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What do you do if your workplace is facing productivity issues?

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When your workplace is grappling with productivity issues, it can be a source of significant stress and concern. However, tackling these challenges head-on with strategic administrative management can turn the tide in your favor. Understanding the root causes and implementing effective solutions is key to boosting efficiency and morale. Whether it's through better communication, streamlined processes, or enhanced employee engagement, there are steps you can take to improve productivity and foster a more dynamic work environment.

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Ludy Paz

Compras Nacionales & Internacionales/ Asistente de gerencia/Servicio al cliente/Ventas
Darlem Bodak

Mentora Especialista em Carreira | Lideran?a | Palestrante | Professora | DHO | Especialista em Transi??o e Recoloca??o…
Guihi Franck KONHI

|| Spécialiste de la paie et des Systèmes de Rémunération || Consultant en progiciels sage || Doctorant chercheur…

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1 Identify Causes

To address productivity issues, start by identifying their root causes. Engage with your team through one-on-one conversations or group meetings to gather insights. Look for patterns in feedback that might indicate systemic problems, such as unclear job roles, inadequate resources, or ineffective communication channels. Analyzing workflow processes for bottlenecks or redundancies can also reveal areas for improvement. Remember, pinpointing the exact issues is a critical first step before you can develop a targeted plan to enhance workplace productivity.

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Ludy Paz

Compras Nacionales & Internacionales/ Asistente de gerencia/Servicio al cliente/Ventas
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Creo que el pilar más importante en las empresas son los empleados, iniciaría evaluando lo siguiente: - Revisar gestion de RRHH - Relaciones interpersonales - Equipo de trabajo - Revisar procesos - Innovar constantemente - Capacitar a los empleados - Invertir en tecnología - Promover trabajo en equipo - No programar muchas reuniones.

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Darlem Bodak

Mentora Especialista em Carreira | Lideran?a | Palestrante | Professora | DHO | Especialista em Transi??o e Recoloca??o Profissional
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Estar em conex?o com a equipe para fazer a identifica??o em parceria; cada um irá trazer um ponto a ser avaliado, que pode ser analisado individualmente para evitar constrangimentos ou até mesmo a possibilidade de a equipe se sentir em desvantagem em rela??o aos colegas. O famoso feedback no início ao fim do processo.

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Guihi Franck KONHI

|| Spécialiste de la paie et des Systèmes de Rémunération || Consultant en progiciels sage || Doctorant chercheur en Administration des Affaires.
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Il est essentiel d'identifier les causes sous-jacentes. Commencez par évaluer les processus existants, les ressources disponibles et les obstacles potentiels. Ensuite, impliquez les membres de l'équipe dans le processus de résolution en encourageant la communication ouverte et en favorisant la collaboration. Identifiez les domaines qui nécessitent des améliorations et mettez en ?uvre des stratégies pour optimiser l'efficacité, telles que la formation supplémentaire, la réorganisation des taches ou l'adoption de nouvelles technologies. Assurez-vous également de surveiller régulièrement les progrès et d'apporter des ajustements si nécessaire pour maintenir et améliorer la productivité à long terme.

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Fabio Paradela

??? Business concepts for those in a hurry | CEO @Performa Club
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Em primeiro lugar, acho importante definir "produtividade": tem a ver com estregar o maior resultado com o MENOR ESFOR?O possível. N?o é trabalhar mais, mas de forma mais inteligente. Dito isso, problemas de produtividade podem ter algumas causas comuns: - Pessoas - Ferramentas - Informa??es - Tarefas As diversas combina??es entre esses elementos podem gerar os sintomas de baixa produtividade nas empresas, associados a "planejamento", "execu??o", "análise" e "rea??o" (ciclo PDCA).

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2 Set Goals

Once you understand the productivity challenges, set clear, achievable goals to overcome them. These objectives should be Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound (SMART). For example, if communication is an issue, a goal might be to implement a new team messaging system within the next month to improve information flow. By creating SMART goals, you provide a roadmap for your team to follow and a way to measure progress toward enhancing productivity.

