How can you identify the need for change in BPM?

Se os processos n?o estiverem entregando resultados satisfatórios, como produtividade baixa, qualidade ruim ou insatisfa??o dos clientes, isso pode indicar a necessidade de uma mudan?a no BPM. A análise de indicadores-chave de desempenho pode ajudar a identificar áreas problemáticas.

Identificar la necesidad de cambio en la gestión de procesos de negocio (BPM) puede ser crucial para mejorar la eficiencia, la calidad y la adaptabilidad de una organización. Existen variables que debemos tomar en cuenta: Ineficiencias operativas, Feedback del cliente,Cambios en los requisitos del negocio, Indicadores de desempe?o bajo, cambios en la legislación normativas, entre otros. Es por ello que es importante realizar evaluaciones periódicas de los procesos y estar atento a estas se?ales para asegurarse de que la gestión de procesos se mantenga alineada con los objetivos y necesidades cambiantes de la organización.

Si a pesar de las mejoras implementadas la rentabilidad del negocio no mejora, es momento de analizar desde un enfoque causa-efecto, el desempe?o de los procesos. Pero no solo los del "front" que usualmente son los únicos que se analizan, los procesos de soporte o administrativos deben se revisados también. El costeo basado en actividades (ABC Costing), ha sido el modelo que más nos ha funcionado con los clientes en los que hemos redise?ado procesos, ya que este enfoque nos ha permitido encontrar costos ocultos.

Para identificar la necesidad de cambio en BPM (Gestión de Procesos de Negocio) es importante hacer seguimiento y analizar los resultados de los indicadores asociados a los procesos y si siguen siendo pertinentes con los objetivos de estratégicos de la organización y los cambios del entorno empresarial. Al comparar los resultados reales con los esperados se identifican las brechas, desviaciones, puntos de mejora específicos y riesgos en los procesos actuales, esto es esencial para el proceso de mejora continua en BPM. Además, identificar las mejores practicas y compararnos con los referentes de calidad de la industria permite identificar las áreas de mejora y tomar decisiones informadas en busca de optimizar los procesos.

Analyzing performance data for a change in Business Process Management (BPM) involves assessing key metrics before and after implementation. Evaluate process efficiency, cycle times, error rates, and resource utilization. Consider employee and customer feedback. Identify any bottlenecks or improvements in collaboration. Analyze financial metrics related to cost savings or revenue growth. Comparing baseline and post-implementation data provides insights into the effectiveness of BPM changes. Continuous monitoring is essential for identifying trends and ensuring ongoing improvement. By leveraging performance data, organizations can make informed decisions, optimize processes, and maximize the impact of BPM initiatives.

Para supervisar y monitorear los procesos de una empresa y asegurar su alineación con los objetivos de negocios, es crucial establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizar revisiones periódicas. Por ejemplo, una empresa de fabricación podría implementar un sistema de seguimiento de producción en tiempo real para monitorear el rendimiento de las líneas de producción y compararlo con los objetivos establecidos. Mediante la revisión de estos datos regularmente, la empresa puede identificar áreas de mejora, como tiempos de inactividad excesivos o cuellos de botella en la producción, y tomar medidas correctivas para optimizar los procesos y mantenerse alineada con los objetivos comerciales.

Negative feedback from customers regarding delays, errors, or a lack of responsiveness can be a clear signal that current processes may not be optimal. Customer delight is often a direct reflection of the efficiency of underlying processes. External factors, such as shifts in market dynamics, technological advancements, or regulatory changes also call for adjustments to processes to ensure businesses stay relevant and compliant!

Se houver mudan?as significativas no mercado, nas regulamenta??es ou nas necessidades dos clientes, pode ser necessário ajustar os processos existentes para se adaptar a essas novas circunstancias. A capacidade de adapta??o é essencial para o sucesso a longo prazo.

Internal:?Stay updated on changes in organizational strategy, structure, resources, and capabilities. External:?Be aware of market trends, industry regulations, new technologies, customer preferences, and competitor strategies. Proactive Approach:?Use this knowledge to anticipate potential challenges and opportunities that might necessitate BPM changes.

La sociedad y por tanto, el entorno de la empresa: clientes y proveedores, cambia continuamente. Detectar los cambios y anticiparse, debe ser una preocupación continua.

Soliciting feedback for a change in Business Process Management (BPM) is crucial for understanding its impact and ensuring continuous improvement. Utilize surveys, focus groups, or feedback sessions to gather insights from employees directly involved in the processes.

Os colaboradores que est?o diretamente envolvidos nos processos diários podem oferecer insights valiosos sobre problemas e oportunidades de melhoria. Realizar entrevistas, pesas ou sess?es de brainstorming com a equipe pode ajudar a identificar áreas onde o BPM pode ser aprimorado.

La necesidad de cambio en BPM puede identificarse mediante la monitoreo del rendimiento del proceso, la retroalimentación de los clientes y usuarios, la detección de ineficiencias internas, la adaptación a cambios en el entorno empresarial y la evaluación periódica de los procesos.

Building on @arunav hazarika's comment re: continuous improvement is the notion of continuous feedback channels to round out some of the bias that in with episodic mechanisms like surveys, focus groups, etc.

