A PM transition can be a challenging and stressful time for any practice, whether it is due to retirement, relocation, promotion, or termination. How can you ensure that your practice continues to operate smoothly and effectively during this period of change? Here are some tips to help you maintain stability during a PM transition.
The first step to a successful PM transition is to plan ahead and anticipate the possible scenarios and outcomes. You should have a clear and realistic timeline for the transition, including the date of departure, the handover process, the recruitment and training of the new PM, and the evaluation and feedback mechanisms. You should also have a contingency plan in case of unexpected delays or complications. Planning ahead will help you avoid confusion, conflict, and chaos during the transition.
Um cronograma claro e realista proporciona uma vis?o estruturada da transi??o, permitindo a gest?o eficiente de recursos, tempo e expectativas. A presen?a de um plano de contingência evidencia a previs?o de desafios, demonstrando preparo para lidar com imprevistos. Dessa forma, a antecipa??o e o planejamento meticuloso s?o fundamentais para evitar disrup??es e garantir uma transi??o suave para a carreira de PM.
Em toda e qualquer mudan?a no aspecto corporativo, o planejamento antecipado deve ser encarado como a base de sucesso no processo. Sem que se tenha um planejamento e um sequenciamento estruturado todo o resto pode se transformar em um grande fracasso ou mesmo decepcionar os envolvidos.
A real beleza do trabalho corporativo colaborativo é n?o trabalhar somente para você. O gerente de projetos que brilha é aquele que é organizado a ponto de que outra pessoa consiga continuar de onde ele parou. Isso facilita muito a transi??o. N?o se trata só de turnover e nova contrata??o, mas esse profissional pode ter um problema de saúde e ter que se ausentar, p.ex. A maior antecedência que se pode planejar uma transi??o de PM é estar sempre preparado, com fluxos e processos claros.
A transi??o de PM deve ser percebida como uma valiosa oportunidade para a organiza??o, para o time e para o(s) projeto(s) desenvolvido(s). Neste sentido, é oportuno aproveitar o momento para refletir e questionar sobre: 1) O que esperamos do novo PM? Qual a prioridade do novo PM em seus primeiros 90 dias? 2) Quais ganhos e conquistas do antigo PM desejamos manter e dar continuidade? 3) Quais os desafios enfrentados pelo último PM? Quais outras formas poderíamos ter enfrentados estes desafios?
As a management, I try to show my team the importance of balancing stability with change. People need time to adapt to change, to internalize change, and to make it their own, before the next change comes along and hits them in the face! As professional managers, it is important to understand that business excellence lies in the dynamic tension between stability and change. We need different skills to operate effectively in times of relative calm versus times of paradigm shift. To me, one of the most critical lessons for a new leader is to carefully observe and orient themselves to the current situation and adapt their management practices accordingly.
The second step to a stable PM transition is to communicate clearly and frequently with all the stakeholders involved, such as the staff, the providers, the patients, and the vendors. You should inform them of the reasons, the goals, and the expectations of the transition, and address any questions or concerns they may have. You should also keep them updated on the progress and the challenges of the transition, and solicit their feedback and suggestions. Communicating clearly will help you build trust, engagement, and collaboration during the transition.
A comunica??o é, dentre as habilidades profissionais, talvez a mais importante, isto porque uma comunica??o eficiente garante agilidade na tomada de decis?o e uma decis?o importante tomada de forma ágil pode definir o sucesso ou o fracasso de uma estratégia ou em maior escala de um negócio como um todo.
O grande problema das organiza??es com certeza é a comunica??o mal feita ou pior, inexistente. A clareza deve ser a base de tudo e através dela com assertividade e sempre com muito respeito, deve-se deixar bem claro todo o processo eliminando dúvidas e incertezas.