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Fabio Paradela

??? Business concepts for those in a hurry | CEO @Performa Club
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Definidas as causas da baixa produtividade, é importante reunir os responsáveis diretos pra tra?ar um plano de a??o. Nesse caso, a intera??o síncrona é essencial. Um bom planejamento possui as seguintes características: - Específico (Specific = S). Quais causas ser?o atacadas? Pessoas, ferramentas, informa??es ou tarefas? - Mensurável (Measurable = M). O que é considerado sucesso? Como medir? Quais os indicadores? - Alcan?ável (Achievable = A). A metas precisam ser desafiadoras, mas n?o impossíveis de atingir. - Relevante (Relevant = R). Qual a relevancia dessa meta? Se as pessoas n?o entenderem isso, n?o se envolver?o. - Temporal (Time-Bound = T). Prazos desafiadores (mas possíveis) costumam produzir os melhores resultados.

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3 Improve Processes

Improving workplace processes is often a key factor in boosting productivity. Consider adopting lean management principles to eliminate waste and streamline operations. This might involve reorganizing workspaces for better flow, simplifying approval hierarchies, or automating repetitive tasks. By making processes more efficient, you reduce time spent on non-essential activities, allowing your team to focus on higher-value work that contributes directly to the organization's success.

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Fabio Paradela

??? Business concepts for those in a hurry | CEO @Performa Club
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O CRESCIMENTO aumenta a COMPLEXIDADE que, por sua vez, reduz o próprio CRESCIMENTO. Esse é um paradoxo muito comum nas empresas. Geralmente, o custo de um PROCESSO mal executado é muito maior que o de um PROJETO mal executado, pois os processos lidam com tarefas recorrentes e repetitivas, e um erro de processo se repete infinitamente até ser corrigido (o que pode nunca acontecer). Uma vez corrigido o processo, é hora de automatizá-lo, mas nunca antes disso. Uma empresa que coloca a automa??o antes da otimiza??o corre o risco de fazer besteira em larga escala, 10 vezes mais rápido, o que pode ser muito pior.

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4 Enhance Communication

Effective communication is the backbone of any productive team. Ensure that all members have access to the information they need to perform their tasks efficiently. This might involve regular team meetings, updated project management tools, or clearer guidance on communication protocols. Encouraging open dialogue and feedback can also help identify issues before they become major roadblocks and foster a culture of collaboration and continuous improvement.

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Fabio Paradela

??? Business concepts for those in a hurry | CEO @Performa Club
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Uma vez remodelados e automatizados, é importante que os processos sejam bem COMUNICADOS, para que exista real ganho de produtividade. Come?ar explicando o "porquê" daquele processo costuma ser a melhor abordagem, pois quando as pessoas percebem a relevancia de algo, tudo faz mais sentido para elas, e come?am a fazer bem feito de forma consciente. Treinamentos, onboarding para novos colaboradores e reuni?es s?o essenciais nessa fase. Além disso, dar acesso e informa??es a todos os envolvidos, e estar aberto para ciclos constantes de feedback ajudam a otimizar o processo ao longo do tempo.

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5 Focus on Training

Investing in your team's skills through training and development can have a significant impact on productivity. Tailored training programs can address specific skill gaps or introduce new techniques that streamline tasks. Additionally, cross-training employees can increase flexibility and reduce downtime during absences or peak work periods. By empowering your team with the right skills and knowledge, you're equipping them to work more effectively and efficiently.

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Fabio Paradela

??? Business concepts for those in a hurry | CEO @Performa Club
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A grande maioria das pessoas tem a inten??o de fazer as coisas certas. Só n?o sabem A DEFINI??O DE CERTO naquele contexto, e COMO atingir o resultado esperado. Se a empresa n?o for clara sobre essas EXPECTATIVAS, dificilmente os resultados vir?o e a produtividade continuará baixa. Onboarding, treinamentos formais (sejam presenciais ou online) s?o cruciais. Mas o mais importante é a mentoria dos gestores e pares no dia-a-dia, na linha de frente, com ciclos de feedback claros e constantes. Quando o gestor fala sobre o desempenho do colaborador, também deve estar disposto a ouvir. é um diálogo, n?o um monólogo. Todos devem estar dispostos a melhorar: pessoas e processos.

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6 Motivate Staff

Lastly, motivation plays a crucial role in maintaining high productivity levels. Recognize and reward employees for their achievements and contributions. This can be through formal recognition programs or simple gestures of appreciation. Providing opportunities for career advancement and personal growth also keeps employees engaged and invested in their work. Remember, a motivated team is more likely to go the extra mile and maintain productivity even when facing challenges.

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