy?n gì s? x?y ra cho doanh ngh?p b?n? B?n thu?c tr??ng h?p nào trong hai tr??ng h?p bên d??i:

(1) Quá trình ho?t ??ng c?a doanh nghi?p có c?n thay ??i ?? phù h?p v?i gi?i pháp ERP hay kh?ng?

(2) Doanh nghi?p c?a b?n có m?t l?i th? c?nh tranh ??c bi?t, và h? th?ng m?i kh?ng ?áp ?ng ???c m?i nhu c?u b?n ??t ra. Trong tr??ng h?p này, b?n c?n ph?i tùy ch?nh gi?i pháp ERP ?? phù h?p v?i doanh nghi?p.

V?i tr??ng h?p 1, doanh nghi?p c?a b?n kh?ng ph?i best practice, vì v?y ph?i thi?t l?p k? ho?ch nh?m thay ??i ho?t ??ng trong doanh nghi?p ?? phù h?p v?i gi?i pháp. ?ay c?ng là c? h?i t?t ?? b?n ?i?u ch?nh nh?ng thói quen x?u, nh?ng quy trình l?i th?i, kh?ng phù h?p ?ang di?n ra trong doanh nghi?p c?a b?n.

B??c 5: Qu?n ly thay ??i

Tri?n khai ph?n m?m ERP kh?ng ch? là chuy?n ??i t? m?t h? th?ng IT l?i th?i sang m?t h? th?ng hi?n ??i h?n, mà còn là s? thay ??i trong quy trình ho?t ??ng th??ng nh?t c?a doanh nghi?p.

Ch?c ch?n r?ng b?n s? ph?i ??i di?n v?i m?t b? ph?n nhan viên ph?n ??i vi?c thay ??i quy trình làm vi?c. Kh?ng ph?i lúc nào c?ng gi?i quy?t b?ng cách ép bu?c m?i ng??i th?c hi?n theo ch? th?, vì ??i khi nhan viên c?a b?n ch?a hi?u r? nh?ng l?i ích mà ph?n m?m ERP có th? ?em ??n.

H?y l?p m?t k? ho?ch ?? chu?n b? cho s? thay ??i, bao g?m 3 y?u t? chính sau:

Xác ??nh m?c tiêu – nh?ng ng??i ch?u ?nh h??ng tr?c ti?p t? d? án ERP

Liên t?c c?p nh?t th?ng tin – gi?i ?áp m?i th?c m?c, gi?i thích k? l??ng s? thay ??i là c?n thi?t cho s? phát tri?n b?n v?ng c?a doanh nghi?p, cho h? th?y nh?ng l?i ích và nh?ng ví d? c? th? v? kh? n?ng mà gi?i pháp ERP s? ?em l?i.

Th??ng xuyên báo cáo – c?p nh?t ti?n trình d? án cho nhan viên, các nhà ??u t? và ban qu?n ly c?p cao. ??ng th?i, nh?ng y ki?n và th?c m?c c?a h? là có c?n c?, do ?ó r?t ?áng ???c can nh?c.

B??c 6: Làm s?ch d? li?u

R?t nhi?u doanh nghi?p kh?ng l??ng tr??c ???c t?m quan tr?ng và kh?i l??ng kh?ng l? c?a d? li?u cho ??n khi b?t ??u c?ng ?o?n làm s?ch ?? chu?n b? chuy?n giao sang h? th?ng m?i.

Kh?i l??ng d? li?u kh?ng l? là vì m?i b? ph?n ho?c cá nhan th??ng l?u tr? d? li?u d??i m?t ??nh d?ng ho?c tên khác nhau. B?n ph?i ??m b?o m?i thành viên trong doanh nghi?p ch? l?u duy nh?t m?t b? d? li?u ch? hoàn thi?n và chính xác.

?au là gi?i pháp ?? kh?c ph?c v?n ?? trên? Quy trình làm s?ch d? li?u (data cleansing) có th? th?c hi?n tr??c khi b?n l?a ch?n nhà cung c?p. S?p x?p th?i gian sàng l?c d? li?u th??ng xuyên nh?m ??m b?o d? li?u kh?ng b? trùng l?p ho?c phan tán. Gi?i quy?t d?t ?i?m các nút th?t c? chai và nh?ng b? ph?n th??ng xuyên xu?t hi?n v?n ??.

Do tính ch?t c?ng vi?c, h?y phan c?ng trách nhi?m l?c, làm s?ch d? li?u và ki?m soát v?n ?? cho nh?ng cá nhan có tính t? m? cao, ch?u khó và th?ng minh.

B??c 7: Ki?m tra h? th?ng

Nh?m ??m b?o ti?n ?? cho d? án, h? th?ng ph?i ???c ki?m tra và ?ánh giá vào cu?i m?i giai ?o?n c?a d? án. Vi?c ki?m tra chi ti?t và th??ng xuyên còn giúp k?p th?i phát hi?n nh?ng l?i sai trong quy trình và d? ?oán tr??c nh?ng v?n ?? có th? x?y ra.