?? Em transi??es de gerentes de projeto, dois aspectos s?o fundamentais: planejamento antecipado e comunica??o clara. ? Planejar com antecedência é a base para o sucesso. Isso inclui definir um cronograma realista, antecipar cenários, e ter planos de contingência. é vital para garantir uma transi??o sem confus?es ou conflitos. ??? Comunicar-se de forma clara e frequente com todas as partes interessadas é igualmente crucial. Informar sobre os motivos, objetivos e expectativas da transi??o, e manter todos atualizados sobre o progresso, cria um ambiente de confian?a, engajamento e colabora??o.
Comunica??o é a palavra chave em qualquer processo que envolva mais de uma pessoa. A maior aliada da comunica??o é a transparência. A partir do momento que a transi??o tem uma comunica??o efetiva, transparente, que gere compreens?o, a transi??o tem muito mais chances de ocorrer com menos dores.
Vamos explorar a fascinante arte da comunica??o! Para mim, a clareza é essencial em tudo que fa?o. Costumo dizer que só podemos exigir das pessoas o que foi comunicado claramente. Portanto, considero a maestria na comunica??o como a chave mestra para desvendar os caminhos da vida.
The third step to a smooth PM transition is to delegate effectively and empower your team to take on more responsibilities and tasks. You should identify the key roles and functions that the PM performs, and assign them to the appropriate staff members or providers, based on their skills, experience, and availability. You should also provide them with the necessary resources, guidance, and support to perform their duties. Delegating effectively will help you reduce the workload, stress, and dependency on the PM during the transition.
Mudan?as geralmente s?o acompanhadas de inseguran?a. A comunica??o criará confian?a, engajamento e colabora??o durante a transi??o. A confian?a resultante contribuirá significativamente para o sucesso da transi??o, facilitando a adapta??o de todos os envolvidos às mudan?as e promovendo um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo. Ao delegar tarefas de forma eficaz, o gerente de projeto distribui responsabilidades entre a equipe. Isso n?o apenas alivia a carga de trabalho do próprio PM, mas também permite que cada membro da equipe contribua com suas habilidades específicas, resultando em uma distribui??o mais equitativa das tarefas.
Quando os líderes de uma organiza??o têm responsabilidade sem autoridade, eles s?o incapazes de direcionar o progresso e de alcan?ar resultados. Quando delegamos responsabilidades, precisamos delegar autenticamente. N?o atribua trabalho a alguém e depois monitore constantemente seu progresso e ignore suas ideias.
A centraliza??o das decis?es pode comprometer e burocratizar os processos, quando bem planejado, bem comunicado basta se definir a quem delegar responsabilidades, com isso criando principalmente fluidez ao processo.
? Delegar n?o é apenas dividir tarefas, mas também capacitar a equipe para assumir responsabilidades, contribuindo para uma transi??o mais tranquila. ??? Identificar as habilidades e experiências de cada membro da equipe e atribuir fun??es de acordo com essas competências é crucial. Fornecer recursos, orienta??o e suporte necessários garante que todos desempenhem suas fun??es eficientemente. ?? Delegar eficazmente reduz o estresse e a dependência do PM, distribuindo a carga de trabalho de maneira mais equilibrada e aumentando a resiliência da equipe durante períodos de transi??o.
Eu costumava dizer que descentralizar era a palavra do futuro. Hoje, é a palavra do presente. Um trabalho muito centralizado tem muitas chances de fracassar, ter erros. Mais vale um time de poucos profissionais empoderados do que um grande grupo de figurantes.
The fourth step to a secure PM transition is to monitor closely and evaluate the performance and the impact of the transition. You should establish and track the key indicators and metrics that reflect the quality, efficiency, and profitability of your practice, such as patient satisfaction, revenue, expenses, compliance, and productivity. You should also identify and address any issues or gaps that may arise during the transition, such as errors, delays, complaints, or conflicts. Monitoring closely will help you ensure that your practice meets or exceeds its standards and goals during the transition.