En la implementación de un modelo de "Gestión por Procesos", nacen nuevos roles que se deben desarrollar y madurar de acuerdo a los objetivos estratégicos de la institución y la cultura organizacional de esta. Entre ellos esta el "Process Owner" que debe velar porque su proceso tenga una mejora continua para cumplir con los objetivos del negocio y para ello debe identificar diferentes inputs tanto de sus clientes internos como externos que le permitan evaluar y priorizar cuales de ellos aportan mayormente a los resultados esperados. Cada proceso, empresa, industria, competencia es distinto por lo tanto el "Process Owner" es quien debe identificar que inputs son los adecuados de acuerdo a su realidad y objetivos.

Pilot Programs:?Implement small-scale changes to specific processes and analyze the results. A/B Testing:?Compare the performance of different process variations to identify the most efficient approach. Continuous Improvement:?Encourage a culture of experimentation and learning within the organization to constantly identify and implement improvements

Algunas herramientas que puedes utilizar para experimentar son las siguientes: Simulaciones: Emplear software de simulación para modelar y probar diferentes escenarios de procesos. Análisis de flujo de valor: Visualizar los pasos del proceso actual y mejorarlos identificando actividades que no agregan valor. Benchmarking: Comparar los procesos internos con los de líderes de la industria para identificar mejores prácticas. Pruebas piloto: Implementar el nuevo proceso a peque?a escala para evaluar su eficacia antes de una implementación generalizada. Encuestas y entrevistas: Obtener retroalimentación directa de empleados y partes interesadas para identificar áreas de mejora y validar cambios propuestos.

Experimentation is a gateway to innovation! Use simulations and pilot programs to test new ideas and track their impact on performance and customer satisfaction. Analyze outcomes to confirm or rethink your strategies. Remember, every test, success, or setback is a chance to learn and refine your processes. Share these insights across your team to foster a culture of continuous improvement where every lesson is a step towards greater efficiency and innovation.

El entorno digital está en constante movimiento presionado por la tecnología y por la necesidad de control de los gobiernos que cambian leyes para aumentar el control económico de las empresas. Ver cómo adaptar los nuevos requerimientos y cómo encajar las nuevas tecnologías, exige un continuo ensayo y error hasta dar con los nuevos procesos.

Un elemento que da buenos resultados es realizar rol play de todas las situaciones. Desde posibles errores en los procesos propios, en ataques de la competencia o incluso de situaciones gubernamentales donde las condiciones impositivas o regulaciones interrumpan la comercialización que realizamos.

Se novas tecnologias ou ferramentas de automa??o estiverem disponíveis e puderem trazer benefícios significativos para os processos, isso pode indicar a necessidade de mudan?a no BPM. A ado??o de tecnologias inteligentes pode melhorar a eficiência, reduzir erros e habilitar novas funcionalidades. é importante ressaltar que a identifica??o da necessidade de mudan?a no BPM n?o deve ser um evento pontual, mas sim um processo contínuo de monitoramento e avalia??o dos processos organizacionais. As empresas devem estar abertas a melhorias contínuas e prontas para se adaptar às mudan?as do ambiente interno e externo.

Revisar y actualizar la documentación de procesos es clave para el mantenimiento de BPM efectivo. Esta documentación, incluyendo mapas, modelos y manuales, debe ser precisa y reflejar la realidad operativa actual. Al examinarla regularmente, se detectan discrepancias o ineficiencias, permitiendo hacer ajustes que optimizan y simplifican procesos, eliminando redundancias y manteniendo los sistemas alineados con los objetivos empresariales y las demandas del mercado

BPM elimina la necesidad de microgestión, ya que todos los procedimientos están bien documentados y el flujo de trabajo, o workflow, correctamente definido.

Contar con la información actualizada y sobre todo disponible para toda la organización, aumenta el exito en la mejora del BPM

Try to avoid change in BPM, till it's become unavoidable. As sometimes, situation make process unsuccessful and not "you've applied wrong process strategy", So try to apply 100%, to assume whether it is successful or failure (unless it's not hamper your profitability. If profitability not hampered or slightly fall then wait till the 100% execution).

Hace unos meses me solicitaron hacer una consultoría sobre un proceso de facturación y movimiento de materiales. Les dejo un posible paso a paso que a mí me fue muy útil: 1. Relevamiento del proceso de facturación en vivo con los usuarios. Identificación de demoras, trabajos manuales y errores. 2. Análisis de datos recopilados y elaboración de propuesta de solución. 3. Presentación de propuesta comparando el antes y después, mencionar mejoras a lograr. 4. Implementación de mejoras: simplificación de interfaz 'UX', automatización y validación de datos. 5. Resultados: reducción de tiempos de procesamiento, minimización de trabajos manuales y disminución de errores.

Es clave tener un respuesta contundente, efectiva y oportuna ante la controversia. No solo blindar la ruta o camino feliz del proceso, sino también contemplar cuando esté se desvía. Acá marcamos diferencia sobre el factor confianza en los involucrados y la continuidad misma de negocio.