2/5 Series of the Scrum Values: Opennes. ?What does it mean to be Open?

Layer 11: #scrumvalues: #openness. ?Does the #team has to be Open about everything? 2/5

In the previous article we talked about #focus, one of the Scrum Values. We stated what can be achieved by being Focused and how the effectiveness of the Team will increase and the quality of the work done will increaste too. As we are working in a complex environment it will be better for us to be focused in order to deliver features, products or services that meets the quality standard our organization has put in place. ?Why? Because if we do not Focus the reputation of our organization will suffer and customers will no longer trust our products or services. So, ?how can we avoid this kind of situation? Yeahp, you are right, you can do that with the Scrum Values. Those values will help us on avoiding this kind of situation and one that surely will help us on preparing for what is to come is OPENNESS.

Lets see what the Scrum Value Poster shared in scrum.org states about Openness: "The Scrum Team and its stakeholders agree to be open about all the work and the challenges with perfoming the work".

So, based on this statement, ?Who are the ones that need to be Open about its work?, ?Just the Developers?, ?The Product Owner? No, it says the Whole #scrumteam and its #stakeholders. So, everyone needs to be Open about the work and the challenges they face. One thing i want to make myself clear here is that, when the #scrumguide talks about being Open it does NOT means that we have to be open about everything. For instance, it is not necessary to explain to the Stakeholders the whole process it took us to get the job done like: the #developerteam encountered an issue while developing feature 'A' so we did tests of scenario 'A' and then tell them all the story about sencario 'A', then we went for scenario 'B' and then tell them all the story about senario 'B' and so on. This is much a waste of time and probably the Stakeholders will not understand what you are telling them, perhaps in some cases, not even the #productowner nor the #scrummaster will understand. We do have to be Open but NOT with everything, just tell them the relevant information. If we talk about the same example we mentioned earlier we can say: The Developer team encountered an issue while developing feature 'A' and it took us 2 days to find a solution, this is why we cannot deliver this feature but we found out that with this solution the features 'D', 'F' and 'H' will not stop the progress from the Developers in the future. Well, sort of, it does not have to be similar but this is just an example and i think you get the point. The Team just need to Focus on sharing relevant information that brings value to be able to take better decisions based on that information.

So, ?What else can be achieved by being Open?

* It creates #transparency about the progress done in the development. This way, everyone knows where we are at in terms of the progress done in the project and everyone knows exactly what have being finished and what not. Everyone knows what to expect in the following days in terms of the impact of the features, products or services delivered to the customer. The Transparency we get by being Open helps the organization to #inspect and #adapt their forecasts and pershaps adding a new functionality to the feature that the team did not complete in the current #sprint or maybe the team can discard it and think of something completely different. A key point to address here is, if the organization, Stakeholders, Product Owner, lets say the Scrum Team, takes a decision without Transparency, it would be a misleading decision to the Organization and the Team, so it can lead them to a poor outcome. In the other hand, this Openness can lead to #productbacklogrefinement and to change the Scope of the #sprintbacklog.

* By being Open the team can alert the Organization, the Product Owner or even the Stakeholders of something that they need to be prepared before hand to be able to expect a feature, product or service to be finished on time and with the quality expected or not to expect that the team will be finishing it on time and to think what they will need to do to be able to complete it in the future. No one needs to be exhibited at the #sprintreview due to not finishing a feature, no one is the sole responsible of a feature, product or service being developed, if they do not meet the #sprintgoal, the whole Scrum Team does not meet the Sprint Goal, is not a sole person who do not meet that Goal.?

* The Team will be able to Inspect and Adapt their #definitionofdone and their #definitionofready to increase the quality of the development due to being Open while Team members shares their perspective, feels heard and be able to support team's members so they can improve their collaborative teamwork.

* Team members are able to ask for help and to offer help whenever needed, thus improving their #teamwork. This can safe a lot of time because something that could have take, lets say like 4 hours, that same thing if asked for help can be done in hour and half. Not just that it can be done faster but with a better quality too.

* Openness can lead to take better decisions and this can be improved by the #scrumevents. Limitting how long the Sprint last, the team can continue further or change direction due to the new information learned. This can be done by updating the Sprint Backlog due to the new information learned so it is Open to change while the Sprint Goal remains unchanged, in other words, the Sprint Backlog can be Inspected and Adapted throughout the Sprint but without changing the Sprint Goal. The Team can be Open at the #dailyscrum too so they can Adapt their work plan for the next labor day.

* By being Open, everyone can see the Product Backlog and knows where the project is heading and what feature, product or service will be delivered in the future and if anything change due to the researched done and new information is learned, everyone will be able to see it reflected in the Product Backlog and in the Sprint Backlog, so they will know what to expect.

