You're facing stakeholder concerns during budget updates. How can you effectively address their worries?

Transparency is indeed the cornerstone of building trust with stakeholders. By clearly sharing the methodologies and assumptions behind the budgeting and forecasting processes, stakeholders gain a deeper understanding of the figures and the rationale behind any changes or deviations. This openness not only fosters trust but also empowers stakeholders to make informed decisions and feel more involved in the process.

To address stakeholder concerns during budget updates, first, actively listen to understand their specific worries and priorities. Communicate transparently by providing clear explanations and using data to support your points, showing how changes align with overall goals. Address each concern individually by explaining how the budget changes will create value for stakeholders, whether through cost savings, increased revenue, or improved efficiency while also providing a clear timeline for when stakeholders can expect to see the benefits. Encourage ongoing dialogue and demonstrate how stakeholder input has been integrated. Finally, follow up to ensure stakeholders feel heard and keep them informed of further developments.

Primarily, stakeholders are concerned with expansion limitations, such as manpower, operational expenses, or the organization's need for cost savings. To address these concerns, it is advisable to conduct a finance training for non-financial stakeholders involved in the budget cycle. This will unify understanding and create a collaborative partnership, aligning their mindset with the objective of achieving main budget goals. By empowering them with financial knowledge, they will be better equipped to evaluate their demands from a financial perspective before submitting proposals during the budget cycle. Along with transparency and continuous alignment sessions, I believe the only concern will be time management.

Es importante que al arranque de un proceso de presupuestación se dedique un tiempo razonable a identificar y explicitar las fuentes de información que se tomaran en consideración para la integración del presupuesto, invitar a participar en el proceso a los representantes clave de las áreas sustantivas de la empresa, Ej. Mercadotecnia, Ventas, producción y otras adjetivas que inducen efectos importantes en la determinación de los impactos en costos y flujos de egresos como Recursos Humanos, Impuestos y financiamientos. De esta manera se logra una mayor transparencia mediante a participación y compromiso de los interesados en el trabajo.

1. Understand Stakeholder Concerns 2. Communicate Clearly 3. Engage Stakeholders 4. Address Specific Concerns 5. Show Flexibility 6. Build Trust 7. Provide Support and Resources

Once such a case is raised, you must know that you are dealing with non-financial people. You should be clear, accurate, and reasonable for each figure presented, and if you can support it with historical data will be much better. Listen to their POV and write down more than scenarios so you can confuse them by one.

El uso e interpretación de datos son un apoyo importante para las discusiones de un presupuesto, también lo es conocer los objetivos institucionales. Los datos generan confianza para la toma de decisiones.

Me parece que el uso de datos es fundamental para convertir discusiones presupuestarias tensas en diálogos constructivos. Presentar los datos de manera clara y accesible, utilizando herramientas visuales como tablas y gráficos, facilita la comprensión de las tendencias y refuerza los argumentos. Responder a las inquietudes con datos específicos demuestra un compromiso con la toma de decisiones basada en evidencia y puede reducir temores, ya que la conversación se fundamenta en hechos tangibles. Este enfoque no solo mejora la transparencia, sino que también fortalece la confianza entre las partes interesadas y promueve un ambiente de colaboración y entendimiento mutuo.

Utilizing data to drive conversations with stakeholders can significantly enhance credibility. Presenting data-backed insights and analytics helps to illustrate trends, justify adjustments, and project future scenarios more convincingly. This approach minimizes ambiguity and aligns stakeholders with the financial strategy.

La validation de la ??légitimité?? des données et de leur exhaustivité est la première étape fondamentale de l’acceptation ensuite des prévisions budgétaires globales. En effet dès lors qu’il existe des enjeux des scénarios chiffres , la première démarche des détracteurs de l’évolution budgétaires prévisionnelle est de contester le bien fondé des données.

Cuando se elabora el presupuesto es conveniente realizarlo con al menos tres escenarios, los llamo pesimista, optimista e ideal, tomando en consideración posibles eventualidades que pudieran afectar en favor o en contra. Cuando se tienen las eventualidades y se generan las diferencias de los datos reales vs lo presupuestado, se podrá presentar a los interesados alternativas para la mejor toma de decisiones en pro de alcanzar o superar el presupuesto

Na minha experiência considero que uma estratégia valida e analizar diferentes cenários com estratégias para o pior e para o melhor cenario evitando surpresas.

Ao fazer uma análise de cenários poderá ser colocado em cima da mesa um cenário pessimista, um cenário otimista e um cenário esperado. Adicionalmente poder?o ser adicionadas percentagens representativas da probabilidade de ocorrência de cada um dos cenários resultando assim numa melhor percep??o do que poderá ser o or?amento tal como os desvios.

