What are the best ways for an Operating Systems team manager to help team members prioritize tasks?

Ao longo dos anos de minha jornada profissional, enfatizo a importancia de apresentar continuamente à equipe o propósito e a raz?o por trás das tarefas e metas estabelecidas. Esse processo n?o apenas impulsiona o engajamento, mas também consolida uma cultura forte, essencial para alcan?armos com sucesso nossos objetivos.

Clarify Goals: Communicate project objectives clearly. Define Priorities: Establish & communicate task importance. Use Tools: Implement project mgmt tools for organization. Regular Meetings: Discuss priorities & project status regularly. Consider Dependencies: Identify & address task dependencies. Time Management: Encourage effective time mgmt Emergency Plan: Develop a protocol for urgent issues Open Communication: Foster an environment of open communication Adaptability: Be flexible and adjust priorities as needed Skill Assessment: Assign tasks based on team members' strengths Work-Life Balance: Prevent burnout by balancing workloads. Continuous Improvement: Learn from each project for ongoing refinement

Cuidado com prazos perdidos Perder prazos e enviar projetos para o limbo enquanto espera a conclus?o de outras tarefas causa estragos em seus or?amentos. Priorize em manter sua equipe alinhada A prioriza??o ajuda você a manter sua equipe alinhada, garantindo que todos trabalhem em dire??o aos mesmos objetivos. Um dos maiores desafios é o esgotamento Embora possa parecer que tudo precisa ser feito imediatamente, n?o é possível.

Na minha experiência como gestor de obras fica claro que quando o líder está somando junto com a equipe, mostrando os objetivos dos trabalhos, os resultados aparecem, n?o se faz um projeto sem conhecer sua finalidade!

Definir as prioridades das tarefas é crucial para um gerente de equipe de Sistemas Operacionais garantir que o trabalho seja feito de maneira eficiente e alinhada aos objetivos da equipe. Aqui est?o algumas maneiras de ajudar os membros da equipe a priorizar suas tarefas: Alinhar tarefas com metas: é essencial garantir que as tarefas estejam alinhadas aos objetivos e metas da equipe e da organiza??o como um todo. Isso ajuda a manter o foco nas atividades que contribuem diretamente para os resultados desejados.

Categorizar as tarefas por urgência e importancia: A matriz de Eisenhower, por exemplo, é uma técnica que categoriza tarefas com base em sua urgência e importancia. Isso permite uma abordagem mais estratégica para priorizar o que deve ser feito imediatamente, o que pode ser adiado e o que pode ser delegado.

A matriz de Eisenhower é bem interessante. Depois de tudo separado, é bem interessante você se reunir com a equipe e com a clareza das tarefas, você poderá delegar as tarefas de menor complexidade. Eu poderia por exemplo, instruir um estagiário a fazer tarefas repetitivas, de baixa complexidade. N?o poderia, deixar de acompanhar a execu??o do estagiário, porém teria mais tempo para tarefas importante. Elimino, tarefas sem alguma urgência e sem complexidade e crio uma rotina para habilidades importantes e com prazo maior.

A Matriz GUT também pode ser considerada neste passo. Nesta matriz, as tarefas ser?o priorizadas a partir da análise da Gravidade, Urgência e Tendência de cada tarefa. A participa??o da equipe na pondera??o desses aspectos pode contribuir para a conscientiza??o e engajamento.

A matriz de Eisenhower, o conceito de Pareto, a matriz GUT e a matriz esfor?o e impacto s?o modelos que proporcionam estratégias para o desenvolvimento das tarefas. No entanto, ter defini??es claras do que é considerado urgente e importante para o cliente e o negócio é de suma importancia. Dessa forma, conseguimos ter uma categoriza??o mais assertiva olhando para o cliente e negócio.

Categorizar tarefas por urgência e importancia é crucial. Use ferramentas como de matriz para classificar em quadrantes (urgente e importante, importante mas n?o urgente, urgente mas n?o importante, nem urgente nem importante etc). Priorize tarefas no primeiro quadrante, delegue ou automatize no terceiro, e elimine ou adie no quarto.

Estimar tarefas por esfor?o e valor: Avalie o esfor?o necessário para concluir uma tarefa em rela??o ao valor que ela agrega aos objetivos. Priorize as tarefas que oferecem o máximo de valor com um esfor?o razoável.

Envolver a estimativa de tarefas considerando o esfor?o necessário e o valor que cada uma agrega aos objetivos. Prioriza-se o equilíbrio entre esfor?o e valor, classifica??o e revis?o contínua, promovendo uma aloca??o eficiente de recursos e uma abordagem estratégica na execu??o de tarefas. A transparência na comunica??o e a adapta??o às mudan?as s?o elementos-chave desse princípio.

Revisar tarefas por dependências e riscos: Identifique as dependências entre as tarefas e avalie os riscos associados a cada uma delas. Priorize aquelas que s?o fundamentais para o progresso de outras ou que possuem riscos críticos se n?o forem concluídas.

Adaptar tarefas por feedback e mudan?as: Esteja aberto ao feedback da equipe e fa?a ajustes às prioridades conforme necessário. à medida que as circunstancias mudam ou novas informa??es surgem, é importante adaptar e ajustar a lista de prioridades.

Poderia fazer um combo, usando Kanban e o PDCA, para as tarefas serem executadas em pequenos times e ao mesmo tempo, essas tarefas voltarem com um feedback mais enxuto. Com a equipe de TI bem alinhada, é possível saber se o cabeamento de uma sala, foi feito e se o mesmo, possui documenta??o correta. Utilizando de outra equipe, porém com a premissa de teste, fa?o a valida??o se o mesmo, vai cumprir a necessidade do projeto. Depois dessa conferência, a valida??o é colocada também, no nosso quadro do Kanban, informando os detalhes do mesmo.

Outros pontos a considerar: Condi??es do mercado, prazos definidos, recursos disponíveis, capacidades individuais da equipe, entre outros fatores, também desempenham um papel na defini??o de prioridades. Considere esses elementos ao avaliar a importancia e a urgência das tarefas. Ao seguir esses princípios e considera??es adicionais, um gerente de equipe de Sistemas Operacionais pode ajudar os membros da equipe a estabelecer uma lista de tarefas priorizadas que estejam alinhadas com os objetivos gerais do departamento ou da organiza??o.

Sempre boa prática alinhar as metas e objetivos com as estratégias da empresa. Orientar com base em onde a empresa quer chegar é fundamental para as tomadas de decis?es e execu??es de tarefas. Isso inclue desde o or?amento, contrata??o de m?o de obra, até aquisi??o de novos modelos de hardware e nuvem, se for o caso (nestes dois últimos exemplos, uma abordagem um pouco mais técnica).

(especially) if you are a small team working small, but no less important, projects, try to keep things simple and don't get so caught up in the mechanics of project management, charts, reports and meetings that you haven't enough time to get the real work done. Online project/task management tools can help, but again, keep things simple. See if you can write your project plan onto no more than a single page of A4 paper, and keep reports short and to the point, without wasting time drawing pretty pictures where they are not needed.

O uso combinado da Matriz GUT e do Kanban, com KPIs claros e reuni?es periódicas de feedbacks, tendo como foco o alcance de objetivos e metas (OKR), é uma forma simples de prioriza??o das tarefas e sua execu??o com eficiência e eficácia. Para tanto, é importante a existência de lideran?as inspiradoras que conduzam todo esse processo de forma transparente.