* In the #sprintretrospective the Team is able to be Open about the processes, issues, team's interactions, infraestructure, server accesses and of the sorts. This topics can be discussed and then plan a way to improve them, perhaps just one at a time depending on the circumstances and the topic.

These are a few examples about the Scrum Value: Openness. ?Do you see the value of being Open? Remember that telling everyone about everything of the work done not will be a waste of time only but perhaps it will deminish the Team's credibility and can potentially make Stakeholders lose interest in the project, so what the Team needs to do is highlight the challenges and problems the Team has met that can potentially stop the team's success. It also helps the Scrum team foster Teamwork, take decision on the best interest of the organization, increase trust and respect between Team's members.

Let me know your thoughts about this, ?Did i miss something?, ?Is something wrong about what i said? Please tell me about your experience, perhaps other ways where Openness can help the Scrum Team and the organization. I'm curious about your take on this. Please leave a comment below and start a conversation.

Layer 11: Valores de Scrum: Apertura. ?Acaso el Equipo debe ser Abierto en todo? 2/5?

En el artículo anterior hablamos sobre uno de los Valores de Scrum: Foco. En esa oportunidad mencionamos lo que se puede lograr al estar Enfocados y cómo aumentará la efectividad del Equipo y la calidad de trabajo realizado también. Como estamos trabajando en un entorno complejo, será mejor que estemos Enfocados para poder ofrecer características, productos o servicios que cumplan con el estandar de calidad que ha establecido la organización. ?Por qué? Porque si no lo hacemos así, la reputación de nuestra organización se verá afectada y los clientes ya no confiarán en nuestros servicios o productos. Por lo tanto, ?Cómo podemos evitar este tipo de situaciones? Exacto, como te habrás dado cuenta, con los Valores de Scrum. Estos valores nos ayudarán a evitar este tipo de situaciones y un valor que seguramente nos ayudará a esto es la APERTURA.

Vamos a ver lo que dice sobre el valor de Apertura el poster de los Valores de Scrum compartido por Scrum.org, dice: "El Equipo de Scrum y sus partes interesadas acuerdan ser abiertos en cuanto a todo el trabajo y desafíos que estén relacionados al trabajo realizado".

Entonces, basados en esto ?Quiénes son los que deben ser Abiertos sobre su trabajo?, ?Solo los Desarrolladores?, ?El Product Owner?, No, allí dice que todo el Equipo de Scrum?y las Partes Interesadas. Entonces, cada uno de ellos necesita tener Apertura en cuando al trabajo y los desafíos a los que se enfrentan. Una cosa que quiero dejar en claro es que, cuando la Guía de Scrum dice que hay que ser Abierto no quiere decir que tengamos que ser Abiertos en cuanto a todo. Por ejemplo, no es necesario que se le explique a las Partes Interesadas todo el proceso por el que se tuvo que pasar para realizar el trabajo, por ejemplo: Los Desarrolladores se encontraron con un problema durante el desarrollo de la característica 'A' entonces hicieron pruebas sobre este escenario y contarle a las Partes Interesadas todo este proceso con lujo de detalles y luego decir que pasaron a hacer pruebas sobre la característica 'B' y contarle con lujo de detalles lo que se hizo y así por el estilo. Hacer esto no solo es una perdida de tiempo sino que probablemente las Partes Interesadas no van a comprender lo que se les está explicando, y en ciertas ocasiones, ni siquiera el Product Owner y hasta el Scrum Master van a entender. Sí tenemos que ser Abiertos pero no en cuanto a todo lo que se ha hecho, simplemente tenemos que dejar ver la información relevante. Si tomamos el ejemplo anterior mencionado podríamos decir algo como: Los Desarrolladores encontraron un problema durante el desarrollo de la característica 'A' y nos tomó 2 días encontrar una solución, es por esto que no logramos terminar esta característica pero descubrimos que la solución a este problema también nos solventa los escenarios para el desarrollo de las características 'D', 'F' y 'H' por lo que esto no nos volverá a atrasar en el futuro. Bueno, más o menos, no tiene que ser similar a esto, solo es un ejemplo y creo que ustedes captan la idea. El Equipo solo necesita Enfocarse en compartir información relevante que aporte valor y que permita tomar mejores decisiones basada en esa información.

Entonces, ?Qué otras cosas podemos lograr al tener Apertura?

