What are the best ways to collect and analyze performance data in a Kaizen environment?

Defining your goals is a crucial initial step in any data-driven project or strategy. This process involves clearly stating what you aim to achieve before diving into the collection and analysis of data. The importance of this step cannot be overstated, as it guides the entire project by setting a clear direction and benchmarks for success Understanding Your Improvement Target: Begin by identifying the areas within your organization or project that need enhancement. This could range from increasing customer satisfaction, boosting sales, streamlining operations, to enhancing product quality.

Primeiramente há a necessidade de um banco de dados prévio da situa??o para se ter clareza da necessidade de melhoria. Uma coleta automatizada de dados evita o erro de leitura e/ou interpreta??o do operador/técnico. Baseado nesses dados é possível confrontar a realidade daquele momento com o que é esperado pelo cliente interno e/ou externo. Implementada a melhoria, uma nova coleta dos dados precisa acontecer durante um período definido e com isso é possível avaliar a melhoria. Os KPI′s s?o muitos possíveis, dependendo do que se está avaliando, nível de qualidade, eficiência e eficácia da manuten??o, produtividade, satisfa??o do cliente, entre outros. O sucesso e o fracasso de um Kaizen est?o diretamente relacionados à qualidade dos dados.

Tudo depende das metas iniciais e de como o programa foi desenhado no Hoshin. Em minha pesquisa mais recente, trabalhamos uma pesquisa-a??o e estudo de caso voltado a Kaizen para redu??o do lead time em um processo de costura, onde os dados de lead time foram coletados diretamente no ERP utilizado pela empresa. Existem outros dados que podem ser coletados fora do ERP, tais como número de abertura de projetos, projetos encerrados, número de ideias, e outros.

Comece definindo métricas de desempenho claras e mensuráveis que estejam alinhadas com os objetivos de melhoria contínua do Kaizen. Essas métricas podem incluir indicadores-chave de desempenho (KPIs), como tempo de ciclo, taxa de defeitos, produtividade, satisfa??o do cliente, entre outros.

O primeiro passo é inserir a conceito do Hoshin Kanri, com o norteamento da gest?o acerca das metas da organiza??o à curto, médio e longo prazo. Essas metas dever?o ser desdobradas em KPIs, sempre focados em resolver reais problemas da empresa. O Gerenciamento Diário e a Gest?o Visual, faz com que todo o corpo de profissionais estejam engajados e caminhando na mesma dire??o: melhorar todo dia.

In my experience, we need to analyze if we have process standardization to understand the opportunities to improve. If we don’t have process standardization then we will need to organize a Std. Work Kaizen event with a cross functional team. Next step the leadership team needs to implement the daily management system with daily Tier meetings and accountability system to understand if we are winning or losing. If so, we can take quick actions and decisions. Once the std. process is well defined then we can introduce a digital “Manufacturing Execution System” to get live process performance.

Collect data from your SCADA SYSTEMS, ERPs, etc and align them to your manually collected data via digital platforms. Note that most data collected will be lagging indicators and a changing environment can lead to incorrect deductions and conclusions. Building an hierarchy tree of how the KPIs generated from the collected data will ensure that you are not missing data. Most importantly, ensure that the data collected will enable to tell the "problem and resolution story". Deliverables-->process outputs--> process inputs--> data elements. Creating a detailed SIPOCR on the focused area aligned to project charter will enable you to get to root cause linked to tangible management KPIs. This will enable sustainable improvements.

Love this and the follow-up with walking the process and talking to the people while creating a SIPOC. Sometimes we are not measuring what is important the “why” / root cause. ??

Utilizing digital platforms and tools for data collection, including mobile apps, web-based forms and IoT devices, streamlines processes and ensures real-time data capture, reducing manual effort and errors. Implementing real-time monitoring systems enables continuous tracking of performance metrics and prompt alerts for deviations, facilitating timely intervention. Leveraging cloud-based solutions for data storage and analysis provides scalability, flexibility, and accessibility, enabling efficient handling of large volumes of data. AI and machine learning algorithms analyze performance data to uncover insights, predict outcomes and recommend optimization strategies, automating decision-making processes and driving continuous improvement.

Após a identifica??o dos métodos, praticas e situa??o atual da empresa, com a participa??o de todos os setores e colaboradores da empresa, deve ent?o iniciar a implanta??o do programa kaisen. O primeiro passo é elencar a equipe de colaboradores que preencherá os títulos de coordenadores do kaisen na empresa. Esta equipe será responsável em disseminar a filosofia na empresa, também definirá as ferramentas que ser?o usadas para come?ar a coleta de informa??es, treinamentos e integra??o de todos colaboradores no programa.

Implemente ferramentas de coleta de dados, como planilhas eletr?nicas, sistemas de gerenciamento de dados ou softwares de gest?o de projetos, para registrar informa??es relevantes sobre o desempenho das opera??es. Automatize o processo sempre que possível para facilitar a coleta de dados em tempo real.

S?o inúmeras as ferramentas que podem ser usadas para coleta de dados e implanta??o de melhorias. Mas na minha opini?o a forma??o de pequenos grupos setoriais e a fomenta??o de algumas ferramentas como: - Análise SWOT- para identificar as oportunidades de melhorias em cada área pré-determinada pelo grupo de kaisen e dire??o; - Diagrama de pareto - para elencar as realidades métricas da oportunidade; - Diagrama de espinha de peixe e brainstorming - para elencar os níveis de englobamento das oportunidades e as idéias de melhorias; - Plano de a??es através das ferramentas 5W2H e analise do PDCA.

