What do you do if you're an Administrative Manager juggling multiple problems at once?

When multiple problems vie for your attention, prioritizing is key. Start by assessing the urgency and impact of each issue. Problems that threaten to disrupt daily operations or have a deadline looming should be at the top of your list. It's about understanding the difference between what's urgent and what's important—sometimes they're not the same. Once you've ranked the problems, tackle them in order, but remain flexible. New issues may arise that require immediate attention, so be prepared to reassess your priorities as the situation evolves.

I delegate properly the minor problems and catch up on daily improvements and immediatly handle myself the critical, delicate ones.

I have worked in crisis management for more than 30 years and for me the most important thing is to segregate the different problems, see what relationship they have with each other (if any) and, above all, know how to prioritize each of them, depending on the urgency, the time available and its possible effects. Then I will have to reflect "with a cold mind", make decisions and establish an action plan to resolve each of them.

Na minha experiência, priorizar tarefas foi fundamental para gerenciar uma carga de trabalho pesada efetivamente. Utilizo uma matriz de prioriza??o, separando tarefas em 'urgente e importante', 'importante mas n?o urgente', 'urgente mas n?o importante', e 'nem urgente nem importante'. Isso me ajuda a focar no que realmente impulsiona resultados, garantindo que o trabalho crítico seja concluído primeiro.

As and Admin person it is that Day TO Day Basis You will Encounter Multiple Problems. prioritizing is Key TO Encounter those.

Delegar n?o se trata apenas de passar tarefas adiante; é sobre entender as for?as da equipe e atribuir responsabilidades de maneira que maximize a eficiência e o desenvolvimento profissional dos membros da equipe. Eu sempre me esfor?o para fornecer instru??es claras e dar autonomia aos meus colaboradores, oferecendo suporte quando necessário. Isso n?o apenas ajuda na gest?o do tempo, mas também promove um ambiente de trabalho motivador e capacitador.

Delegate tasks to team members based on their skills and strengths. Clearly communicate expectations, deadlines, and provide necessary resources. Trust your team and allow them to take ownership, fostering accountability and teamwork.

No processo de delega??o de tarefas é importante conhecer sua equipe para aumentar as metas alcan?adas por meio da boa utiliza??o de suas competências e trabalhar com as fraquezas, para que estas se tornem novas habilidades. Uma equipe bem treinada e assistida pode desenvolver novas maneiras de sanar as demandas da área, agregando valor à empresa.

Déléguer est à mon sens un point vital dans la gestion des priorités, mais probablement l'une des plus grosses difficultés d'un manager. J'entends par là qu'il faut à la fois s'entourer de collaborateurs de confiance, formés, à l'écoute et sur qui l'ont sait pouvoir compter. Déléguer n'a rien à voir avec se délester de ses taches, mais les transmettre à un tiers dans le but de soulager sa charge de travail, donner de la confiance au collaborateur et développer l'esprit d'équipe. Communication efficace, écoute, contr?les réguliers sont les clés de la réussite d'une délégation efficace.

poder delegar es fundamental, para eso es necesario poder entender las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo. Una vez identificadas las mismas, buscar formas de optimizar procesos y tiempos en conjunto con indicaciones claras y concretas, estar abierto a ayudar y empoderar a los miembros del equipo, logra un mejor clima laboral y la optimización de las tareas.

D'après mon expérience, la rationalisation des processus est primordiale. L'analyse des missions, de l'organisation de l'équipe, des zones de travail, des moyens de communication sont des points importants. Il faut alors être force de proposition pour envisager des améliorations significatives, les mettre en place et contr?ler leur efficacité. Pour ma part, j'ai mis en place un système de communication pour la gestion des commandes clients depuis la prise de commande jusqu'à la facturation : 1 fiche par commande, puis un processus de classement clair, rapide et efficace, compréhensible de tous pour une meilleure gestion des commandes, des délais et de la facturation.

Em busca de maior eficiência, conduzi uma revis?o dos processos administrativos da minha equipe, identificando etapas redundantes ou desnecessárias. Implementamos ferramentas automatizadas onde possível e simplificamos nossos fluxos de trabalho. O impacto foi imediato: redu??o nos tempos de processamento, aumento na satisfa??o da equipe e melhoria na entrega ao cliente.

Identify areas where processes can be streamlined or automated to improve efficiency. Address bottlenecks and seek simple solutions to complex problems. Streamlining not only helps in the current crisis but also enhances overall administrative functioning.

Simplificar os processos utilizando ferramentas disponibilizadas no ambiente de trabalho garante a eficiência e sincronia das informa??es importantes para tomadas de decis?o. Colaboradores que desenvolvem conhecimento em ferramentas que possibilitam o rápido acesso às estas informa??es, assegura o bom andamento das empresas. Salienta-se que todo o processo deve ser continuamente verificado a fim de certificar que n?o haja gargalos que induzam ao erro nas informa??es prestadas.

Es importante evaluar constantemente los procesos administrativos ya que muchas veces nos volvemos demasiado burocráticos y lejos de apoyar a nuestros clientes internos y externos somo piedra de tropiezo, incluso hasta llegamos a duplicar procesos.

A clareza na comunica??o é a espinha dorsal da gest?o eficaz. Em minhas intera??es, tanto com a equipe quanto com os stakeholders, fa?o quest?o de ser claro, conciso e objetivo, garantindo que as expectativas sejam bem compreendidas. Além disso, a abertura para receber feedback e a disposi??o para dialogar sobre qualquer quest?o têm fortalecido as rela??es de trabalho.

