What are the best practices for conducting a procurement value analysis?

When working on the procurement value setting, defining clear objectives is crucial. This initial step sets the foundation for evaluating suppliers, identifying cost-saving opportunities, and ensuring alignment with organizational goals. Clear objectives help in prioritizing needs, assessing value versus cost, and guiding decision-making processes. By establishing specific, measurable goals, organizations can effectively track progress and outcomes, leading to more strategic procurement decisions and better resource allocation. This focused approach enhances efficiency and drives sustainable value creation in procurement operations.

El manejo de indicadores es clave para la gestión de compras. Los principales indicadores que he desarrollado en mis a?os de experiencia han sido el porcentaje de ahorro en costos y el nivel de servicio hacia mi cliente interno. Es importante definir los resultados esperados por la gestión y depende de cada equipo la estrategia que se tomen para logar estos objetivos. El seguimiento periódico ayuda a marcar metas a corto plazo que permitan acercarse al objetivo estratégico pactado. Una revisión trimestral dará visibilidad del estado de desarrollo alcanzado y tomar decisiones estratégicas que permitan mejorar o cambiar el enfoque utilizado.

Value engineering should be involved and proper research on specifications should be done in order to achieve the value engineering

Before starting your analysis, have a clear idea of what you want to achieve. Define your main goals, criteria, and priorities. Measurable objectives help prioritize needs, assess value versus cost, and guide decision-making processes.

Realizar un análisis del valor de las adquisiciones es como buscar el tesoro escondido en el mundo de las compras. Y con las técnicas adecuadas, podemos desenterrar todo su potencial. Primero, es importante definir claramente los objetivos y criterios de valor. Luego, podemos profundizar en los datos y evaluar cómo cada adquisición contribuye a esos objetivos. Y no olvides involucrar a todo el equipo para obtener diferentes perspectivas y enfoques creativos. Además, mantenernos flexibles y abiertos a ajustes en el proceso es clave. Así podemos adaptarnos a los cambios y maximizar el valor en cada paso del camino.

Un punto clave antes de iniciar cualquier proceso de adquisición es contar con la información completa. Esto permite optimizar el uso de recursos y enfocar todos los esfuerzos a la gestión de compra eficiente. Según mi experiencia, el déficit de información ocasiona reprocesos durante el análisis ya que cada proveedor envía una propuesta en base a la información que tiene y propone sus mejores opciones por la información que no tiene. Cuando se reciben propuestas que no son comparables, la opción más eficiente en tiempo es alinear con el usuario la información pendiente y en base a la propuesta que más se acerque a su necesidad real, solicitar la actualización de propuestas y poder elaborar un análisis comparativo bajo los mismos criterios.

Recolección de Datos Relevantes: Recolecta datos pertinentes relacionados con las adquisiciones, como costos, tiempos de entrega, desempe?o del proveedor, y calidad de los productos o servicios. Análisis de Datos: Utiliza técnicas analíticas para examinar los datos recopilados. Esto puede incluir análisis estadístico, modelado de costos y evaluación de tendencias para identificar patrones y áreas de mejora. Fuentes de Datos Diversas: Asegúrate de que los datos provengan de fuentes diversas y confiables para obtener una visión completa y precisa. Esto puede incluir informes internos, feedback de proveedores, y datos del mercado.

Gather data related to your procurement such as market information, supplier profiles, product specifications, price quotations, contract terms, and quality standards. Use various sources and methods like online research, surveys, interviews, benchmarking, and audits to collect data. Analyze data using tools like spreadsheets, charts, graphs, matrices, and models to compare and contrast different procurement options.

Data Collection and Management Comprehensive Data: Gather comprehensive data from all relevant sources, including purchase orders, invoices, contracts, and supplier performance records. Data Accuracy: Ensure the data collected is accurate, up-to-date, and complete. Use automated data collection tools where possible to minimize errors.

Exploración de Alternativas: Identifica y evalúa diferentes alternativas para las adquisiciones, considerando aspectos como costo, calidad, tiempo de entrega y capacidad del proveedor. Compara las opciones para determinar cuál ofrece el mejor valor. Evaluación de Riesgos: Analiza los riesgos asociados con cada alternativa, incluyendo riesgos financieros, operacionales y de calidad. Evalúa cómo estos riesgos pueden impactar el valor total de la adquisición y la estabilidad de la cadena de suministro. Modelos de Decisión: Utiliza modelos de decisión y herramientas de análisis, como matrices de evaluación de riesgos y análisis de costo-beneficio, para ayudar a tomar decisiones informadas sobre las mejores opciones.

