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How can you measure process design performance in a hybrid project management environment?

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Process design is the planning and implementation of the activities, inputs, outputs, and resources that transform inputs into outputs in a project. It is a critical skill for project managers, especially in a hybrid project management environment, where different methodologies and frameworks are combined to suit the project needs and context. But how can you measure the performance of your process design and ensure that it delivers value, efficiency, and quality? In this article, we will explore some key metrics and methods that can help you evaluate and improve your process design performance in a hybrid project management environment.

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Marcio Melo, LSSBB, PMP

Gente & Gest?o | Qualidade | Projetos | Certifica??es
María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos |…
Larissa Santos

Tenha os seus processos estruturados e organizados por mim (ou aprenda comigo a organizar os seus!) Especialista em…

1 Process design performance metrics

When assessing the performance of your process design, there are a variety of metrics to consider depending on the project goals, scope, and stakeholder expectations. Process efficiency measures how well resources such as time, cost, and human capital are used to produce the desired outputs. Process effectiveness gauges whether the outputs meet quality standards and customer requirements. Lastly, process agility assesses how well the process can adapt to changes and uncertainties in the project environment. These metrics can be calculated by comparing output with expected or specified criteria, dividing output by input, or measuring the frequency, magnitude, and impact of changes in addition to the response time and cost of adjustments.

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Marcio Melo, LSSBB, PMP

Gente & Gest?o | Qualidade | Projetos | Certifica??es
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O desempenho do design de processos em um ambiente híbrido de gerenciamento de projetos pode ser medido por meio de indicadores ágeis, que podem ser monitorados mesmo que de forma remota. Esses indicadores devem ser definidos de acordo com os objetivos e as características de cada projeto, e devem ser acompanhados periodicamente para avaliar o progresso e os resultados alcan?ados. Alguns exemplos de indicadores de desempenho de processos s?o: 1 - Produtividade; 2 - Qualidade; 3 - Eficiência; e 4 - Eficácia.

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María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos | Experto en SAP
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Las métricas a utilizar dependerán del proceso y el objetivo del mismo, como también de los requerimientos que existan. Lo importante es que entreguen información útil, que relacione variables y permita actuar o decidir en base a ellas.

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Qaim Abbas

Senior Process Engineer | Digital Transformation of Manufacturing Facilities|Ammonia, Syn Gas, Gas Processing & Urea | PSM Implementation | PHA Leader| MBA| AI
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One can measure process design performance in a hybrid project management environment by assessing key performance indicators (KPIs), aligning with project goals, and leveraging both traditional and agile metrics for comprehensive evaluation.

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Larissa Santos

Tenha os seus processos estruturados e organizados por mim (ou aprenda comigo a organizar os seus!) Especialista em processos de negócios e industriais | Gest?o | Estrutura??o | Organiza??o de Processos & Rotinas
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Tempo de ciclo: mede o tempo necessário para concluir um ciclo completo do processo. Taxa de erro ou retrabalho: quantifica a incidência de erros ou retrabalho no processo. Eficiência operacional: avalia a eficiência geral do processo em termos de utiliza??o de recursos. Satisfa??o do cliente: mede a satisfa??o dos clientes em rela??o aos resultados do processo. Custos operacionais: acompanha os custos associados à execu??o do processo.

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2 Process design performance methods

When it comes to measuring and improving the performance of your process design, there are many methods you can use, depending on your project methodology and framework. Process mapping is a visual representation of the steps, activities, inputs, outputs, and resources involved in your process, which can help you identify the flow, dependencies, roles, responsibilities, and bottlenecks. Process benchmarking involves comparing your process with the best practices or standards in your industry or domain to identify gaps, strengths, weaknesses, and areas for improvement. Lastly, process feedback is a collection and analysis of data from stakeholders such as customers and users to evaluate their satisfaction levels and expectations. All these methods can be useful in assessing the alignment and communication of your process.

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Larissa Santos

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Balanced Scorecard: utiliza uma abordagem equilibrada para medir o desempenho, incluindo perspectivas financeiras, de clientes, processos internos e aprendizado e crescimento. Six Sigma: concentra-se na redu??o de varia??es e defeitos no processo para melhorar a qualidade e eficiência. Lean Management: visa eliminar desperdícios e otimizar fluxos de trabalho para melhorar a eficiência e a entrega de valor ao cliente.

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María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos | Experto en SAP
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El modelamiento de procesos nos muestra un estado o situación actual, podemos utilizar un flujo de proceso para validar las actividades, las áreas y los roles que participan, por tanto nos sirve para verificar, para las actividades que se plasman en flujo podemos definir indicadores, controles y metas.

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3 Process design performance challenges

Process design performance can be hindered in a hybrid project management environment, where different methodologies and frameworks are combined. Process integration is a challenge , as it requires coordination and alignment of the processes, methods, tools, and techniques used. Process customization is another difficulty, as it involves adapting and modifying the processes to meet the specific needs of the project. Lastly, process evaluation can be difficult to manage; it requires selecting appropriate metrics and methods, collecting and analyzing data and information, and implementing and monitoring changes.

