What are the common pitfalls and mistakes to avoid when doing maintenance benchmarking?

When benchmarking maintenance, one of the biggest mistakes I can make is not having clear goals. If I don’t define exactly what I want to achieve with the benchmarking, I run the risk of collecting irrelevant data or comparing it to inappropriate benchmarks. This can lead to erroneous conclusions and wasted time and resources. Therefore, it is essential that I set specific and measurable goals before I start the process, ensuring that all actions are aligned with the results I want to achieve.

Clear expectations are paramount. Setting SMART goals that align with vertical business strategies are a fundamental building block. Couple these standards with routine follow ups where you can award or course correct, and you have a basic system to achieve results.

Para evitar armadilhas no benchmarking de manuten??o, defina objetivos claros alinhados às metas estratégicas da empresa, garanta a comparabilidade dos dados escolhendo benchmarks relevantes e considere as diferen?as operacionais e culturais ao analisar os resultados. Assim, você maximiza a utilidade do benchmarking para sua organiza??o.

Benchmarking is valuable only when done accurately and contextually. Avoiding common errors ensures realistic comparisons and actionable insights to enhance performance. ?? Avoid comparing metrics without considering operational context. ?? Use reliable and consistent data sources for benchmarking. ?? Focus on trends over time rather than single snapshots. ?? Align benchmarks with your specific asset and plant goals. ?? Involve teams in setting achievable improvement targets.

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Uno de los problemas más comunes que se ven en muchas organizaciones, es que no hay una cultura de la gestión de la información, donde los datos, por ejemplo, de las paradas de las líneas no son chequeados ni validados previo a la finalización del turno o de la jornada de trabajo. De esa forma todo este caudal de información que llega al equipo de gestión para ser analizada, no es confiable y en consecuencia no permite obtener conclusiones claras o generar KPI′s que reflejen la realidad de las operaciones. Por esto, es fundamental trabajar en las bases, definiendo estándares y capacitando a los operadores para que se carguen los datos siguiendo criterios claros y sin omitir información clave.

I have seen this over and again across industries. Assumptions are dangerous to end users. One recent example is OEE. Internally recognized calculations define this broadly, but rarely does a company take that approach. Most manufacturers tend to cater the calculation to their benefit. When you start to make special exceptions to your metrics, it becomes increasingly more important and difficult to ensure everyone understands what you're trying to measure. If you want to change standard computations that is ok! Just rename it to avoid confusion. Another miss around interpretation needs to be addressed because diction matters. E.g. PM Compliance versus Completion. Know what you are trying to measure and use the most accurate KPI.

Maintenance personnel should be properly trained in analysis techniques and/or encouraged to use them. This is often an area that is overlooked and leads to temporary repairs that do not establish and eliminate a root cause of failure. Instead it results in repeat failures and more downtime.

Para evitar armadilhas comuns no benchmarking de manuten??o, é crucial garantir análises precisas e objetivas. Utilize métodos estatísticos adequados e softwares especializados para evitar erros de interpreta??o e viéses. Além disso, mantenha uma abordagem crítica e objetiva na compara??o dos dados, focando em identificar padr?es e tendências que revelem insights valiosos sobre as práticas de manuten??o. Isso ajudará a entender melhor as causas dos problemas e a avaliar os pontos fortes e fracos da opera??o.

Análises falhas e interpreta??es equivocadas em benchmarking costumam ocorrer, pelo fato de nos limitarmos a buscarmos nós com nós mesmos as respostas e dire??es a tomar. Precisamos sempre nos apropriar de contexto, diálogos com outros profissionais fora de nosso arraial e nos permitirmos á estrapola??es de vis?es, pois benchmarking precisa gerar movimento.

Results oriented leaders thrive on actions and for good reason. You can have all the greatest thoughts and problem solving sessions, but if you do not ACT to prevent the problem from recurring or improve the process in question, then you are wasting your breath. Track those actions, but formalize tracking with a system you already use, like work orders. Needing a tracker to track the tracker is ridiculous, even if it's made with the best intentions. It becomes more work for folks who are already overloaded.

Para que o benchmarking em manuten??o seja efetivo, é crucial n?o só coletar e analisar os dados, mas também agir com base nos resultados. Evite a armadilha da ina??o desenvolvendo um plano de melhoria concreto e acionável. Certifique-se de que haja compromisso organizacional com a implementa??o das mudan?as necessárias, comunicando claramente o plano, definindo responsabilidades e alocando os recursos adequados. Além disso, é fundamental monitorar continuamente o progresso e ajustar o plano conforme necessário para garantir a melhoria contínua dos processos de manuten??o.

Stretch goals are healthy, but not when they are misunderstood. Using history's max to set your targets needs to be understood as stretch goals. Industry standards vary a little, but 80-85% of that max is realistic. If you want to hit that max value consistently, then you need a robust PM program with an organized RCA process. We are often compared to our competitors in industry, both internal and external. Fallacy is that we are not them. Union? Location? Culture? Logistics? Parts? Asset strategies change based on a myriad of influencers. Knowing what your competition is doing is interesting, but knowing what's driving your performance is pivotal.

Se faz necessário entender o contexto da companhia em que atua frente ao benchmarking que esta realizando, cada ponto conta, somos falhos a nos restringirmos á aquilo que queremos comparar, e dai perdemos a oportunidade de crescer em mais aspectos, melhorar ou quando n?o colocarmos objetivos inatingíveis. Precisamos olhar para o "oceano".

N?o se limite a comparar apenas custos. Avalie também a eficiência operacional e a qualidade do servi?o. N?o caia na armadilha da cópia cega de práticas alheias - adapte as estratégias à realidade da sua empresa. Evite focar exclusivamente em concorrentes diretos, explore também referências de outros setores. N?o negligencie a importancia dos dados históricos, pois fornecem contexto essencial.

We are a metric driven society, so budgets will always be talked about. As we canonize these forecasted numbers annually, it is difficult to rearrange our budgets after they are set. If you do a large project that really increases production, then you owe it to the company to show them what is possible now. Set that bar high and they will jump to meet it. Leave it low and they'll get lazy with 'success.'

Padronize processos para garantir que a melhoria da qualidade seja contínua, independentemente da rotatividade de funcionários. Evite também a falha de n?o adaptar as melhores práticas de outras empresas ao contexto específico da sua organiza??o. Em vez disso, personalize as abordagens para atender às necessidades e desafios únicos da sua empresa, promovendo uma cultura de aprendizado e adapta??o constante.

Construa ritos com retroalimenta??o, permitindo que tudo que foi capturado de positivo ou oportunidade, seja lembrado. Gest?o do conhecimento é uma ferramenta poderosa para melhoria continua.