Кои са предизвикателствата при виртуалното ръководене на екипи и как можем да ги преодолеем?

Във времето, в което живеем, особено през последните месеци, офисът вече не е ограничен между стени, а все повече функционира във виртуалното пространство. Според проучване на Society for Human Resource Management (SHRM), 66% от мултинационалните и почти 50% от всички организации работят с екипи, които не са разположени само на едно място. Това има както своите предимства, така и своите недостатъци и предизвикателства.

Например, традиционните екипи със сигурност печелят точки в изграждането на доверие, поддържането на морални ценности, прегледа на представянето и управлението на конфликти. Едно от предизвикателствата за мениджърите на виртуални екипи е проследяването на представянето на служителите в екипа, а отсъствието на визуален контакт може да превърне общуването в предизвикателство.

Нека разгледаме RAMP модела за лидерство /Relationships-Accountability-Motivation - Process/ през призмата на виртуалната реалност:

Взаимоотношения /RELATIONSHIPS/

Взаимоотношенията в екипа вече са изградени. Те се основават на доверие, общи цели и общи интереси.

Взаимоотношенията с екипите са се развивали във времето чрез различни интеракции, които се случват по-лесно в екипи, които са позиционирани на едно място. Когато екипите работят в офис, например, могат да говорят за плановете си за уикенда, докато пият кафе сутрин и да научат повече за личния си живот по време на обяд.

В настоящата ситуация хората нямат възможността за спонтанни интеракции и тук ролята на мениджърите е  да компенсират по различен начин това:

• Чрез организация на виртуално парти за рожден ден през Teams
• Да приканят екипите си да споделят снимки от своя Home Office
• Да планират виртуална кафе пауза веднъж седмично за 10-15 минути свободна дискусия и неформален разговор
• Да използват видео ресурси за интернет връзка и бъдат по- неформални
• Да се обадят лично само за да се поинтересуват как са и да покажат грижа

Отговорност /ACCOUNTABILITY/

Служителите, които работят дистанционно трябва да бъдат по-отговорни към спазването на срокове, затова е важно някой да следи за тяхното изпълнение. Виртуалните лидери имат по-малко възможности да имат преки наблюдения върху своите служители.

Това може да се реши с платформата Teams и редица други инструменти, които разгледахме по време на уебинара ни за Дигиталното работно място – функционалността за поставяне на tasks/задачи/ с определен срок, да се споделят файлове и да се адресират конкретни хора.

Други навици, които мениджърите на виртуални екипи могат да си създадат в тази посока:

• Метрики, които са фокусирани върху резултата, а не само върху часовете работа
• Автономност на служителите за организация на работния им процес
• Мониторинг на етапите на даден проект, за да се следи прогреса, да се дава обратна връзка, както и да се направят евентуални корекции или препоръки, ако е необходимо.
• Споделени календари и планове на всички в екипа, за да може всеки да е наясно с дейността на колегите му.

Мотивация /MOTIVATION/

Работата от вкъщи може да окаже донякъде негативен ефект върху мотивацията на хората. Те са в изолация и като резултат могат да загубят представа какъв е техния личен принос към дейността или успеха на компанията.

Ето няколко практически съвета как да поддържате мотивацията на виртуалните екипи:

• Активно слушане - при липса на визуален контакт има по-голяма вероятност от недоразумения
• Бъдете на разположение и бъдете готови да дадете насоки или обратна връзка
• Минимизирайте имейлите, нека комуникацията е възможно най-реална (teams, skype, телефон). 

Конструктивната обратна връзка чрез виртуален коучинг е друг много важен начин да се поддържа мотивацията на хората от разстояние. Някои добри практики за виртуален коучинг:

• Видеоконферентни разговори, за да поддържате комуникацията си лице в лице
• Използвайте препоръчителни поведения, вместо да поставяте етикети
• Нека такива сесии да имат консултативен характер. Приканете служителите да споделят какви са предизвикателствата им и какво можете да направите, за да ги решите заедно
• Тонът и интонацията имат значение. Покажете емпатия и разбиране.

Действия /PROCESS/

Споделянето на информация във виртуална среда значително се различава от споделянето ? в екип. 

Няколко препоръки:

• Поставете ясни очаквания. Всеки в екипа трябва да знае до колко време трябва да отговори на имейл или обаждане, какви са сроковете по задачите му.
• Намалете ненужните имейли, когато е възможно. Чат функциите и други подобни са много по- ефективни
• Преди да изпратите имейл до целия екип помислете дали всеки от тях има нужда от тази информация
• Уверете се, че екипът Ви разполага с необходимата информация и ресурси, за да изпълни задачите си по най-добрия начин
• Имайте предвид, че хората, които работят от вкъщи не винаги са готови за видеоразговор. Попитайте преди да поискате включване на камерата
• Използвайте различни начини за ангажиране на вниманието по време на виртуалната среща. Добър пример са инструментите за бързи анкети с гласуване
• Спазвайте времето за срещата
• Записвайте срещите, ако разглеждате важни теми. 

Какви са Вашите добри практики и опит във виртуалното водене на екипи от последните няколко месеца? Ако искате да обсъдим инструментите, които ни помагат в ежедневната ни дейност в Коника Минолта България – свържете се с нас на [email protected]

Разгледайте повече полезни статии и интересни теми в блога на Коника Минолта България