Kaizen environment usually put a lot of attention on muda walks and other methods to observe the live process. Data collection can be challenging as it is often manual and hand written

While regular data collection is crucial, it’s often more beneficial not to wait for the development of new software or databases before starting. Begin collecting data immediately with whatever resources are readily available, rather than spending months designing the perfect system.

Na verdade, o bom e velho POKA YOKE sem dúvidas assegura a qualidade. Treinamento de colaboradores e padr?es visuais de auto controle é uma forma de aplicar qualidade no processo. A utiliza??o de controles automatizados às vezes pode afetar no tempo TAKT, além de aumentar o custo no processo. Ent?o deve-se avaliar qual seria o mais viável evitando desperdícios. Para realizar o acompanhamento seria interessante utilizar uma carta CEP.

Ao identificar áreas de baixo desempenho, conduza análises de causa raiz para entender as causas subjacentes dos problemas e identificar oportunidades de melhoria. Utilize ferramentas como diagramas de Ishikawa (espinha de peixe) ou análise 5 Porquês para investigar as causas fundamentais dos problemas.

As well as collating data from a reliable source it is essential to work with a team who have hands on knowledge and experience with the process(es) that are being analysed. Also having a neutral party with the skills to challenge any proposals or suggestions is valuable. Then applying the Kaizen principles to enhance the system and put in place a robust review procedure. The team should regularly meet up to analyse the upgraded system to ensure the anticipated results are being achieved or put in place modifications towards achieving the end goal. (Plan - Execute - Review - Modify - Execute - Review....

Analizando los datos durante un periodo de tiempo, podemos entender la situación y el impacto que está generando nuestro objeto de estudio. Definidas las prioridades según el grado de importancia del impacto basado en los resultados. Podemos llegar a la causa raíz. Si no se encuentran la causa raíz, no es kaisen. Ya que estaríamos en círculo vicioso sin resolver o mejorar nuestro objetivo. Fundamental: datos- análisis - causa raíz y seguimiento en resolver o mejorar la causa raíz. Gran problema de las empresas Argentinas es que no llegan a la causa raíz y cuando se llega, no siguen su resolución.

A melhoria pode ser para aumentar o volume de produ??o, garantia da qualidade do produto e redu??o de refugo. Melhoria continua nunca para, por isso é importante que cada departamento fa?a uma rotina de acompanhamento durante e após a aplica??o da melhoria.

Todos os dados coletados através das ferramentas que formam o PDCA devem ser validados pela equipe coordenadora, Gestores dos setores envolvidos com a melhoria e a dire??o.

Some degree of change management will be necessary in implementing improvements and communications with stakeholders will be critical in this stage of the project. To maximise the benefits of the Kaizen exercise, the improvements in customer service, quality, costs must be clearly articulated in the plan - the Why of change is important for people impacted by the change.

Utilize o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para iterativamente planejar, executar, verificar e agir sobre as melhorias de desempenho. Colete dados antes, durante e após a implementa??o das mudan?as para avaliar o impacto das iniciativas de melhoria e ajustar o curso conforme necessário.

Na minha opini?o os grupos elaborados para coletar oportunidades de melhorias devem receber uma classifica??o de nível de melhoria de acordo com o impacto que a mesma trará de benefícios para empresa. Para manter a motiva??o esses grupos deveram receber reconhecimento através de pequenas premia??es ( viagens, café da manha, jantares, divulga??es, premia??o financeira....) de acordo com o programa da empresa. E principalmente precisa participar da implanta??o da melhoria.

Qualquer melhoria contínua deve se ter como base um objetivo SMART. Após concluída a melhoria é interessante avaliar a possibilidade de YOKOTEN e futuros projetos.

Contar con una matriz de seguimiento de iniciativas / soluciones es clave para tener una supervisión de resultados exitosa. Una matriz que contenga 5W - 1 H, (What, who, when, where, why, How: Qué, quién, cuándo, dónde, por qué y cómo). Esta sencilla herramienta ayudará a hacer seguimiento efectivo además de tener programadas las reuniones efectivas para hacer seguimiento con los involucrados a todo nivel. Podemos usar MOR, WOR, DOR (Montly Operationsn Review, Weekly Operational Review, Dairy Operational review) para alcanzar mayor seguimiento según los objetivos que queremos conseguir.

Cada vez que hagamos mejora continua, no debemos olvidar pensar en orden; problema - causa raíz - solución. Cuando tenemos un problema, inmediatamente queremos ir a la solución, pero esto no es efectivo debido a que el problema volverá a suceder una y otra vez. Pensar en orden: problema - causa raíz - soluciones permitirá que hallemos causas y soluciones a la causa raíz y el problema no vuelva a suceder. Hay muchas herramientas y metodologías para hacer mejora continua, unas más flexibles que otras, pero lo importante es ordenarnos, es decir identificar anormalidades para ordenar nuestro proceso y con eso seguir con las metodologías y herramientas.

Honda's integration of performance data analysis within a Kaizen environment showcases how contemporary manufacturing companies can utilize technology and data-driven insights to attain continuous improvement, operational efficiency, and excellence. By utilizing sophisticated data collection methods and analysis techniques, Honda acquires real-time data from diverse sources throughout its production facilities, encompassing critical performance metrics like cycle times, defect rates, equipment utilization, and energy consumption. Through rigorous analysis, Honda pinpoints areas for improvement within its manufacturing processes, such as optimizing workflow layouts or minimizing defects.

All I can say is use the DMAIC way D-efine M-easure A-nalyza I-mprove C-ontrol In this way, you can be able to make your Kaizen better and at the same time standardize