You're facing stock discrepancies in logistics. How do you ensure smooth operations without delays?

To ensure smooth operations without delays when facing stock discrepancies in logistics, identify the issue quickly, investigate the cause, and adjust inventory levels accordingly. Communicate clearly with teams and stakeholders, and implement a contingency plan to prevent further discrepancies. Prioritize accuracy and efficiency to get operations back on track.

Facing stock discrepancies in logistics can disrupt operations and impact customer satisfaction. To address and resolve these discrepancies while ensuring smooth operations, follow these steps 1. Conduct a Root Cause Analysis Identify Sources Analyze Patterns 2. Implement Immediate Corrective Actions Inventory Reconciliation Correct Errors 3. Enhance Inventory Management Practices Adopt Real-Time Tracking Regular Audits 4. Improve Data Accuracy System Integration Standardize Procedures 5. Enhance Communication and Training 6. Leverage Technology and Automation 7. Improve Supplier and Receiving Processes 8. Develop Contingency Plans 9. Monitor and Analyze Performance 10. Engage with Stakeholders 11. Evaluate and Update Inventory Policies

1)Check all the delivery orders are invoiced. 2)Calculate the previous order quantity for a year and order more than the previous year by 1/4 3)Take the physical stock in the presence of the store in charge and staff. 4)Ask the Store in charge to take the opening and closing stock daily and send the report. 5)Visit the store randomly to check the stock 6)Calculate the difference in the stock. 7)Check the previous check-in and check out the delivery order. 8)Proper storage of goods

Delays are totally unacceptable and should be averted to ensure smooth logistic operations. There is need to diversify your suppliers - making sure they are on-hand always to make available the needed. Periodic audit and keeping Safety Stock on Hand always to avoid surprises. There is need to train staff members on the use of efficient Inventory Forecasting Techniques and implementing a Just-In-Time Inventory Management System to balance the needs at all phases. If need be, one can consider support from Third-Party Logistics Providers to fill up gaps to ensure zero delays. Finally, one must create a Crisis Management Plan to quickly address some unforeseen challenges as the process must not be delayed. Customer satisfaction is prime here.

Para mantener un inventario saludable, es fundamental realizar controles cíclicos, tanto periódicos como aleatorios. Esto nos permite analizar y prevenir posibles desvíos en la etapa de biopsia, en vez de esperar a la autopsia. Es esencial al comunicar al equipo de análisis de inventario la necesidad de llevar a cabo estos controles. Esto incluye identificar las fallas en los procesos actuales y desarrollar mejoras que ayuden a reducir las incidencias.

Reducing human error and manual entry mistakes. Ensure every item is scanned at each stage of the logistics process to maintain up-to-date records. Integrate these systems with your inventory management software for seamless data flow and better analytics. By having a robust tracking system, you can quickly pinpoint where discrepancies occur, identify patterns, and take immediate corrective action. This not only reduces errors but also allows for predictive analytics to anticipate and prevent future issues, improving overall operational efficiency and customer satisfaction.

While Tags and Barcodes play important role in ease audit process, same tags, bar codes must be in place and must be of good quality alonwith packing standards.

Comparto la sugerencia del colega Imad Hachemi de sustituir la gestión manual y visual humana. Invertir en sistemas y hardware para automatizar estos procesos no es un costo innecesario, sino una inversión esencial para mantener flujos de movimiento e inventarios precisos, minimizando discrepancias.

Un aspecto que permitiriía mejorar el seguimiento y supply chain de los productos sería la uniformización de los codigos de barra de importación con la información digital, para que se pueda en el momento verificar el tipo de producto en la aduana y no ocasionar sobre costos a las empresas a la hora del desaduanaje.

To minimize the impact of human error and manual entry mistakes, it is essential to implement a robust and comprehensive tracking system throughout the logistics process. Integrating these scanning and tracking systems with your inventory management software will enable seamless data flow and better analytics. This not only reduces the likelihood of errors but also allows for predictive analytics to anticipate and prevent future issues. Investing in this kind of comprehensive tracking and integration system is a crucial step in enhancing the reliability and efficiency of your logistics operations, ultimately driving better business outcomes.

Additionally, documenting these communications and actions taken provides a valuable reference for future training and process improvements.

As soon as any discrepancy is found, that should be rectified with 0 priority. In case any delay, that should be highlighted and same inventory must be arranged from other stock centres to ensure service failure. Depending on TAT, service should be on priority model i.e. by Air, Rail instead of Road.