Th? nghi?m h? th?ng

1. Th? nghi?m n?n t?ng (fundamental testing) – di?n ra ngay sau b??c c?u hình s? b? cho h? th?ng. T?t c? giao d?ch ???c s?p ??t s?n ??u ???c l?n l??t ki?m tra s? b? nh?m ?ánh giá m?c ?? tin c?y c?a d? li?u, và ph?i ??m b?o quy trình th? nghi?m di?n ra thành c?ng tr??c m?i c?t m?c giai ?o?n nh?t ??nh.
2. Th? nghi?m tích h?p (integration testing) – ki?m tra toàn b? quy trình ho?t ??ng c?a doanh nghi?p. M?t quy trình th?c t? c?n 10-60 giao d?ch liên ti?p ?? ch?y. ?? th? nghi?m thành c?ng, b?n ph?i ???c ít nh?t 15-30 script trong giai ?o?n th? nghi?m (??i di?n cho 90% quy trình hi?n t?i c?a doanh nghi?p), r?i t? ?ó c?i thi?n d?n cho ??n khi toàn b? quy trình di?n ra su?n s?.

Nh?ng ??t th? nghi?m tích h?p ti?p theo s? áp d?ng tr?c ti?p d? li?u th?c nh?m ??m b?o xác ??nh chính xác quy trình ngay t? giai ?o?n th? nghi?m ??u tiên, bao g?m vi?c ??ng b? hóa hàng hóa trong kho, ??n ??t hàng, ??n mua hàng và l?nh s?n xu?t, ??ng th?i sao chép ?úng 100% các ho?t ??ng kinh doanh di?n ra th??ng nh?t t?i m?t th?i ?i?m b?t k?.

Trong giai ?o?n th? nghi?m, b? d? li?u g?c c?a doanh nghi?p ph?i th?t ??y ?? và chính xác m?i có th? cung c?p cho quá trình ??t hàng trong th?c t?.

Th? nghi?m ng??i dùng

Th? nghi?m tr?c ti?p trên m?t s? ng??i dùng giúp b?n ?ánh giá chính xác các tính n?ng c?a gi?i pháp. Giai ?o?n này cho phép b?n:

(1) ?ánh giá kh? n?ng ?áp ?ng nhu c?u c?a ng??i dùng trong th?i gian th?c.

(2) Hu?n luy?n nhan viên làm quen v?i gi?i pháp m?i. Nh?ng ng??i dùng th? nghi?m này c?ng s? giúp truy?n ??t l?i th?ng tin cho nh?ng nhan viên khác.

S? ?óng góp t? nh?ng ng??i dùng này kh?ng ch? ??n thu?n là ki?m tra h? th?ng mà còn giúp phát hi?n sai sót và cung c?p th?ng tin chuyên m?n mà ngay c? nh?ng ng??i qu?n ly và nhóm d? án c?ng b? sót.

B??c 8: Ki?m soát chi phí

Chi phí th?c t? c?a d? án ERP ch?c ch?n s? cao h?n r?t nhi?u so v?i d? tính ban ??u. ?? có th? ki?m soát chi phí hi?u qu? nh?t, b?n c?n ph?i ho?ch ??nh s?n m?t k? ho?ch chi ti?t cho ngan sách và quy?t toán th??ng xuyên. M?t ?i?u ?áng l?u y n?a là b?n ph?i d? tính ngan sách ngay t? khi b?t ??u cho ??n hai tháng sau khi d? án k?t thúc.

M?t k? ho?ch th?c ti?n bao g?m toàn b? chi phí th?c t? và c? chi phí phát sinh, nh?ng chi phí này s? chi?m kho?ng 75% d? tính ngan sách h?ng tháng. 25% còn l?i s? ???c dùng ?? ?ng phó nh?ng r?i ro phát sinh trong giai ?o?n 6 tu?n cu?i cùng tr??c khi d? án “go live” và 6 tu?n ti?p theo ?ó.

M?t m?o ?? doanh nghi?p b?n c?t gi?m chi phí ?ó là gi?m s? l??ng t? v?n viên hi?n ?ang h? tr? d? án và thay b?ng nhan viên c?a b?n. Quy t?c là 2-3 nhan viên n?i b? có th? thay th? m?t t? v?n viên.

B??c 9: ??nh ngh?a thành c?ng

Khác v?i thành c?ng v? m?t tài chính, r?t khó ?? xác ??nh ?? thành c?ng c?a m?t d? án ERP vì nó còn bao g?m nhi?u y?u t? v? hình nh? qu?n ly s? thay ??i và ki?m soát mong mu?n c?a con ng??i.

?i?u quan tr?ng là doanh nghi?p c?a b?n ??nh ngh?a th? nào là “thành c?ng”. N?u d? án b? phê bình ch? vì nh?ng chi ti?t v?n v?t, ?i?u này s? khi?n ??i ng? qu?n ly d? án c?m th?y chán n?n.

?ó là ly do vì sao vi?c báo cáo th??ng xuyên ?óng vai trò quan tr?ng hàng ??u. Thêm vào ?ó, ??t tiêu chu?n ?? xác ??nh và ?o l??ng m?c ?? thành c?ng c?a d? án (ví d? xác ??nh c?t m?c th?i gian nh?t ??nh) c?ng r?t h?u ích.