What are some best practices for new managers to facilitate meetings?

First of all you have to thing why you need a meeting. Meetings were created on time that were not better ways to share information and since we live an era of massive information, meetings become complex and time wasted. Focus on decisions or collaborative inputs. Here my standard agenda: - start with positive infos - 5min KPI status (just tell don’t explain) - 10min customer feedback (internal or external customers) - 5 min selecting and agreeing red KPI to discuss - 60 min Problem Solving - 5 min reviewing key points - 5 min scoring the meeting from 1 to 10 Aim for 8 higher as Continuos improvement. Ask the team how you can run the meeting better and trust they will be doing what is promised. This structure is efficient and simple.

Here are some best practices for new managers to facilitate meetings effectively from my experience Set Clear Objectives Create an Agenda and make sure to share it in advance Only invite people who have a stake in the topics being discussed. This keeps the meeting focused and efficient. Respect attendees' time by starting and ending the meeting punctually. Encourage Participation Stay Focused and Pay attention to what others are saying, and seek clarification if needed. Summarize and Document Address Conflicts constructively Ensure that tasks and responsibilities assigned during the meeting are carried out, and provide any necessary support. Seek Feedback Adapt and Improve:Use feedback to refine your meeting facilitation skills

Travaillez les visuels, graphes, slides : 55% de l’impact de ta communication passe par le visuel et 38% par le ton de ta voix. Pour ce qui est de l’oral, utilisez du vocabulaire simple, pour informer avec pédagogie.

Autres r?les : pousse décision, secrétaire de séance, présentation en bin?me, réalisation du compte-rendu à plusieurs, gardien du sens, apporter du café et des croissants, préparer la prochaine réunion, .... Chacun peut avoir un r?le au service de l'efficacité de la réunion.

Cherchez à comprendre les avis des autres grace aux techniques de feedback. En miroir des icebreakers ci-dessus, prévoyez à chaque fin de réunion une technique ou un outil permettant de savoir ce qu’ont pensé vos interlocuteurs. Noter de 1 à 5 l’apport de la réunion, questionner sur ce qu’ils ont apprécié ou sur la fa?on dont cela peut être mieux la prochaine fois, partager au téléphone avec chacun sur son ressenti

Rédiger en séance un relevé de décision, sous la dictée de l’animateur. La clé du relevé de décision est qu’il est rédigé en séance, donc sans interprétation possible. Ce relevé de décision est une petite révolution qui évite les compte-rendus que personne ne lit. Cherchez également les indicateurs clés de suivi et fixez des objectifs à court terme pour constater l’avancement. Certains se demandent à quoi ils servent ou comment constater qu’ils avancent. Il est primordial de trouver les indicateurs de performance des réunions, des équipes, et les siens également. Par exemple via un questionnaire de fin, des KPI liés à ton projet, un nombre d’idées récoltées etc… pour que chacun soit concentré sur cet objectif.

Pour des réunions efficaces : - se poser la question, avant d'y aller, sur ce que l'on peut faire pour quelle soit efficace. - annuler des réunions et n'y aller que si vous pensez que vous êtes indispensable.