La comunicación es crucial para gestionar discrepancias entre las existencias. Un aspecto escencial a tener en cuenta es desarrollar canales claros para informar problemas y fomentar una cultura de comunicación abierta sin temor a represalia, permitiendo detectar problemas y resolverlos rápidamente. Un ejemplo de mala comunicación se dio en el colapso de la cadena de suministro de KFC en UK en 2018. La falta de coordinación y comunicación efectiva entre KFC y su nuevo proveedor de logística del momento, DHL, resultó en la entrega fallida de pollo a cientos de restaurantes. Esta discrepancia de la entrega ocasionó el cierre temporal de más de 600 locales.

Un líder debe guiar a su equipo a trabajar bajo los procesos de la compa?ía y, además: establecer metas. Una de las mejores es lograr que la mercancía; esté el menor tiempo posible en tienda. Hablando del sector retail. La información vital aquí es: cuáles son los artículos más vendidos en: unidades, pesos y por código de velocidad. Si forman parte de proyectos y tienen venta ligada. Esto ayudará a tener un diálogo con los proveedores sobre tiempos de entrega, para asegurar el stock. No solo se trata de tener un inventario sano; se trata de vender también. Existen casos en donde se pueden programar entregas directas de proveedor a cliente. Es crucial que nuestro equipo conozca el impacto que su trabajo: tiene en otros departamentos.

Create a culture of continuous improvement where employees are encouraged to suggest enhancements to processes and share feedback on training effectiveness.

Los procesos de capacitación técnica para los colaboradores de la empresa deben considerar entrenamiento permanente en el manejo de crisis y la administración de contingencias.

Training is mandatory, but repetition on training and practical Training will be more effective than virtual. Training evaluation plays very crucial role. In many cases one time Training is given, but not happening while new joiners come in between. Trainers should be physically available and must have good experience. Virtual traing through PPT may reduce cost, but will be cost more than doubled while human discrepancies happen.

Las best practices, son algo para compartir. Cuando somos varios almacenes o tiendas, es saludable comparar métricos, algunos estarán mejor que otros y la idea: es compartir que estamos haciendo bien. Un Jefe de logística ―citando un ejemplo― con buenos resultados, sería un buen exponente en una capacitación. Su instrucción: partirá de su experiencia, y no solo, de la teoría. Los mejores lideres se forjan desde puestos primarios y suelen ser excelentes coach de nuevos talentos. No solo será una capacitación efectiva, potenciará el crecimiento y reducirá costos. Hacer una reunión o conferencia periódica para compartir experiencias, resultados e ideas: es una buen comienzo.

To ensure the readiness and effectiveness of your contingency plans, it is essential to conduct regular drills and training exercises. These simulations should involve key personnel who would be responsible for executing the contingency plans in the event of a stock discrepancy. The purpose of these drills is to assess the practicality and responsiveness of the contingency plans. During the training sessions, focus on empowering the relevant teams and individuals to make quick and informed decisions.

Conduct drills to test the effectiveness of your contingency plans and train key personnel on their roles in these scenarios. Quick decision-making is essential, so ensure that your contingency plans are well-documented, accessible, and integrated with real-time data for rapid execution.

Los planes de contingencia no deben ser propios de la empresa, sino que necesariamente deben involucrar a los principales proveedores de insumos y materias primas, así como los de servicios logísticos de primera línea.

Inventory accuracy (or the lack thereof) is always the result of something. To address inaccuracies effectively, it is essential to identify the underlying causes. Without understanding what led to the discrepancies, you'll find yourself continuously correcting records without ever achieving lasting improvement.

When discrepancies arose, we immediately formed a dedicated team to investigate and correct the issues on the spot. This rapid response minimized downtime and prevented small problems from escalating. Resolving discrepancies quickly isn't just about fixing errors; it's about maintaining operational flow and ensuring customer commitments are met. By addressing issues promptly, you keep your operations running smoothly and efficiently.

Se debe considerar: - inventarios cíclicos según análisis ABC - revisión del kardex de movimiento del producto - actualizar movimientos faltantes -realizar ajustes rápidamente para evitar ventas sin stock -capacitar a colaboradores operacionales para informar desviaciones que puedan ver en el stock

Hablando del sector retail, en mi experiencia, noté una rivalidad en los equipos operativos y de ventas. El espacio es breve para compartir detalles, pero considero relevante realizar un plan e involucrar ambos equipos en un solo propósito. Detrás de una buena labor de ventas, está el trabajo de un equipo de recibo, logística, envíos etc. El líder debe encontrar los puntos de inflexión entre ambas áreas y conectarlos: a través del talento de sus colaboradores. Por favor: no cambien uno al puesto del otro. Deben conocer el trabajo que ambos realizan y encontrar entre todos riesgos, metas e ideas en común. Y después hagamos toda la capacitación y procedimientos necesarios para dar resultados.