コミュニケーションインサイト3-10 ： 英語でのコミュニケーションが必要な日本のビジネスプロフェッショナル向け。 積極的に。参加して。存在感を示せ。言い換えをせよ。
Jeff O'Dea
Inspiring Japanese business professionals to engage & connect, reduce hesitation, take action and add value. Coaching & training in Assertiveness & Leadership. If you like posts on communication & Japan, please follow me
English follows Japanese
私達は、現在、非常に異なるビジネス状況に直面しています。そのため、より多くのテレカンや動画ベースの会議に出席しているでしょう。これらは多くの場合、対面のミーティングよりやりがいがありますが、すべてのミーティングにおいて積極的に参加し、存在感を示すことを奨励したいと思います。
英語を話す外国人のビジネスプロフェッショナルと一緒のミーティングに参加する時に使う事が出来る、特定の本当に役立つスキルにアドバイスをいくつか紹介します。私はこのスキルを、以前、スーパー６エンゲージメントスキルの１つであるインサイト２としてお伝えしました。
このスキルは、すべての出席者の積極的な参加が期待される小規模のミーティングで最も役立ちます。ただし、小規模な会議に限定されるわけではありません。私のアドバイスは次の通りです...
日本人以外の同僚と英語でミーティング中に、誰かが情報を共有していてあなたが聞いている時は、何度も繰り返し言い換える（パラフレーズ）ことが必要です。なぜでしょうか？
パラフレーズは親切な行為です。説明させてください。
1）理解を深めるために言い換えよ。
聞いただけで理解していると思うかもしれませんが、理解していることを本当に確認するための最良な方法は言い換えることです。NOTE: 時々あなたは間違って言い換えることがあるかもしれませんが、それは問題ありません。たとえあなたが誤って言い換えたとしても、話し手はこれを認識し、情報を再び説明してくれるでしょう。
2）理解した事を話し手に示すために言い換えよ。
話し手はあなたの心を読むことができないため、あなたが理解した事を伝えるために言い換えることが必要です。例を挙げましょう。私が日本人のビジネスプロフェッショナルに細かいことや複雑なことについて話し、彼女は注意深く耳を傾け静かにうなずきましたが、言い換えたり、質問したり、コメントをしなかった場合、私はがっかりします。彼女は本当に私の言いたいことを聞いていたのか？と思います。それよりもさらに重要なことに、彼女は私の言いたいことを本当に理解したのか？と怪しむでしょう。わからないので、イライラするかもしれません！私が本当に彼女にしてもらいたいことは、言い換えをして彼女が実際に私を理解したかどうか確認することなのです。反応が欲しいのです。理解したという証拠が欲しいのです。もちろん、日本人の同僚に聞くこともできます、 “Is that clear?” と。しかし、よく彼女は簡単に‘yes’ と言います。ですが、‘yes’ では不十分です。“Is that clear?” 質問に対する最良の回答は、常に、 “Yes, your point is xxxx.” または “Yes, what you are saying is xxx” です。そして、それがはっきりしない場合は、勇気と素直さを持ち、同僚に “Sorry I don’t follow you” と伝えるのです。同僚が再度説明して、あなたが理解するのを助けてくれます。
これはあなたが責任を持ってやらなければなりません。コミュニケーションが本当に効果的であるためには、あなたが理解している証拠を示す必要があります。これは、目に見えるフィードバックがないテレカンでは特に重要です。
3）ミーティングに参加している他の日本人メンバー（英語の才能が限られている可能性あり）も理解できるように言い換えよ。
4）話し手が延々と話さないようにするために言い換えよ。
あなたが言い換えるたびに、自然と話し手を遮り、会議に参加しているあなたの日本人の同僚が「一呼吸」し、追いつく余裕を与えてくれます。
要約すると、言い換えをすることで自分自身の理解を確認し、この理解をミーティングで日本人の同僚と共有することができます。言い換えは、あなたの理解の明確な証拠を話し手に示し、それが早口のネイティブスピーカーを「制御」する自然な方法となるのです。ですから、あなたが言い換えれば、あなたは他の人を助ける事になります。これが、私が、言い換えは親切の行為であると言う根拠です。
言い換える時に使える主なフレーズがたくさんありますが、特に一般的なのが下記です。
? So what you’re saying is... ? So in other words…
? So you think that... ? So you mean...
? So your point is… ? So...
