What do you do if your work environment lacks efficiency and productivity?

Comienza por evaluar meticulosamente tus procesos actuales. Busca las tareas repetitivas que consumen demasiado tiempo o son propensas a errores humanos. Al mapear los flujos de trabajo, puedes identificar cuellos de botella y pasos innecesarios. Este análisis te dará una imagen clara de dónde se pueden realizar mejoras significativas. No se trata de automatizar por automatizar, sino de optimizar los procesos de una manera que haga tu vida laboral más fácil y productiva.

If your work environment lacks efficiency, identify bottlenecks and propose solutions. Talk to colleagues about common frustrations, then suggest improvements like streamlined processes, clearer communication channels, or updated technology. Advocate for these changes with data or examples to demonstrate the potential gains in productivity.

Before looking for the problem that is decreasing your productivity, you need to evaluate your current situation. Knowing exactly the current level of productivity is essential to later define the productivity that you want to achieve. Furthermore, analyzing the current situation is important as we can separate the process activities in terms of cycle time so that we can assess whether there are any obstacles throughout the production process.

Según mi experiencia, la productividad decae cuándo no hay unos objetivos y focos claros. Y sí, siempre hay la discusión de que, en ciertos, trabajos es complica especificar objetivos. Sin embargo, siempre se puede definir desde lo más simple: - Realizar X llamadas al día, para un vendedor. - Dedicar 20 minutos a reflexionar sobre un tema en concreto, para cualquier trabajador. - Hacer 10 mil pasos al día, para cualquier persona. Hasta lo más sofisticado o común: - Alcanzar un objetivo de ventas. - Que el servidor de un sistema concreto no se caiga nunca. - Poner fechas a tareas concretas. Es un entrenamiento, probablemente los primeros objetivos que definas no serán muy certeros pero los puedes ir ajustando con la experiencia. -

Una vez identificadas las áreas de mejora, establezco metas SMART: - Específicas - Medibles - Alcanzables - Relevantes - Con límite de tiempo Así podrás determinar exactamente lo que quieres lograr a través de la automatización, ya sea reducir el tiempo dedicado a la entrada manual de datos o mejorar la precisión de los informes. Tener metas específicas, mantendrá tus esfuerzos orientados a tus objetivos.

A good tool for setting goals is SMART, which stands for Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-framed. In other words, the goals that will be defined need to be well specified in terms of description, they need to have an indicator or evaluation factor to measure progress, they need to be real and coherent goals in accordance with the improvement that the process requires within the resource limitations and people in the company, it needs to have a direct impact on the lead time or cycle time of a process activity and it needs to have a deadline to complete, so that this improvement can be made as soon as possible.

Implementar nuevos procesos y herramientas requiere la aceptación total de mi equipo. Mantén alienados a todas las personas que intervienen en los procesos, así asegurarte el éxito de la implementación. Por último, proporciona capacitación para que todos sepan cómo usar los nuevos sistemas de manera efectiva.

A medida que vayas implementando diferentes procesos automatizados, no te olvides del monitoreo de estos. Haz seguimiento a las métricas vinculadas a los objetivos para ver si los cambios están dando los resultados esperados. Si no es así, busca implementar cambios que permitan ajustar el rumbo rápidamente. La supervisión continua te permite perfeccionar la estrategia de automatización, asegurando que siga siendo efectiva y esté alineada con las metas. Recuerda que la automatización no es “configurar y olvidar”, requiere atención constante para mantener sus beneficios.