Para poder encontrar la mejor alternativa y mitigar cualquier riesgo, es importante trabajar de la mano con el área usuaria. De esta manera se pueden asignar pesos a las diferentes variables como precio, tiempo de entrega, forma de pago, calidad del producto final, entre otros, y tener un criterio de evaluación estratégico antes del análisis. En mi experiencia, no siempre las propuestas más competitivas a nivel costo son las mejores, es ahí donde el poder de negociación y gestión de proveedores juega un factor importante para optimizar los recursos con las propuestas que tengan un valor agregado y así establecer relaciones a largo plazo que sean estratégicas.

Sin lugar a dudas, la evaluación de proveedores debe abordarse como un problema multicriterio (MCDM), dado que se deben considerar varios criterios de evaluación, los cuales a menudo entran en conflicto entre sí, como la calidad y el costo. Establecer una jerarquía de criterios alineada con los objetivos de adquisición y seleccionar el método multicriterio adecuado permite canalizar los juicios de valor de los tomadores de decisiones en evaluaciones más objetivas. Por ejemplo, existen métodos más apropiados para la fase de homologación, otros para definir los pesos de los criterios, y algunos con propiedades discriminantes que aumentan su utilidad en las fases de selección.

Identify risks associated with each procurement option such as supply chain disruptions due to geopolitical instability or natural disasters; legal disputes; technical issues; ethical concerns; or reputational damage from working with controversial suppliers or products. Evaluate these risks using methods like scoring systems or risk matrices to determine their impact on your organization’s strategic objectives and overall risk appetite.

One of the most effective ways to conduct a value analysis within a purchasing process is to have alternatives and mitigate risks. This can involve a concept called antifragility, introduced by a philosopher who emphasizes benefiting from difficult situations and improving each time we face a challenging scenario. The philosopher also argues that the more alternatives you have, the more antifragile you become. Therefore, it is essential to always have different options and select one or several that mitigate the risks associated with the purchase itself. While having many options may not always be operationally optimal, it can be the most appropriate approach in certain situations based on the available risks and alternatives.

Based on your findings from the previous steps (data collection & analysis), evaluate the pros and cons of each procurment option against your defined objectives (cost savings targets) and rank them accordingly. Present recommendations in a clear report or presentation that summarizes your analysis highlighting the best value option along with supporting evidence and rationale for selection. Include suggestions for improvement opportunities within the selected option as well as potential negotiation strategies if applicable.

Reporting and Communication Clear Reporting: Develop clear and concise reports that summarize the findings of the procurement value analysis. Actionable Insights: Provide actionable insights and recommendations based on the analysis to drive decision-making.

Procurement value analysis involves setting clear objectives, collecting comprehensive data, analyzing costs and benefits, evaluating suppliers, assessing risks, engaging stakeholders, and continuously monitoring performance for improvement

Sustainability Considerations Sustainable Procurement: Integrate sustainability considerations into the procurement value analysis, such as environmental impact, social responsibility, and ethical sourcing. Green Metrics: Use green metrics to evaluate the environmental performance of suppliers and products.

Continuously monitor the results of your procurement value analysis by tracking key performance indicators (KPIs) such as cost savings achieved versus targets; supplier performance metrics; contract compliance levels; customer satisfaction rates; etc., using dashboards or reports generated through automated systems if possible. Collect feedback from stakeholders including suppliers, customers/users of purchased goods/services/contracts; managers responsible for managing these relationships; employees involved in implementation efforts; etc., to identify areas for improvement in future analyses or iterations of existing contracts/agreements based on lessons learned during implementation phases.

Best practices for procurement value analysis include cost-benefit assessments, supplier evaluation, risk analysis, and lifecycle costing. In renewable energy projects, this involves comparing the long-term benefits of different equipment suppliers, considering factors like reliability, maintenance costs, and energy output. For instance, in offshore wind projects, evaluating turbine suppliers based on their reliability, efficiency, and installation costs ensures optimal value and project success. Similarly, in battery energy storage systems, analyzing the total cost of ownership, including maintenance and disposal costs, helps in selecting the most cost-effective and sustainable solutions.