コミュニケーションインサイト8 ：英語でのコミュニケーションが必要な日本のビジネスプロフェッショナル向け: 英語 の会議への参加レベル記録をつけ始めよう

上の画像は、日本人以外の同僚との英語の会議で、４人の日本人がどのレベルで会議へ参加しているかを表しています。 4人のメンバー全員、同程度の英語コミュニケーション能力を持ち、社内での地位も似ています。では、法規制上の問題について議論しているとしましょう。アキコが法規制の専門家で、他の日本人メンバーは誰もそうでない場合、アキコが他のメンバーより話すのは当然です。

しかし、様々な問題やトピックをカバーする会議で、日本人4人のメンバー全員が、知識、専門技術、経験を持っていて、その会議の目的が彼らのアイデア、意見、提案を共有することであった場合、アキコはまだ他のメンバーよりはるかに多く話している事になります。これは受け入れられません。

この2番目のケースでは、アキコが意図的により多く話すことを選んでいる可能性は低いことを理解してください。ジュン、マリ、ケンジは実際に消極的になることを選択している可能性が高く、それによりアキコはより積極的になることを余儀なくされているのです。これには多くの理由が考えられますが、ジュン、マリ、ケンジが議論に影響を与えたいのであれば、アイデア、意見、提案を積極的に共有することを選択する必要があります。さらに一歩踏み込んで分析すれば、むしろジュン、マリ、ケンジはアキコの自発的発言を好都合としている可能性があるという事をお伝えします。逆に「沈黙」を保つことを選択することにより、彼らの「行動しない」という行為は、アキコに沈黙を埋めるように声を上げさせるのです。この戦略をジュン、マリ、ケンジが利用できるため、自ら発言したり、恥をかいたり、自分のエネルギーを使う必要がなくなります。

ジュン、マリ、ケンジが会議に参加しない事は、「居心地の良さと安楽さ」を選んだからだと私は考えます。それが故意の選択でなくとも（潜在意識であるかもしれません）、誤った選択なのです。なぜなら、ビジネスでは会議にエネルギーを注ぎ、洞察と価値を提供する事に対して報酬が支払われるからです。 発言したり、エネルギーをもたらしたり、会議で価値を提供することをしない、と選択することは、自分自身、チームそして会社に対する責任を無視する事なのです。

欧米の観点から見ると、会議で評価される大部分は、積極的に参加する能力であることを理解してください。 日本人として、あなたの会議への積極的な参加は英語を流暢に話すことよりもはるかに重要です。 ほとんどの日本人にとって、英語を流暢に話すことは現実的ではありません。 したがって、英語を流暢に話せなくても心配はいりません。 最初の目標は、ゲームに参加することです。 定期的に会議に参加しているのであれば、英語のコミュニケーターとしての自信を深めるチャンスがあるというだけでなく、あなたが会議に価値を与える機会も増えるのです。

最近の英語の会議へのあなたの参加レベルを振り返り、あまりにも消極的であることに気付いた場合は、参加レベルの記録をつけ始めてください。 次の英語の会議の最後に、独自の円グラフを描いて、どれだけ積極的に参加したかを確認してください。そうです、それは主観的な評価ですが、これは会議に参加するというこの考えを、常に記憶に留めておく１つの方法です。

もちろん、あなたの英語の技術的なスキルとコミュニケーションに対する自信は、他の日本人の同僚よりも低いと感じる場面が多くあるでしょう。 これは正常です。 しかし、あなたが価値を付けてインパクトを与えたいと願うビジネスパーソンであれば、「私のコミュニケーションスキルは他の人よりも低いので、静かに観察します」と考えることは正常ではありません。代わりに、グローバルな会議で声を上げれば、あなたは価値を提供し、同僚はあなたを賞賛するでしょう。

現時点で、あなたが必要な技術スキルをすべて備えているわけではないことは理解できます。そうであれば、これを修正するための行動を起こしてください。もっと勉強するか、コミュニケーショントレーニングを受けるといいでしょう。スキルに関係なく、今日から積極的な参加者として行動を始めてください。発言することを選択すると、外国人の同僚が喜んでサポートしてくれるでしょう。

勇気を出そう。

ジェフ

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English version below

The image above represents the breakdown of participation levels of 4 Japanese people in an English meeting with non-Japanese colleagues. All 4 members have a similar English communication ability and status within the company. Let’s say that in this case, the topic being discussed is a regulatory issue.  If Akiko is a regulatory expert, while none of the other Japanese members are, then of course it is natural for Akiko to speak more than the others. 

However, if the meeting covers a range of issues and topics which all 4 Japanese members have knowledge, expertise and experience in, and the purpose of the meeting is to share their ideas, opinions and suggestions, but Akiko still speaks much more than the others, this is not acceptable. 

Understand, that in this second case, Akiko is not likely to be purposely choosing to speak more. It is more likely that that Jun, Mari and Kenji areactually choosing to be passive, thereby forcing Akiko to be more active. There could be many reasons for this, but regardless, if Jun, Mari and Kenji want to have an impact on the discussion, they must choose to actively share their ideas, opinions and suggestions also. I would even go a step further and suggest that that Jun, Mari and Kenji may in fact be taking advantage of Akiko’s willingness to speak up.  By choosing to stay relatively ‘silent’ their ‘non-action’ forces Akiko to speak up to fill the void. This becomes a strategy that Jun, Mari and Kenji utilize so they can avoid having to speak up themselves, risk embarrassment, or use their own energy. 

I believe this lack of participation by Jun, Mari and Kenji is a choice for ‘comfort and ease’. Even if it is not a deliberate choice, ( it may be subconscious)  it is still the wrong choice, because in business you are paid to bring your energy, insight and value to each meeting situation. When you choose not to speak, nor bring your energy, nor add value in a meeting,  you are ignoring your responsibility to yourself, your team and your company.

Understand that that from a western perspective, a large measure of your value in a meeting comes from your ability to participate actively. As Japanese, your active participation is far more important, than your fluent participation. For most Japanese, real fluency in English is not realistic., so, if you are not a fluent speaker of English, don’t worry. Your first goal is to get into the game. If you are participating regularly, there is more chance for you to add value, as well as grow in confidence as an English communicator.

If you consider your recent participation in English meetings, and you realise that you have been too passive, start tracking your participation. At the end of your next English meeting, draw your own pie chart to see how actively you participated. Yes, it is a subjective assessment, but it’s just a way to keep this idea of participation at the forefront of your mind. 

Of course, there are many situations when your technical skill and communication confidence in English may be lower than other Japanese colleagues. This is normal. However, if you are a business person who wants to add value and make an impact, what is not normal is to think ‘My communication skills are lower than others, so I will stay quiet and observe.’ Instead, when you have courage to speak up in a global meeting, you will add value and your colleagues will admire you.

It is understandable that right now you may not have all the technical skills you need. If so, then take action to fix this. Study more, or take communication training, but regardless of your skill, start being an active participant today, your non-Japanese colleagues will willingly support you, when you make a choice to speak up. 

Be courageous

Jeff