How can you tailor your meeting follow-up approach?

Para direcionar uma abordagem certeira em diferentes tipos de reuni?es, a principal habilidade a ser colocada em prática é a clareza e objetividade. é de extrema importancia que todos os participantes da reuni?o estejam cientes do objetivo daquele encontro e a forma como ele será conduzido. Esse tipo de atitude no come?o da reuni?o coloca todos os membros na mesma página e permite que cobran?as futuras sejam feitas para recolocar a reuni?o nos trilhos, caso seja necessário. Esse tipo de abordagem é aplicável a todo tipo de reuni?o.

By understanding the type of meeting you are dealing with, you can tailor your approach to documenting, summarizing, and sharing meeting outcomes and action items. For example, after a brainstorming meeting, you may want to document key ideas and action items, while after a status update meeting, you may want to summarize progress and highlight any challenges or areas for improvement. Remember, the success of a meeting depends on effective communication, active participation, and clear goals. By identifying the meeting type and understanding the expectations, you can ensure that your meetings are productive, efficient, and effective.

Um dos pontos que acho essencial antes de iniciar uma reuni?o é abordar o ponto que ser?o explanados de uma forma resumida e clara - Mater o foco direto e claro, pois temos de respeitar o tempo estipulado. - Temos de respeitar também a opini?o dos participantes, pois é essencial. - Cada participante ao ser convocado a uma reuni?o será identificado pelo nome e área em que tranalha, desta forma fica de fácil entendimento para os demais

Depending on the meeting type, your approach should be in line. I have recently completed a hack camp that required daily updates about the project status, hence the follow-ups were informative at the same time more concise and straight to the point.

Je pense qu'il est très important de conna?tre le sujet et le but de la réunion afin de mieux la préparer. On connaissant le sujet et les objectifs d'une réunion, nous pouvons facilement rédiger le compte rendu.

When choosing follow-up tools, consider the type of meeting, the preferences of the participants, and the level of collaboration required. For example, if you're having a virtual meeting, a video conferencing platform like Zoom or Google Meet may be the best choice. If you need to track action items and assign tasks, a project management tool like Trello or Asana may be more suitable. Remember, the key to effective follow-up is to choose tools that are easy to use, accessible to all participants, and allow you to track and organize information efficiently. By doing so, you'll be able to keep everyone on the same page and ensure that action items are completed on time.

Choosing the right tools depends on the culture at your workplace. I personally like to take notes but Smartsheets make people accountable and keeps the project on track for completion

Pour un bon suivi, identifiez clairement les objectifs, établissez un calendrier, communiquez régulièrement, ajustez vos actions en fonction des résultats et soyez réactif aux changements.

Para adaptar sua abordagem de acompanhamento de reuni?es, é útil personalizar as técnicas conforme as características da equipe e da situa??o. Isso pode incluir o uso de diferentes ferramentas de acompanhamento, ajuste na frequência de comunica??o pós-reuni?o, e incorpora??o de feedback para melhorar continuamente o processo. A flexibilidade e a capacidade de se adequar às necessidades específicas de cada grupo s?o essenciais para uma abordagem eficaz de acompanhamento de reuni?es.

- Definir claramente os objetivos da reuni?o antes de come?ar. - Fazer anota??es concisas durante a reuni?o para garantir que você capture as informa??es-chave. - Designar responsabilidades específicas e prazos claros durante o acompanhamento pós-reuni?o. - Utilizar ferramentas de colabora??o online para compartilhar notas e documentos relevantes após a reuni?o. - Solicitar feedback dos participantes para melhorar o processo de acompanhamento de reuni?es no futuro.

Some things that I have found helpful are: *Address the recipient by name and reference specific points discussed during the meeting to show that you were actively engaged. *Summarize the main discussion points, decisions made, and action items agreed upon during the meeting. *Keep the message focused and to the point. *Clearly outline any tasks or responsibilities assigned to each individual, along with deadlines or timelines. *Thank the attendees for their time, contributions, and input during the meeting. It shows appreciation and reinforces positive relationships.

Dans le message de suivi, soyez spécifique sur les points discutés, exprimez votre gratitude pour la participation, mentionnez les prochaines étapes clés, et offrez votre disponibilité pour toute clarification nécessaire. Personnalisez en fonction du contexte de la réunion.

Acredito que a mensagem deve se adaptar ao tom e o estilo da sua equipe, tornando-a autêntica e alinhada com a cultura organizacional. Exemplos que podem ser adotadas: Express?o de agradecimento, refor?o dos principais tópicos, destaques das a??es indicando responsáveis e prazos, feedback positivo ou adicional e por fim, mencione agendamento ou passos que dar?o continuidade.

Tailoring your meeting follow-up approach depends on the meeting's nature. Send a concise summary highlighting key points for a formal meeting, while a more casual catch-up might benefit from a friendly email focusing on shared insights or future plans. Personalizing your approach shows attentiveness and reinforces the meeting's purpose, creating a more meaningful follow-up.