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Larissa Santos

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Integra??o de metodologias de gerenciamento de projetos tradicionais com abordagens ágeis ou híbridas. Coleta e análise de dados relevantes para medir o desempenho em um ambiente complexo e dinamico. Adapta??o às mudan?as nos requisitos e expectativas dos stakeholders ao longo do ciclo de vida do projeto. Gerenciamento de recursos humanos e capacita??o para trabalhar em um ambiente híbrido de projetos.

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María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos | Experto en SAP
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Si bien la integración de procesos puede ser compleja, el conocimiento del negocio y de como interactúan los procesos para cumplir con los requerimientos es una ventaja. Un proyecto tienes fases definidas, un inicio y final determinado, una vez finalizado, cualquier cambio que requiera ese proyecto será una nueva iniciativa o mejora. Mientras que un proceso se ejecuta ciclícamente, siendo parte de un conjunto de conexiones que entre sí, dan operatividad al negocio. En base a esto, la medición debe considerar la globalidad.

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4 Process design performance tips

When enhancing the performance of your process design, especially in a hybrid project management environment, there are several tips to consider. Process alignment is the alignment of your process design with the project objectives, scope, deliverables, and stakeholder expectations. This can help ensure that your process design is relevant, feasible, and valuable and supports the project success. Process simplicity is simplifying your process design by reducing or eliminating unnecessary or complex steps, activities, inputs, outputs, and resources. This can improve efficiency, effectiveness, and agility while reducing waste, errors, and risks. Process iteration is repeating your process design by testing, reviewing, and refining it based on feedback data and information collected. This can help improve the quality, functionality, and reliability of your process design while increasing stakeholder satisfaction.

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Larissa Santos

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Defina claramente os objetivos e metas do projeto de design de processo desde o início. Estabele?a métricas de desempenho claras e mensuráveis alinhadas aos objetivos do projeto. Utilize ferramentas e tecnologias adequadas para coletar e analisar dados de desempenho em tempo real. Mantenha uma comunica??o aberta e transparente com todas as partes interessadas para garantir o alinhamento contínuo e a resolu??o rápida de problemas.

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María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos | Experto en SAP
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Tal como indica, la simplicidad es relevante dentro del dise?o de procesos, también se debe considerar el nivel de detalles exigido y el receptor. Adicionalmente, la lógica y el orden dentro del dise?o son primordiales para orquestar un modelo limpio, representativo y de fácil interpretación, esto facilita englobar actividades, evitar duplicidad, identificar secuencias, tiempos y condiciones.

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5 Process design performance benefits

Improving the performance of your process design can yield many benefits, especially in a hybrid project management environment where different methodologies and frameworks can complement each other. Process optimization can help you maximize the value, efficiency, and quality of the outputs while minimizing the cost, time, and resources of the inputs, thus increasing your return on investment, profitability, and competitiveness. Process innovation can help you create new or better solutions, products, or services for your customers or users. Finally, process satisfaction can help you meet or exceed the expectations, needs, and preferences of your stakeholders, building trust, loyalty, and reputation with customers, users, team members, sponsors, and suppliers.

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María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos | Experto en SAP
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El dise?o de procesos puede contribuir al ahorro de tiempos, costos y recursos, una forma de lograrlo es aplicando buenas prácticas, metodologías y el uso de herramientas.

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Larissa Santos

Tenha os seus processos estruturados e organizados por mim (ou aprenda comigo a organizar os seus!) Especialista em processos de negócios e industriais | Gest?o | Estrutura??o | Organiza??o de Processos & Rotinas
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Melhoria da eficiência operacional e redu??o de custos. Aumento da qualidade dos produtos ou servi?os entregues. Maior satisfa??o dos clientes e stakeholders. Melhor capacidade de adapta??o às mudan?as no ambiente de negócios.

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Larissa Santos

Tenha os seus processos estruturados e organizados por mim (ou aprenda comigo a organizar os seus!) Especialista em processos de negócios e industriais | Gest?o | Estrutura??o | Organiza??o de Processos & Rotinas
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Aprender com as experiências passadas e realizar avalia??es periódicas do desempenho para identificar oportunidades de melhoria contínua. Estar aberto a ajustar e iterar as métricas e métodos de desempenho conforme necessário para garantir sua relevancia e eficácia contínuas.

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María José C.

Ingeniero Civil Industrial | Ingeniero de Proyectos | Especialista en Ingeniería de Procesos y Análisis de Datos | Experto en SAP
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Lo principal es conocer el negocio, su visión, misión y objetivos, los procesos deben estar alineados a la organización, comprender nos aporta al dise?o.

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1 Process design performance metrics

2 Process design performance methods

3 Process design performance challenges

4 Process design performance tips

5 Process design performance benefits

6 Here’s what else to consider

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