* Esto crea Transparencia sobre el progreso realizado en los desarrollos. De esta forma, todo el mundo sabe dónde estamos parados en terminos del progreso realizado en el proyecto y todo el mundo sabe exactamente qué es lo que se ha terminado y qué no. Todos saben qué pueden esperar en los días siguientes en terminos del impacto que tendrá las características, productos o servicios que se hayan entregado al cliente. La Transparencia que obtenemos al ser Abiertos permite que la organización Inspeccione y Adapte sus pronósticos y tal vez permita a?adir una nueva funcionalidad a la característica que no se haya podido completar en el Sprint Actual y quizás le permita al Equipo descartar esta característica y pensar en algo completamente diferente. Un punto clave que hay que destacar es que, si la organización, las Partes interesadas, el Product Owner, digamos que el Equipo de Scrum, llegan a tomar decisiones sin Transparencia, esta podría ser una decisión enga?osa y esto podría llevarlos a tener un mal resultado. Por otro lado, esta Apertura debe llevar al Equipo a realizar Product Backlog Refinement y a cambiar el alcance del Sprint Backlog.?

* Al ser Abiertos el Equipo puede alertar a la Organización, al Product Owner y hasta las Partes Interesadas de algo sobre lo que necesitan estár preparados de ante mano, para que puedan esperar que una característica, producto o servicio sea terminada a tiempo y con la calidad que se requiere o incluso a ni siquiera esperar que dicha característica sea terminada a tiempo y que puedan pensar qué necesitan hacer para que esa característica sea terminada en el futuro. Nadie necesita ser exhibido en el Sprint Review debido a esta característica sin terminar, realmente no hay un solo responsable por el desarrollo de una característica, producto o servicio; si el Equipo no cumple con el Sprint Goal, todo el Equipo incumple con esta Meta, no es por culpa de una sola persona que se incumpla con la Meta.?

* El Equipo va a ser capaz de Inspeccionar y Adaptar su Definición de Terminado y su Definición de Listo que ayuda a incrementar la calidad del desarrollo debido a que se tiene Apertura además que los miembros del Equipo comparten su perspectiva, se sienten escuchados y se apoyan entren ellos y así mejoran la colaboración del trabajo en Equipo.

* Los miembros del Equipo pueden pedir ayuda y pueden ofrecer ayuda cuando sea necesario, mejorando así su Trabajo en Equipo. Esto puede ayudar a ahorrar mucho tiempo debido a que algo que pudo haber tomado, digamos que 4 horas, esto mismo, si se pide ayuda, puede llegar a tomar una hora y media. No solamente se puede solventar más rápido sino que también se puede mejorar la calidad.

* La Apertura puede llevar a tomar mejores decisiones y algo que apoya esto son los Eventos de Scrum. Al limitar la duración del Sprint, el Equipo puede continuar con el desarrollo o puede cambiar la dirección de adonde se dirige debido a la nueva información adquirida. Esto se puede llevar a cabo mediante la actualización del Sprint Backlog, queriendo decir que el Sprint Backlog está Abierto a cambios mientras que el Sprint Goal no lo está, dicho en otras palabras, El Sprint Backlog se puede Inspeccionar y Adaptar durante el Sprint pero no se puede cambiar o actualizar el Sprint Goal. El Equipo puede ser Abierto en el Daily Scrum también y así Adaptar su plan de trabajo para el siguiente día laboral.

* Al tener Apertura, todos pueden ver el Product Backlog y pueden saber a dónde se dirige el proyecto y que característica, producto o servicio será desarrollado en el futuro y, si algo llega a cambiar debido a la investigación realizada y la nueva información obtenida, todos llegarán a ver este cambio reflejado en el Product Backlog y en el Sprint Backlog, de esta forma todos sabrán el trabajo que se realizará.

* En la Retrospectiva del Sprint el Equipo puede ser Abierto en cuanto a los procesos, problemas, interacciones del equipo, infraestructuras, accesos en los servidores y así por el estilo. Se puede conversar de estos temas y se puede planear una forma de mejorarlos, quizás solo una a la vez dependiendo de las circunstancias y del tema.

Estos son algunos ejemplos sobre el Valor de Scrum: Apertura. ?Notas el valor que aporta el ser Abierto? Recuerda que contarle a todos sobre todo el trabajo realizado no solo será una perdida de tiempo sino que tal vez disminuya la credibilidad del Equipo y también podría hacer que las partes interesadas pierdan el interés en el proyecto, más bien, lo que el Equipo necesita hacer es resaltar los desafíos y los problemas a los que se enfrentan y que detengan el progreso del Equipo. También le ayuda al Equipo de Scrum a fomentar su Trabajo en Equipo, la toma de deciones en el mejor interés de la organización, a incrementar la confianza y respeto entre los miembros Equipo.

Cuentame sobre tu opinión sobre esto, ?Crees que me faltó comentar algo?, ?Dije algo incorrecto? Por favor, cuentame de tu experiencia, quizás otras maneras en la que la Apertura aporta valor al Equipo de Scrum y a la organización. Tengo curiosidad acerca de tu opinión sobre el tema. Por favor, déjame un comentario abajo y comencemos una conversación.