会議で「コミュニケーションが達成されたという幻想」を誰も望みません。このコミュニケーションが達成されたという幻想を避けるためには、理解の確認が必要なのです。会議での言い換えは、理解の確認をする事になるため、コミュニケーションの確認にもなります。
注意すべき3つのポイント
a）日本人のメンバーしかいない会議でも言い換えは役立ちます。まだ言い換えを試していない場合は、次回の日本語の会議でお試しください。
b）言い換えの代わりに、確認のために質問することで理解を共有することができます。これを行う非常に有効な方法は、「言い換えと質問」を組み合わせることです。例えば..."Hey Kelly, you just said that you think we need to increase the production by hiring more skilled mid career staff, (paraphrase) so how do you suggest that we hire these staff quickly in the current environment?” (question) この「ダブルアプローチ」では、言い換えることであなたが理解した（または理解しようとしている）ことを示し、質問することであなたがミーティングに積極的に参加している事を示します。Win-Winとなるのです。
c）言い換えを間違えたために話し手が再度説明した時は、本当に理解した事を示すためにもう一度言い換えをする勇気を持ってください。これは自信を持ってコミュニケーションできる人の証拠です。
聞く時のあなたの目標は、理解し、理解したことを示すことです。
話す時のあなたの目標は、理解され、理解されたことを確認することです。
それを超えてのあなたの目標は、自分が参加している会議や議論の雰囲気、方向、決定、結果にプラスの影響を与えることです。おとなしく、静かで、受け身ではいけません。
勇気を持って積極的に取り組み、他者をサポートしてください。そうすれば、英語（および日本語）でのコミュニケーションがうまくいきます。
勇気を出してください。
ジェフ
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Be active. Be engaged. Be visible. Paraphrase
We are all dealing with very different business circumstances at present. As such, you may be attending many more telecons and /or video based meetings. These are often more challenging than face to face meetings, but I want to encourage you be active, to be engaged, and show your presence in all your meetings.
I have some advice on a specific and really useful skill you can use when participating in any meetings with non-Japanese, English speaking business professionals. I previously mentioned this in Insight 2, as one of the “Super 6” engagement skills. This skill works best in smaller meetings where the active participation of all attendees is expected. However, it is not limited to only small meetings.
The advice is this... Whenever you are in an English meeting with non-Japanese colleagues and you are listening as someone is sharing information, you NEED to paraphrase often and repeatedly. Why?
Paraphrasing is an act of kindness. Let me explain.
1. You paraphrase to make sure you understand. You might think you understand when listening, but the best way to really confirm that you understand, is to paraphrase. Note that sometimes you may paraphrase incorrectly, and if that is the case, that’s okay, even if you do paraphrase incorrectly, the speaker will recognize this and re-explain the information again.
2. You Paraphrase to show the speaker that you have understood, as the speaker cannot read your mind. Let me give you an example: When I talk to a Japanese business professional about something detailed or complicated, and she listens attentively, quietly nodding her head, but without paraphrasing and without asking a question or making a comment. I am disappointed. I wonder... has she really heard my point? And more importantly, has she really understood my point? I just don’t know, and it can be frustrating! What I really want her to do, is to paraphrase and confirm that she actually has understood me. I want FEEDBACK. I want EVIDENCE.
Of course, I can ask my Japanese colleague; “Is that clear?” But often she will simply say; “Yes” but ‘yes’ is not enough. The best response to the question; “Is that clear?” is always; “Yes, your point is xxxx.” or “Yes, what you are saying is xxx”. And if it’s NOT clear, you have to be courageous and honest, and tell your colleague “Sorry I don’t follow you”, so that your colleague can re-explain and help you to understand.
This is YOUR responsibility. For communication to truly be effective, YOU MUST demonstrate EVIDENCE of your understanding. This is especially critical in a telecon, where there is no visual feedback.
3. You paraphrase to make sure other Japanese members in the meeting- whose English capability may be limited – can also understand.
4. You paraphrase to make sure the speaker does not speak endlessly. Each time you paraphrase, you naturally interrupt the speaker and you allow your Japanese colleagues in the meeting to ‘take a breath’ and catch up.
So to summarize. Paraphrasing confirms understanding for yourself, and shares this understanding with your Japanese colleagues also in the meeting. Paraphrasing provides clear evidence of your understanding to the speaker, and it is a natural way to ‘regulate' a quick, native speaker. So, when you paraphrase, you help others, this is what I mean by it being an act of kindness.
There are many key phrases you can use when paraphrasing, but some of the most common are…
? So what you’re saying is... ? So in other words…
? So you think that... ? So you mean...
? So your point is… ? So...
You do not want an ‘illusion of communication’ in ANY of your meetings. To avoid this illusion of communication, you MUST have evidence of understanding. Paraphrasing in a meeting provides evidence of understanding, and therefore evidence of communication.
3 Key points to note.
a) Paraphrasing can also work in your meetings that have only Japanese members. Try it in your next Japanese meeting if you are not yet doing it.
b) Instead of paraphrasing, you can ask a question to confirm, and share your understanding. A really smart way to do this is to combine 'paraphrasing with a question’. for example...
"Hey Kelly, you just said that you think we need to increase the production by hiring more skilled mid career staff, (paraphrase) so how do you suggest that we hire these staff quickly in the current environment?” (question) In this ‘double approach’, by paraphrasing, you show you have understood ( or are trying to understand). And by asking a question, you show you are engaged. Win-Win.
c) If you do paraphrase incorrectly, and the speaker re-explains, try to find the courage to paraphrase again to show that, NOW you really do understand. That is the sign of a confident communicator.
Remember, your goal when listening to someone, is to understand, and show that you have understood.
When speaking, your goal is to be understood, and confirm that you have been understood by others.
Beyond that, your goal is to positively impact the atmosphere, direction, decisions and outcomes of any meeting or discussion you are a part of. Do not be meek, silent, or passive.
Have courage to be active, engaged, and support others, and your communication in English - and Japanese - will thrive.
Be courageous
Jeff