?? Estabelecer e acompanhar indicadores-chave de desempenho é essencial. Métricas como satisfa??o do cliente, receita, despesas, conformidade e produtividade fornecem uma vis?o clara do impacto da transi??o. ?? Identificar e resolver rapidamente quaisquer problemas ou lacunas que surgirem - como erros, atrasos ou conflitos - é vital para manter a qualidade e atingir as metas estabelecidas.
Acompanhar de perto é fundamental. Porém, é importante um exercício de reflex?o antes do alinhamento com a equipe. 1) Onde estamos e onde queremos chegar? Quais resultados desejamos alcan?ar? 2) Como vamos mensurar este resultado? Quais dados e informa??es v?o nos mostrar se estamos na dire??o certa ou n?o? Gest?o de Projetos é um constante exercício de reflex?o e alinhamento de expectativas entre as partes envolvidas.
Walking around e fundamental para acompanhar o desenvolvimento de qualquer tarefa ou peojeto, mas sem interferir o tempo todo, senao quem melhor arruma as gavetas, acaba arrumando as gavetas de todo mundo!!!
Alinhamento de expectativas e colocar na mesa o que de fato precisa ser uma métrica de controle. Feito isso, monitorar essa métrica envolvendo as pessoas diretamente responsáveis por ela.
Having the strategic planning for a transition very well defined will favor an effective and practical measurement of the entire process, allowing the necessary adjustments to be made with the least possible impact.
The fifth step to a positive PM transition is to support emotionally and acknowledge the feelings and emotions of yourself and others during the transition. You should recognize that a PM transition can be an emotional roller coaster for everyone involved, as it may involve loss, uncertainty, change, and adaptation. You should also provide and seek emotional support from your peers, mentors, coaches, or counselors, and express your gratitude, appreciation, and recognition to those who contribute to the transition. Supporting emotionally will help you cope with the stress, anxiety, and frustration that may accompany the transition.
S?o inúmeros exemplos durante minha experiência mas lembro-me de um workshop em que o jovem líder estava bastante inseguro diante de sua equipe. Perdeu a linha de raciocínio logo no come?o da apresenta??o do novo organograma. Foi nesse momento que propus fechar o computador e montarmos um "organograma vivo". As pessoas da equipe se colocaram de modo espontaneo e trouxeram suas dúvidas em rela??o às posi??es. O líder ficou emocionado. Disse como se sentia perante a todos e ficou surpreso ao perceber que haviam inseguran?as e medo de frustrar expectativas de maneira multilateral. O Plano de desenvolvimento foi feito a várias m?os, cabe?as e cora??es e o engajamento fez com que as metas da área fossem superadas.
It's natural to be emotionally shaken during any transition. You will have doubts, concerns and the most important thing is that you accept this in the process. Don't think it will be easy at first and be aware that you will make mistakes, you will have difficulties, but continue the process - everyone has done something for the first time
?? Reconhecer e lidar com as emo??es próprias e das demais pessoas envolvidas é crucial. Transi??es podem ser emocionalmente desafiadoras, trazendo incertezas e a necessidade de adapta??o. ?? Prover e buscar apoio emocional entre colegas, mentores ou conselheiros, além de expressar gratid?o e reconhecimento, s?o atitudes fundamentais para gerenciar o estresse e a ansiedade.
Existem casos que é esperado do novo PM um choque de gest?o. Entretanto, o que se percebe é justamente a necessidade do contrário; Acolhimento, diálogo aberto, proximidade e franqueza podem gerar entregas t?o boas ou melhores que a implementa??o de novas abordagens ou ferramentas de gest?o.
Dar apoio emocional, nao significa acreditar so no que o afectado intenta passa, sen?o fazer um análises 360 para entender a situa??o como um todo
The sixth step to a fruitful PM transition is to learn continuously and leverage the opportunities and challenges of the transition to grow and improve your practice. You should reflect on the lessons learned from the transition, such as the best practices, the mistakes, the feedback, and the outcomes. You should also implement and share the improvements, changes, and innovations that emerge from the transition, such as the new processes, policies, systems, or tools. Learning continuously will help you enhance your skills, knowledge, and competencies during the transition.