Considero que la planificación de escenarios es una excelente manera de demostrar a las partes interesadas que se está preparado para múltiples resultados. Presentar diversos escenarios financieros, como el mejor y el peor de los casos, junto a las proyecciones más probables, muestra un análisis exhaustivo y detallado. Explicar los impactos potenciales y discutir los planes de contingencia refuerza la idea de que se han contemplado distintos futuros posibles y se han elaborado estrategias para manejar cambios inesperados. Esta previsión no solo tranquiliza a las partes interesadas, sino que también fortalece su confianza en la capacidad de gestión y en la robustez del proceso de toma de decisiones.

I've used best/worst/most-likely at every organization, from applying for grants at a research org to next year's enrollment at a school. Multiple scenarios highlight the target, and what happens if the target is missed or exceeded. I like to support my most different scenarios with historical information (past 3-5 years, last time revenue was missed, etc.).

Opino que el compromiso activo con las partes interesadas es esencial y bidireccional. Fomentar que expresen sus preocupaciones y escuchar atentamente sus comentarios permite abordar inquietudes específicas y demostrar que sus aportes son valorados. Comprender sus prioridades y aprensiones mejora el proceso de elaboración de presupuestos y refleja sus preocupaciones, lo que facilita una mayor aceptación y fomenta la resolución colaborativa de problemas. Este enfoque no solo fortalece la relación con las partes interesadas, sino que también enriquece la calidad y efectividad de la planificación presupuestaria.

En la elaboración del presupuesto es importante la participación de las distintas áreas involucradas de cada entidad, asimismo, en el transcurrir del tiempo, para realizar un buen Forecast también se requiere la participación de las mencionadas áreas involucradas, y en conjunto hacer las reconsideraciones pertinentes, de tal suerte que al presentarlo a los interesados se transmita la confianza de que lo presentado integra todas las variables posibles con las que se puede alcanzar o mejorar el presupuesto.

Il est important de concilier la pertinence du chiffrage avec l’attention continue à co construire pour se doter en permanence de l’intelligence collective de l’organisation. La somme des contributions des partie pré à Fès sera toujours plus que leur seule addition. Comme en génétique l’effet d’hétérosys.

Una utilidad profesional que he encontrado es estar actualizada en cuanto a las previsiones macroeconómicas de diferentes fuentes a tal punto que concertar proyecciones de IPC, PIB, Tasas de interés, TRM y Desempleo para tener en cuenta en la construcción del presupuesto de ingresos y costos de las compa?ías. Realizar actualizaciones durante el Q3 y Q4 del a?o permite realizar ajustes a tiempo. Algunas fuentes a las que acudo son el FMI y banco central de cada país.

I like to do quarterly reforecasts/updates. Doing so allows stakeholders to know how we are trending and what to expect. Updates are particularly important if there are sales targets or supply bottlenecks. The last thing anyone wants is a surprise at the end of the year.

Creo que proporcionar actualizaciones continuas es una estrategia clave para aliviar las preocupaciones de las partes interesadas y mantenerlas informadas. Realizar revisiones periódicas del presupuesto y las previsiones financieras permite ajustes oportunos y asegura una comunicación constante. Esta coherencia evita sorpresas por cambios repentinos y contribuye a una sensación de estabilidad y previsibilidad, lo que es esencial para mantener la confianza y el compromiso de las partes interesadas en el proceso presupuestario.

Ιn case of shareholders' concerns I suppose the capex(e.g.a renovation)is pre agreed and separated from the budget/forecasting plan from the beginning.On the other hand, depreciation is unpredictable,it's an actual expense and it's a subject to concern.

I like to manage stakeholder concerns via addressing three key areas 1) Expectations management: as almost any project/activity is rooted in solving a particular problem, I suggest keeping an eye on particular stakeholders expectations from your deliverables and always provide them with clear connection between any budget changes and the supposed business result. 2) Right to choose : develop a couple of possible scenarios, so you can align on the one that suits both your goals. 3) Transparency reassurance: always, always being open and transparent with any stakeholder and give them opportunity to make their due diligence at any time. Never failed me.

Identify and prioritize the key concerns of your stakeholders, addressing the most critical issues first to show that you are attentive to their main worries. Involve stakeholders in the budgeting process early on; their input can provide insights and help them feel more invested in the outcomes. Ensure that the budget aligns with the organization’s strategic goals and demonstrate how this will help achieve long-term objectives. Present a risk management plan, demonstrating how potential risks are being identified, assessed, and mitigated. Provide data and context to explain your decisions, showing trends and how past performance affects your budget decisions.