10 Tipps für Ihre Medienengagement-Richtlinien

Presseanfragen geh?ren zu den Klassikern der PR-Aktivit?ten. Genau wie ich werden Sie überrascht sein, wenn nicht gar schockiert, wenn Sie h?ren, wie einige der gr??ten Unternehmen der Welt mit Pressefragen umgehen. Spreadsheets, Haftnotizen, das Vertriebs-CRM teilen, um die Kommunikation mit Journalisten zu loggen, und die Verwendung von farbigen Flaggen in ihren Inbox.

60 % der PR-Fachleute geben an, dass das Management der Medienbeziehungen immer schwieriger wird. Angesichts der 24-Stunden-Nachrichtenzyklen und der zunehmenden Macht der sozialen Medien müssen PR-Teams h?rter denn je arbeiten, um den Ruf ihres Unternehmens aufzubauen und zu schützen.?

Wenn Sie Ihre Medienkontakte gut verwalten, k?nnen Sie sicherstellen, dass Ihr Team immer bereit ist, die n?chste gro?e Medienchance zu ergreifen oder eine negative Geschichte im Keim zu ersticken.?

Warum es wichtig ist, Medienanfragen gut zu managen:

Die Art und Weise, wie Sie Ihr Engagement in den Medien gestalten, wirkt sich auf die ?ffentliche Wahrnehmung Ihrer Marke aus.

Wie k?nnen Sie also Ihre Medienanfragen sicher verwalten? Der Schlüssel ist, wie bei den meisten Dingen in der PR, die Vorbereitung.

Ein Medienengagementplan: Wie man Richtlinie für Presseanfragen erstellt

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Prozes für Preismanagement ist ein Plan. Erstellen Sie keine starren Regeln, sondern eine Richtlinie, die Sie überarbeiten und anpassen k?nnen, wenn sich Ihre Ziele weiterentwickeln.

Wichtige Dinge, die Sie beachten sollten:

1. Wer arbeitet mit den Medien zusammen?

Haben Sie einen Mediensprecher, ausgew?hlte Teammitglieder, die grünes Licht für die Beantwortung haben, oder wird eine externe Agentur eingeschaltet? Wenn Sie entscheiden, wer auf Ihre Medienanfragen antwortet, bleibt Ihr Team im Gleichschritt,, vermeidet widersprüchliche Gespr?che und spart wertvolle Zeit.

2. Wo werden die Engagements mit der Presse geloggt?

Werden Ihre Medienanfragen zentral geloggt, so dass jeder darauf zugreifen kann, unabh?ngig davon, wer im Büro ist oder wer auf Streifendienst ist? Wenn Sie Ihre Medienanfragen auf Organisationsebene zug?nglich machen, k?nnen Sie Probleme vermeiden, wenn Teammitglieder nicht im Büro sind. Denken Sie aber auch an Urlaube, die Weiterleitung einer Presseanfrage an einen Kollegen. Wie wird das gehandhabt?

“Wenn mein Kollege im Urlaub ist, habe ich keine Ahnung, was ich zu bestimmten Fragen sagen soll, die nicht in mein Fachgebiet fallen…”

3. Wie ist der Tonfall Ihrer Organisation?

Wenn Sie in Ihrer Kommunikation authentisch sein wollen, müssen Sie definieren, wie das klingen soll. Nehmen Sie einen klaren Leitfaden für den Tonfall in Ihrer Presse-Richtlinie auf, um eine unzusammenh?ngende Fassade zu vermeiden.

4. Wie lang ist die Reaktionszeit?

1 Stunde, 3 Stunden, ein Tag oder eine Woche? Legen Sie den idealen und realistischen Zeitrahmen fest, in dem Ihr Sprecher, Ihr Team oder Ihre Teams auf Medienauftritte reagieren k?nnen. Denken Sie auch an unterschiedliche Zeitrahmen für Krisensituationen, in denen schnelle Reaktionen Vorrang haben.

“Ich bin mir sicher, dass das Team im Falle einer Krise von Presseanfragen überflutet wird und wir nicht mehr mithalten k?nnen, uns nicht mehr abstimmen k?nnen und Fehler machen werden…”

?5. Welche Teams sollten wann konsultiert werden?

Gibt es Abteilungen, die konsultiert werden sollten, wenn bestimmte Themen zur Sprache kommen? überlegen Sie, wann die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung, die Marketingabteilung oder sogar die Unternehmensleitung einbezogen werden sollte, bevor Sie auf eine Anfrage reagieren, um potenziell sch?dliche Fehlkommunikation zu vermeiden.

“Mein Team riskiert, zu viele Informationen preiszugeben oder nicht die richtigen Informationen an die richtige Person weiterzugeben…”

6. Wie setzen Sie Priorit?ten bei Ihren Anfragen?

Gibt es bestimmte Medien, Gelegenheiten oder Themen, die Vorrang haben? Passen Sie Ihre Priorit?ten regelm??ig an Ihre Ziele an und stellen Sie sicher, dass Ihr Team wei?, wie man diese richtig kennzeichnet.

7. Wie k?nnen Sie unerwünschte Berichterstattung abmildern?

Welche Strategie haben Sie, um eine Geschichte zu korrigieren oder zu stoppen, bevor sie in Umlauf kommt? Nicht alle Medienengagements sind positiv, daher sollten Sie ein zuverl?ssiges Protokoll für die Reaktion auf unvorteilhafte Presseberichte erstellen.

8. Gibt es Medien, mit denen Sie nicht zusammenarbeiten?

Gibt es Organisationen, die nicht mit den Werten Ihrer Marke übereinstimmen oder mit denen Sie in der Vergangenheit Probleme hatten? Denken Sie an politische Themen oder stark widersprüchliche soziale Themen, bei denen es schwer ist, etwas 'Richtiges' zu sagen. Halten Sie diese Themen protokolliert, damit Ihr Team sie auf einen Blick überprüfen kann, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.?

“Haben wir einen guten überblick über die Medienlandschaft; Profile der Medien, ihre Leserschaft, ihre Haltung zu für uns wichtigen Themen...?”

9. Welche Vorlagen k?nnen Sie für welches Szenario verwenden?

Wann ist es sinnvoll, eine Antwortvorlage zu verwenden und wann nicht? Es gibt bestimmte Anfragen, die Sie immer wieder erhalten werden. Um das Tempo hochzuhalten, erstellen Sie Vorlagen in Ihrer authentischen Markensprache, die Ihr Team für bestimmte Szenarien verwenden kann.

10. Wie oft und von wem wird Ihre Medienrichtlinie überprüft?

Ihre Ziele in Bezug auf das Medienengagement werden sich ?ndern, daher ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Medienrichtlinie regelm??ig zu überprüfen und anzupassen.?

Die Ausarbeitung einer detaillierten Medienengamentplan wird zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, aber die Dokumentation Ihrer Richtlinien wird Ihrem Team helfen, im Einklang zu bleiben, sicherzustellen, dass Ihre Botschaften konsistent und authentisch sind, und den Ruf Ihrer Marke auf lange Sicht zu schützen.

Nun, da Sie wissen, wie Sie Ihren Medienengagementplan aufstellen, ist es an der Zeit zu sehen, wie er in der Praxis funktioniert! In meinem n?chsten Blog werde ich auf die 8 Mega-Tipps, mit denen Sie authentisch und effizient auf Medienanfragen reagieren.

Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel haben oder sich mit mir in Verbindung setzen m?chten, um den Presse-Workflow Ihres Unternehmens zu besprechen, k?nnen Sie mir gerne Kontaktieren oder eine LinkedIn-Einladung schicken. Meine Ansichten sind meine eigenen.