Keep everyone informed about the situation, expectations, and changes in priorities. Encourage open communication and listen to feedback from your team. Clear communication fosters a cohesive approach to problem-solving.

Saber estabelecer uma comunica??o direta e assertiva é um grande desafio para os gestores, principalmente quando sua área de conhecimento n?o é similar ao de seus subordinados. é importante ouvir a equipe e alinhar estratégias, desenvolvendo uma boa comunica??o e aumentando a possibilidade de alcance das metas estabelecidas para a área.

La communication est la base de la réussite dans une équipe, une entreprise et même toute relation en général. En tant que manager, j'ai acquis la certitude que communiquer avec ses équipes est à la fois source d'efficacité et d'implication des collaborateurs. L'omission d'informations n'a que pour seul résultat l'interprétation de la situation, souvent erronée. être à l'écoute de mon équipe a toujours fait partie de mes priorités, car un collaborateur entendu est un collaborateur qui se sent considéré, impliqué, important.

La comunicación clara y concreta es fundamental a la hora de poder resolver tareas o problemas urgentes. Ya que cuando no se da la comunicación correcta se entorpece el plan de trabajo o se puede llegar a hacer el mismo trabajo dos veces. Es necesario poder crear un feedback con las personas, repreguntar si las consignas se entendieron y dar lugar a los comentarios del equipo o ideas que tengan para mejorar las tareas o tiempos de la misma.

Manter a compostura em situa??es de alta press?o é vital. Pratico mindfulness e técnicas de respira??o para manter a calma e a clareza de pensamento, permitindo-me tomar decis?es ponderadas, mesmo sob estresse. Essa abordagem me ajuda a liderar pelo exemplo, inspirando minha equipe a manter a serenidade e o foco.

Stay calm and composed under pressure, as your demeanor sets the tone for the team. Practice stress-management techniques and take breaks when needed. A composed attitude instills confidence and promotes effective problem-solving.

Transmitir a ansiedade e o estresse de fun??es com grande responsabilidade n?o auxilia positivamente no alcance dos objetivos de uma empresa. Apesar de toda a press?o, é importante utilizar a inteligência emocional para lidar com os colaboradores, auxiliando da forma adequada e mantendo o engajamento de todos. A prática contínua de exercícios físicos e vivência de momentos de lazer podem auxiliar como "válvula de escape" para a tens?o do cotidiano.

La réaction d'un manager face à une situation de stress est indéniablement interprétée et reflétée par son équipe. Le calme est la meilleure solution, mais l'environnement ne le permet pas toujours. A chacun de trouver son moyen de faire baisser son niveau de stress (musique, respiration, café à l'extérieur du bureau, ...). La prise de recul est importante dans ces situations pour trouver efficacement une solution à cette situation. A partir de là, la communication vers l'équipe sera plus claire, précise et la confiance des collaborateurs sera renforcée.

Si nos enfrentamos a múltiples problemas -simultáneamente- y a una excesiva carga de trabajo, mantener la compostura será nuestra salvación a la hora de liderar de manera efectiva y tomar decisiones acertadas. En tales circunstancias, recomendaría fomentar la inteligencia emocional. Esta habilidad nos permite gestionar las propias emociones y las de nuestro equipo, facilitando la comunicación efectiva y la empatía. Reconocer y entender los estados emocionales propios y ajenos nos ayudará a mantener un ambiente de trabajo tranquilo y productivo, incluso en momentos de alta tensión. La autoconciencia y la autorregulación son componentes que nos permitirán mantener la calma, transmitir seguridad y inspiración (positividad y resiliencia).

O aprendizado contínuo é a chave para a melhoria constante. Dedico tempo regularmente para refletir sobre os desafios enfrentados, as solu??es adotadas e os resultados alcan?ados. Isso me permite identificar áreas para desenvolvimento pessoal e profissional, assim como aprimorar constantemente as práticas de gest?o da minha equipe.

After resolving the issues, take time to reflect on the causes and solutions. Learn from the experience by identifying what worked well and areas for improvement. Use these insights to prevent future problems and enhance team performance.

Aprender a identificar qué tareas requieren nuestra atención inmediata y cuáles pueden esperar, o ser reasignadas, es fundamental para manejar la carga de trabajo. Estas circunstancias nos ense?an la relevancia de establecer límites saludables y desarrollar redes de apoyo en el lugar de trabajo. Esto no solo alivia nuestra presión individual, sino que también promueve y construye un equipo más colaborativo y resiliente. ?Cuáles son las causas fundamentales de estos problemas? ?Y de esta carga de trabajo? ?Cómo estoy gestionando mi tiempo y mis recursos? ?Hay un mínimo resquicio para la mejora? En estas situaciones, debemos destacar la importancia de la adaptabilidad, el aprendizaje continuo y el liderazgo compasivo.

Aprender de los errores humanos que cometemos es parte esencial en la gestion de nuestro equipo, saber reconocer cuando nos equivocamos y aprender de esos errores, nos permite tomar las mejores decisiones para la solucion de posibles problemas

Além das práticas tradicionais de gest?o, estou sempre em busca de novas tendências e inova??es que possam ser aplicadas à gest?o administrativa. Participar de webinars, ler publica??es da indústria e trocar experiências com colegas s?o maneiras de se manter atualizado e trazer novas ideias e perspectivas para a equipe.