How can you manage team communication problems with online tools?

It is necessary to assess your needs choose communication tools carefully and train your people with the tool's usability. make sure your team is available once a day for a DSR and share project progress, impediments, and solutions. establish trust and respect between the team. Ethics, empathy, and a servant leadership mindset are important for empowering people and a growth mindset.

Using these tools (Slack, Zoom, Google Workspace, Asana) with strategies together can significantly reduce communication issues in teams, especially in remote or hybrid settings, by ensuring that everyone is on the same page and reducing the chances of miscommunication. and or maintaining productivity and collaboration.

Als ersten Schritt würde ich eine kurze und outcome-orientierte Analyse ansetzen. In der Ist-Analyse werden die "Probleme" erfasst und ebenso kurz beschrieben, was das Problem "verhindert" und desweiteren ein kurz und knappen Input geben, was ein gewünschtes Ziel w?re. Diese Analyse, wenn finalisiert, w?re dann mit den Stakeholdern - sind auch die Teammitglieder, Mitarbeiter zu besprechen, bzw. auch weitere Fachbereiche, die optional betroffen sind. Das gro?e Ganze darf nicht übersehen werden - Vogelperspektive.

Nach Ist-Analyse und deren Bewertung, wird entsprechend der gewünschten Ziele und Herausforderungen nach L?sungen gesucht, bzw. welche Tools eingesetzt werden k?nnten. Beispielsweise werden Dateien oft noch per Mail versendet, anstatt hierfür einen "single point of truth" - einen Datei-Odner auf dem Sharepoint zu generieren. Oder Aufgaben werden nicht abgebarbeitet und Rückmeldungen fehlen, L?sung hierfür z.B. ein Projektmanagement-Tool, am besten auf ein collaboratives Tool greifen, wo Aufgaben transparent für alle nachvollzogen werden k?nnen, somit auch der Status und mittels eines automatisierten Dashboards k?nnte hier der "Status - done, in progress etc." abgefragt werden - unn?tiges "nachfragen, reminder setzen" etc. f?llt somit.

Damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Tools & co. funktioniert muss es ein fixes Framework für alle geben. Für mein Business z.B. habe ich Richtlinen/Leitplanken und Work-How-To′s erstellt, die bereits im Onboarding kommuniziert werden. Je nach Unternehmen, sollten hier entsprechende Guidelines, Frameworks definiert werden. Beispielsweise sollte ein IT-Systempartner festlegen, für ein Support-Team, welche Reaktionszeit gew?hrleistet werden muss. Ein Kommunikationsleitfaden kann wichtige Schlagw?rter auflisten, z.B. f. Social Media wichtig. Transparente Kommunikation, sowie klare Definition der Tools und eine einheitliche Vorgehensweise bedeutet, effektives, effizientes arbeiten und schafft mehr Raum für produktive T?tigkeiten.

Feedback, Rückmeldungen, Retrospektive dienen der kontinuierlichen Verbesserung. In den K?pfen ist zu sehr noch die Fehlerkultur negativ besetzt, hier bedarf es ein umdenken, nur durch stetige Verbesserung wird die superlative erzeugt. Kein Produkt das auf dem Markt gelauncht wird, ist vollumf?nglich ausgereift und der "Markt" ist ein idealer Feedback-Boden. Kundenstimmen sollten expliziet z.B. abgefragt und in die Weiterentwicklung einflie?en. Wenn Unternehmen und Mitarbeiter dieses Potenzial erkennen, verschwindet auch die "Angst" vor den Fehlern.

Wie bereits erw?hnt, ist die kontinuierliche Verbesserung Ziel, dies kann nur durch einen stetigen Status geschehen. Zum einen kann und sollte dies mit modernen Tools geschehen, also datenbasierte Auswertungen, zum anderen, sind die datenbasierten und auch die weiteren Herausforderungen mit den Mitarbeitern, dem Team und optionalen externen Partnern zu besprechen. Retrospektiven eigenen sich hierfür bestens, ebenso Timeboxing, damit das Ziel des Meetings nicht aus den Augen verloren geht. Ist erkannt, woran es liegt, geht es dann wieder an die Umsetzung, Prozessoptimierung sozusagen - erkennen und umsetzen gehen Hand in Hand. Darauf folgt wiederum Status, Check, Verbesserung - ein Kreislauf = kontinuierlicher Verbesserungsprozess.