Add value to your follow up messages. Avoid generic and repetitive messages, personalise your messages, mention their names, specific needs or interests etc

Adhering to a follow-up timeline is strategic. I aim for a timely response – not too soon to avoid seeming overly eager, but not too late that the momentum from the meeting fades. This delicate balance ensures my follow-up remains impactful.

Following up to the last minute is important and this does not have to be that you are in people’s faces all the time in as much as there is a deadline.Do it with wisdom, ensure you communicate in a manner when sending reminders that does not make your team freak out and stressed that it causes them to underperform.

Para toda reuni?o, o tema abordado deve haver clareza na divulga??o, entender de fato o público alvo e o que deseja extrair ou comunicar, lembro de quando realizei uma reuni?o motivacional visto que na minha equipe estava acontecendo algumas indiferen?as, conflitos, busquei algo que conseguisse passar a mensagem de uma forma clara, porém, com uma sutileza que acabei convencendo e reconquistando a equipe novamente para a mesma vis?o, abordando de uma forma clara, sincera e utilizando ferramentas das quais pude adquirir em minha especializa??o, realizar reuni?es n?o é uma tarefa fácil, estar preparado requer busca de conhecimento.

Acompanhar a linha do tempo de acompanhamento é fundamental para garantir que as a??es sejam realizadas conforme planejado. Utilize um sistema organizado, como calendários compartilhados, lembretes ou ferramentas de gerenciamento de projetos, para monitorar prazos e garantir que as responsabilidades sejam cumpridas dentro do tempo estipulado. Manter uma vis?o clara da linha do tempo facilita o acompanhamento eficaz e contribui para o sucesso das iniciativas.

Ask for feedback from your client. Listen to the feedback and address it promptly and professionally. Asking for feedback shows you care about the customers satisfaction and success.

Interessante recapitular o que foi abordado na reuni?o anterior, os avan?os e pontos de melhoria , além de tornar mais flúida a reuni?o. Ter uma equipe antenada que traga dados com feadback construtivo. Outro ponto, é mensurar a necessidade de uma proxima reuni?o , nem que seja apenas de alinhamento, sem a necessidade de ser extensa, favorece a demanda.

Assessing the effectiveness of your follow-up process, informed by feedback and outcomes, allows for continuous improvement. If you use a meeting tool, data-driven insights can guide this evaluation.

Acompanhamento semanal, quinzenal e mensal faz com que o gestor das a??es consiga identificar as prioridades e qual caminho seguir para conseguir sanar as deficiências apresentadas anteriormente e enxergar o que o futuro mostra.

Os resultados do acompanhamento podem ser avaliados de diversas formas, dependendo do objetivo e das metas estabelecidas. Podemos comparar os resultados atuais com os objetivos e metas. Utilizar indicadores específicos para mensurar o impacto do acompanhamento, como satisfa??o, produtividade, desempenho, entre outros, pode ajudar a compreender os resultados alcan?ados. Ao avaliar os resultados do acompanhamento, é importante considerar as diferentes perspectivas e fontes de informa??o, de modo a obter uma vis?o abrangente e fundamentada para orientar futuras a??es e ajustes no processo de acompanhamento.

évaluez les résultats de suivi en comparant les objectifs fixés aux réalisations concrètes. Analysez les progrès, identifiez les points forts et les domaines à améliorer. Sollicitez également les retours des participants pour obtenir une perspective complète.

Understand the purpose of the meeting: Before you can tailor your follow-up approach, you need to understand the purpose of the meeting. Was it to discuss a project proposal, to introduce a new team member, or to brainstorm ideas for a marketing campaign? Knowing the purpose of the meeting will help you determine the appropriate follow-up actions. Identify the key takeaways: During the meeting, it's important to identify the key takeaways and action items. This will help you focus your follow-up efforts on the most important tasks and ensure that everyone is on the same page.

Lorsque vous communiquez ou travaillez avec les autres, prenez en compte leurs opinions, besoins et perspectives. Favorisez l'empathie, écoutez activement et soyez ouvert à la collaboration. La compréhension mutuelle contribue à des relations positives et productives.

Think of the meeting's purpose like the heart of the matter. If it's about making decisions, your follow-ups should focus on clarity and everyone being on the same page. For planning sessions, it's more about keeping tabs on progress and what comes next. So, understanding the main goal helps tailor your follow-up style, making sure it's spot-on for what the meeting aimed to achieve.

Uma coisa útil é estudar a equipe com a qual você está conversando. Se eles têm o perfil mais jovem, consequentemente s?o mais dispersos, o que exige uma comunica??o mais atrativa, clara e direta. Do mesmo modo, outros públicos demandam outros posicionamentos.

You can tailor your meeting follow-up approach by personalising your follow-up message based on the individual's role or interests, using a friendly and conversational tone in your message, and by also tracking and measuring the effectiveness of your follow-up approach to see what works best.