Na minha trajetória profissional sempre me considerei uma eterna aprendiz. Acredito que só o conhecimento pode nos ajudar a alcan?ar patamares elevados na carreira. E a melhor maneira de fixar o conhecimento é sem dúvida compartilhando o que aprendemos. Praticar é essencial, mas ensinar nos torna especialista, porque a troca de informa??es sempre será mais enriquecedora do que guardar só para si. Grandes ideias surgem com mais de uma cabe?a pensante!
Alem de aprender…. Buscar novidades … Mas rever tudo que no passado deu certo em algum momento e refazer … buscando maior assertividade.
A reflex?o sobre as li??es aprendidas é essencial nesse contexto. Isso inclui analisar tanto as melhores práticas quanto as falhas cometidas ao longo da transi??o. O feedback, sejam críticas construtivas ou elogios, oferece insights valiosos que podem ser aplicados para otimizar futuras abordagens. Além disso, a análise dos resultados obtidos durante a transi??o fornece uma vis?o clara do impacto das mudan?as implementadas. Quando refletimos sobre as experiências, implementamos melhorias e compartilhamos conhecimentos. A prática do aprendizado contínuo fortalece habilidades e contribui para o crescimento e sucesso!
Uma das coisas mais importantes para qualquer profissional é entender que nosso trabalho é o nosso produto, desta forma, assim como uma empresa investe constantemente em melhorias de produto, um profissional deve investir em si e em suas habilidades técnicas e comportamentais.
Garantir que o processo de Learning with experience seja repassado a membros do time. Isso fará com que pessoas novas na equipe reduzam esfor?os de tempo e dinheiro.
Converse com pessoas da área, se conecte. Consuma conteúdos de pessoas reais falando sobre os desafios reais. Isso vai ajudar a entender os percal?os que você vai encontrar pelo caminho e a lidar com os desafios. Considere e esteja disposto a dar passos atrás e se arriscar. A transi??o exige coragem e é impossível fazê-la sem correr riscos!
A comunica??o clara é um elemento fundamental para uma transi??o eficaz no gerenciamento de projetos. A importancia de manter diálogo frequente e transparente com todas as partes interessadas é enfatizada, pois influencia diretamente nas decis?es e no sucesso estratégico. Contribui??es ressaltam que a delega??o eficaz, o monitoramento de desempenho, o apoio emocional e a aprendizagem contínua s?o fatores interligados que promovem uma transi??o suave. Experiências compartilhadas refor?am a relevancia desses princípios na prática profissional, indicando que a comunica??o e a colabora??o s?o essenciais para enfrentar desafios durante períodos de mudan?a.
Pela minha experiência, transi??es s?o sempre realizadas com a expectativa de obten??o de tempos melhores. Mas os nossos sonhos, quando idealizados, s?o sempre diferentes da realidade, inexorável, do dia a dia. Por isso, para se evitar frustra??es, é necessário que n?o "romantizemos" o processo, sendo sempre sabedores de que percal?os acontecer?o, e que o importante é nos mantermos firmes no propósito.
Especificamente numa transi??o onde você é PM (Project Manager) é necessário que haja um efetivo KT (knowledge Transfer), ou seja, em todos os processos onde você é responsável deve haver documenta??es, controles de evolu??o, indicadores de desempenho da equipe e do projeto. é preciso dedicar tempo, transferir conhecimento e acompanhar o sucessor (ou sucessores) que receberá tais as atribui??es, de forma que ele entenda as fases vencidas e os passos seguintes de forma a dar continuidade e sustenta??o a demanda. A estabilidade e a transi??o só ser?o tranquilas se houver cuidado com a forma de passar o bast?o.